निचली पट्टी का दूसरा चिह्न — शिफ्टों का कैलेंडर। इसे मेनू के अनुसूचियां (Schedules) अनुभाग के साथ न मिलाएँ: वहाँ अनुसूचियां बनाई और कॉन्फ़िगर की जाती हैं, और यहाँ देखा जाता है कि कौन कब काम करता है, तथा अलग-अलग शिफ्टों में सुधार किया जाता है।
इस स्क्रीन पर बटनों का समूह भूमिका पर निर्भर करता है: मालिक और प्रशासक शीर्ष पट्टी में चार बटन देखते हैं, कर्मचारी — दो। आगे यह जगह-जगह बताया गया है।
चरण-दर-चरण निर्देश
स्क्रीन कैसे बनी है
ऊपर दिखाने के तीन मोड हैं। वे केवल सूची नहीं बदलते, बल्कि दिनों की गिनतियाँ भी बदलते हैं:
| मोड | क्या दिखाता है |
|---|---|
| मेरी शिफ्ट्स (My shifts) | केवल आपकी शिफ्टें |
| ओपन शिफ्ट्स (Open Shifts) | खुली शिफ्टें, जिन्हें लिया जा सकता है |
| सभी शिफ्ट्स (All shifts) | पूरी टीम की शिफ्टें |
नीचे महीना और तारीखों वाली सप्ताह की पट्टी है। तारीखों के नीचे रंगीन बिंदु — उस दिन की प्रत्येक घटना के लिए एक, रंग अनुसूची से लिया जाता है। बदलने के लिए — पिछला सप्ताह (Previous week) और अगले हफ्ते (Next week)।
सप्ताह की पट्टी उसके नीचे वाले कैलेंडर का विस्तार करें (Expand calendar) बटन से महीने के कैलेंडर में खुल जाती है। खुले रूप में पलटना महीनों के हिसाब से होता है: बटन पिछला महीना (Previous month) और अगले महीने (Next month) बन जाते हैं। समेटने के लिए — कैलेंडर समेटें (Collapse calendar)।
हर दिन की गिनतियाँ
दिन के शीर्षक में दाईं ओर संख्याओं वाले तीन चिह्न होते हैं। उनके नाम नहीं लिखे होते, इसलिए चिह्नों से याद रखें:
| चिह्न | क्या गिनता है |
|---|---|
| दो लोग | इस दिन कितने कर्मचारी काम पर आते हैं |
| कैलेंडर | कितनी शिफ्टें |
| प्याला | कितने ब्रेक |
वे चुने हुए मोड के हिसाब से गिनते हैं: मेरी शिफ्ट्स में आपकी एक शिफ्ट वाले दिन पर 1 1 0 होगा, और सभी शिफ्ट्स में वही दिन पूरी टीम दिखाएगा — उदाहरण के लिए 27 27 0।
ब्रेक की गिनती अलग प्रविष्टियों के रूप में जोड़े गए ब्रेक के बारे में है, शिफ्ट में पहले से शामिल अवधि के बारे में नहीं। इसीलिए शिफ्ट पर 30 मिनट लिखा हो सकता है, और गिनती में शून्य खड़ा हो: इसका मतलब है कि शिफ्ट में किसी ने ब्रेक नहीं जोड़ा।
अगर उस दिन कुछ नहीं है, तो कार्डों की जगह आज कोई कार्यक्रम नियोजित नहीं है (No Events Planned Today) होता है।
सूची में शिफ्ट का कार्ड
कार्ड में: कर्मचारी का नाम, समय, ब्रेक की अवधि, टेम्पलेट का नाम और स्थिति के चिह्न — अनुपस्थिति (Absence), प्रारंभ किया (Started), समाप्त (Finished)। बाईं ओर रंगीन पट्टी है, यह अनुसूची का रंग है।
अलग कार्डों के रूप में अनुपस्थितियाँ दिखाई जाती हैं — उदाहरण के लिए अवधि के साथ बीमार दिन (Sick day) — और ब्रेक: ब्रेक के कार्ड में केवल कर्मचारी का नाम और समय होता है, मान लीजिए 19:00 — 19:30।
शिफ्ट पर दबाने से क्या खुलता है
कार्ड पर दबाने से शिफ्ट का विवरण (Shift details) खुलता है, जिसमें दो टैब होते हैं: जानकारी (Info) और बोनस/दंड/अग्रिम (Bonuses/Penalties/Advances)।
अगर सप्ताह भर में अतिरिक्त काम बनता है, तो ऊपर नारंगी खंड अतिरिक्त समय (Overtime) दिखता है, जिस पर ध्यान दें, अतिरिक्त समय! (Attention, overtime!) लिखा होता है, तथा पंक्तियाँ कुल (घंटे) (Total (Hrs)) और प्लस चिह्न के साथ ओवरटाइम (घंटे) (Overtime (hrs)) होती हैं।
नीचे शिफ्ट की तारीख और समय, फिर जानकारी खंड: कंपनी, प्रोजेक्ट, अनुसूची और कर्मचारी — कर्मचारी के नाम के साथ कोष्ठक में उसका नंबर।
विवरण (Details) खंड — वह, जो आप अपनी आने वाली शिफ्ट में बदल सकते हैं: स्थान (Location) और चिह्न (Marks), और उनके नीचे सहेजें (Save)।
सबसे नीचे ब्रेक्स (Breaks) खंड। जब तक वे नहीं हैं, कोई ब्रेक नहीं (No breaks) लिखा रहता है, और दाईं ओर ब्रेक जोड़ें (Add break) बटन होता है।
शिफ्ट में ब्रेक कैसे जोड़ें
ब्रेक जोड़ें पाँच फ़ील्ड वाला फ़ॉर्म खोलता है:
| फ़ील्ड | क्या तय करता है |
