Korisnički portal je modul koji vašeg klijenta drži u toku s posjetom bez ijednog poziva dispečera. Klijent dobiva obavijest o predstojećem radu, vezu na kojoj na karti vidi gdje je izvršitelj sada i kada će stići, može pisati u chat i nakon rada ostaviti recenziju.
Klijentu pritom nije potreban račun u Shiftonu — sve se otvara putem veze iz SMS-a ili poruke e-pošte.
Važno: Korisnički portal je plaćeni modul. Uključite ga u odjeljku Postavke tvrtke → Moduli. Nakon uključivanja u lijevom se meniju pojavljuje razvijajuća grupa Korisnički portal s četiri stranice.
Što dobiva klijent
- Obavijesti o posjetu. Klijent doznaje da je zahtjev prihvaćen, da je izvršitelj krenuo, da je rad završen. Koje točno događaje javljati i kojim kanalom — SMS, email ili oba — odlučujete sami.
- Stranica praćenja. Veza vodi na zasebnu adresu — my.shifton.com, ne u aplikaciju. Na stranici je: karta s dvjema točkama — adresa klijenta i izvršitelj — i rutom izgrađenom između njih, procijenjeno vrijeme putovanja, a pored kartica izvršitelja s fotografijom i imenom te dva gumba — „Poziv” i „Poruka”. Niže su zakazano vrijeme posjeta, adresa usluge i status izvršenja.
- Chat po zadatku. Gumb „Poruka” otvara prepisku izravno na toj istoj stranici: polje za unos i gumb „Pošalji”. Vaš tim odgovara na stranici Chatovi u aplikaciji. Prepiska je vezana za zadatak, pa je vidi svatko tko na tom zadatku radi. Nakon završetka zadatka chat se zatvara i odlazi u Arhiva.
- Recenzija nakon rada. Obrazac za ocjenu kvalitete usluge otvara se svojom vezom: fotografija i ime izvršitelja, ocjena s pet zvjezdica, neobavezan komentar i priložena datoteka. Klijent klikne „Pošalji” i recenzija dolazi na stranicu Recenzije. Recenzija se ostavlja jedanput — nakon slanja veza postaje neaktivna.
Veza na recenziju radi tek nakon završetka zadatka. Dok zadatak nije u konačnom statusu, po njoj se otvara stranica „Veza više nije važeća”.
Stranica na jeziku klijenta. U gornjem desnom kutu klijentskih stranica nalazi se izbor jezika — dostupna su svih 41 jezika Shiftona — i preklopnik tamne teme. Svi se natpisi prevode, pa klijent iz bilo koje zemlje vidi stranicu na svojem jeziku. Na ilustracijama niže stranica je otvorena na engleskom.
Telefon izvršitelja pritom se može ne otkrivati: u postavkama modula postoji zamjena broja, pa klijent ne zove osobni broj zaposlenika.
Koliko žive veze
Obje su veze jednokratne na svoj način i to je dobro znati unaprijed:
- Veza za praćenje radi dok je zadatak u radu. Čim zadatak prebacite u konačni status, praćenje se zatvara — klijent će vidjeti „Veza više nije važeća”.
- Veza na recenziju, obrnuto, počinje raditi tek nakon završetka zadatka. I vrijedi do prve recenzije: klijent je poslao ocjenu — veza je postala neaktivna, drugi put recenziju nije moguće ostaviti.
- Chat živi zajedno sa zadatkom: dok je zadatak u radu, klijent i vaš tim se dopisuju, a nakon prebacivanja u konačni status prepiska se zatvara i odlazi u Arhiva — ostaje vam dostupna za čitanje na kartici Arhiva stranice Chatovi.
Lakše je zapamtiti ovako: rad traje — otvoreni su karta i chat; rad je gotov — otvorena je samo recenzija, i to jedanput.
Kako sve postaviti: pet koraka
1. Uključite modul
Postavke tvrtke → Moduli → označite Korisnički portal → Spremi. Više o tome — u članku „Moduli i postavke modula”.
2. Povežite polja klijenta s kanalima komunikacije
Moduli → Postavke → Korisnički portal. Ovdje se navodi iz kojih polja kartotečnog zapisa klijenta uzimati ime, prezime, telefon i email — upravo će na taj telefon otići SMS, a na tu adresu poruka. Ondje se bira i kako klijentu prikazati ime izvršitelja te se uključuje zamjena telefona.
