Kreiranje prvog projekta i rasporeda

Projekti povezuju zaposlenike i rasporede (poput odjela, lokacija ili timova). Rasporedi definiraju pravila radnog vremena i sadrže stvarne smjene. Potreban je barem jedan projekt i jedan raspored prije dodjeljivanja smjena.

Dio 1: Projekt

Prvi projekt kreira se automatski odmah nakon registracije tvrtke. Možete ga preimenovati ili promijeniti postavke.

Kako urediti projekt

Kliknite ikonu Projekti u lijevoj bočnoj traci (ikona mape) → odaberite projekt → promijenite podatke:

Dozvole zaposlenika u projektu

Oznake projekta (Marks)

Svaki projekt može imati vlastiti skup oznaka — obojenih oznaka za kategorizaciju. Oznake se mogu priložiti smjenama, kao i zaposlenicima u rasporedu (kartica Zakazani člaStui tima).

Za upravljanje oznakama: otvorite uređivanje projekta → Ocjene → + Add Označiti → unesite naziv i odaberite boju → Spremi.

Kliknite Spremi.

Kreiranje dodatnih projekata

Kliknite + Kreiraj projekt na stranici Projects.

Dio 2: Kreiranje rasporeda

Korak 1: Otvorite stranicu Schedules

Kliknite ikonu Rasporedi u lijevoj bočnoj traci (ikona popisa).

Korak 2: Pokrenite čarobnjak

Kliknite + Dodaj raspored.

Korak 3: Osnovne informacije (Korak 1)

Dozvole za zaposlenike (svaka s opcijom «Uz potvrdu voditelja»):
– Zamjena smjena
– Prebacivanje smjene u otvorene
– Kreiranje vlastitih smjena
– Kreiranje pauza
– Odbijanje smjena
– Preuzimanje otvorenih smjena
– Zamjena pauza između predložaka
– Dijeljenje smjena

Kliknite Sljedeće.

Korak 4: Odaberite vrstu rasporeda (Korak 2)

Svaka vrsta rasporeda ima vlastite postavke u sljedećim koracima čarobnjaka.

Empty — ručni raspored

Potpuna ručna kontrola. Sustav ne generira smjene — dodajete ih ručno putem stranice Schedule.

Primjer: Mali ured s 5 osoba, gdje voditelj sam odlučuje tko kada radi i ručno postavlja smjene za svaki dan.

Dodatnih koraka u čarobnjaku nema — raspored se kreira odmah.

Basic — standardni automatski

Pogodan za jednostavne rasporede s fiksnim vremenom. U Koraku 3 (Podaci o smjeni) postavljaju se predlošci smjena:

• Dani u tjednu za svaki predložak
• Vrijeme početka i završetka smjene
• Trajanje pauze
• Lokacija

Sustav automatski raspoređuje zaposlenike prema zadanim predlošcima.

Primjer: Ured radi pon.–pet. 09:00–18:00. Kreirate jedan predložak smjene i sustav ga dodjeljuje svim zaposlenicima za odabrane dane.

Po dostupnosti — prema dostupnosti zaposlenika

Zaposlenici unaprijed označavaju svoje dostupno vrijeme (putem odjeljka Kada sam dostupan). Sustav automatski generira smjene uzimajući u obzir dostupnost svakog zaposlenika. U Koraku 3 (Podaci o smjeni) postavljaju se:

Primjer: Kafić u kojem studenti-baristi označavaju koje dane i sate mogu raditi. Radnim danom treba 3 osobe, vikendom — 1. Sustav sam formira raspored uzimajući u obzir dostupnost i potrebe.

Advanced — napredno automatsko

Za složene rasporede s više smjena dnevno i različitim potrebama za osobljem. U Koraku 3 (Podaci o smjeni):

Primjer: Pozivni centar s jutarnjom smjenom (08:00–16:00, treba 10 operatera radnim danom, 5 vikendom), večernjom (16:00–00:00, treba 8 operatera) i noćnom (00:00–08:00, treba 3 operatera). Sustav raspoređuje zaposlenike po smjenama uzimajući u obzir opterećenje za svaki dan.

Preset — rotacijski obrasci

Za ciklične rasporede. U Koraku 3 postavlja se obrazac rotacije — sustav automatski izmjenjuje radne i slobodne dane prema zadanom predlošku.

Primjer: Zaštitarsko poduzeće gdje zaposlenici rade 2 dana pa 2 slobodna (2/2), ili tvornica s rasporedom danonoćno pa tri slobodna. Zadate obrazac jednom i sustav ga ponavlja za cijelo razdoblje rasporeda.