|---|---|
| नाम (Name) | ब्रेक का नाम, उदाहरण के लिए “दोपहर का भोजन” |
| समय से (Time from) | शुरुआत। शिफ्ट के भीतर का समय अपने आप भर जाता है |
| समय करने के लिए (Time to) | अंत |
| भुगतान किया (Paid) | ब्रेक को भुगतान किया हुआ गिनना |
| टिप्पणी (Comment) | स्पष्टीकरण, आवश्यक नहीं |
नीचे जोड़ें (Add)। इसके बाद ब्रेक कार्ड के ब्रेक्स खंड में आ जाता है, दिन की सूची में अलग कार्ड के रूप में दिखता है और प्याले वाली गिनती में एक जोड़ देता है।
शिफ्ट के साथ क्रियाएँ
कार्ड के ऊपरी दाएँ कोने में तीन बिंदु — और क्रियाएँ (More actions)। यह पाँच पंक्तियों वाला एक क्रिया चुनें (Select action) पर्दा खोलता है:
| क्रिया | क्या करती है |
|---|---|
| ओपन शिफ्ट्स में ले जाएं (Move to Open Shifts) | शिफ्ट को साझा सूची में देना |
| शिफ्ट अदला-बदली अनुरोध (Shift Swap Request) | सहकर्मी के साथ शिफ्ट बदलना |
| शिफ्ट संपादन अनुरोध (Shift edit request) | दूसरा समय माँगना |
| शिफ्ट ड्रॉप अनुरोध (Shift drop request) | शिफ्ट किसी और को देना |
| शिफ्ट को विभाजित करने का अनुरोध (Request to split a shift) | शिफ्ट को हिस्सों में बाँटना |
हर क्रिया ठीक-ठीक क्या करती है और उसकी मंज़ूरी कैसे होती है — यह लेख “कर्मचारी के लिए मोबाइल ऐप” में बताया गया है।
पर्दा हर बार नहीं खुलता: अगर इस शिफ्ट के लिए कोई क्रिया नहीं है, तो दबाने पर कुछ नहीं दिखता और कोई संदेश भी नहीं आता। कारण नीचे की तालिका में हैं।
शीर्ष पट्टी के बटन
| बटन | कौन देखता है | क्या करता है |
|---|---|---|
| अपडेट करें (Update) | सभी | स्वचालित लोडिंग की प्रतीक्षा किए बिना डेटा अपडेट करना |
| फ़िल्टर (Filters) | सभी | शिफ्टों का चयन। चिह्न पर संख्या — कितने मान चुने गए हैं, नौ से अधिक को 9+ के रूप में दर्शाया जाता है |
| निर्यात (Export) | मालिक, प्रशासक | अनुसूची को फ़ाइल के रूप में निकालना |
| और (More) | मालिक, प्रशासक | अनुसूची पर अतिरिक्त क्रियाएँ |
नीचे दाईं ओर प्लस चिह्न वाला बटन — सीधे कैलेंडर से शिफ्ट जोड़ें (Add Shift)।
“और” बटन के अंदर क्या है
शीर्ष पट्टी में तीन बिंदु अनुसूची (Schedule) पर्दा खोलते हैं — ग्यारह पंक्तियाँ। यह प्रबंधक का मुख्य कार्य मेनू है: यहाँ से एक साथ बहुत सारी शिफ्टें ठीक की जाती हैं, अनुसूची की नकल की जाती है, टेम्पलेट्स, छुट्टियाँ और लोग जोड़े जाते हैं।
| पंक्ति | क्या करती है |
|---|---|
| बल्क शिफ्ट क्रियाएँ (Bulk Shift Actions) | चयन में आई सभी शिफ्टों के लिए एक साथ एक क्रिया |
| डुप्लिकेट शिफ्ट्स (Duplicate Shifts) | अनुसूची की अवधि को आगे की ओर कॉपी करना |
| नया कर्मचारी जोड़ें (Add a new employee) | नए कर्मचारी का फ़ॉर्म |
| नया टेम्पलेट जोड़ें (Add a new template) | अनुसूची में शिफ्ट का नया टेम्पलेट |
| टेम्पलेट के अनुसार शिफ्ट जोड़ें (Add shifts by template) | तैयार टेम्पलेट के हिसाब से अवधि भर शिफ्टें लगाना |
| छुट्टी जोड़ें (Add a holiday) | नियमों और बढ़े हुए भुगतान वाली छुट्टी |
| दिखाएँ / छिपाएँ (Show / Hide) | ग्रिड में क्रम, नाम का स्वरूप और समय क्षेत्र |
| आपातकालीन सूचनाएं (Emergency notifications) | जिनकी इस अवधि में शिफ्टें नहीं हैं, उन्हें खुली शिफ्टें बंद करने के लिए बुलाना |
| उपलब्धों की सूची से शिफ्ट वितरित करें (Distribute shifts from Free Board) | खुली शिफ्टें कर्मचारियों में बाँटना |
| प्रकाशित करें और कर्मचारियों को सूचित करें (Publish & notify employees) | अप्रकाशित शिफ्टें प्रकाशित करना और लोगों को सूचित करना |
| उपलब्धों की सूची साफ़ करें (Clear the list of available) | सभी खुली शिफ्टें हटा देना |
बल्क शिफ्ट क्रियाएँ
स्क्रीन तीन खंडों की है: पहले आप तय करते हैं कि कौन-सी शिफ्टें लेनी हैं, फिर — उनके साथ क्या करना है।
| खंड | फ़ील्ड | क्या तय करता है |
|---|---|---|
