निचली पट्टी के दो अनुभाग, जिनके लिए ऐप सबसे अधिक खोला जाता है: अनुरोध (Requests) — कर्मचारी क्या माँग रहे हैं, सूचनाएं (Notifications) — क्या हुआ।
चरण-दर-चरण निर्देश
अनुरोधों की सूची
निचली पट्टी का तीसरा चिह्न। स्क्रीन दो टैब में बँटी है: नया (New) — वे, जो निर्णय की प्रतीक्षा में हैं, और संग्रह (Archive) — जो पहले ही निपटाए जा चुके हैं। ऊपर फ़िल्टर (Filters), नीचे दाईं ओर बनाने का बटन।
कार्ड में अनुरोध का प्रकार, कर्मचारी का नाम, प्रोजेक्ट, अवधि और अंतिम परिवर्तन की तारीख़ दिखती है।
अनुरोध का कार्ड
दबाने पर अनुरोध दो टैब के साथ खुलता है।
विवरण (Details) — स्थिति, कर्मचारी, अनुरोध का प्रकार, अवधि से (From) — तक (To), कब बनाया गया और कब बदला गया। नीचे दो बटन: पुष्टि करें (Confirm) — मंज़ूर करना, रद्द करें (Cancel) — अस्वीकार करना।
चर्चा (Discussion) — अनुरोध पर पत्राचार। यहाँ इतिहास दिखता है (अनुरोध बनाया गया (Request created) तारीख़ के साथ) और भेजने के बटन वाला यहां संदेश दर्ज करें (Enter message here) फ़ील्ड। कर्मचारी से विवरण पूछा जा सकता है, बिना आवेदन से बाहर निकले और बिना ईमेल पर गए।
अनुरोध बनाना
जोड़ने का बटन अनुरोध बनाएँ (Create request) खोलता है:
| ब्लॉक | फ़ील्ड | विवरण |
|---|---|---|
| अनुरोध प्रकार (Request type) | प्रकार (Type) | प्रकार: बीमारी की छुट्टी, अवकाश, त्योहार या आपका अपना प्रकार |
| भुगतान | अनुपस्थिति सवेतन के रूप में चिह्नित है या नहीं | |
| कार्य से अवकाश की अवधि (Time off duration) | पूरा दिन या दिन का हिस्सा | |
| तारीख (Date) | तारीख़ | |
| समय (Time) | समय, यदि दिन का हिस्सा चुना गया है | |
| विकल्प (Options) | कर्मचारी (Employee) | किसके लिए बनाया जा रहा है। प्रबंधक कर्मचारी की ओर से अनुरोध बना सकता है |
| शिफ्ट्स को ओपन शिफ्ट्स में ले जाएँ (Move shifts to Open Shifts) | इस अवधि की शिफ्ट्स को उपलब्ध शिफ्ट्स की सूची में भेजें, ताकि उन्हें कोई और ले ले |
नीचे फाइल संलग्न करें (Attach file) — अनुरोध के साथ दस्तावेज़ जोड़ा जाता है, उदाहरण के लिए प्रमाणपत्र। यह प्रस्तुत करें (Submit) बटन से भेजा जाता है।
सूचनाएं
चौथा चिह्न, घंटी। लाल गोला बिना पढ़ी सूचनाओं की संख्या दिखाता है, निन्यानबे से अधिक को 99+ के रूप में दर्शाया जाता है।
फ़ीड में तारीख़ और समय के साथ घटनाएँ होती हैं: कर्मचारी शिफ्ट पर नहीं आया, अनुरोध आया, अनुसूची बदली। सूचना तथ्य की जानकारी देती है; निर्णय अनुरोधों के अनुभाग में लिया जाता है।