Što je predložak smjene (Predložak smjene)

Predložak smjene — pohranjeni skup parametara za brzo kreiranje smjena. Umjesto da svaki put ručno unosite vrijeme, pauzu i ostale podatke, odaberete gotovi predložak — i sva polja se popunjavaju automatski.

Predlošci se kreiraju u Koraku 3 (Podaci o smjeni) čarobnjaka za rasporede (za vrste Basic, Po dostupnosti, Advanced) ili kasnije — na stranici Schedule.

Od čega se sastoji predložak smjene

Pauze u predlošku smjene

Predložak smjene podržava dva načina postavljanja pauza:

1. Jednostavna pauza (Pauza) — navodi se samo trajanje u minutama. Pauza nije vezana za određeno vrijeme.

2. Planirane pauze (Postavite pauze) — točne pauze s vremenom početka i parametrima. Aktivirajte potvrdni okvir Postavite pauze u predlošku smjene:

Kliknite Dodaj pauzu za dodavanje dodatnih pauza u predložak. Možete postaviti više pauza u jednoj smjeni (npr. jutarnja kava-pauza i ručak).

Broj zaposlenika po danima u tjednu

Za vrste rasporeda Po dostupnosti i Ntra.edno svaki predložak smjene omogućuje postavljanje Broj potrebnog osoblja — potrebnog broja zaposlenika zasebno za svaki dan u tjednu (pon.–ned.). Koristite gumbe +/− za podešavanje.

To omogućuje, primjerice, dodjeljivanje 5 osoba radnim danima i 2 vikendom na isti predložak smjene.

Potvrdni okvir Postavite radna mjesta prema danu uključuje način zasebnog upravljanja radnim mjestima po danima.

Gdje se koriste predlošci

Primjer

Restoran kreira tri predloška: «Jutro» (07:00–15:00, planirana pauza «Pauza za ručak» 30 minutauta od 12:00, plaćena), «Dan» (15:00–23:00, pauza 30 minutauta), «Noć» (23:00–07:00, pauza 20 min). Radnim danima treba 5 osoba za jutarnju smjenu, vikendom — 3. Pri sastavljanju rasporeda voditelj odabire gotovi predložak — vrijeme, pauze i broj zaposlenika upisuju se automatski.

Korak 5: Postavke ograničenja — Settings (samo Po dostupnosti i Advanced)

Za vrste Po dostupnosti i Ntra.edno u čarobnjaku dostupan je dodatni korak Postavke koji postavlja ograničenja pri automatskoj raspodjeli smjena:

Kvote radnih Subi:

Ograničenja smjena i odmora:

Prilagođena pravila — gumb + Add omogućuje dodavanje dodatnih pravila za automatsko generiranje.

Ove postavke jamče da automatski kreirani raspored poštuje radno zakonodavstvo i interna pravila tvrtke.

Planiranje opterećenja (samo Po dostupnosti i Advanced, potreban modul Forecasting)

U čarobnjaku za rasporede vrsta Po dostupnosti i Ntra.edno uz aktivirani modul Predviđanje dostupna je kartica Potražnja za opterećenjem. Omogućuje postavljanje broja potrebnih zaposlenika za svaki sat svakog dana.

Planer opterećenja po satu (Planiranje satnog opterećenja)

Vizualni uređivač opterećenja izravno u sučelju:

Primjer: Ured radi pon.–pet. 09:00–18:00. Radnim danima svaki sat treba 1 zaposlenik, sub. i ned. — 0. Ispunite mrežu i sustav automatski izračunava optimalan broj smjena.

Korak 6: Dodajte zaposlenike u raspored

Otvorite Stranica rasporeda (ikona kalendara) → odaberite projekt i raspored → dodajte zaposlenike putem izbornika Radnje.

Dio 3: Dodajte prvu smjenu

Nakon dodavanja kliknite Objavite i obavijestite zaposlenike — zaposlenici će primiti obavijesti o rasporedu.

Povezani članci

• Vodič za postavljanje korak po korak
• Dodavanje prvih zaposlenika
• Postavke plaća
• Odjeli i projekti
• Pauze
• Predviđanje
• Upravljanje projektima
• Upravljanje lokacijama

Često postavljana pitanja

P: Koliko rasporeda može biti u jednom projektu?
O: Neograničen broj.

P: Maksimalno traSij.je rasporeda?
O: Pri kreiranju i produženju — najviše tri mjeseca u jednom koraku. Produžiti raspored možete neograničeni broj puta.

P: Može li se vrsta rasporeda promijeniti nakon kreiranja?
O: Ne. Za drugu vrstu kreirajte novi raspored.