| अवधि (Period) | अवधि / विशिष्ट दिन (Period / Specific days) | लगातार चलने वाला हिस्सा या अलग-अलग तारीखें |
| से और तक (From, To) | हिस्से की सीमाएँ | |
| सोम–रवि के चेकबॉक्स | हिस्से के भीतर सप्ताह के कौन-से दिन गिनने हैं | |
| फ़िल्टर (Filter) | शिफ्ट टेम्पलेट चुनें (Select shift templates) | केवल इन टेम्पलेट्स की शिफ्टें |
| कर्मचारियों का चयन करें (Select employees) | केवल इन लोगों की शिफ्टें | |
| कोई खुली शिफ्ट नहीं / खुले बदलावों के साथ / केवल खुली शिफ्टें (No open shifts / With open shifts / Only open shifts) | खुली शिफ्टों के साथ क्या करना है | |
| कार्यवाही (Action) | नौ क्रियाएँ, नीचे देखें | चुनी गई शिफ्टों के साथ क्या करना है |
नौ क्रियाएँ:
| क्रिया | क्या करती है |
|---|---|
| एक निशान जोड़ें (Add a mark) | चुनी गई सभी शिफ्टों पर चिह्न लगाना |
| चिह्न हटाएं (Remove a mark) | चिह्न हटाना |
| स्थान सेट करें (Set location) | स्थान लगाना |
| स्थान हटाएं (Delete location) | स्थान हटाना |
| बोनस जोड़ें (Add bonus) | इन शिफ्टों पर बोनस देना |
| वेतन की पुनर्गणना करें (Recalculate salary) | भुगतान की फिर से गणना करना |
| नोट्स जोड़ें/हटाएं (Add/delete notes) | नोट्स लगाना या हटाना |
| खुला में ले जाएँ (Move to Open) | शिफ्टों को खुली शिफ्टों की सूची में डालना |
| हटाएं (Delete) | शिफ्टें हटाना |
कुछ भी तुरंत नहीं होता: ऐप पहले दिखाता है कि चयन में क्या आया। क्रिया चुनने के बाद संकेत वाली एक विंडो आती है — प्रभावित शिफ्टों को देखने के लिए “लागू करें” पर क्लिक करें (Click Apply to view the affected shifts), और लागू करें के बाद — कितनी शिफ्टें प्रभावित हुईं, उदाहरण के लिए हटा दिया जाएगा 2 (Will be deleted 2)। क्रिया केवल अगले दबाने पर पूरी होती है, और सहेजा गया, कार्य पूर्ण हुआ (Saved, Action completed) आता है।
दबाने से पहले इस संख्या की जाँच करें: यही इस बात से बचाव है कि चयन ने गलती से अतिरिक्त शिफ्टें पकड़ ली हों।
डुप्लिकेट शिफ्ट्स
नकल करना पहले से बनी अवधि को आगे ले जाता है — आमतौर पर इसी तरह एक सप्ताह को महीने भर के लिए फैलाया जाता है।
| खंड | क्या तय करता है |
|---|---|
| उस अवधि का चयन करें जिसे डुप्लिकेट करने की आवश्यकता है (Select the period that needs to be duplicated) | क्या कॉपी करते हैं: तारीख से और तारीख तक |
| डुप्लिकेट शिफ्ट को जोड़ें शुरू करते हुए (Add duplicated shifts starting from) | कहाँ डालते हैं: तारीख और दोहराव की संख्या (Number of repetitions) |
| कर्मचारी (Employees) | किसकी शिफ्टें कॉपी करनी हैं |
| पेस्ट शिफ़्ट विकल्प चुनें (Select a paste shifts option) | इंडेंटेड (Indented) या पंक्ति में (In a row) — काम करता है, अगर दोहराव एक से अधिक हों |
| अतिरिक्त विकल्प (Additional options) | प्रतिलिपि अंक, डुप्लिकेट ब्रेक्स, स्थान की प्रतिलिपि बनाएँ, डुप्लिकेट नोट्स, खुले शिफ्टों की नकल करें |
| शिफ्ट संघर्षों का क्या करें? (What to do with shift conflicts?) | टकराव की अनुमति दें (Allow conflicts), संघर्षों से बचें (Avoid conflicts) या संघर्षों को अधिलेखित करें (Overwrite conflicts) |
नीचे हरा बटन डुप्लिकेट (Duplicate)।
टकरावों वाला खंड सबसे महत्वपूर्ण है: यह तय करता है कि क्या होगा, अगर इन दिनों पर पहले से शिफ्टें लगी हैं। “अनुमति दें” दोनों को छोड़ देगा, “बचें” भरे हुए दिनों को छोड़ देगा, “अधिलेखित करें” मौजूदा शिफ्टों को बदल देगा।
नया टेम्पलेट जोड़ें
टेम्पलेट शिफ्ट का ढाँचा है, जिससे बाद में दिनों पर शिफ्टें लगाई जाती हैं।
| खंड | फ़ील्ड |
|---|---|
| अनुसूची (Schedule) | किस अनुसूची में बना रहे हैं |
| मूलभूत जानकारी (Basic information) | शिफ्ट का नाम (Shift name) और रंग |
| शिफ्ट अवधि (Shift period) | शुरू और अंत का समय। फ़ील्ड के नीचे ऐप खुद अवधि गिनता है और लिखता है कि प्रोजेक्ट के किस समय क्षेत्र के अनुसार |
