Već izrađeni raspored mijenja se izravno u aplikaciji: naziv, dopuštenja za samostalne radnje, sastav tima, razdoblje, stope, prognoza opterećenja. Ima i onoga čega u web-verziji nema — ponovno izgraditi raspored prema ažuriranim pravilima.
Rasporede mogu uređivati voditelj, administrator i vlasnik tvrtke.
Upute korak po korak
Kako otvoriti
☰ → Rasporedi (Schedules) → Rasporedi → pritisnite željeni raspored na popisu. Otvorit će se zaslon sa šest odjeljaka.
| Odjeljak | Što mijenja |
|---|---|
| Glavne informacije (Main information) | Naziv, boju, kontrolu tjedna i dopuštenja za samostalne radnje |
| Zaposlenici (Employees) | Sastav: koga dodati u raspored, koga ukloniti |
| Smanjenje/proširenje rasporeda (Reduce/extend schedule) | Razdoblje: produljiti ili skratiti |
| Potražnja za opterećenjem (Load demand) | Prognozu opterećenja — koliko je smjena potrebno u svakom slotu |
| Zakazani članovi tima (Scheduled team members) | Osnovnu stopu za sve koji su u ovom rasporedu |
| Ponovna konfiguracija rasporeda (Rebuild schedule) | Ponovno generiranje rasporeda prema ažuriranim pravilima |
Glavne informacije: što zaposlenik može sam
Osim naziva, boje i vrste kontrole tjedna, ovdje su okupljeni svi preklopnici za samostalne radnje — ono što zaposlenik sam može raditi sa svojim smjenama. Ima ih deset, u pet skupina.
To nije razina prava u tvrtki: zaposlenikom, administratorom ili vlasnikom osoba postaje u svojem profilu i to vrijedi posvuda. Preklopnici u nastavku djeluju samo unutar ovoga rasporeda, pa u jednome rasporedu zamjena smjena može biti dopuštena, a u susjednome ne.
| Grupa | Preklopnik | Što dopušta |
|---|---|---|
| Vidljivost (Visibility) | Omogućite zaposlenicima da vide sve smjene | Vidjeti smjene cijeloga tima, a ne samo svoje |
| Razmjena smjena (Shift exchange) | Dopusti zamjenu smjena (Allow shift swapping) | Mijenjati smjene s kolegama |
| Uz potvrdu menadžera (With manager confirmation) | Zamjena prolazi tek nakon odobrenja voditelja | |
| Zamijenite smjene s istom pozicijom (Swap shifts with the same position) | Mijenjati samo s istom pozicijom | |
| Slobodne smjene (Free shifts) | Omogućite zaposlenicima slanje smjena na popis slobodnih smjena (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Ustupiti svoju smjenu na popis slobodnih |
| Omogućite zaposlenicima preuzimanje smjena s popisa slobodnih (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Uzimati smjene s popisa slobodnih | |
| Zahtjevi zaposlenika (Employee requests) | Omogućite zaposlenicima kreiranje vlastitih smjena (Allow employees to create their own shifts) | Kreirati sebi smjene |
| Omogućite zaposlenicima kreiranje pauza (Allow employees to create breaks) | Kreirati pauze | |
| Omogućite zaposlenicima ustupanje smjena (Allow employees to drop shifts) | Odreći se smjene | |
| Drugo | Omogućite zaposlenicima razmjenu pauza između različitih predložaka smjena (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Mijenjati pauze između različitih predložaka smjena |
| Omogućite zaposlenicima dijeljenje smjena (Allow employees to split shifts) | Dijeliti smjenu na dijelove |
Izmjene stupaju na snagu nakon gumba Spremi (Save).
Zaposlenici: koga dodati i ukloniti
Odjeljak od tri polja.
| Polje | Što radi |
|---|---|
| Dodajte zaposlenike u raspored (Add employees to schedule) | Odabir ljudi koje treba uvrstiti u ovaj raspored |
| Dodajte zaposlenika počevši od (Add employee starting from) | Datum od kojega osoba ulazi u raspored. Ne od početka razdoblja, nego od odabranoga dana |
| Ukloni zaposlenike (Remove employees) | Izvesti osobu iz rasporeda bez brisanja iz tvrtke |
Polje s datumom ono je zbog čega se ovamo najčešće dolazi: novi je čovjek počeo raditi sredinom mjeseca i smjene mu ne trebaju od prvoga dana.
Skratiti ili produljiti razdoblje
Zaslon se zove Promjena veličine rasporeda (Schedule resizing), na vrhu je prikazano sadašnje razdoblje.
| Polje | Mogućnosti |
|---|---|
| Akcija (Action) | Proširi raspored (Extend schedule) ili Skrati raspored (Shorten schedule) |
| Promijeni vrstu (Change type) | Na primjer Produži bez smjena (Extend without shifts) — razdoblje će postati dulje, ali se smjene u njemu neće pojaviti |
| Proširi raspored do (Extend schedule to) | Datum do kojega se razdoblje proteže |
| Što učiniti s postojećim smjenama u novom razdoblju? (What to do with existing shifts in the new period?) | Zanemari (Ignore) ili Izbriši (Delete) |
Posljednje je pitanje važnije nego što se čini: ako u novom razdoblju već stoje smjene — na primjer iz drugoga rasporeda — aplikacija će pitati treba li ih ostaviti ili ukloniti.
Produljenje bez smjena prikladno je kad razdoblje treba rastegnuti, a smjene ćete postaviti poslije ručno ili ćete raspored ponovno izgraditi.
