Smjena u aplikaciji nije neizbježna. Ako ne možete doći na posao, smjenu možete poslati na zajednički popis, zamijeniti je s kolegom, prepustiti određenoj osobi, zamoliti drugo vrijeme ili odraditi samo dio. Sve se to radi s mobitela, iza jednog izbornika s tri točke.
Prava na te radnje dodjeljuje rukovoditelj u postavkama rasporeda, zato se popis stavki razlikuje od zaposlenika do zaposlenika. Ako ih imate manje, pogledajte odjeljak „Zašto nema radnji” na kraju članka.
Upute korak po korak
Gdje se nalaze radnje
Otvorite Raspored (druga ikona na donjoj traci) i dotaknite svoju smjenu — otvorit će se Detalji smjene (Shift details). U gornjem desnom kutu nalazi se izbornik s tri točke: on otvara ploču Odaberite radnju (Select action).
| Radnja | Kada je korisna |
|---|---|
| Premjesti u Otvorene Smjene (Move to Open Shifts) | Ne možete doći na posao i nije važno tko će vas zamijeniti |
| Zahtjev za zamjenu smjene (Shift Swap Request) | Želite zamijeniti smjenu s kolegom |
| Zahtjev za uređivanje smjene (Shift edit request) | Doći ćete, ali u drugo vrijeme |
| Zahtjev za otpuštanje smjene (Shift drop request) | Znate točno tko će vas zamijeniti |
| Zahtjev za podjelu smjene (Request to split a shift) | Odradit ćete dio smjene, a ostatak prepustiti |
Prve četiri stavke su Zahtjevi, i put im je različit.
Zamjena i otpuštanje idu preko kolege: prvo je potrebna suglasnost onoga komu nudite smjenu, i samo onda, ako je u rasporedu uključena potvrda menadžera, odluka rukovoditelja. Dok kolega ne pristane, zahtjev ne ide dalje i ništa se ne mijenja.
Promjena vremena i podjela upućene su samo rukovoditelju. Premještanje u otvorene smjene, kada je potvrda isključena, djeluje odmah.
Premjesti u Otvorene Smjene
Smjena ide na zajednički popis i može je preuzeti svatko kome to postavke dopuštaju.
1. Izbornik s tri točke → Premjesti u Otvorene Smjene.
2. Aplikacija pita Jeste li sigurni? (Are you sure?) — potvrdite.
3. Smjena nestaje iz vaših i pojavljuje se u načinu Otvorene smjene (Open Shifts) na zaslonu rasporeda.
Dok smjenu nitko ne preuzme, ona ostaje ničija: u brojaču dana računa se kao smjena, ali za njom ne stoji zaposlenik.
Zamjena smjena
1. Izbornik s tri točke → Zahtjev za zamjenu smjene.
2. Otvara se zaslon Zamijeni smjenu (Swap shift) s popisom smjena kolega: datum, vrijeme, ime i naziv predloška.
3. Odaberite smjenu na koju se želite zamijeniti i pošaljite zahtjev.
4. Pričekajte odgovor kolege: zahtjev dolazi njemu, i bez njegove suglasnosti zamjene neće biti.
5. Ako je u rasporedu uključena potvrda menadžera, nakon suglasnosti kolege zahtjev ide rukovoditelju.
Na popisu će biti samo one smjene s kojima je zamjena uopće moguća: smjene drugih zaposlenika istog rasporeda. Ako je rukovoditelj uključio zamjenu samo unutar radnog mjesta, ostat će kolege s vašim radnim mjestom.
Promjena vremena smjene
1. Izbornik s tri točke → Zahtjev za uređivanje smjene.
2. Otvara se Promjena vremena (Change of time): datum, vrijeme početka, vrijeme završetka.
3. U polju Poruka (Message) objasnite razlog — rukovoditelj će ga vidjeti zajedno sa zahtjevom.
4. Pošaljite.
Smjena ostaje vaša: mijenjaju se samo sati, i to samo nakon odobrenja.
