मोबाइल ऐप में कंपनी के कर्मचारी

कंपनी में व्यक्ति को जोड़ना, अधिकार देना, आमंत्रण भेजना, पद और घंटों की नॉर्म बदलना — यह सब फ़ोन से हो जाता है। पहले टीम का प्रबंधन केवल ब्राउज़र में था।

यह अनुभाग प्रबंधक, प्रशासक और स्वामी के लिए खुला है।

चरण-दर-चरण निर्देश

कैसे खोलें

☰ → समूह टीम (TEAM) → कंपनी के कर्मचारी (Company employees)।

हर कर्मचारी के कार्ड में: फ़ोटो या आद्याक्षर, नाम, अधिकार-स्तर, फ़ोन, ई-मेल और आमंत्रण की स्थिति — नारंगी रंग में आमंत्रण लंबित (Invite pending) या हरे रंग में स्वीकृत निमंत्रण (Invite accepted)। जिनकी पुष्टि नहीं हुई, उनके पास आमंत्रण पुनः भेजें (Resend invite) बटन रहता है।

शीर्ष पर तीन बटन हैं: नाम से खोज, परियोजना के अनुसार फ़िल्टर करें (Filter by project) और कर्मचारियों को आयात करें (Import Employees)। नीचे दाईं ओर प्लस चिह्न वाला नीला बटन — जोड़ना।

कर्मचारी जोड़ना

+ दबाएँ। तीन खंडों वाला फ़ॉर्म कर्मचारी जोड़ें (Add employee) खुलेगा।

व्यक्तिगत जानकारी (Personal information)

फ़ॉर्म के नीचे संकेत फ़ोन या ईमेल आवश्यक है (Phone or email required) रहता है — दोनों में से कोई एक पर्याप्त है, पर ई-मेल पर आमंत्रण के बिना कर्मचारी अपने लिए पासवर्ड नहीं बना पाएगा।

कार्य सेटिंग्स (Work settings)

निर्धारण (Scheduling)

टॉगल आमंत्रण भेजें (Send invite) तय करता है कि पत्र तुरंत जाएगा या नहीं। सब कुछ सहेजें (Save) बटन पर समाप्त होता है।

यहाँ एक महत्वपूर्ण बात है: यह फ़ॉर्म तीनों अनिवार्य चरण एक साथ पूरे करता है — व्यक्ति बनाना, उसे परियोजना में जोड़ना और अनुसूची में रखना। यदि परियोजना या अनुसूची छूट जाए, तो कर्मचारी बन तो जाएगा, पर ग्रिड में दिखाई नहीं देगा।

अधिकार-स्तर बदलना

अधिकार-स्तर सीधे कर्मचारियों की सूची में बदला जाता है: उसके पास नीचे की ओर तीर होता है, उसे दबाएँ और दूसरा स्तर चुनें। इसके लिए कर्मचारी का कार्ड खोलने की ज़रूरत नहीं है।

ये कंपनी में अधिकार हैं, और वे यहीं, कर्मचारियों की सूची में तय होते हैं। इनसे अलग व्यक्ति की परियोजना में भूमिका होती है: कर्मचारी (Employees), प्रबंधक (Managers) या दर्शक (Viewers) — वह स्वयं परियोजना की सेटिंग्स में दी जाती है, यहाँ नहीं। प्रबंधक परियोजना की भूमिका है, अधिकार-स्तर नहीं; परियोजना में प्रशासक नियुक्त नहीं किया जाता।

पूरी पहुँच, कंपनी की सेटिंग्स और वित्त सहित, केवल स्वामी के पास है।

कर्मचारी का कार्ड: छह टैब

कार्ड दबाने पर कर्मी को संपादित करें (Edit employee) खुलता है, और यह एक फ़ॉर्म नहीं बल्कि छह टैब हैं। टैबों की पट्टी बगल में स्क्रॉल होती है, इसलिए अंतिम टैब तुरंत नहीं दिखते।

सामान्य जानकारी सबसे लंबा टैब है, उसे स्क्रॉल करना पड़ता है। क्रम से: नाम, उपनाम, फ़ोन और ई-मेल के साथ व्यक्तिगत जानकारी (Personal information); कर्मचारी संख्या, पद और घंटों की मासिक दर के साथ कार्य सेटिंग्स (Work settings); कौशल (Skills); कर्मचारी रंग (Employee color) — इससे व्यक्ति भू-स्थान मानचित्र पर और अनुसूची में चिह्नित होता है; सोम–रवि के चेकबॉक्स और व्यक्तिगत सेटिंग्स ध्यान में रखें टॉगल वाली कर्मचारी के कार्य-दिवसों की व्यक्तिगत सेटिंग्स; और सबसे नीचे अनुमतियाँ (Permissions) — कर्मचारी अधिकार (Employee rights) और गतिविधि लॉग तक पहुंच (Access to activity logs)।

