गतिविधि टेम्पलेट

कार्यों के निर्माण को तेज करने और पूरे संगठन में एकरूपता सुनिश्चित करने के लिए पुन: उपयोग योग्य गतिविधि कॉन्फ़िगरेशन का प्रबंधन।

यह क्या है?

गतिविधि टेम्पलेट पूर्व-निर्धारित कॉन्फ़िगरेशन हैं जिन्हें नई गतिविधियाँ बनाते समय बार-बार उपयोग किया जा सकता है। हर बार एक ही फ़ील्ड भरने के बजाय — नाम, अवधि, प्रोजेक्ट, नोट्स — आप उन्हें टेम्पलेट के रूप में सहेजते हैं और कुछ ही क्लिक में लागू करते हैं।

टेम्पलेट Activity पेज पर गतिविधि टेम्पलेट्स टैब में प्रबंधित किए जाते हैं (Calendar टैब के बगल में)। बनाने के बाद, टेम्पलेट नई गतिविधियाँ बनाते समय उपलब्ध होते हैं — व्यक्तिगत रूप से और सामूहिक रूप से दोनों।

पूर्वापेक्षाएँ

#	आवश्यकता	विवरण
1	Activity पेज तक पहुँच	गतिविधि कार्यक्षमता तक पहुँच आवश्यक है।
2	प्रबंधक, व्यवस्थापक या Owner भूमिका	टेम्पलेट प्रबंधन के लिए उन्नत अनुमतियाँ आवश्यक हैं।
3	प्रोजेक्ट कॉन्फ़िगर किए गए हैं	टेम्पलेट विशिष्ट प्रोजेक्ट का संदर्भ दे सकते हैं।

चरण-दर-चरण निर्देश

गतिविधि टेम्पलेट पर नेविगेट करना

चरण	कार्रवाई	अपेक्षित परिणाम
1	बाएँ साइडबार के माध्यम से गतिविधि पेज पर जाएँ।	Activity पेज सक्रिय Calendar टैब के साथ खुलता है।
2	गतिविधि टेम्पलेट्स टैब पर क्लिक करें (Calendar टैब के बगल में)।	मौजूदा टेम्पलेट की सूची के साथ टेम्पलेट अनुभाग खुलता है (यदि कोई हैं)।

नया टेम्पलेट बनाना

चरण	कार्रवाई	अपेक्षित परिणाम
1	गतिविधि टेम्पलेट्स टैब में बनाएँ टेम्पलेट (या + बटन) पर क्लिक करें।	टेम्पलेट निर्माण फ़ॉर्म खुलता है।
2	टेम्पलेट का नाम दर्ज करें — गतिविधि प्रकार का स्पष्ट विवरण।	नाम फ़ील्ड भरा हुआ है।
3	इस टेम्पलेट से बनाई जाने वाली गतिविधियों के लिए डिफ़ॉल्ट अवधि निर्दिष्ट करें।	अवधि सेट की गई है।
4	वह प्रोजेक्ट चुनें जिससे टेम्पलेट जुड़ा है (यदि आवश्यक हो)।	प्रोजेक्ट जुड़ा हुआ है।
5	डिफ़ॉल्ट नोट्स या निर्देश जोड़ें जो इस टेम्पलेट से बनाई गई गतिविधियों में प्रदर्शित होंगे।	नोट्स टेम्पलेट के हिस्से के रूप में सहेजे गए हैं।
6	आवश्यकतानुसार अतिरिक्त फ़ील्ड कॉन्फ़िगर करें (स्थान, पद की आवश्यकताएँ आदि)।	सभी आवश्यक डिफ़ॉल्ट मान सेट किए गए हैं।
7	सहेजें पर क्लिक करें।	टेम्पलेट बनाया गया है और सूची में दिखाई देता है।

टेम्पलेट संपादित करना

चरण	कार्रवाई	अपेक्षित परिणाम
1	गतिविधि टेम्पलेट्स टैब में आवश्यक टेम्पलेट खोजें।	टेम्पलेट की पंक्ति सूची में दिखाई देती है।
2	टेम्पलेट के बगल में संपादित करें बटन (पेंसिल आइकन) पर क्लिक करें।	वर्तमान मानों के साथ संपादन फ़ॉर्म खुलता है।
3	आवश्यक फ़ील्ड में परिवर्तन करें।	फ़ील्ड अपडेट किए गए हैं।
4	सहेजें पर क्लिक करें।	टेम्पलेट अपडेट किया गया है। पहले इस टेम्पलेट से बनाई गई गतिविधियाँ प्रभावित नहीं होती हैं।

टेम्पलेट हटाना

चरण	कार्रवाई	अपेक्षित परिणाम
1	गतिविधि टेम्पलेट्स टैब में हटाए जाने वाला टेम्पलेट खोजें।	टेम्पलेट की पंक्ति सूची में दिखाई देती है।
2	टेम्पलेट के बगल में हटाएं बटन (कूड़ेदान आइकन) पर क्लिक करें।	पुष्टि संवाद प्रकट होता है।
3	हटाने की पुष्टि करें।	टेम्पलेट सूची से हटा दिया गया है। पहले इस टेम्पलेट से बनाई गई गतिविधियाँ अपरिवर्तित रहती हैं।

