Bilježenje početka i završetka smjene ono je zbog čega zaposlenik najčešće otvara aplikaciju. Počevši od verzije 2.1.0 obje radnje idu preko zaslona Prisustvo (Attendance) s kartom, a telefon putem traži nekoliko dopuštenja.
Lokaciju prate dva različita modula. Prisustvo (Attendance) provjerava jeste li na mjestu na početku i na kraju smjene — upravo zato obje radnje idu preko karte. Kontrola lokacije rada (Work location control) prati gdje ste bili tijekom smjene.
Dopuštenja na telefonu dajte sva i odmah, uključujući pristup geolokaciji u načinu „sve vrijeme”. Ne treba računati koji modul što koristi: vlasnik kompanije uključuje i isključuje module kad želi, a ako su dopuštenja dana napola, aplikacija će se početi ponašati pogrešno — i to tiho, bez upozorenja. Jednom dopustiti sve jeftinije je nego kasnije tražiti zašto smjena nije zabilježena.
Upute korak po korak
Početak smjene: korak po korak
Pokretanje smjene lanac je od nekoliko zaslona. Ne smije se preskakati: svaki korak nešto uključuje.
1. Pritisnite zeleni gumb „Započni smjenu” na upravljačkoj ploči.
2. Telefon će zatražiti pristup geolokaciji. Dajte ga.
3. Zatim — pristup fizičkoj aktivnosti. Potreban je da bi se kretanje razlikovalo od mirovanja.
4. Dalje aplikacija objašnjava sama: potreban je način „Dopusti sve vrijeme” i predlaže da ga prebacite u postavkama telefona. Prihvatite i prebacite.
5. Otvorit će se zaslon Prisustvo (Attendance) s kartom. Tu se vidi gdje se nalazite i stoji upozorenje: Pri početku smjene bit će uključeno praćenje lokacije u pozadini. Smjena se pokreće drugim gumbom Započni smjenu već na tom zaslonu.
Ako niste na radnom mjestu
Kada je smjeni zadana lokacija, prisustvo uspoređuje vaš položaj s njom. Ako ste daleko — zaslon to kaže izravno.
Na vrhu se pojavljuje crvena traka Pogreška — Nalazite se izvan lokacije (Error — You are outside the location). Na karti se crta ruta od vaše točke do radnog mjesta, a u ploči ispod tri su vrijednosti: udaljenost, vrijeme putovanja i naziv lokacije. Na primjer: 3.34 km · 8 min · call center.
Tako zaposlenik odmah vidi ne samo to da nije tamo gdje treba, već i koliko je daleko i kamo ići.
Gumb Započni smjenu pri tome ostaje aktivan i može se pritisnuti — ali smjena neće početi: na vrhu će ponovno iskočiti pogreška. Bilježenje će proći samo kada se nađete unutar radijusa koji je rukovoditelj zadao u postavkama lokacije.
Ako smjeni lokacija nije zadana, provjere nema — na zaslonu će biti napisano da lokacija nije navedena i smjena će početi odakle god. Isto je i s neplaniranim smjenama: one nemaju lokaciju, zato se provjera ne izvodi.
Dok smjena traje
Traka se mijenja na Na smjeni (On shift) s brojačem odrađenog vremena, a gumb na Završi smjenu (End shift). Ispod se pojavljuje blok pauze: kada počinje, njezino trajanje i gumb Započni pauzu (Start break).
Završetak smjene: korak po korak
1. Pritisnite „Završi smjenu”. Aplikacija će zatražiti potvrdu: Želite li doista završiti? (Do you really want to finish?)
2. Otvorit će se isti zaslon „Prisustvo” s kartom i gumbom za završetak — lokacija se bilježi i na izlasku.
3. Posljednja potvrda — Jeste li sigurni da želite završiti smjenu? (Are you sure you want to complete the shift?)
Dvije potvrde zaredom napravljene su namjerno: smjena se ne može zatvoriti slučajnim dotikom. Nakon završetka kartica smjene na popisu dana označava se kao Dovršeno (Completed), a uz nju se pojavljuju odstupanja — kašnjenje i rani odlazak.
