कर्मचारियों को आमंत्रित करना

खाता आमंत्रण स्थितियां कैसे काम करती हैं और अपने कर्मचारियों को आमंत्रण कैसे भेजें या दोबारा भेजें सीखें।

यह क्या है?

Shifton में कर्मचारी जोड़ने के बाद, आपको उन्हें आमंत्रित करना होगा ताकि वे लॉग इन कर सकें और अपने शेड्यूल, समय की छुट्टी अनुरोध और अपनी उपलब्धता प्रबंधित कर सकें। Shifton तीन स्थितियों वाली एक आमंत्रण प्रणाली का उपयोग करता है जो आपको यह ट्रैक करने देता है कि कौन से कर्मचारियों को आमंत्रित किया गया है और क्या उन्होंने स्वीकार किया है।

आप कर्मचारी जोड़ते समय या बाद में किसी भी समय कर्मचारी सूची से आमंत्रण भेज सकते हैं।

आवश्यकताएं

कर्मचारियों को आमंत्रित करने से पहले, सुनिश्चित करें कि:

कर्मचारी Shifton में जोड़ा गया हो (देखें Adding Employees)
कर्मचारी के पास फ़ाइल पर एक वैध ईमेल पता हो
आपके पास Administrator एक्सेस हो

चरण-दर-चरण निर्देश

चरण 1: आमंत्रण स्थितियां समझें

आपकी सूची में प्रत्येक कर्मचारी के पास तीन आमंत्रण स्थितियों में से एक है, जो रंगीन लेबल के रूप में दिखाई देती है:

स्थिति	रंग	अर्थ
आमंत्रित नहीं किया गया	लाल	कर्मचारी सिस्टम में मौजूद है लेकिन कभी आमंत्रण नहीं भेजा गया
आमंत्रण लंबित	नीला	आमंत्रण भेजा गया है लेकिन कर्मचारी ने अभी तक इसे स्वीकार नहीं किया है
स्वीकृत निमंत्रण	हरा	कर्मचारी ने आमंत्रण स्वीकार किया है और लॉग इन कर सकता है

चरण 2: कर्मचारी निर्माण के दौरान आमंत्रण भेजें

एक नया कर्मचारी जोड़ते समय, सहेजने से पहले कर्मचारी जोड़ें फ़ॉर्म के नीचे आमंत्रण भेजें चेकबॉक्स चेक करें। आमंत्रण कर्मचारी बनाते ही आपके द्वारा प्रदान किए गए ईमेल पते पर भेज दिया जाएगा।

चरण 3: मौजूदा कर्मचारी को आमंत्रित करें

यदि कोई कर्मचारी आमंत्रण के बिना जोड़ा गया था (स्थिति लाल में “आमंत्रित नहीं किया गया” दिखाती है), तो आप किसी भी समय एक भेज सकते हैं:

कर्मचारी सूची में कर्मचारी खोजें

उनकी स्थिति के बगल में अभी आमंत्रित करें लिंक पर क्लिक करें

स्थिति आमंत्रण लंबित (नीला) में बदल जाएगी

चरण 4: आमंत्रण दोबारा भेजें

यदि कर्मचारी ने अपना आमंत्रण स्वीकार नहीं किया है (स्थिति नीले में “आमंत्रण लंबित” दिखाती है), तो आप इसे फिर से भेज सकते हैं:

कर्मचारी सूची में कर्मचारी खोजें

उनकी स्थिति के बगल में आमंत्रण पुनः भेजें लिंक पर क्लिक करें

कर्मचारी को एक नया आमंत्रण ईमेल भेजा जाएगा

चरण 5: स्वीकृति सत्यापित करें

एक बार जब कर्मचारी आमंत्रण ईमेल खोलता है और पंजीकरण प्रक्रिया पूरी करता है, तो उनकी स्थिति स्वचालित रूप से स्वीकृत निमंत्रण (हरा) में बदल जाएगी। आपकी ओर से कोई कार्रवाई आवश्यक नहीं है।