Potražnja za opterećenjem
Prognoza: koliko je smjena potrebno u svakom slotu. Prema tim podacima sustav raspoređuje smjene pri automatskoj raspodjeli.
Dok prognoza nije zadana, na zaslonu stoji Nema podataka (No data) — tako će biti kod novoga rasporeda.
Zakazani članovi tima: stopa
Zaslon Uređivanje osnovne stope plaće u rasporedu (Basic pay rate editing in the schedule). Na vrhu su valuta i jedinica — na primjer USD · Po satu (USD · Per hour) — te sama vrijednost stope.
Dvije napomene na zaslonu objašnjavaju razliku između zajedničke i osobne stope:
- Zadajte osnovnu stopu za zaposlenike u rasporedu — dakle zajednička stopa za sve sudionike;
- Zadajte pojedinačnu osnovnu stopu zaposleniku. Vrijedit će od odabranoga datuma do kraja rasporeda — dakle pojedinoj se osobi može dodijeliti vlastita, i to samo unutar ovoga rasporeda.
Niže je gumb Zaposlenici (Employees) — prijelaz na popis na kojem se stopa zadaje poimence.
Ponovna konfiguracija rasporeda: izgraditi iznova
Odjeljak otvara istoga čarobnjaka kao i pri izradi, ali već ispunjenoga podacima ovoga rasporeda — naziv, boju, projekt, razdoblje, stopu. Ispravljate ono što treba promijeniti i ponovno pokrećete generiranje.
To je potrebno kad pravila postanu brojnija ili se promijene: dodali ste predložak smjene, promijenili dane u tjednu, ispravili opterećenje. Umjesto da brišete raspored i slažete ga od nule, ponovno gradite postojeći.
Mogući problemi i rješenja
| Problem | Uzrok | Rješenje |
|---|---|---|
| Zaposlenik ne vidi tuđe smjene | Isključeno je Omogućite zaposlenicima da vide sve smjene (Allow employees to see all shifts) | Uključite preklopnik u Glavne informacije i spremite |
| Zaposlenici mijenjaju smjene bez pitanja | Isključeno je Uz potvrdu menadžera (With manager confirmation) | Uključite — zamjena će ići preko vašega odobrenja |
| Izmjene nisu spremljene | Nije pritisnut gumb Spremi | Vratite se u odjeljak i spremite |
| Potreban je dulji raspored nego što je izrađen | Razdoblje je zadano pri izradi | Smanjenje/proširenje rasporeda — produljuje bez ponovne izrade |
| Nakon ispravka pravila smjene su ostale stare | Pravila se mijenjaju, a već izrađene smjene ne | Pokrenite Ponovna konfiguracija rasporeda |
Često postavljana pitanja (FAQ)
Pitanje: Po čemu se „Ponovna konfiguracija rasporeda” razlikuje od izrade novoga rasporeda? Odgovor: Čarobnjak je isti, ali su polja već ispunjena podacima postojećega rasporeda, a rezultat ga zamjenjuje, a ne dodaje drugi.
Pitanje: Može li se raspored produljiti bez ponovne izrade? Odgovor: Da, odjeljak Smanjenje/proširenje rasporeda — on i skraćuje razdoblje.
Pitanje: Gdje promijeniti stopu odjednom svima u rasporedu? Odgovor: U odjeljku Zakazani članovi tima — ondje je osnovna stopa za sve sudionike ovoga rasporeda.
Pitanje: Koja se prava zadaju ovdje, a koja u profilu zaposlenika? Odgovor: Ovdje — samo tih deset preklopnika za samostalne radnje: što osoba može raditi sa svojim smjenama (mijenjati ih, ustupati na popis slobodnih, uzimati odande, kreirati smjene i pauze, dijeliti smjenu). Oni djeluju unutar jednoga rasporeda i u različitim se rasporedima mogu razlikovati. A razina prava u tvrtki — zaposlenik, administrator, vlasnik — zadaje se u profilu zaposlenika i vrijedi za cijelu tvrtku; raspored na nju ne utječe.
Pitanje: Zaposlenik može ustupiti smjenu, ali je ne može uzeti — zašto? Odgovor: To su dva različita preklopnika u skupini Slobodne smjene: ustupanje na popis slobodnih i preuzimanje odande dopuštaju se zasebno.
Pitanje: Što je „Potražnja za opterećenjem”? Odgovor: Prognoza opterećenja: koliko je smjena potrebno u svakom slotu. Prema tim podacima sustav raspoređuje smjene pri automatskoj raspodjeli.
Pitanje: Može li se zaposlenik ukloniti iz rasporeda bez brisanja iz tvrtke? Odgovor: Da, u odjeljku Zaposlenici ovoga rasporeda.
Pitanje: Novi je zaposlenik počeo raditi sredinom mjeseca — kako ga uvrstiti ne od početka? Odgovor: U odjeljku Zaposlenici postoji polje Dodajte zaposlenika počevši od: navedite datum početka rada.
Pitanje: Što će biti sa smjenama koje već stoje u novom razdoblju pri produljenju? Odgovor: Aplikacija će pitati: Zanemari — ostaviti kako jest, Izbriši — ukloniti i izgraditi iznova.
Pitanje: Gdje se uopće zadaje stopa zaposlenika? Odgovor: U profilu zaposlenika stope nema. Stopa se zadaje na četirima razinama: u postavkama tvrtke, u projektu, kod pozicije i ovdje, u rasporedu. Sustav je traži po lancu tvrtka → raspored → pozicija → lokacija. Stopa iz rasporeda vrijedi samo unutar njega i samo od odabranoga datuma do kraja razdoblja, pa se jednoj osobi može plaćati različito u različitim rasporedima.