गतिविधि बनाते समय टेम्पलेट का उपयोग

चरण	कार्रवाई	अपेक्षित परिणाम
1	गतिविधि कैलेंडर में गतिविधि बनाएँ पर क्लिक करें।	गतिविधि निर्माण फ़ॉर्म खुलता है।
2	ड्रॉपडाउन सूची से टेम्पलेट चुनें।	फ़ॉर्म स्वचालित रूप से टेम्पलेट के मानों से भर जाता है (नाम, अवधि, प्रोजेक्ट, नोट्स)।
3	यदि आवश्यक हो तो फ़ील्ड समायोजित करें (उदाहरण के लिए, तिथि या विशिष्ट कर्मचारी)।	फ़ील्ड इस उदाहरण के लिए समायोजित किए गए हैं।
4	सहेजें पर क्लिक करें।	टेम्पलेट के आधार पर एक नई गतिविधि बनाई गई है।

टेम्पलेट फ़ील्ड संदर्भ

फ़ील्ड	अनिवार्य	विवरण
टेम्पलेट का नाम	हाँ	टेम्पलेट के लिए स्पष्ट नाम।
डिफ़ॉल्ट अवधि	हाँ	इस टेम्पलेट से बनाई जाने वाली गतिविधियों की पूर्व-निर्धारित अवधि।
प्रोजेक्ट	नहीं	गतिविधि से जोड़ने के लिए डिफ़ॉल्ट प्रोजेक्ट।
नोट्स / निर्देश	नहीं	डिफ़ॉल्ट पाठ जो गतिविधि के नोट्स फ़ील्ड में प्रदर्शित होगा।
स्थान	नहीं	डिफ़ॉल्ट कार्य स्थान।
पद	नहीं	गतिविधि के लिए आवश्यक पद (आवंटन के दौरान उपयोग किया जाता है)।

पहुँच अनुमतियाँ

भूमिका	टेम्पलेट देखना	टेम्पलेट बनाना	टेम्पलेट संपादित करना	टेम्पलेट हटाना
कर्मचारी	नहीं	नहीं	नहीं	नहीं
शिफ्ट प्रबंधक	हाँ	नहीं	नहीं	नहीं
प्रबंधक	हाँ	हाँ	हाँ	हाँ
व्यवस्थापक	हाँ	हाँ	हाँ	हाँ
Owner	हाँ	हाँ	हाँ	हाँ

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्र1: यदि मैं टेम्पलेट अपडेट करूँ, तो क्या मौजूदा गतिविधियाँ बदलेंगी?
नहीं। जो गतिविधियाँ पहले टेम्पलेट से बनाई गई थीं, वे अपरिवर्तित रहती हैं। टेम्पलेट का अपडेट केवल भविष्य में इससे बनाई जाने वाली नई गतिविधियों को प्रभावित करता है।

प्र2: क्या मैं एक प्रोजेक्ट के लिए कई टेम्पलेट बना सकता/सकती हूँ?
हाँ। आप जितने चाहें उतने टेम्पलेट बना सकते हैं, एक ही प्रोजेक्ट के भीतर भी। उदाहरण के लिए, “सुबह का निरीक्षण”, “दिन की डिलीवरी” और “शाम की रिपोर्ट” के लिए अलग-अलग टेम्पलेट — सभी एक प्रोजेक्ट में।

प्र3: क्या मैं टेम्पलेट की प्रतिलिपि बना सकता/सकती हूँ?
यदि प्रतिलिपि बनाने की सुविधा उपलब्ध है, तो आप मौजूदा टेम्पलेट की प्रतिलिपि बनाकर उसे संशोधित कर सकते हैं। अन्यथा, नया टेम्पलेट बनाएँ और समान मान मैन्युअल रूप से भरें।

प्र4: क्या टेम्पलेट सभी प्रोजेक्ट में उपलब्ध हैं?
टेम्पलेट कंपनी स्तर पर उपलब्ध हैं। यदि टेम्पलेट किसी विशिष्ट प्रोजेक्ट से जुड़ा है, तो वह प्रोजेक्ट डिफ़ॉल्ट रूप से सेट होगा, लेकिन गतिविधि बनाते समय प्रोजेक्ट बदला जा सकता है।

संभावित समस्याएँ और समाधान

समस्या	संभावित कारण	समाधान
“Create template” बटन दिखाई नहीं दे रहा	अपर्याप्त अनुमतियाँ।	टेम्पलेट केवल प्रबंधक, व्यवस्थापक या Owner बना सकते हैं। व्यवस्थापक से संपर्क करें।
टेम्पलेट फ़ॉर्म में पर्याप्त फ़ील्ड नहीं हैं	कुछ फ़ील्ड “Advanced” स्विच के पीछे छिपे हो सकते हैं।	टेम्पलेट फ़ॉर्म में उन्नत सेटिंग अनुभाग खोजें।
हटाया गया टेम्पलेट अभी भी दिखाई दे रहा है	ब्राउज़र कैश की समस्या।	पेज रिफ़्रेश करें — टेम्पलेट गायब हो जाना चाहिए।
गतिविधि बनाते समय टेम्पलेट सूची खाली है	अभी तक कोई टेम्पलेट नहीं बनाया गया है।	गतिविधि टेम्पलेट्स टैब पर जाएँ और कम से कम एक टेम्पलेट बनाएँ।
टेम्पलेट से गलत मान लोड हुए	टेम्पलेट में पुराना डेटा हो सकता है।	टेम्पलेट संपादित करें और डिफ़ॉल्ट मान अपडेट करें।