कर्मचारी प्रोफ़ाइल: फ़ाइलें

कर्मचारी की प्रोफ़ाइल पर फ़ाइलें अपलोड, प्रबंधित और साझा करना सीखें।

यह क्या है?

कर्मचारी की प्रोफ़ाइल में फ़ाइलें टैब एक सरल दस्तावेज़ संग्रहण क्षेत्र प्रदान करता है जहाँ आप उस कर्मचारी से संबंधित फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं। यह अनुबंध, प्रमाण-पत्र, पहचान पत्र की प्रतियाँ, प्रशिक्षण सामग्री या किसी भी अन्य दस्तावेज़ को संग्रहीत करने के लिए उपयोगी है जिन्हें आपको फ़ाइल में रखने की आवश्यकता है।

फ़ाइलों को अपलोड क्षेत्र में खींचकर और छोड़कर अपलोड किया जा सकता है। आप नियंत्रित कर सकते हैं कि प्रत्येक फ़ाइल कर्मचारी को दिखाई दे या केवल Administrator को।

पूर्व आवश्यकताएँ

फ़ाइलें प्रबंधित करने से पहले, सुनिश्चित करें:

कर्मचारी को Shifton में जोड़ा गया है
आपके पास Administrator पहुँच है
आपकी फ़ाइलें अपलोड के लिए तैयार हैं (प्रति फ़ाइल अधिकतम 100 MB)

चरण-दर-चरण निर्देश

चरण 1: Files टैब खोलें

कर्मचारी पेज पर जाएं, कर्मचारी के नाम पर क्लिक करें और फ़ाइलें टैब चुनें।

चरण 2: फ़ाइल अपलोड करें

एक या अधिक फ़ाइलें अपलोड क्षेत्र में खींचकर छोड़ें, या अपने कंप्यूटर पर फ़ाइलें ढूंढने के लिए अपलोड क्षेत्र पर क्लिक करें। अधिकतम फ़ाइल आकार 100 MB है।

चरण 3: अपलोड की गई फ़ाइलों की समीक्षा करें

अपलोड की गई फ़ाइलें निम्नलिखित कॉलम के साथ एक तालिका में दिखाई देती हैं:

कॉलम	विवरण
फ़ाइल नाम	अपलोड की गई फ़ाइल का नाम, फ़ाइल प्रकार आइकन के साथ प्रदर्शित
अपलोड की तिथि	वह तारीख जब फ़ाइल सिस्टम में अपलोड की गई थी
Size (KB)	किलोबाइट में फ़ाइल का आकार
Display कर्मचारी को	एक टॉगल स्विच जो नियंत्रित करता है कि कर्मचारी अपनी प्रोफ़ाइल पर यह फ़ाइल देख सकता है या नहीं
Actions	फ़ाइल देखने, डाउनलोड करने या हटाने के विकल्प

चरण 4: फ़ाइल दृश्यता नियंत्रित करें

प्रत्येक फ़ाइल के लिए प्रदर्शन कर्मचारी को टॉगल का उपयोग करें यह तय करने के लिए कि कर्मचारी इसे देख सकता है या नहीं:

टॉगल स्थिति	अर्थ
चालू	कर्मचारी अपनी प्रोफ़ाइल से इस फ़ाइल को देख और डाउनलोड कर सकता है
बंद	केवल Administrator इस फ़ाइल को देख सकते हैं। यह कर्मचारी से छिपी है

चरण 5: फ़ाइल देखें, डाउनलोड करें या हटाएं

प्रत्येक फ़ाइल को प्रबंधित करने के लिए क्रियाएँ कॉलम में बटन का उपयोग करें:

क्रिया	विवरण
View	ब्राउज़र में फ़ाइल का पूर्वावलोकन खोलता है (यदि समर्थित हो)
Download	फ़ाइल को आपके कंप्यूटर पर डाउनलोड करता है
Delete	कर्मचारी की प्रोफ़ाइल से फ़ाइल को स्थायी रूप से हटाता है