| ब्रेक (Break) | ब्रेक की अवधि और अधिक बारीक सेटिंग के लिए ब्रेक सेट अप करें (Set up breaks) स्विच |
| स्थान (Location) | शिफ्ट कहाँ होती है |
| चिह्न (Marks) | वे चिह्न, जो इस टेम्पलेट की शिफ्टों को मिलेंगे |
| आवश्यक कर्मचारियों की संख्या (Number of staff required) | शिफ्ट पर कितने लोग चाहिए, और दिन के हिसाब से कार्यस्थल सेट करें (Set workplaces by day) स्विच — दिनों के हिसाब से अलग-अलग संख्या तय करना |
नीचे सहेजें (Save)।
टेम्पलेट के अनुसार शिफ्ट जोड़ें
टेम्पलेट का दूसरा पहलू: उसे कैलेंडर पर लगाना।
| खंड | क्या तय करता है |
|---|---|
| अनुसूची और टेम्पलेट (Schedule and template) | अनुसूची और वह टेम्पलेट, जिसके अनुसार शिफ्टें लगाते हैं |
| कर्मचारी (Employees) | किसे लगाते हैं |
| अवधि (Period) | अवधि या विशिष्ट दिन, सीमाएँ और सप्ताह के दिनों के चेकबॉक्स |
| सेटिंग्स (Settings) | बनने वाली शिफ्टों के लिए स्थान और चिह्न |
| नोट (Note) | सामान्य नोट |
नीचे हरा लागू करें (Apply)।
छुट्टी जोड़ें
| खंड | क्या तय करता है |
|---|---|
| विवरण (Details) | अवकाश शीर्षक (Holiday title), वर्णन और रंग |
| अवधि चुनें (Choose period) | शुरू की तारीख और समय, अंत की तारीख और समय — डिफ़ॉल्ट रूप से 00:00 से 23:59 तक |
| सेटिंग्स (Settings) | चार स्विच और भुगतान का प्रतिशत |
छुट्टी के चार स्विच:
| स्विच | क्या करता है |
|---|---|
| इस अवधि में शिफ्ट जोड़ने की अनुमति दें (Allow shift addition on this period) | डिफ़ॉल्ट रूप से चालू: छुट्टी में शिफ्टें लगाई जा सकती हैं |
| समय-बंदी अनुरोधों को अवरुद्ध करें (Block time-off requests) | इन दिनों के लिए अवकाश माँगने पर रोक लगाना |
| छुट्टी का अनुरोध करते समय कार्य दिवस पर विचार करें (Consider working day when requesting vacation) | छुट्टी का दिन अवकाश के दिनों की गिनती में शामिल होगा |
| सभी कर्मचारियों को सूचित करें (Notify all employees) | छुट्टी के बारे में सूचना भेजना |
नीचे % छुट्टी के दिन कार्य के लिए मूल वेतन दर से (% from the basic pay rate for work on a holiday) फ़ील्ड है — डिफ़ॉल्ट रूप से 100। यहीं बढ़ा हुआ भुगतान तय किया जाता है।
दिखाएँ / छिपाएँ
नाम के बावजूद, ये ग्रिड के रूप की सेटिंग्स हैं — तीन खंड और सहेजें:
| खंड | विकल्प |
|---|---|
| इसके अनुसार क्रमबद्ध करें (Sort by) | समय (Time), नाम के अनुसार क्रमबद्ध करें (Sort by name), स्थिति के अनुसार छाँटें (Sort by position) |
| प्रदर्शित नाम का स्वरूप (Name display format) | अंतिम नाम-पहला नाम प्रारूप या पहला नाम-अंतिम नाम प्रारूप (Last name-first name format / First name-last name format) |
| समय क्षेत्र (Time zone) | कर्मचारी का समय क्षेत्र (Employee time zone) या प्रोजेक्ट का समय क्षेत्र (Project time zone) |
यहाँ समय क्षेत्र तय करता है कि आप शिफ्टें किसके समय में देखते हैं — यह महत्वपूर्ण है, अगर टीम अलग-अलग देशों में है।
आपातकालीन सूचनाएं
यह अनुसूची में बने छेद को जल्दी भरने का तरीका है। सूचना उन कर्मचारियों को जाती है, जिनकी चुनी हुई अवधि में कोई शिफ्ट नहीं है — यानी उन्हें, जो काम पर आ सकते हैं। मतलब यह है कि उन्हें खुली शिफ्टें लेने के लिए बुलाया जाए, व्यस्त लोगों को सूचित न किया जाए।
फ़ॉर्म छोटा है: से और तक तारीखों वाली अवधि (Period), संदेश पाठ (Message text) फ़ील्ड और सूचना भेजें (Send notification) बटन। पाठ में आमतौर पर यही लिखा जाता है कि कौन-सी शिफ्टें बंद नहीं हुई हैं।
उपलब्धों की सूची से शिफ्ट वितरित करें
स्क्रीन का नाम मुफ्त शिफ्ट वितरित करें (Distribute free shifts) है: आप अनुसूचियां और अवधि चुनते हैं — अनुसूचियों का चयन करें (Select schedules), से और तक — और वितरित करें (Distribute) दबाते हैं। सिस्टम खुद खुली शिफ्टें कर्मचारियों में बाँट देता है। पास में रद्द करें (Cancel) है।
प्रकाशित करें और कर्मचारियों को सूचित करें
