Dodati osobu u tvrtku, dodijeliti prava, poslati pozivnicu, promijeniti poziciju i normu sati — sve se to radi s telefona. Ranije se timom upravljalo samo u pregledniku.
Odjeljak je otvoren voditelju, administratoru i vlasniku.
Upute korak po korak
Kako otvoriti
☰ → grupa Tim (TEAM) → Zaposlenici tvrtke (Company employees).
Na kartici svakog zaposlenika: fotografija ili inicijali, ime, razina prava, telefon, e-pošta i stanje pozivnice — Poziv na čekanju (Invite pending) narančasto ili Poziv prihvaćen (Invite accepted) zeleno. Kod nepotvrđenih je uz njih gumb Ponovno pošalji pozivnicu (Resend invite).
U zaglavlju su tri gumba: pretraživanje po imenu, Filtriraj po projektu (Filter by project) i Uvoz zaposlenika (Import Employees). Dolje desno plavi je gumb sa znakom plus — dodavanje.
Dodavanje zaposlenika
Pritisnite +. Otvorit će se obrazac Dodaj zaposlenika (Add employee) od tri bloka.
Osobni podaci (Personal information)
| Polje | Opis |
|---|---|
| Ime (First name) | Ime zaposlenika |
| Prezime (Last name) | Prezime |
| Broj telefona (Phone number) | Telefon s pozivnim brojem države |
| e-mail (E-mail) | Adresa e-pošte |
Ispod obrasca stoji napomena Potreban telefon ili e-mail (Phone or email required) — dovoljno je jedno od toga, ali bez pozivnice na e-poštu zaposlenik si neće moći postaviti lozinku.
Postavke rada (Work settings)
| Polje | Opis |
|---|---|
| Broj osoblja (Personnel Number) | Interni broj zaposlenika, po njemu je zgodno sortirati i izvoziti u druge sustave |
| Mjesečna stopa sati, % (Monthly rate of hours, %) | Udio punoga radnog vremena. Zadano 100 |
| Odaberite poziciju (Select a position) | Pozicija iz strukture tvrtke. Prema njoj se uzima stopa ako su stope zadane po pozicijama |
Raspored smjena (Scheduling)
| Polje | Opis |
|---|---|
| Projekt (Project) | U koji projekt dodati |
| Raspored (Schedule) | U koji raspored uvrstiti |
| Dodajte zaposlenika počevši od (Add employee starting from) | Od kojeg se datuma osoba smatra zaposlenom |
Preklopnik Pošalji pozivnicu (Send invite) odlučuje hoće li e-poruka otići odmah. Sve završava gumbom Spremi (Save).
Ovdje je važno: obrazac odjednom pokriva sva tri obvezna koraka — otvoriti osobu, dodati je u projekt i uvrstiti u raspored. Ako preskočite projekt ili raspored, zaposlenik će biti otvoren, ali se u mreži neće pojaviti.
Promjena prava
Razina prava mijenja se izravno na popisu zaposlenika: uz nju stoji strelica prema dolje, pritisnite je i odaberite drugu razinu. Profil zaposlenika za to nije potrebno otvarati.
| Razina | Što daje |
|---|---|
| Zaposlenik (Employee) | Vlastiti raspored, vlastiti zahtjevi, vlastita dostupnost |
| Administrator (Administrator) | Upravljanje zaposlenicima, modulima i rasporedima cijele tvrtke |
To su prava u tvrtki i zadaju se ovdje, na popisu zaposlenika. Odvojeno od njih osoba ima ulogu u projektu: Zaposlenici (Employees), Menadžeri (Managers) ili Pregledatelji (Viewers) — nju se dodjeljuje u postavkama samoga projekta, a ne ovdje. Menadžer je uloga u projektu, a ne razina prava; administrator se u projektu ne dodjeljuje.
Potpuni pristup, uključujući postavke tvrtke i financije, ima samo vlasnik.
Profil zaposlenika: šest kartica
Pritisak na karticu otvara Uredi zaposlenika (Edit employee), a to nije jedan obrazac, nego šest kartica. Traka kartica pomiče se bočno, pa se posljednje ne vide odmah.
| Kartica | Što je unutra |
|---|---|
| Opće informacije (General info) | Osobni podaci, postavke rada, vještine, boja, vlastiti radni dani i prava |
| Dostupnost (Availability) | Kada je zaposlenik spreman raditi, po danima |
| Projekti (Projects) | U kojim je projektima i s kojom ulogom |
| Bilješke (Notes) | Zapisi o zaposleniku s razdobljem i vidljivošću |
| Datoteke (Files) | Dokumenti vezani uz osobu |
| Odmori (Vacations) | Ograničenja godišnjeg odmora po razdobljima i promjene stanja |
Opće informacije najduža su kartica i treba je pomicati. Redom: Osobni podaci (Personal information) s imenom, prezimenom, telefonom i e-poštom; Postavke rada (Work settings) s brojem osoblja, pozicijom i mjesečnom stopom sati; Vještine (Skills); Boja zaposlenika (Employee color) — njome se osoba označava na karti geolokacije i u rasporedu; Osobne postavke radnih dana zaposlenika s kvačicama pon–ned i preklopnikom Uzmi u obzir osobne postavke; i na dnu Dozvole (Permissions) — Prava zaposlenika (Employee rights) i Pristup zapisima aktivnosti (Access to activity logs).