कौन सी सूचनाएं आती हैं और कहाँ, यह मेरा प्रोफ़ाइल → सूचनाएं में सेट होता है। वहीं, TELEGRAM समूह में, बॉट के लिए टोकन रहता है — Telegram में सूचनाएं सीधे ऐप से जोड़ी जाती हैं।
संभावित समस्याएँ और समाधान
| समस्या | कारण | समाधान |
|---|---|---|
| कर्मचारी अनुरोध नहीं भेज पा रहा | अनुसूची की सेटिंग्स में ज़रूरी प्रकार पर रोक है | अनुमति चालू करें: अनुसूचियों → अनुसूची → मूलभूत जानकारी |
| अनुपस्थित कर्मचारी की शिफ्ट्स संभालने वाला कोई नहीं | अनुरोध बनाते समय शिफ्ट्स का स्थानांतरण चालू नहीं किया गया | शिफ्ट्स को ओपन शिफ्ट्स में ले जाएँ चालू करें — शिफ्ट्स उपलब्ध शिफ्ट्स की सूची में चली जाएँगी |
| अनुरोध सूची से ग़ायब हो गया | वह निपटाया जा चुका है | संग्रह टैब में खोजें |
| समझ नहीं आ रहा कि कर्मचारी छुट्टी क्यों माँग रहा है | पर्याप्त विवरण नहीं है | सीधे अनुरोध में पूछें, चर्चा टैब |
| बीमारी की छुट्टी के लिए प्रमाणपत्र चाहिए | फ़ाइल संलग्न नहीं है | कर्मचारी अनुरोध बनाते समय फाइल संलग्न करें बटन से दस्तावेज़ जोड़ता है |
| सूचनाएं नहीं आतीं | ज़रूरी प्रकार बंद हैं | मेरा प्रोफ़ाइल → सूचनाएं |
| SMS नहीं आते | केवल मॉड्यूल चालू करना काफ़ी नहीं | एक साथ चार शर्तें चाहिए: मॉड्यूल चालू हो, कंपनी की सेटिंग्स में SMS की अनुमति हो, कर्मचारी का नंबर दर्ज हो, कंपनी की शेष राशि भरी हो |
| पिछली तारीख़ का अनुरोध नहीं बनता | ऐसा ही सोचा गया है | खुली शिफ्ट, अदला-बदली और हस्तांतरण का अनुरोध पिछली तारीख़ से नहीं किया जा सकता |
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
प्रश्न: सूचना और अनुरोध में क्या अंतर है? उत्तर: सूचना घटना की जानकारी देती है, अनुरोध निर्णय माँगता है। मंज़ूरी और अस्वीकृति अनुरोध के कार्ड में पुष्टि करें और रद्द करें बटनों से होती है।
प्रश्न: क्या अनुरोध पर कर्मचारी से बातचीत की जा सकती है? उत्तर: हाँ, अनुरोध के भीतर चर्चा टैब। वहीं परिवर्तनों का इतिहास भी दिखता है।
प्रश्न: क्या प्रमाणपत्र संलग्न किया जा सकता है? उत्तर: हाँ, अनुरोध बनाते समय फाइल संलग्न करें बटन से।
प्रश्न: शिफ्ट्स को ओपन शिफ्ट्स में ले जाएँ (Move shifts to Open Shifts) क्या करता है? उत्तर: इस अवधि की कर्मचारी की शिफ्ट्स को उपलब्ध शिफ्ट्स की सूची में भेज देता है, ताकि सहकर्मी उन्हें ले सकें।
प्रश्न: क्या प्रबंधक कर्मचारी की ओर से अनुरोध बना सकता है? उत्तर: हाँ, विकल्प ब्लॉक में चुना जाता है कि अनुरोध किसके लिए बनाया जा रहा है।
प्रश्न: अनुरोधों को कौन मंज़ूर करता है? उत्तर: प्रोजेक्ट प्रबंधक, प्रशासक या स्वामी।
प्रश्न: निपटाए गए अनुरोध कहाँ देखें? उत्तर: संग्रह टैब में।