पंक्ति के नाम में एक संख्या होती है — यह उन शिफ्टों की संख्या है, जो बन गई हैं, लेकिन अभी प्रकाशित नहीं हुई हैं। शिफ्टें हटाएँ या प्रकाशित करें, और संख्या बदल जाएगी। दबाने पर वे प्रकाशित हो जाती हैं और सूचनाएं भेज दी जाती हैं, इसलिए इस पंक्ति को “बस देखने के लिए” न खोलें।
उपलब्धों की सूची साफ़ करें
यह एकमात्र पंक्ति है, जो लाल रंग में लिखी है। यह खुली शिफ्टें हटा देती है — वे, जो साझा सूची में पड़ी हैं और अभी किसी ने नहीं ली हैं। यह क्रिया पूरी कंपनी के डेटा को प्रभावित करती है, इसलिए इसका उपयोग केवल तब करें, जब सूची को पूरी तरह खाली करना हो।
नया कर्मचारी जोड़ें
यह वही कर्मचारी जोड़ें (Add employee) स्क्रीन है, जो कंपनी कर्मचारी अनुभाग में है: व्यक्तिगत जानकारी (Personal information) — नाम, उपनाम, फ़ोन और ईमेल, कार्य सेटिंग्स (Work settings) — कर्मचारी संख्या (Personnel Number), प्रतिशत में महीने के घंटों का मानक और पद। विस्तार से, निमंत्रण और अधिकारों के साथ — यह लेख “मोबाइल ऐप में कंपनी कर्मचारी” में बताया गया है।
फ़िल्टर
फ़िल्टर की स्क्रीन चार पंक्तियों और लागू करने के बटन से बनी है। पहली दो तय करती हैं कि किसकी अनुसूची देखनी है, अगली दो अपनी स्क्रीन खोलती हैं — उन तक दाईं ओर का शेवरॉन ले जाता है, और पंक्ति पर ही मौजूदा स्थिति वाला बैज होता है।
| पंक्ति | क्या सेट करती है |
|---|---|
| प्रोजेक्ट (Project) | वह प्रोजेक्ट, जिसकी शिफ्टें दिखानी हैं |
| अनुसूचियां (Schedules) | प्रोजेक्ट के भीतर विशिष्ट अनुसूचियां |
| फ़िल्टर (Filters) | लोगों और शिफ्टों के हिसाब से सात चयन |
| सेटिंग्स (Settings) | घटनाओं में से क्या-क्या ग्रिड में दिखाना है |
नीचे फ़िल्टर लागू करें (Apply filters) है — इसे दबाने तक चयन लागू नहीं होता।
अनुसूचियां एक सादी सूची नहीं, बल्कि एक वृक्ष है: हर अनुसूची खुलती है, और उसके भीतर उसके शिफ्ट टेम्पलेट्स दिखते हैं, जिनमें कस्टम शिफ्ट (Custom shift) भी शामिल है। पूरी अनुसूची और अलग-अलग टेम्पलेट्स, दोनों को चुना जा सकता है। ऊपर सब साफ़ करें (Clear all) और सभी का चयन करें (Select all), नीचे लागू करें (Apply)।
“फ़िल्टर” पंक्ति: सात चयन
| चयन | क्या तय करता है |
|---|---|
| व्यक्तिगत कर्मचारियों का चयन करें (Select individual employees) | लोगों का चयन — पंक्ति कर्मचारी (Employees) |
| स्थिति का चयन करें (Select a position) | पद के हिसाब से चयन — पंक्ति पद (Position) |
| कर्मचारी चिह्न चुनें (Select employee marks) | लोगों पर लगे चिह्न |
| कोई शेड्यूल चुनें (Choose a schedule) | अनुसूची के हिसाब से चयन |
| स्थान चुनें (Select locations) | स्थानों के हिसाब से चयन |
| चयन करें शिफ्ट अंक (Select shift marks) | शिफ्टों पर लगे चिह्न |
| स्थिति बदलाव का चयन करें (Select shift status) | शिफ्ट की स्थिति |
स्थितियाँ पाँच हैं: देर से (Late), जल्दी निकल गया (Early left), अनुपस्थिति (Absence), प्रारंभ किया (Started), समाप्त (Finished)।
सातों एक ही तरह से खुलते हैं: ऊपर खोजें (Search), उसके नीचे संख्या के साथ चयनित (Selected), पास में सब साफ़ करें और सभी का चयन करें, नीचे चेकबॉक्स वाली सूची और लागू करें बटन। चयन की स्क्रीन के सबसे नीचे — साफ करें (Clear) और सहेजें (Save)।
“सेटिंग्स” पंक्ति: ग्रिड में क्या दिखाना है
यहाँ छह स्विच हैं — घटनाओं के प्रकार के हिसाब से — और सातवाँ, सामान्य:
| स्विच | क्या दिखाता है |
|---|---|
| सभी छिपाएँ (Hide all) | सामान्य: सभी छह को एक साथ बुझाता और लौटाता है |
| शिफ्ट्स (shifts) | खुद शिफ्टें |
| समय-बंद (Time-off) | अवकाश और अनुपस्थितियाँ |
| छुट्टियाँ (Holidays) | छुट्टी के दिन |
| ब्रेक्स (Breaks) | अलग कार्डों के रूप में ब्रेक |
| उपलब्धता (Availability) | उपलब्धता के निशान |
| गतिविधि (Activity) | शिफ्टों के भीतर की गतिविधियाँ |