Otpuštanje smjene
1. Izbornik s tri točke → Zahtjev za otpuštanje smjene.
2. Otvara se Premještanje smjene (Transfer shift).
3. U Odaberite zaposlenike (Select employees) označite komu nudite smjenu — možete odabrati i više njih.
4. Pošalji zahtjev (Send request).
5. Pričekajte da netko od njih pristane: bez suglasnosti smjena ostaje vaša.
Razlika od otvorenih smjena: tu navodite konkretne osobe, a ne dajete smjenu svima. Zahtjev dolazi upravo njima i tek nakon nečije suglasnosti ide dalje — rukovoditelju, ako on mora potvrditi.
Podjela smjene
Potrebna je kada možete odraditi samo dio smjene.
1. Izbornik s tri točke → Zahtjev za podjelu smjene.
2. Otvara se Podijeljena smjena (Split shift) s napomenom: podijelite smjenu da odaberete radno vrijeme, a ostatak pošaljete u otvorene smjene.
3. Klizačem odredite točku dijeljenja.
4. Odaberite koji od dva dijela ostaje vama, a koji ide u otvorene smjene.
5. Pošaljite zahtjev.
Što se može promijeniti u samoj kartici
Osim izbornika s tri točke, na svojoj budućoj smjeni dostupna su dva polja: Lokacija (Location) i Ocjene (Marks) u bloku Detalji (Details), a pod njima Spremi (Save). Na prošloj smjeni tih polja nema.
Druga kartica je Bonusi/Kazne/Akontacije (Bonuses/Penalties/Advances): što je obračunato i odbijeno upravo za tu smjenu.
Gdje dolazi odgovor
Odgovori dolaze u Događaji (Events) — četvrta ikona na donjoj traci — i u Arhiva (Archive) na zaslonu zahtjeva. Kod zamjene i otpuštanja odgovora će biti dva: prvo od kolege, a potom od rukovoditelja, ako on potvrđuje. Unutar samog zahtjeva postoji kartica rasprave: tamo se možete dopisivati s rukovoditeljem bez izlaska iz zahtjeva.
Zašto nema radnji
To je najčešća pritužba, a uzrok je gotovo uvijek jedan od dva.
Prvi: radnje su isključene u postavkama rasporeda. Svaka se radnja uključuje zasebnim prekidačem — rukovoditelj to radi u odjeljku Osnovne informacije rasporeda. Ako su isključene, iza izbornika s tri točke ostaje jedna stavka umjesto pet.
| Što nedostaje | Koji prekidač je potreban |
|---|---|
| Zamjena smjena | Dopusti zamjenu smjena |
| Otpuštanje smjene | Dopustite zaposlenicima otkazivanje smjena |
| Premještanje u otvorene smjene | Dopustite zaposlenicima da premjeste smjene na popis Otvorenih smjena |
| Preuzimanje otvorene smjene | Dopustite zaposlenicima da preuzmu smjene s popisa Otvorenih smjena |
| Podjela smjene | Dopustite zaposlenicima da dijele smjene |
| Vlastita smjena | Omogućite zaposlenicima da kreiraju vlastite smjene |
| Smjene drugih u rasporedu | Omogućite zaposlenicima da vide sve smjene |
Dio istih postavki nalazi se u kartici projekta, u bloku postavki smjena: one djeluju na sve rasporede projekta odjednom.
Drugi: raspored je istekao. Nad smjenama izvan roka važenja rasporeda nema nikakvih radnji — izbornik s tri točke se ne otvara. Rukovoditelj mora produžiti raspored.
Postoji i treći, rjeđi: smjena je već počela ili počinje sasvim uskoro. Aplikacija ne dopušta prepuštanje smjene pola sata prije početka.