3. Postavite obavijesti po statusima zadatka
Stranica Postavke podsjetnika („Postavke podsjetnika”), blok Postavke obavijesti po statusima. To je glavna tablica modula: u njoj su nabrojeni statusi zadataka vaše kompanije, a nasuprot svakom uključuju se kanali kojima će klijent dobiti poruku pri prelasku zadatka u taj status.
Statusi su kod svake kompanije vlastiti. To nije gotov sistemski popis: statuse stvarate i nazivate sami u odjeljku Postavke zadataka → Statusi, a tablica obavijesti jednostavno prikazuje ono što ste postavili. Zato će u vašoj tablici biti vaši nazivi, a ne oni s ilustracije niže (ondje su za primjer statusi „TO DO”, „Started”, „Doing”, „Pause”, „Decline”, „On my way”, „Accepted”, „Finished”).
Iz toga slijedi i redoslijed rada: najprije statusi, potom obavijesti. Ako novi status dodate nakon postavljanja obavijesti, on će se u tablici pojaviti kao zaseban red bez kanala — i po njemu klijentu ništa neće otići dok ih ne uključite.
Statusi bez kanala označeni su sivo — po njima klijentu ništa ne odlazi. Da biste uključili status, kliknite + u njegovu redu — otvorit će se okno „Dodaj pravilo za statuse”, u kojem se zadaje cijela poruka:
- Status — status pri kojem će se pravilo pokrenuti (na primjer, On my way).
- Kanali — kanali: SMS, E-mail ili oba.
- SMS tekst — tekst SMS-a.
- Predmet e-pošte — predmet poruke.
- Tekst e-pošte — tekst poruke.
- Omogućeno — je li pravilo uključeno.
Varijable u tekstu poruke
Tekstovi nisu statični: u njih se umeću podaci zadatka. Dostupne su varijable:
{executor_name} · {company_name} · {client_first_name} · {client_last_name} · {scheduled_time} · {task_id} · {company_id} · {client_id} · {link_feedback} · {link_map}
Najvažnije: veze dolaze u poruku samo putem varijabli. {link_map} je veza na stranicu praćenja s kartom, {link_feedback} je veza na obrazac recenzije. Ako ih ne umetnete u tekst, poruka će otići bez veze i klijent neće moći ni pratiti izvršitelja ni ostaviti recenziju.
Primjer teksta SMS-a za status On my way:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}A predmet poruke može izgledati ovako: Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}.
4. Dodajte podsjetnike po vremenu
Ondje isto, blok Postavke zakazanih obavijesti — gumb Kreiraj podsjetnik. Za razliku od obavijesti po statusima, podsjetnik nije vezan za događaj, nego za vrijeme: koliko minuta prije posjeta ili nakon njega poslati poruku. Podsjetnik ima naslov, interval (Pošalji prije/poslije), izbor „do/nakon” (Opcija podsjetnika), kanale i preklopnik uključivanja.
Na primjer, podsjetnik „30 minuta prije posjeta” SMS-om — klijent će se stići pripremiti, a vi ćete smanjiti broj neuspjelih izlazaka.
5. Nadoplatite SMS saldo
SMS-ovi troše saldo i pri nultom saldu poruke jednostavno neće otići. Saldo, potrošnja i automatska nadoplata — na stranici SMS naplata. Email se šalje besplatno, pa se može početi i sa samo jednim email kanalom.