सेटिंग्स पंक्ति पर बैज चालू प्रकारों की संख्या है: सभी चालू होने पर 6 होता है, एक बंद करें — 5 हो जाएगा। नीचे सहेजें (Save)।
कैलेंडर से शिफ्ट कैसे जोड़ें
प्लस चिह्न वाला बटन शिफ्ट जोड़ें (Add Shift) खोलता है। फ़ॉर्म दो खंडों का है:
| खंड | फ़ील्ड | क्या तय करता है |
|---|---|---|
| अनुसूची और टेम्पलेट (Schedule & Template) | अनुसूची (Schedule) | पिकर में केवल वे अनुसूचियां होती हैं, जो चुनी हुई तारीख पर लागू हैं। समय बीत चुकी अनुसूचियां सूची में नहीं होंगी |
| टेम्पलेट (Template) | कस्टम शिफ्ट (Custom shift) या अनुसूची का तैयार टेम्पलेट | |
| शिफ्ट अवधि (Shift period) | तारीख (Date) | शिफ्ट का दिन |
| समय से (Time from) | शुरुआत। गोल डायल से चुना जाता है, अंकों में लिखने पर स्विच करने की सुविधा है | |
| समय करने के लिए (Time to) | अंत | |
| ब्रेक (Break) | मिनटों में ब्रेक की अवधि |
फ़ॉर्म में कर्मचारी का फ़ील्ड नहीं है: शिफ्ट आपके नाम पर बनती है। आगे क्या होगा, यह भूमिका पर निर्भर करता है। मालिक और प्रशासक के लिए शिफ्ट अनुसूची में तुरंत दिख जाती है। कर्मचारी की ओर से अनुरोध जाता है, और ऐप जवाब देता है: आपकी शिफ्ट बनाने के लिए अनुरोध स्वीकार कर लिया गया है और शीघ्र ही प्रबंधक द्वारा संसाधित किया जाएगा (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly)। अपवाद वे अनुसूचियां हैं, जिनमें प्रबंधक की पुष्टि के बिना स्व-सेवा चालू है: वहाँ कर्मचारी की शिफ्ट तुरंत लग जाती है।
ऐप ओवरलैप नहीं होने देता। अगर इस समय पर आपकी पहले से कोई शिफ्ट है, तो सहेजना रद्द हो जाता है और लिखा आता है क्रिया को रद्द कर दिया गया क्योंकि यह दूसरी शिफ्ट के साथ ओवरलैप हो गई थी (The action was canceled due to an overlap with another shift)।
मंज़ूरी के लिए गया अनुरोध अनुरोध (Requests) अनुभाग में शिफ्ट बनाने का अनुरोध (Request to create a shift) के रूप में दिखता है। उसे खोलकर अनुरोध रद्द करें (Cancel request) दबाया जा सकता है — तब अनुरोध अस्वीकार करें (Decline request) पर्दा आएगा, जिसमें अनिवार्य फ़ील्ड अस्वीकृति का कारण (Reason of decline) और प्रस्तुत करें (Submit) बटन होंगे।
संभावित समस्याएँ और समाधान
| समस्या | कारण | समाधान |
|---|---|---|
| केवल अपनी शिफ्टें दिखती हैं | मेरी शिफ्ट्स मोड चुना हुआ है | सभी शिफ्ट्स पर स्विच करें। अगर स्विच ही नहीं है, तो अनुसूची की सेटिंग्स में “कर्मचारियों को सभी शिफ्ट देखने की अनुमति दें” बंद है |
| सहकर्मियों की शिफ्टें सभी शिफ्ट्स में भी नहीं दिखतीं | अनुसूची या प्रोजेक्ट के स्तर पर रोक है | अनुसूची में कर्मचारियों को सभी शिफ्ट देखने की अनुमति दें और प्रोजेक्ट में कर्मचारियों को परियोजना में सभी अनुसूचियाँ देखने की अनुमति दें जाँचें |
| ग्रिड खाली है | फ़िल्टर चालू है | फ़िल्टर के चिह्न पर संख्या देखें और साफ करें बटन से चयन हटा दें |
| दिन खाली है, लेकिन गिनती शिफ्ट दिखा रही है | गिनतियाँ मोड के हिसाब से गिनती हैं, और कार्डों को चयन छिपा देता है | फ़िल्टर हटाएँ और सेटिंग्स में स्विच जाँचें |
| ब्रेक, अवकाश या छुट्टियाँ गायब हो गईं | वे सेटिंग्स में बंद हैं | फ़िल्टर → सेटिंग्स खोलें और जो चाहिए, उसे चालू करें। पंक्ति पर बैज दिखाएगा कि कितने प्रकार चालू हैं |
| शिफ्ट पर 30 मिनट लिखा है, और ब्रेक की गिनती शून्य है | ये अलग-अलग चीज़ें हैं: कार्ड में टेम्पलेट से आई अवधि है, गिनती में — जोड़े गए ब्रेक | ब्रेक शिफ्ट के कार्ड में ब्रेक जोड़ें बटन से जोड़ा जाता है |
| शिफ्ट के कार्ड में तीन बिंदु कुछ नहीं खोलते | इस शिफ्ट के लिए कोई क्रिया नहीं है: शिफ्ट शुरू हो चुकी है या जल्दी शुरू होगी, या अनुसूची में स्व-सेवा बंद है | अनुसूची की सेटिंग्स जाँचें और वह शिफ्ट लें, जिसके शुरू होने तक अभी समय बचा है |
| शीर्ष पट्टी में निर्यात और और नहीं हैं | आपने कर्मचारी के रूप में लॉग इन किया है | ये बटन मालिक और प्रशासक को दिखते हैं |