Mogući problemi i rješenja
| Problem | Uzrok | Rješenje |
|---|---|---|
| Izbornik s tri točke se ne otvara | Raspored je istekao ili je smjena već počela | Zamolite rukovoditelja da produži raspored; radnje djeluju na budućim smjenama |
| Na popisu je jedna stavka umjesto pet | Prekidači samoposluživanja su isključeni | Rukovoditelj uključuje potrebne u Osnovnim informacijama rasporeda |
| Nema s kim zamijeniti smjenu | Na popisu nema odgovarajućih smjena | Zamjena je moguća samo sa smjenama kolega iz istog rasporeda, a uz postavku „unutar radnog mjesta” — s istim radnim mjestom |
| Zamjena ili otpuštanje su poslani, ali ništa se ne događa | Čeka se odgovor kolege — bez njegove suglasnosti zahtjev ne ide dalje | Podsjetite kolegu: zahtjev ga čeka među njegovim zahtjevima |
| Zahtjev je poslan, ali smjena se nije promijenila | Uključena je potvrda menadžera | Čekajte odluku: doći će u Događaji i u Arhiva |
| Smjena je vraćena natrag | Rukovoditelj je odbio zahtjev | Razlog odbijanja dolazi zajedno s odgovorom — pogledajte raspravu unutar zahtjeva |
| Otvorene smjene su prazne | Nitko ništa nije prepustio ili je preuzimanje zabranjeno | Provjerite s rukovoditeljem prekidač za preuzimanje otvorenih smjena |
| Podjela nije dostupna | Isključena je u rasporedu | Potreban je prekidač Dopustite zaposlenicima da dijele smjene |
Često postavljana pitanja (FAQ)
Pitanje: Po čemu se premještanje u otvorene smjene razlikuje od otpuštanja smjene? Odgovor: U prvom slučaju smjena ide na zajednički popis i preuzima je bilo koji zainteresirani. U drugom navodite konkretne osobe i zahtjev dolazi upravo njima.
Pitanje: Mogu li odraditi pola smjene, a ostatak prepustiti? Odgovor: Da, to je Zahtjev za podjelu smjene: klizačem odabirete točku dijeljenja i navodite koji dio ide u otvorene smjene.
Pitanje: Je li obavezno čekati odobrenje? Odgovor: Kod zamjene i otpuštanja — uvijek: prvo je potrebna suglasnost kolege komu nudite smjenu. Dalje, ako je u rasporedu uključena potvrda menadžera, odlučuje još i rukovoditelj. Premještanje u otvorene smjene, kada je potvrda isključena, djeluje odmah.
Pitanje: Kolega ne odgovara na moju zamjenu — što učiniti? Odgovor: Dok on ne pristane, zahtjev ne ide dalje i smjena ostaje vaša. Podsjetite ga: zahtjev ga čeka u odjeljku zahtjeva. Ili otkažite zahtjev i ponudite smjenu drugome.
Pitanje: Zašto ja nemam gumb za zamjenu, a kolega ga ima? Odgovor: Postavke se zadaju za svaki raspored zasebno. Ako ste u različitim rasporedima, i skupovi radnji su različiti.
Pitanje: Mogu li otkazati svoj zahtjev? Odgovor: Da, otvorite zahtjev na zaslonu zahtjeva — tamo se nalazi Otkazati zahtjev (Cancel request).
Pitanje: Tko će vidjeti moju poruku pri zahtjevu za promjenu vremena? Odgovor: Rukovoditelj koji će odlučivati o zahtjevu. Poruka dolazi zajedno sa zahtjevom.
Pitanje: Što će biti sa smjenom ako je nitko ne preuzme iz otvorenih? Odgovor: Ostat će na popisu otvorenih smjena. Rukovoditelj je može nekome dodijeliti ručno ili raspodijeliti automatski.
Pitanje: Mogu li promijeniti lokaciju svoje smjene? Odgovor: Da, na budućoj smjeni u bloku Detalji nalaze se polja lokacije i ocjena, a nakon promjene pritisnite Spremi.