उपलब्धता का अर्थ है वह समय जब कर्मचारी काम पर आने के लिए तैयार है। “उपलब्धता के अनुसार” प्रकार की अनुसूचियाँ ठीक इन्हीं आँकड़ों के आधार पर बनाई जाती हैं: सिस्टम शिफ्ट केवल उन्हीं घंटों में रखता है, जिन्हें व्यक्ति ने चिह्नित किया है।
संस्करण 2.1.0 में यह स्क्रीन बदल गई: पहले यहाँ केवल अपनी उपलब्धता दिखती थी, अब प्रबंधक दूसरों की उपलब्धता भी देख सकता है।
चरण-दर-चरण निर्देश
कैसे खोलें
☰ → समूह व्यक्तिगत (PERSONAL) → जब मैं उपलब्ध हूँ (When I am available).
स्क्रीन कैसे बनी है
ऊपर महीना और तारीखों वाली सप्ताह की पट्टी होती है। सप्ताह बदलने के लिए पिछला सप्ताह (Previous week) और अगले हफ्ते (Next week) बटन हैं।
नीचे एक के बाद एक दिन हैं, और हर दिन की अपनी स्थिति होती है:
| दिन में क्या लिखा है | अर्थ |
|---|---|
समय अंतराल, उदाहरण के लिए 08:00 - 17:00 | वे घंटे जिनमें कर्मचारी काम करने के लिए तैयार है |
| पूरे दिन (All day) | उस दिन किसी भी समय काम करने के लिए तैयार |
| उपलब्धता निर्दिष्ट नहीं है (Availability not specified) | दिन भरा नहीं गया है। उपलब्धता के अनुसार बनने वाली अनुसूचियों के लिए इसका अर्थ है कि सिस्टम यहाँ शिफ्ट नहीं रखेगा |
एक ही दिन में कई अंतराल हो सकते हैं — उदाहरण के लिए सुबह और शाम, बीच में विराम के साथ।
दूसरों की उपलब्धता
स्क्रीन के ऊपर मौजूद बटन कर्मचारी का चयन करें (Select employee) दृश्य को किसी अन्य व्यक्ति पर स्विच कर देता है। अनुसूची बनाने से पहले प्रबंधक को इसकी आवश्यकता होती है: दिखता है कि कौन कब काम पर आ सकता है और किसकी उपलब्धता बिलकुल भरी ही नहीं गई है।
कर्मचारी केवल स्वयं को देखता है, और उसके पास चयन का बटन नहीं होता।
संभावित समस्याएँ और समाधान
| समस्या | कारण | समाधान |
|---|---|---|
| उपलब्धता के अनुसार बनी अनुसूची में कर्मचारी को शिफ्ट नहीं मिलतीं | दिन उपलब्धता निर्दिष्ट नहीं है के रूप में चिह्नित हैं | उससे उपलब्धता भरने के लिए कहें — इसके बिना सिस्टम को पता नहीं चलता कि व्यक्ति कब काम कर सकता है |
| कर्मचारी का चयन करें बटन दिखाई नहीं देता | आपने कर्मचारी के रूप में प्रवेश किया है | दूसरों की उपलब्धता प्रबंधक, प्रशासक और स्वामी देख सकते हैं |
| उपलब्धता भरी है, फिर भी शिफ्ट नहीं हैं | कर्मचारी परियोजना या अनुसूची में जोड़ा नहीं गया है | दोनों चरण जाँचें: कर्मचारी → परियोजना → अनुसूची |
| उपलब्धता में किए गए बदलावों का पहले से बनी अनुसूची पर असर नहीं हुआ | अनुसूची एक ही बार, बनाते समय तैयार होती है | अनुसूची का पुनःकॉन्फ़िगरेशन (Rebuild schedule) के माध्यम से अनुसूची फिर से बनाएँ |
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
प्रश्न: उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध में क्या अंतर है? उत्तर: उपलब्धता पहले से तय की गई सीमाएँ हैं कि व्यक्ति सिद्धांत रूप में कब काम करने के लिए तैयार है। छुट्टी किसी निश्चित दिन शिफ्ट न रखने का एक बार का अनुरोध है।
प्रश्न: क्या उपलब्धता भरना अनिवार्य है? उत्तर: केवल तभी, जब अनुसूची उपलब्धता के अनुसार बनाई जाती है। अन्य प्रकार की अनुसूचियों के लिए इसकी आवश्यकता नहीं है।
प्रश्न: क्या एक ही दिन में कई अंतराल बताए जा सकते हैं? उत्तर: हाँ, एक दिन में एक से अधिक अंतराल हो सकते हैं।
प्रश्न: सहकर्मियों की उपलब्धता कौन देख सकता है? उत्तर: प्रबंधक, प्रशासक और स्वामी — कर्मचारी का चयन करें बटन से।
प्रश्न: “पूरे दिन” का क्या अर्थ है? उत्तर: कर्मचारी उस दिन किसी भी समय काम करने के लिए तैयार है, कोई निश्चित घंटे सीमित नहीं हैं।
प्रश्न: क्या उपलब्धता पहले से बनी शिफ्टों पर असर डालती है? उत्तर: नहीं। इसे अनुसूची बनाते समय ध्यान में रखा जाता है। नए आँकड़े लागू करने के लिए अनुसूची फिर से बनानी होगी।