एक्सेस अनुमतियां

भूमिका	आमंत्रण भेज / दोबारा भेज सकते हैं?
Administrator	हां
Manager	नहीं
Employee	नहीं

सामान्य प्रश्न

प्र: आमंत्रण ईमेल में क्या होता है?
उ: आमंत्रण ईमेल में कर्मचारी के लिए अपना Shifton पासवर्ड बनाने और पहली बार लॉग इन करने का लिंक होता है। एक बार जब वे यह प्रक्रिया पूरी करते हैं, तो उनकी स्थिति “स्वीकृत निमंत्रण” में बदल जाती है।

प्र: क्या मैं एक साथ कई कर्मचारियों को आमंत्रित कर सकता/सकती हूं?
उ: वर्तमान में, आमंत्रण कर्मचारी सूची से व्यक्तिगत रूप से भेजे जाते हैं। बल्क जोड़ने के लिए, प्रत्येक कर्मचारी जोड़ते समय “आमंत्रण भेजें” बॉक्स चेक करने पर विचार करें।

प्र: यदि कर्मचारी कहता है कि उन्हें आमंत्रण नहीं मिला तो क्या करें?
उ: पहले उनसे अपना स्पैम या जंक फ़ोल्डर जांचने के लिए कहें। यदि ईमेल वहां नहीं है, तो सत्यापित करें कि सही ईमेल पता फ़ाइल पर है और इसे फिर से भेजने के लिए आमंत्रण पुनः भेजें लिंक का उपयोग करें।

प्र: क्या कोई कर्मचारी आमंत्रण स्वीकार किए बिना सिस्टम का उपयोग कर सकता है?
उ: नहीं। Shifton में लॉग इन कर सकने से पहले कर्मचारियों को आमंत्रण स्वीकार करना और अपना पासवर्ड सेट अप करना होगा।

प्र: क्या आमंत्रण समाप्त होता है?
उ: यदि एक विस्तारित अवधि के बाद आमंत्रण स्वीकार नहीं किया जाता है, तो आप एक नया आमंत्रण लिंक जनरेट करने के लिए इसे दोबारा भेज सकते हैं।

संभावित समस्याएं और समाधान

समस्या	कारण	समाधान
“आमंत्रित नहीं किया गया” स्थिति लेकिन अभी आमंत्रित करें लिंक नहीं	कर्मचारी के पास फ़ाइल पर ईमेल पता नहीं है	कर्मचारी का प्रोफ़ाइल खोलें, उनका ईमेल पता जोड़ें, फिर आमंत्रण भेजने के लिए सूची पर वापस जाएं
कर्मचारी को आमंत्रण ईमेल नहीं मिला	ईमेल स्पैम में गया, या पता गलत है	कर्मचारी से स्पैम/जंक फ़ोल्डर जांचने के लिए कहें। उनके प्रोफ़ाइल में ईमेल सत्यापित करें और आमंत्रण दोबारा भेजें
स्थिति लंबे समय तक “आमंत्रण लंबित” रहती है	कर्मचारी ने पंजीकरण प्रक्रिया पूरी नहीं की है	कर्मचारी से सीधे संपर्क करें और उनसे अपना ईमेल जांचने और पंजीकरण लिंक का पालन करने के लिए कहें। यदि आवश्यक हो तो दोबारा भेजें
आमंत्रण दोबारा नहीं भेज सकते	आपके पास Administrator एक्सेस नहीं है	किसी Administrator से आपकी ओर से आमंत्रण दोबारा भेजने के लिए कहें
कर्मचारी ने गलती से आमंत्रण ईमेल हटाया	मूल ईमेल अब उपलब्ध नहीं है	एक नया आमंत्रण ईमेल भेजने के लिए आमंत्रण पुनः भेजें लिंक का उपयोग करें