पहुँच अनुमतियाँ

भूमिका	फ़ाइलें देख सकते हैं?	फ़ाइलें अपलोड/हटा सकते हैं?
Administrator	हाँ (सभी फ़ाइलें)	हाँ
Manager	सीमित (प्रोजेक्ट असाइनमेंट के आधार पर)	नहीं
Employee	केवल “Display कर्मचारी को” सक्षम वाली फ़ाइलें	नहीं

FAQ

प्र: मैं किस प्रकार की फ़ाइलें अपलोड कर सकता हूँ?
उ: आप अधिकांश सामान्य फ़ाइल प्रकार अपलोड कर सकते हैं जिनमें PDF, Word दस्तावेज़, Excel स्प्रेडशीट, चित्र और अन्य शामिल हैं। फ़ाइल प्रकार पर कोई प्रतिबंध नहीं है, लेकिन प्रति फ़ाइल अधिकतम आकार 100 MB है।

प्र: क्या कर्मचारी अपनी प्रोफ़ाइल पर फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं?
उ: नहीं। केवल Administrator ही कर्मचारी की प्रोफ़ाइल पर फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं। कर्मचारी केवल उन फ़ाइलों को देख और डाउनलोड कर सकते हैं जो उनके साथ साझा की गई हैं।

प्र: क्या मैं कितनी फ़ाइलें अपलोड कर सकता हूँ इसकी कोई सीमा है?
उ: प्रति कर्मचारी प्रोफ़ाइल फ़ाइलों की संख्या पर कोई सख्त सीमा नहीं है। हालाँकि, प्रति फ़ाइल 100 MB आकार सीमा को ध्यान में रखें।

प्र: फ़ाइल हटाने पर क्या होता है?
उ: फ़ाइल कर्मचारी की प्रोफ़ाइल से स्थायी रूप से हटा दी जाती है और इसे पुनः प्राप्त नहीं किया जा सकता। यदि आपको फ़ाइल फिर से चाहिए हो सकती है तो सुनिश्चित करें कि आपके पास बैकअप है।

प्र: कर्मचारी को फ़ाइल हटाए बिना कैसे छिपाएं?
उ: उस फ़ाइल के लिए प्रदर्शन कर्मचारी को टॉगल बंद करें — फ़ाइल सिस्टम में रहेगी, लेकिन कर्मचारी को दिखाई नहीं देगी।

प्र: क्या कंपनी फाइलें मॉड्यूल सक्षम होना आवश्यक है?
उ: नहीं। कर्मचारी प्रोफ़ाइल में फ़ाइलें अपलोड करना कंपनी फाइलें मॉड्यूल से स्वतंत्र है — ये अलग-अलग कार्यक्षमताएं हैं।

संभावित समस्याएं और समाधान

समस्या	कारण	समाधान
फ़ाइल अपलोड विफल	फ़ाइल 100 MB आकार सीमा से अधिक है	अपलोड करने से पहले फ़ाइल को संपीड़ित करें या इसे छोटे भागों में विभाजित करें
कर्मचारी कहता है कि वह फ़ाइल नहीं देख सकता	प्रदर्शन कर्मचारी को टॉगल बंद है	Files टैब खोलें और उस फ़ाइल के लिए “Display कर्मचारी को” स्विच को चालू करें
फ़ाइल हटा नहीं सकते	आपके पास Administrator पहुँच नहीं है	किसी Administrator से फ़ाइल हटाने के लिए कहें
फ़ाइल पूर्वावलोकन काम नहीं करता	ब्राउज़र में पूर्वावलोकन के लिए फ़ाइल प्रकार समर्थित नहीं है	इसके बजाय फ़ाइल डाउनलोड करें और अपने कंप्यूटर पर उचित एप्लिकेशन से खोलें
अपलोड क्षेत्र drag-and-drop पर प्रतिक्रिया नहीं करता	ब्राउज़र संगतता समस्या	इसके बजाय फ़ाइल ब्राउज़र का उपयोग करने के लिए अपलोड क्षेत्र पर क्लिक करें, या किसी अन्य वेब ब्राउज़र पर स्विच करें