कर्मचारी अपनी असाइन की गई शिफ्ट को खुली शिफ्टों की सूची में भेज सकते हैं, जिससे यह अन्य टीम सदस्यों के लिए उपलब्ध हो जाती है।
यह क्या है?
जब कोई कर्मचारी निर्धारित शिफ्ट पर काम नहीं कर सकता, तो वह शिफ्ट को खाली छोड़ने के बजाय खुली शिफ्टों की सूची में पोस्ट कर सकता है। शिफ्ट शेड्यूल की खुली शिफ्ट्स पंक्ति में चली जाती है, जहाँ अन्य योग्य कर्मचारी इसे दावा कर सकते हैं। यह कर्मचारियों के लिए कवरेज बनाए रखते हुए संघर्षों को स्वयं संभालने का एक self-service तरीका है।
पूर्व-आवश्यकताएँ
| आवश्यकता | विवरण |
|---|---|
| मॉड्यूल | Schedules मॉड्यूल सक्रिय होना चाहिए |
| सेटिंग | शेड्यूल सेटिंग्स में “कर्मचारियों को खुली शिफ्ट सूची में शिफ्ट्स भेजने की अनुमति दें” सक्षम होना चाहिए |
| शिफ्ट | कर्मचारी के पास पोस्ट करने के लिए प्रकाशित शिफ्ट होनी चाहिए |
चरण-दर-चरण निर्देश
सुविधा सक्षम करना (Manager/प्रशासक)
शिफ्ट को खुली शिफ्टों में पोस्ट करना (कर्मचारी)
पोस्ट करने के बाद क्या होता है
| चरण | क्या होता है |
|---|---|
| 1 | शिफ्ट शेड्यूल की खुली शिफ्ट्स पंक्ति में दिखती है |
| 2 | पात्र कर्मचारी शिफ्ट देख और अनुरोध कर सकते हैं |
| 3 | सेटिंग्स के आधार पर, शिफ्ट स्वचालित रूप से दावा की जा सकती है या प्रबंधक की अनुमोदन की आवश्यकता हो सकती है |
| 4 | एक बार दावा होने पर, शिफ्ट नए कर्मचारी की पंक्ति में चली जाती है |
एक्सेस अनुमतियाँ
| भूमिका | सेटिंग सक्षम करें | शिफ्ट को खुली शिफ्टों में पोस्ट करें |
|---|---|---|
| मालिक | हाँ | हाँ |
| प्रशासक | हाँ | हाँ |
| प्रबंधक | हाँ (असाइन किए गए शेड्यूल) | हाँ |
| कर्मचारी | नहीं | हाँ (जब सक्षम हो) |
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
प्र: क्या मैं खुली शिफ्टों में पोस्ट करने के बाद शिफ्ट वापस ले सकता हूँ?
उ: यह आपकी कंपनी के कॉन्फ़िगरेशन पर निर्भर करता है। अधिकांश मामलों में, एक बार शिफ्ट पोस्ट होने के बाद, यह खुली शिफ्टों की सूची में तब तक रहती है जब तक कोई इसे दावा नहीं करता। यदि आपको शिफ्ट वापस असाइन करनी है, तो अपने प्रबंधक से संपर्क करें।
प्र: यदि कोई मेरी पोस्ट की गई शिफ्ट नहीं लेता तो क्या होगा?
उ: शिफ्ट खुली शिफ्ट्स पंक्ति में रहती है। आपका प्रबंधक उपलब्ध शिफ्ट के बारे में सभी पात्र कर्मचारियों को पुश नोटिफिकेशन भेजने के लिए प्रकाशित करें और कर्मचारियों को सूचित करें पर क्लिक कर सकता है। तत्काल कवरेज जरूरतों के लिए, आपातकालीन शिफ्ट & सूचनाएं मॉड्यूल उपलब्ध कर्मचारियों को स्वचालित अलर्ट भेज सकता है।
प्र: क्या शिफ्ट पोस्ट करने के लिए प्रबंधक की अनुमोदन आवश्यक है?
उ: यदि सुविधा सक्षम है तो शिफ्ट पोस्ट करने के लिए स्वयं अनुमोदन की आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, जब कोई अन्य कर्मचारी शिफ्ट दावा करता है, तो उस चरण के लिए शेड्यूल सेटिंग्स के अनुसार प्रबंधक की पुष्टि की आवश्यकता हो सकती है।
प्र: क्या मैं केवल शिफ्ट का एक हिस्सा पोस्ट कर सकता हूँ?
उ: नहीं, आपको पूरी शिफ्ट पोस्ट करनी होगी। यदि आपको शिफ्ट के घंटे समायोजित करने हैं, तो पोस्ट करने से पहले अपने प्रबंधक से शिफ्ट संशोधित करने को कहें।
प्र: “Post to खुली शिफ्ट्स” और “शिफ्ट छोड़ें” में क्या अंतर है?
उ: “Post to खुली शिफ्ट्स” शिफ्ट को खुली शिफ्टों की सूची में ले जाती है ताकि कोई अन्य कर्मचारी इसे दावा कर सके — कवरेज बनाई रहती है। “Drop Shift” केवल आपके शेड्यूल से शिफ्ट हटा देता है बिना इसे दूसरों के लिए उपलब्ध कराए। जब आप चाहते हैं कि आपकी शिफ्ट कवर हो तो “Post to खुली शिफ्ट्स” का उपयोग करें।
संभावित समस्याएँ और समाधान
| समस्या | संभावित कारण | समाधान |
|---|---|---|
| “Post to खुली शिफ्ट्स” विकल्प गायब है | शेड्यूल सेटिंग्स में सुविधा अक्षम है | प्रबंधक या प्रशासक से “कर्मचारियों को खुली शिफ्ट सूची में शिफ्ट्स भेजने की अनुमति दें” सक्षम करने को कहें |
| शिफ्ट खुली शिफ्ट्स पंक्ति में नहीं दिखती | पृष्ठ रिफ्रेश नहीं किया गया | अपडेटेड खुली शिफ्ट्स पंक्ति देखने के लिए शेड्यूल पृष्ठ रिफ्रेश करें |
| कोई पोस्ट की गई शिफ्ट दावा नहीं कर रहा | अन्य कर्मचारियों को जानकारी नहीं हो या वे उपलब्ध न हों | अपने प्रबंधक को सूचित करें ताकि वे मैन्युअल रूप से शिफ्ट असाइन कर सकें |
| कर्मचारी ने गलत शिफ्ट पोस्ट की | गलती से शिफ्ट चुनी गई | शिफ्ट वापस असाइन करने के लिए अपने प्रबंधक से संपर्क करें |
| खुली शिफ्ट्स पंक्ति दिखाई नहीं देती | शेड्यूल व्यू सेटिंग्स इसे छुपा सकती हैं | शेड्यूल प्रदर्शन सेटिंग्स जाँचें ताकि खुली शिफ्ट्स पंक्ति दिखे |