उपलब्धता वही तस्वीर दिखाती है जो कर्मचारी स्वयं “मैं कब उपलब्ध हूँ” अनुभाग में देखता है: दिनों के अनुसार सप्ताह, सप्ताहों के बीच स्विच और कैलेंडर विस्तृत करें। जहाँ व्यक्ति ने कुछ नहीं बताया, वहाँ उपलब्धता निर्दिष्ट नहीं है (Availability not specified) लिखा रहता है।

प्रोजेक्ट्स कर्मचारी की परियोजनाओं की सूची है, हर एक में उसकी भूमिका के साथ, तथा प्रोजेक्ट में जोड़ें (Add to project) और शेड्यूल में जोड़ें (Add to schedule) बटन। यहीं से व्यक्ति को कार्ड छोड़े बिना काम से जोड़ा जाता है।

टिप्पणियाँ — एक नोट बनाएं (Create a note) बटन और रिकॉर्डों की सूची। टिप्पणी की एक वैधता-अवधि और दृश्यता होती है: केवल प्रबंधक और प्रशासक (Only managers and administrators)। यह उन आंतरिक नोटों की जगह है जो कर्मचारी को स्वयं नहीं दिखने चाहिए।

फ़ाइलें — इस व्यक्ति के दस्तावेज़ और फ़ाइलें अपलोड करें (Upload) बटन। जब तक वे नहीं हैं, कोई डेटा नहीं (No data) लिखा रहता है।

छुट्टियां वह टैब है जिसके लिए कार्ड सबसे अधिक खोला जाता है। यह तीन भागों का है:

अवधियाँ एक के बाद एक कई हो सकती हैं — उदाहरण के लिए पहले सीमा 0, फिर 24, फिर प्रति वर्ष 50 दिन: इससे दिखता है कि व्यक्ति की शर्तें कैसे बदलीं। शेष की गतिविधि में ऋण चिह्न का अर्थ कटौती है।

सूची से आयात

शीर्ष का कर्मचारियों को आयात करें बटन एक साथ कई लोगों को फ़ाइल से लोड करता है। ई-मेल पतों के बिना आयात संभव है, पर ऐसे कर्मचारियों को आमंत्रण नहीं जाएँगे — पते बाद में जोड़ने होंगे।

संभावित समस्याएँ और समाधान

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)

प्रश्न: क्या कर्मचारी बनाकर उसे तुरंत अनुसूची में रखा जा सकता है? उत्तर: हाँ, जोड़ने का फ़ॉर्म यह एक ही बार में कर देता है: निर्धारण खंड परियोजना, अनुसूची और आरंभ तिथि तय करता है।

प्रश्न: कर्मचारी संख्या क्या है? उत्तर: कर्मचारी का आंतरिक नंबर। इससे सूची छाँटना और दूसरी प्रणालियों में डेटा भेजना सुविधाजनक होता है।

प्रश्न: घंटों की मासिक दर प्रतिशत में क्यों? उत्तर: इसी तरह अंशकालिक रोज़गार तय होता है: 50 % का अर्थ है मासिक नॉर्म का आधा।

प्रश्न: क्या ई-मेल पते के बिना कर्मचारी जोड़ा जा सकता है? उत्तर: यदि फ़ोन दिया गया है तो बनाया जा सकता है। पर आमंत्रण केवल ई-मेल पर ही जाएगा।

प्रश्न: कर्मचारी के अधिकार जल्दी कैसे बदलें? उत्तर: सीधे सूची में अधिकार-स्तर के पास वाले तीर से, कार्ड में जाने की ज़रूरत नहीं।

प्रश्न: प्रबंधक और प्रशासक में क्या अंतर है? उत्तर: प्रबंधक परियोजना के भीतर की भूमिका है: इसी परियोजना की अनुसूचियाँ और अनुरोध। प्रशासक पूरी कंपनी पर अधिकार-स्तर है।

प्रश्न: निकाले गए कर्मचारी के डेटा का क्या होता है? उत्तर: शिफ़्टें और भुगतान के रिकॉर्ड रिपोर्टों में बने रहते हैं, और कर्मचारी स्वयं हटाए गए के रूप में चिह्नित हो जाता है।