| शिफ्ट सहेजी नहीं जा रही | दूसरी शिफ्ट के साथ समय का ओवरलैप है | समय या तारीख बदलें — ओवरलैप की अनुमति नहीं है |
| सहेजने के बाद शिफ्ट नहीं दिखी | वह मंज़ूरी के अनुरोध के रूप में चली गई | प्रबंधक के निर्णय की प्रतीक्षा करें। अनुरोध अनुरोध अनुभाग में दिखता है |
| वेब संस्करण से किए बदलाव नहीं दिख रहे | डेटा पहले लोड हो चुका था | अपडेट करें दबाएँ |
| अनुसूचियों के पिकर में ज़रूरी अनुसूची नहीं है | अनुसूची चुनी हुई तारीख पर लागू नहीं है | पहले अनुसूची को वेब संस्करण में या अनुसूचियां अनुभाग में बढ़ाएँ |
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
प्रश्न: यह स्क्रीन मेनू की “अनुसूचियां” से किस तरह अलग है? उत्तर: यहाँ शिफ्टें देखी जाती हैं और अलग-अलग शिफ्टों में सुधार किया जाता है, वहाँ अनुसूचियां बनाई और कॉन्फ़िगर की जाती हैं।
प्रश्न: खुली शिफ्टें (Open Shifts) क्या हैं? उत्तर: वे शिफ्टें, जो साझा सूची में दे दी गई हैं। उन्हें कोई भी ले सकता है, जिसे सेटिंग्स से इसकी अनुमति है।
प्रश्न: तारीख के पास संख्याओं वाले तीन चिह्नों का क्या मतलब है? उत्तर: इस दिन कितने कर्मचारी काम पर आते हैं, कितनी शिफ्टें और कितने ब्रेक हैं। वे दिखाने के चुने हुए मोड के हिसाब से गिनते हैं।
प्रश्न: क्या पूरा महीना देखा जा सकता है? उत्तर: हाँ, सप्ताह की पट्टी के नीचे कैलेंडर का विस्तार करें बटन से। तब पलटना महीनों के हिसाब से होता है।
प्रश्न: क्या सीधे यहीं से शिफ्ट जोड़ी जा सकती है? उत्तर: हाँ, नीचे दाईं ओर प्लस चिह्न वाले बटन से। शिफ्ट आपके नाम पर बनती है; कर्मचारी की ओर से वह प्रबंधक को अनुरोध के रूप में जाती है, अगर अनुसूची में इसके अलावा कुछ और अनुमत न हो।
प्रश्न: फ़ोन से जोड़ी गई शिफ्ट किसके नाम पर लगेगी? उत्तर: आपके नाम पर — फ़ॉर्म में कर्मचारी चुनने का फ़ील्ड नहीं है। किसी दूसरे व्यक्ति को शिफ्ट लगाने के लिए अनुसूचियां अनुभाग या वेब संस्करण चाहिए।
प्रश्न: शिफ्ट में ब्रेक कैसे जोड़ें? उत्तर: शिफ्ट खोलें और ब्रेक्स खंड में ब्रेक जोड़ें दबाएँ। ब्रेक दिन की सूची में भी अलग कार्ड के रूप में दिखेगा।
प्रश्न: कुछ शिफ्टों पर अनुपस्थिति (Absence) का चिह्न क्यों होता है? उत्तर: उस समय के लिए कर्मचारी की अनुपस्थिति दर्ज है — अवकाश, बीमारी की छुट्टी या वार्षिक छुट्टी।
प्रश्न: क्या ऐप से अनुसूची निकाली जा सकती है? उत्तर: हाँ, शीर्ष पट्टी में निर्यात बटन से। यह मालिक और प्रशासक के पास होता है।
प्रश्न: नारंगी पट्टी “ध्यान दें, अतिरिक्त समय!” का क्या मतलब है? उत्तर: सप्ताह भर में अतिरिक्त काम बन रहा है। पास में दिखाया जाता है कि कुल कितने घंटे हैं और उनमें से कितने अतिरिक्त समय के हैं।
प्रश्न: बल्क क्रियाएँ शिफ्टों की नकल करने से किस तरह अलग हैं? उत्तर: बल्क क्रियाएँ पहले से मौजूद शिफ्टों को बदलती हैं — चिह्न, स्थान, बोनस लगाती हैं, हटाती हैं। नकल करना पहले से बनी अवधि के नमूने पर नई शिफ्टें बनाता है।
प्रश्न: कैसे पक्का करें कि बल्क क्रिया केवल ज़रूरी शिफ्टों को ही प्रभावित करेगी? उत्तर: ऐप क्रिया पूरी होने से पहले संख्या दिखाता है: लागू करें के बाद, उदाहरण के लिए, हटा दिया जाएगा 2 दिखता है। इस संख्या की जाँच करें — यही बहुत चौड़े चयन से बचाव है।
प्रश्न: क्या बल्क हटाने को रद्द किया जा सकता है? उत्तर: नहीं, रद्द करने की सुविधा नहीं है। इसीलिए हटाने से पहले चयन को तारीखों, टेम्पलेट्स और कर्मचारियों से सँकरा करें और प्रभावित शिफ्टों की संख्या देखें।
प्रश्न: नकल करते समय टकरावों का क्या करें? उत्तर: तीन विकल्प हैं। टकराव की अनुमति दें पुरानी शिफ्ट और नई, दोनों को छोड़ देगा। संघर्षों से बचें भरे हुए दिनों को छोड़ देगा। संघर्षों को अधिलेखित करें मौजूदा शिफ्टों को नकल की गई शिफ्टों से बदल देगा।
प्रश्न: “इंडेंटेड” “पंक्ति में” से किस तरह अलग है? उत्तर: यह डालने का तरीका है, जब दोहराव एक से अधिक हों: “पंक्ति में” प्रतियों को एक के बाद एक रखता है, “इंडेंटेड” — उसी अंतराल के साथ, जो मूल अवधि में था।