Stranice modula
| Stranica | Za što služi | Više |
|---|---|---|
| Chatovi („Chatovi”) | Čitati poruke klijenata po zadacima i odgovarati na njih. Kartica Arhiva čuva zatvorene prepiske | Chatovi |
| Recenzije („Recenzije”) | Gledati ocjene i komentare klijenata, s filtrima po zaposleniku i klijentu | Recenzije |
| Postavke podsjetnika („Postavke podsjetnika”) | Obavijesti po statusima i podsjetnici po vremenu | Postavke podsjetnika |
| SMS naplata („SMS naplata”) | SMS saldo, potrošnja po zemljama i vrstama, nadoplata i automatska nadoplata | SMS naplata |
Što je potrebno da obavijesti dolaze
| # | Uvjet | Gdje provjeriti |
|---|---|---|
| 1 | Modul Korisnički portal je uključen | Postavke tvrtke → Moduli |
| 2 | Kompanija radi u režimu Zadaci (Field Service) | meni kompanije → promjena režima rada |
| 3 | Klijentu su ispunjeni telefon i/ili email | kartotečni zapis klijenta u odjeljku Klijenti |
| 4 | Polja klijenta povezana su s kanalima | Moduli → Postavke → Korisnički portal |
| 5 | Za potrebne su statuse uključeni kanali | Postavke podsjetnika → Postavke obavijesti po statusima |
| 6 | Na SMS saldu ima novca (za SMS) | SMS naplata |
Mogući problemi i rješenja
| Problem | Uzrok | Rješenje |
|---|---|---|
| U meniju nema grupe Korisnički portal | Modul je isključen ili kompanija nije u režimu Zadaci | Uključite modul u Postavke tvrtke → Moduli; prebacite se u režim Zadaci (Field Service) |
| Grupa postoji, ali se stavke ne vide | Grupa je sklopljena | Kliknite na naziv Korisnički portal — popis će se razviti |
| Klijent nije dobio ni SMS ni poruku e-pošte | Za taj status nije uključen ni jedan kanal | Postavke podsjetnika → Postavke obavijesti po statusima → uključite kanal kod potrebnog statusa |
| Poruke e-pošte dolaze, SMS-ovi ne | Nulti SMS saldo ili neispravan broj | Nadoplatite saldo na SMS naplata; provjerite telefon u kartotečnom zapisu klijenta |
| Obavijesti odlaze na pogrešan telefon | Polje klijenta je pogrešno povezano | Moduli → Postavke → Korisnički portal → Mapping: customer's phone number |
| Veza za praćenje je prazna | Izvršitelj još nije krenuo ili mu je isključena geolokacija | Provjerite status zadatka i dopuštenja geolokacije u mobilnoj aplikaciji zaposlenika |
| Klijent je otvorio vezu i vidi „Veza više nije važeća” | Zadatak je već završen — praćenje za njega je gotovo | To je normalno: veza na kartu živi dok je zadatak u radu |
| Klijent želi ponovno otvoriti obrazac recenzije | Recenzija je već poslana, veza je postala neaktivna | Ponovno ostaviti recenziju nije moguće — dopunu primite putem chata po zadatku |
Česta pitanja
Pitanje: Treba li klijentu račun u Shiftonu? Odgovor: Ne. Sve se otvara putem veze iz SMS-a ili poruke e-pošte — ni registracija ni lozinka nisu potrebne.
Pitanje: Što točno pokreće obavijest klijentu? Odgovor: Dva različita mehanizma. Prvi je promjena statusa zadatka: postavlja se u Postavke podsjetnika → Postavke obavijesti po statusima. Drugi je podsjetnik po vremenu: stvara se gumbom Kreiraj podsjetnik i pokreće se N minuta prije ili nakon posjeta.
Pitanje: Po čemu se podsjetnik razlikuje od obavijesti po statusu? Odgovor: Obavijest po statusu vezana je za događaj — zadatak je prešao u status, klijent je dobio poruku. Podsjetnik je vezan za vrijeme posjeta i odlazi neovisno o tome je li se status mijenjao ili nije.
Pitanje: Može li se proći bez SMS-a? Odgovor: Da. Ostavite uključenim samo email kanal — on ne troši SMS saldo.
Pitanje: Vidi li klijent osobni telefon zaposlenika? Odgovor: Ne nužno. U postavkama modula postoji zamjena broja — tada poziv klijenta ne ide na osobni broj izvršitelja.
Pitanje: Kako klijent vidi ime izvršitelja? Odgovor: Onako kako je zadano u postavkama modula — na primjer, samo ime bez prezimena.
Pitanje: Tko u kompaniji vidi chat s klijentom? Odgovor: Prepiska je vezana za zadatak, pa je vidi svatko tko ima pristup tom zadatku. Svi su chatovi skupljeni na stranici Chatovi.
Pitanje: Kamo odlazi prepiska nakon zatvaranja zadatka? Odgovor: U arhivu — kartica Arhiva na stranici Chatovi.
Pitanje: Mora li se recenzija tražiti od svakog klijenta? Odgovor: Ne, recenzija je zasebna poruka i sami odlučujete hoćete li je poslati ili ne.
Pitanje: Zašto je status u tablici označen sivo? Odgovor: Znači da za njega nije uključen ni jedan kanal i da klijentu po tom statusu ništa ne odlazi. Kliknite + u redu statusa da biste uključili kanal.