Dostupnost pokazuje istu sliku koju vidi i sam zaposlenik u odjeljku „Kada sam dostupan”: tjedan po danima, prebacivanje tjedana i Proširi kalendar. Ondje gdje osoba ništa nije navela stoji Dostupnost nije specificirana (Availability not specified).
Projekti — popis projekata zaposlenika s njegovom ulogom u svakome, gumb Dodaj u projekt (Add to project) i Dodaj u raspored (Add to schedule). Odavde se osobu uključuje u rad bez izlaska iz profila.
Bilješke — gumb Kreiraj bilješku (Create a note) i popis zapisa. Bilješka ima razdoblje važenja i vidljivost: Samo menadžeri i administratori (Only managers and administrators). To je mjesto za službene napomene koje sam zaposlenik ne bi trebao vidjeti.
Datoteke — dokumenti te osobe, gumb Prenesite datoteke (Upload). Dok ih nema, stoji Nema podataka (No data).
Odmori — kartica zbog koje se profil najčešće i otvara. Sastoji se od tri dijela:
| Dio | Što zadaje |
|---|---|
| Dopušteno prekoračenje odmora (Permissible vacation overrun) | Za koliko dana zaposlenik može otići u minus. Sprema se gumbom Spremi |
| Postavke za godišnji odmor (Vacation settings) | Razdoblja s ograničenjem: početak, kraj i Ograničenje godišnjeg odmora po godini. Dodaju se gumbom Dodaj postavku godišnjeg odmora |
| Promjena u stanju godišnjeg odmora (Change in vacation balance) | Ručna dodavanja i oduzimanja: datum, iznos s predznakom i komentar. Gumb Dodaj operaciju s godišnjim odmorom |
Razdoblja može biti nekoliko zaredom — na primjer s ograničenjem 0, zatim 24, pa 50 dana godišnje: tako se vidi kako su se mijenjali uvjeti osobe. U promjenama stanja znak minus označava oduzimanje.
Uvoz popisom
Gumb Uvoz zaposlenika u zaglavlju odjednom učitava mnoge iz datoteke. Uvoz bez adresa e-pošte moguć je, ali pozivnice takvim zaposlenicima neće otići — adrese će se morati dodati poslije.
Mogući problemi i rješenja
| Problem | Uzrok | Rješenje |
|---|---|---|
| Zaposlenik je unesen, ali ga nema u rasporedu | U obrascu za dodavanje preskočen je projekt ili raspored | Otvorite profil i ispunite blok Raspored smjena |
| Pozivnica ne stiže | E-poruka je u neželjenoj pošti ili broj telefona tvrtke nije potvrđen | Provjerite neželjenu poštu, pritisnite Ponovno pošalji pozivnicu, potvrdite broj u profilu |
| Bijeli zaslon kod zaposlenika pri aktivaciji | Ta je adresa e-pošte već zauzeta drugim korisničkim računom | Izbrišite stari korisnički račun s tom adresom |
| Unesen bez e-pošte i telefona | Obrazac traži barem jedno od toga dvoga | Ispunite telefon ili e-poštu — inače gumb za spremanje neće raditi |
| Otpušteni zaposlenik ostao je u rasporedu | Tako je i zamišljeno | Prošle smjene i zapisi o plaći ostaju sačuvani, uz ime stoji oznaka o brisanju |
| Ne uspijeva dodijeliti administratora u projektu | Takve uloge u projektu nema | Administrator je razina prava u tvrtki; u projektu se dodjeljuju zaposlenik, menadžer i pregledatelj |
Često postavljana pitanja (FAQ)
Pitanje: Može li se zaposlenik unijeti i odmah uvrstiti u raspored? Odgovor: Da, obrazac za dodavanje to radi u jednom prolazu: blok Raspored smjena zadaje projekt, raspored i datum početka.
Pitanje: Što je broj osoblja? Odgovor: Interni broj zaposlenika. Po njemu je zgodno sortirati popis i izvoziti podatke u druge sustave.
Pitanje: Čemu mjesečna stopa sati u postocima? Odgovor: Tako se zadaje nepuno radno vrijeme: 50 % znači polovicu mjesečne norme.
Pitanje: Može li se dodati zaposlenik bez adrese e-pošte? Odgovor: Unijeti se može ako je naveden telefon. Ali pozivnica odlazi samo na e-poštu.
Pitanje: Kako brzo promijeniti prava zaposleniku? Odgovor: Strelicom uz razinu prava izravno na popisu, u profil nije potrebno ulaziti.
Pitanje: Po čemu se menadžer razlikuje od administratora? Odgovor: Menadžer je uloga unutar projekta: rasporedi i zahtjevi toga projekta. Administrator je razina prava na cijelu tvrtku.
Pitanje: Što se događa s podacima otpuštenoga? Odgovor: Smjene i zapisi o plaći ostaju u izvještajima, a sam se zaposlenik označava kao izbrisan.