Prije izdavanja prvog računa modul treba postaviti: navesti što se ispisuje na dokumentima i od kojeg broja započeti numeraciju. Postavke se otvaraju jednom i primjenjuju se na sve dokumente tvrtke.
Put: meni Shifton (naziv tvrtke u zaglavlju) → Moduli → kartica Postavke → Fakturiranje na popisu s lijeve strane.
Osnovne postavke
Ova polja ulaze u zaglavlje svakog dokumenta — računa, radnog naloga, potvrde o uplati, akta.
| Polje | Što radi |
|---|---|
| Logotip tvrtke | Logotip na dokumentima. Gumb Odaberite logotip — učitati ili zamijeniti |
| Ime tvrtke | Naziv organizacije, obvezno polje |
| Zadani porez (postotak) | Zadani porez, podmeće se u novi dokument. Možete ostaviti 0 i porez upisivati ručno u svaki dokument |
| Blok adrese | Adresa organizacije. Slobodan tekst: ispisuje se u dokumentu kakav je, prijelomi redova se čuvaju |
| Blokiranje naplate | Podaci za plaćanje — primatelj, banka, BIC, broj računa. Također slobodan tekst u više redova |
Adresa i podaci za plaćanje obična su tekstualna polja bez provjere formata. Tako je napravljeno namjerno: zahtjevi za podatke za plaćanje razlikuju se od zemlje do zemlje, a strogi format bi smetao.
Brojači dokumenata
Svaka vrsta dokumenta ima vlastitu numeraciju i postavlja se odvojeno. Dva polja po vrsti: Prefiks — dio koji ide prije broja, Brojač — od kojeg broja nastaviti.
| Brojač | Zadani prefiks | Za koji dokument |
|---|---|---|
| Brojač procjene | EST- | Procjena |
| Brojač radnih naloga | WO- | Radni nalog |
| Brojač računa | INV- | Račun |
| Brojač računa | REC- | Potvrda o uplati |
| Dokaz brojača usluge | POW- | Akt o završenim poslovima |
Broj dokumenta sastoji se od prefiksa i trenutne vrijednosti brojača: uz prefiks INV- i brojač 5 sljedeći račun dobit će broj INV-5, a brojač će postati 6.
Zašto mijenjati brojač. Ako ste na Shifton prešli s drugog sustava u kojem su računi došli do 340., postavite brojač na 341 — numeracija će se nastaviti bez prekida i u izvještajima neće biti dva dokumenta s istim brojem.
Prefiks se može ostaviti prazan — tada će broj biti samo cifra.
Nakon izmjene bilo kojeg polja kliknite Spremi na dnu stranice. Postavke se primjenjuju na nove dokumente; već izdani se ne mijenjaju.
Dozvole
| Uloga | Što može |
|---|---|
| Zaposlenik | Ne vidi postavke modula |
| Administrator | Otvara i mijenja postavke |
| Vlasnik | Pun pristup |
Mogući problemi i rješenja
| Problem | Uzrok | Rješenje |
|---|---|---|
| Na popisu s lijeve strane nema stavke Fakturiranje | Modul „Financijski dokumenti” nije uključen | Uključite ga na kartici Moduli i kliknite Spremi |
| Gumb Spremi ne reagira | Nije ispunjeno obvezno polje — naziv tvrtke ili vrijednost brojača | Provjerite polja sa zvjezdicom |
| Na dokumentu nema logotipa | Logotip nije učitan ili je dokument izrađen prije učitavanja | Učitajte logotip i izradite dokument ponovno |
| Dva dokumenta s istim brojem | Brojač je vraćen natrag | Postavite brojač veći od najvećeg izdanog broja |
| Porez nije podmetnut u račun | U postavkama je 0 | Navedite zadani porez ili ga zadajte u samom dokumentu |
| Podaci za plaćanje ispisuju se u jednom redu | Prijelomi redova nisu sačuvani pri lijepljenju iz druge aplikacije | Ponovno upišite prijelome redova u polju Blokiranje naplate |
Često postavljana pitanja (FAQ)
Pitanje: Je li modul obvezno postaviti prije prvog računa? Odgovor: Tehnički nije, ali na dokumentu neće biti ni logotipa ni podataka za plaćanje. Razumnije je postavke ispuniti jednom unaprijed.
Pitanje: Mogu li se zadati različiti podaci za plaćanje za različite klijente? Odgovor: Ne, blok podataka za plaćanje jedan je za cijelu tvrtku i ispisuje se na svim dokumentima.
Pitanje: Što će biti s već izdanim dokumentima ako promijenim logotip? Odgovor: Ništa. Postavke se primjenjuju na nove dokumente, stari ostaju kakvi su bili.
Pitanje: Može li numeracija početi od bilo kojeg broja? Odgovor: Da, upišite potrebnu vrijednost u polje Brojač. Važno je da bude veća od već izdanih brojeva, inače će se pojaviti duplikati.
Pitanje: Je li prefiks obvezan? Odgovor: Ne. Ako polje ostavite prazno, broj će biti samo cifra.
Pitanje: Utječe li zadani porez na već izrađene dokumente? Odgovor: Ne, podmeće se samo u nove.
Pitanje: Gdje se vidi koji će broj dobiti sljedeći dokument? Odgovor: Prefiks i trenutna vrijednost brojača nalaze se u tim istim postavkama: njihov spoj i jest sljedeći broj.
Pitanje: Zašto su adresa i podaci za plaćanje obična tekstualna polja? Odgovor: Zahtjevi za podatke za plaćanje razlikuju se od zemlje do zemlje, zato se format ne nameće: ispisuje se ono što ste upisali.
Pitanje: Poništavaju li se brojači na početku godine? Odgovor: Ne, automatskog poništavanja nema. Ako vam je potrebna numeracija od početka godine, ručno postavite brojač na 1.
Pitanje: Tko može mijenjati te postavke? Odgovor: Administrator i vlasnik tvrtke. Zaposlenici ne vide odjeljak postavki modula.