Pitanje: Koliko se podsjetnika može stvoriti? Odgovor: Ograničenja nema — može ih se napraviti nekoliko: na primjer, dan prije posjeta porukom e-pošte i 30 minuta prije SMS-om.
Pitanje: Na kojem jeziku dolaze obavijesti? Odgovor: Tekst poruka zadaje se u postavkama, pa će biti onakav kakvim ste ga napisali.
Pitanje: Je li modul plaćen? Odgovor: Da. Uz to se zasebno troši SMS saldo na svaki poslani SMS; poruke e-pošte su besplatne.
Pitanje: Klijent je dobio poruku, ali bez veze na kartu. Zašto? Odgovor: U tekst pravila nije umetnuta varijabla {link_map}. Veza se ne dodaje automatski — potrebno ju je napisati u tekstu SMS-a ili poruke e-pošte.
Pitanje: Kako klijent dolazi u chat? Odgovor: Sa stranice praćenja — ondje postoji gumb MESSAGE. Zasebnu vezu na chat ne treba slati.
Pitanje: Može li klijent nazvati izvršitelja sa stranice praćenja? Odgovor: Da, gumbom CALL. Ako je u postavkama modula uključena zamjena broja, poziv neće ići na osobni telefon zaposlenika.
Pitanje: Može li klijent priložiti fotografiju recenziji? Odgovor: Da, u obrascu recenzije postoji polje privitka — klijent odabire datoteku i šalje je zajedno s ocjenom i komentarom.
Pitanje: Na kojem jeziku klijent vidi stranicu praćenja? Odgovor: Na stranici postoji preklopnik jezika, klijent može sam odabrati koji mu odgovara. Ondje se prebacuje i tamna tema.
Pitanje: Može li se napisati vlastiti tekst poruke? Odgovor: Ne samo da može — treba. Tekst SMS-a, predmet i tekst poruke e-pošte zadaju se u pravilu za svaki status zasebno, s varijablama poput {client_first_name} ili {scheduled_time}.
Pitanje: Na kojoj se adresi otvara stranica za klijenta? Odgovor: Na zasebnoj — my.shifton.com, a ne u aplikaciji. Klijent ne dolazi u sučelje kompanije i ništa u njemu ne vidi.
Pitanje: Koliko živi veza za praćenje? Odgovor: Dok je zadatak u radu. Čim je zadatak prebačen u konačni status, praćenje se zatvara: veza prikazuje „Veza više nije važeća”.
Pitanje: Kada počinje raditi veza na recenziju? Odgovor: Nakon završetka zadatka. Do tada se i po njoj otvara „The link is no longer valid”.
Pitanje: Vidi li klijent broj zadatka? Odgovor: Da, ako ste umetnuli {task_id} u tekst poruke — na primjer, u predmet poruke „Your Specialist Is On the Way — Request #401428”.
Pitanje: Od koga klijentu dolazi poruka e-pošte? Odgovor: U ime Shifton Robota ([email protected]) s predmetom koji ste zadali u pravilu.
Pitanje: U mojoj su tablici drugi statusi od onih na slici. Je li to normalno? Odgovor: Da. Statuse zadataka stvarate sami u Postavke zadataka → Statusi, a tablica obavijesti prikazuje upravo vaš skup. Nazivi na ilustracijama primjer su jedne kompanije.
Pitanje: Dodao sam novi status — zašto za njega nema obavijesti? Odgovor: Novi se status pojavljuje u tablici kao prazan red, bez kanala. Otvorite ga putem + i zadajte kanale i tekst poruke.
Pitanje: Može li se obavijest postaviti za bilo koji vlastiti status? Odgovor: Da, za bilo koji od statusa vaše kompanije — ograničenja po nazivu ili broju nema.
Pitanje: Koliko živi veza za praćenje? Odgovor: Dok je zadatak u radu. Čim je zadatak prebačen u konačni status, praćenje se zatvara.
Pitanje: Koliko puta klijent može ostaviti recenziju? Odgovor: Jedanput. Nakon slanja veza postaje neaktivna i obrazac nije moguće ponovno otvoriti.
Pitanje: Može li se s klijentom dopisivati nakon završetka zadatka? Odgovor: Ne. S konačnim statusom chat se zatvara i odlazi u arhivu. Prepisku je moguće pročitati na kartici Arhiva stranice Chatovi.