P: Zaposlenici se ne prikazuju u mreži rasporeda.
O: Provjerite da su zaposlenici dodani i u projekt i u raspored.

P: Ikona upozorenja kod rasporeda.
O: Raspon datuma je istekao. Kreirajte novi raspored ili produžite postojeći.

P: Kako dodati zaposlenike u raspored nakon kreiranja?
O: Otvorite Rasporedi → ikona olovke kod rasporeda → kartica Dodaj zaposlenike → odaberite zaposlenike → spremite.

P: Kako produžiti raspored nakon isteka?
O: Schedules → olovka → kartica Smanjenje/proširenje rasporeda → odaberite Proširi raspored → navUredie Stui datum → spremite.

P: Čemu služi «Tjedan control Vrsta» u rasporedu?
O: Određuje kako sustav reagira na prekovremeni rad. Dopusti — bez ograničenja, Dopusti uz potvrdu — voditelj potvrđuje prekovremeni rad, Blok — smjene s prekoračenjem označavaju se crvenom točkom.

P: Kako kreirati drugi projekt?
O: Idite u Moduli → povećajte broj projekata u modulu Odjeli i projekti → spremite. Nakon toga gumb + Kreiraj projekt postaje aktivan.

P: Može li se predložak smjene preimeStuati nakon kreiranja rasporeda?
O: Da. Kliknite na predložak smjene u mreži rasporeda → gumb za uređivanje — promijenite naziv i spremite.

P: Kako odabrati vrstu rasporeda «Predložak» za rotaciju 2/2?
O: U čarobnjaku za kreiranje rasporeda u Koraku 2 odaberite Predložak, zatim zadajte obrazac: 2 radna dana, 2 slobodna.

P: Što će se dogoditi ako se raspored ne objavi?
O: Zaposlenici neće primiti obavijesti i neće vidjeti smjene u mobilnoj aplikaciji. Objava je obavezna za informiranje tima.

P: Može li se voditelj projekta imeStuati pri kreiranju?
O: Da. U postavkama projekta postoji polje Menadžeri — dodajte potrebne korisnike s ulogom Manager.

P: Kako izbriSubi raspored?
O: Otvorite postavke rasporeda i kliknite Izbriši. Sve smjene unutar rasporeda bit će automatski izbrisane.

P: Kako dodati planirane pauze u predložak smjene?
O: U predlošku smjene uključite potvrdni okvir Postavite pauze → navedite Naziv, Trajanje, Početak i Plaćeno → kliknite Dodaj pauzu za dodavanje dodatnih pauza. Svaka pauza vezana je za određeno vrijeme.

P: Koja je razlika između jednostavne pauze (Pauza) i planirane (Postavite pauze)?
O: Jednostavan Break — samo trajanje u minutama, bez vezanja za vrijeme. Postavite pauze — točne pauze s nazivom, vremenom početka, trajanjem i oznakom plaćenosti.

P: Može li se postaviti različit broj zaposlenika za radne dane i vikKraj?
O: Da. U vrstama rasporeda Po dostupnosti i Ntra.edno za svaki predložak smjene postavlja se Broj potrebnog osoblja zasebno za svaki dan u tjednu (pon.–ned.).

P: Što je Planer opterećenja po Subu?
O: Vizualni planificator opterećenja u kartici Potražnja za opterećenjem (potreban modul Predviđanje). Omogućuje postavljanje broja potrebnih zaposlenika za svaki sat svakog dana. Na temelju tih podataka sustav izračunava optimalan broj smjena.

P: Gdje pronaći planificator opterećenja?
O: Aktivirajte modul Predviđanje → u čarobnjaku za rasporede vrsta Po dostupnosti ili Ntra.edno → kartica Potražnja za opterećenjem → Planer opterećenja po Subu.

P: Što znači «Postavite radna mjesta prema danu» u predlošku smjene?
O: Potvrdni okvir omogućuje postavljanje različitog broja radnih mjesta za svaki dan u tjednu u okviru jednog predloška smjene. Dostupan je u vrstama Po dostupnosti i Advanced.

P: Može li se dodati više pauza u jedan predložak smjene?
O: Da. Kliknite Dodaj pauzu za svaku dodatnu pauzu. Npr. kava-pauza 15 min u 10:30 i ručak 30 minutauta u 13:00.

P: Što znači «Istovremeno na pauzi 0–1» u postavkama pauze?
O: Prikazuje koliko zaposlenika može biti na toj pauzi istovremeno. Sustav kontrolira da ne odu svi na pauzu istovremeno.