Mogući problemi i rješenja
| Problem | Uzrok | Rješenje |
|---|---|---|
| Nema gumba Započni smjenu | Smjena još nije nastupila ili je već završena | Gumb se pojavljuje u razdoblju zadanom postavkama modula prisustva |
| Smjenu nije moguće započeti, na vrhu je pogreška Nalazite se izvan lokacije | Prisustvo provjerava mjesto, a vi ste izvan radne lokacije | Priđite radnom mjestu: na zaslonu se vide udaljenost, vrijeme putovanja i naziv lokacije. Gumb se može pritisnuti, ali bilježenje neće proći dok niste unutar radijusa |
| Lokacija se prestaje prenositi | Dopuštenje je dano kao „pri korištenju aplikacije” | Prebacite na „Dopusti sve vrijeme” u postavkama telefona |
| Aplikacija radi drugačije nego prije, iako ništa nije mijenjano | U kompaniji je uključen novi modul, a dopuštenja na telefonu nisu dovoljna | Provjerite dopuštenja aplikacije i dajte sva, uključujući način „Dopusti sve vrijeme” |
| Smjena je počela, ali bilježenje nije priznato | Odbijen je zahtjev za geolokaciju u pozadini | Dajte dopuštenje i započnite smjenu ponovno |
| Smjena je označena kao Neplanirano | Započeta je izvan rasporeda | Tako je i zamišljeno: neplanirana smjena nema predložak i provjera lokacije za nju se ne izvodi |
| Smjena se zatvorila sama, iako nisam pritisnuo gumb | Prošlo je razdoblje u kojem se smjena još mogla završiti ručno | Razdoblje se zadaje postavkom „Koliko kasnije zaposlenik može završiti smjenu” u modulu prisustva |
| Odstupanje je prikazano čudnim brojem | Poznati defekt prikaza | Vrijednost je ispravna, ali se ispisuje bez zaokruživanja. Ravnajte se po traci na vrhu — tamo je format „0h 2m” |
Često postavljana pitanja (FAQ)
Pitanje: Zašto pri pokretanju smjene telefon traži toliko dopuštenja? Odgovor: Tri su: geolokacija, fizička aktivnost i pristup lokaciji u pozadini. Različiti moduli koriste različita: prisustvo — bilježenje mjesta na početku i na kraju smjene, kontrola lokacije rada — kretanje tijekom smjene. Ne treba se razabirati što je kome potrebno: dajte sva tri.
Pitanje: Je li obavezno dati pristup „sve vrijeme”? Odgovor: Da. Način „pri korištenju aplikacije” prestaje raditi čim se aplikacija smanji i dio podataka neće biti zabilježen.
Pitanje: Mogu li otići na pauzu iz aplikacije? Odgovor: Da, tijekom smjene ispod gumba za završetak pojavljuje se blok pauze s gumbom Započni pauzu.
Pitanje: Zašto se završetak potvrđuje dva puta? Odgovor: Prvo je pitanje općenito, drugo se javlja već na zaslonu s kartom, nakon bilježenja lokacije. Tako se smjena ne zatvori slučajnim dotikom.
Pitanje: Mogu li započeti smjenu koje nema u rasporedu? Odgovor: Da, ako su neplanirane smjene dopuštene. Takva smjena označava se kao Neplanirano.
Pitanje: Što se događa ako se zaboravi završiti smjenu? Odgovor: Smjena će se zatvoriti sama, ali različito ovisno o vrsti. Neplanirane u postavkama imaju zadano najveće trajanje nakon kojeg se smjena zatvara automatski. Planirane imaju razdoblje: postavka Koliko kasnije zaposlenik može „završiti” smjenu/pauzu? (min) zadaje koliko se minuta nakon završetka smjene ona još može zatvoriti ručno. Ako ne uspijete — sustav će je zatvoriti sam.
Pitanje: Vidi li rukovoditelj da sam započeo smjenu? Odgovor: Da, stanje smjene odmah se vidi u rasporedu i u izvještajima, a uz uključene obavijesti dolazi poruka.