प्रश्न: क्या ब्रेक और स्थान शिफ्टों के साथ कॉपी होते हैं? उत्तर: केवल तब, जब उन्हें अतिरिक्त विकल्प में चुना जाए: वहाँ चिह्नों, ब्रेक, स्थानों, नोट्स और खुली शिफ्टों के लिए अलग-अलग चेकबॉक्स हैं।
प्रश्न: “नया टेम्पलेट जोड़ें” “टेम्पलेट के अनुसार शिफ्ट जोड़ें” से किस तरह अलग है? उत्तर: पहला शिफ्ट का ढाँचा बनाता है — समय, ब्रेक, स्थान, कार्यस्थलों की संख्या। दूसरा इस ढाँचे के अनुसार चुने हुए दिनों पर शिफ्टें लगाता है।
प्रश्न: “दिन के हिसाब से कार्यस्थल सेट करें” स्विच किस लिए है? उत्तर: सप्ताह के दिनों के हिसाब से लोगों की अलग-अलग संख्या तय करने के लिए: उदाहरण के लिए, शुक्रवार को चार लोग चाहिए, और बाकी दिनों में दो।
प्रश्न: क्या छुट्टी शिफ्टें लगाने से रोकती है? उत्तर: डिफ़ॉल्ट रूप से नहीं: इस अवधि में शिफ्ट जोड़ने की अनुमति दें स्विच चालू है। इसे बंद कर दें, अगर छुट्टी में काम नहीं होना चाहिए।
प्रश्न: छुट्टी के दिन काम के लिए बढ़ा हुआ भुगतान कहाँ तय करें? उत्तर: छुट्टी की सेटिंग्स में, मूल वेतन दर के प्रतिशत वाले फ़ील्ड में। डिफ़ॉल्ट रूप से 100 होता है।
प्रश्न: अनुभाग का नाम “दिखाएँ / छिपाएँ” क्यों है, जबकि अंदर क्रम लगाना है? उत्तर: नाम पिछले संस्करण से बचा हुआ है। अंदर ग्रिड के रूप की तीन सेटिंग्स हैं: क्रम, नाम का स्वरूप और समय क्षेत्र।
प्रश्न: शिफ्टें किसके समय में दिखाई जाती हैं? उत्तर: जैसा दिखाएँ / छिपाएँ में चुना गया है: कर्मचारी के या प्रोजेक्ट के समय क्षेत्र में। यह महत्वपूर्ण है, अगर टीम अलग-अलग देशों में है।
प्रश्न: आपातकालीन सूचनाएं किसके पास जाएँगी? उत्तर: उनके पास, जिनकी चुनी हुई अवधि में कोई शिफ्ट नहीं है — खाली कर्मचारियों के पास, ताकि वे बंद न हुई शिफ्टें ले लें। व्यस्त लोगों को यह सूचना नहीं जाती।
प्रश्न: “प्रकाशित करें और कर्मचारियों को सूचित करें” में संख्या का क्या मतलब है? उत्तर: कितनी शिफ्टें बन गई हैं, लेकिन अभी प्रकाशित नहीं हुई हैं। दबाने पर वे प्रकाशित हो जाती हैं और सूचनाएं भेज दी जाती हैं, इसलिए इस पंक्ति को बस देखने के लिए न खोलें।
प्रश्न: “उपलब्धों की सूची साफ़ करें” क्या हटाता है? उत्तर: खुली शिफ्टें — वे, जो साझा सूची में पड़ी हैं और अभी किसी ने नहीं ली हैं। यह पंक्ति लाल रंग में लिखी है, क्योंकि यह पूरी कंपनी के डेटा को प्रभावित करती है।
प्रश्न: फ़िल्टर में “चिह्न” दो बार क्यों आते हैं? उत्तर: ये अलग-अलग चिह्न हैं: कुछ कर्मचारियों पर लगे होते हैं, दूसरे — शिफ्टों पर। पहला चयन लोगों को खोजता है, दूसरा — शिफ्टों को।
प्रश्न: फ़िल्टर के चिह्न पर “9+” क्या दिखाता है? उत्तर: सभी फ़िल्टर में मिलाकर कितने मान चुने गए हैं। नौ से अधिक को 9+ के रूप में दर्शाया जाता है।
प्रश्न: अनुसूचियों के फ़िल्टर में शिफ्ट टेम्पलेट्स क्यों दिखते हैं? उत्तर: ताकि पूरी अनुसूची नहीं, बल्कि अलग-अलग शिफ्टें चुनी जा सकें: उदाहरण के लिए, केवल रात की 23-7।
प्रश्न: क्या अनुसूची से बाहर निकले बिना कर्मचारी जोड़ा जा सकता है? उत्तर: हाँ, और मेनू में नया कर्मचारी जोड़ें है — वही फ़ॉर्म खुलता है, जो कर्मचारियों के अनुभाग में है।
प्रश्न: शिफ्ट जोड़ते समय ज़रूरी अनुसूची सूची में क्यों नहीं होती? उत्तर: पिकर केवल वे अनुसूचियां दिखाता है, जो चुनी हुई तारीख पर लागू हैं। समय बीत चुकी अनुसूची को पहले बढ़ाना पड़ता है।
प्रश्न: बल्क क्रिया के बाद शिफ्टें नहीं दिख रहीं — क्या वह काम नहीं आई? उत्तर: पहले शीर्ष पट्टी में अपडेट करें दबाएँ: स्क्रीन सुधार से पहले लोड हुआ डेटा दिखा रही हो सकती है।
प्रश्न: आपातकालीन सूचनाएं सामान्य सूचनाओं से किस तरह अलग हैं? उत्तर: सामान्य सूचनाएं घटनाओं के बारे में उन्हीं को बताती हैं, जिनसे वे जुड़ी हैं। आपातकालीन सूचनाएं काम पर आने का सीधा अनुरोध हैं: वे खाली कर्मचारियों के पास जाती हैं, जब अनुसूची में बंद न हुई शिफ्टें रह जाती हैं।