Vodič za postavljanje Shiftona korak po korak

Ovaj vodič opisuje pravilan redoslijed postavljanja platforme Shifton od registracije do potpunog rada. Izvršavajte korake redom — svaki sljedeći ovisi o prethodnom.

Pregled koraka

Korak	Radnja	Gdje se postavlja
1	Registracija tvrtke	shifton.com → Prijavite se
2	Potvrda telefona i dodavanje kartice	Moj profil → Phone / Company → Naplata
3	Postavke plaća	Postavke tvrtke → Postavke plaće
4	Aktivacija modula	Company menu → Moduli
5	Konfiguracija modula	Company menu → Moduli → Postavke
6	Dodavanje i pozivanje zaposlenika	Employees → + Dodaj zaposlenike
7	Kreiranje projekta	Projects → + Kreiraj projekt
8	Kreiranje rasporeda	Schedules → + Dodaj raspored
9	Rad s rasporedom (stranicraspored)	Stranica rasporeda → dodavanje/uređivanje smjena
10	Dodatne funkcije	Aktivnosti, karta, zahtjevi, izvješća

Korak 1. Registracija tvrtke

Idite na shifton.com i kliknite Prijavite se ili Try Free.

Odaberite proizvod:

smjenaon Raspored smjena

mdash; za upravljanje smjenama i rasporedima

smjenaon Terenska usluga

mdash; za terenske timove i zadatke

Ispunite obrazac: naziv tvrtke, država, djelatnost, ime, e-pošta, lozinka, telefon.

Kliknite Registriraj se — odmah ćete pristupiti svom računu.

Osoba koja ispuni obrazac postaje vlasnik tvrtke (Owner) s potpunim pristupom svim postavkama.

Više informacija: Registracija tvrtke. O načinima rada Scheduling i Terenska usluga čitajte u članku Načini rada.

Korak 2. Potvrda telefona i dodavanje kartice

Prije pozivanja zaposlenika potrebno je izvršiti tri obavezne radnje:

2.1 Potvrditi telefonski broj

Kliknite ime u gornjem desnom kutu → Moj profil.

Na kartici Općenito pronađite polje Broj telefona → kliknite na zahtjev za potvrdu.

Unesite SMS kod → Potvrdite.

2.2 Dodati bankovnu karticu

Kliknite naziv tvrtke → Naplata.

Dodajte platnu karticu.

2.3 Aktivirati pretplatu

U odjeljku Naplata aktivirajte mjesečnu pretplatu.

Bez ovih koraka slanje pozivnica zaposlenicima nije moguće.

Više informacija: Potvrda telefona. O načinima plaćanja i pretplati — u člancima Načini plaćanja i Stanje tvrtke i računi.

Korak 3. Postavke plaća

Konfigurirajte parametre plaćanja prije kreiranja rasporeda — oni utječu na obračun plaća u svim budućim smjenama.

Kliknite naziv tvrtke → Postavke tvrtke → Postavke plaće.

Konfigurirajte ključne parametre:

Parametar	Opis
Valuta	Valuta obračuna (154 svjetske valute)
Način stope	Cijena po Subu — plaćanje za svaki sat rada. Stopa po smjeni — fiksno plaćanje po smjeni
Svakodnevno / Tjedni / Mjesečno kvote	Norme radnog vremena, nakon kojih se obračunava prekovremeni rad
Prekovremeni rad razine	Stope za prekovremeni rad (npr. prvih 2 sata → 150%, dalje → 200%)
Koeficijenti noćne smjene	Koeficijenti za noćne smjene
Praznik stope	Stope za rad na praznike
Prioritet stope plaće	Prema pozicijama — stopa iz radnog mjesta. Po lokaciji — stopa iz lokacije smjene

Više informacija: Postavke plaća. O kaskadnoj hijerarhiji stopa čitajte u Hijerarhija stopa plaćanja.

Korak 4. Aktivacija modula

Shifton koristi modularni sustav — aktivirajte samo potrebne funkcije.

Kliknite naziv tvrtke → Moduli.

Uključite potrebne module prekidačem.

Preporučeni moduli za početak

Modul	Čemu služi	Cijena
Odjeli i projekti	Više projekata/odjela (1 besplatan)	$1/mj. za dod. projekt
Platna Popisa	Obračun plaća i izvješća	$0,50/zaposlenik/mj.
Zahtjevi za slobodne dane	Zahtjevi za slobodan dan/godišnji odmor	$1/zaposlenik/mj.
Prisustvo	Evidencija dolazaka/odlazaka	$1/zaposlenik/mj.
Stanke	Evidencija pauza	$0,50/zaposlenik/mj.

Svi moduli imaju 30-dnevno besplatno probno razdoblje (Kontrola lokacije rada — samo 10 dana).

Više informacija: Pregled modularnog sustava

Korak 5. Konfiguracija modula

Nakon aktivacije modula konfigurirajte njihove parametre.

Kliknite naziv tvrtke → Moduli → kartica Postavke.

Konfigurirajte svaki aktivirani modul.

Ključne postavke

Modul	Što konfigurirati
OsStuno	Format sata, format datuma, jezik obavijesti, SMS obavijesti
Stanke	Vrste pauza (plaćene/neplaćene), trajanje, ograničenja
Prisustvo	Metode evidencije (gumb / GPS / QR), automatski završetak, podsjetnici
Zahtjev za slobodne dane	Vrste slobodnih dana (bolovanje, godišnji odmor, praznik), prilagođene vrste
Godišnji odmor	Automatsko obračunavanje dana, stanje, prijenos
Kontrola lokacije rada	GPS radijus, provjera pri prijavi/odjavi
Hitne smjene	Obavijesti o hitnim smjenama
Aktivnost	Predlošci aktivnosti, povezivanje s rasporedima

Više informacija: članci u odjeljku Moduli

Korak 6. Dodavanje i pozivanje zaposlenika

Kliknite Zaposlenici u lijevoj bočnoj traci.

Kliknite + Dodaj zaposlenike.

Ispunite obrazac:

Polje	Obavezno	Opis
Ime	Da	Ime
Prezime	Da	Prezime
Broj telefona	Ne	Mobitel s pozivnim brojem države
E-mail	Ne	Za slanje pozivnice
Mjesečna stopa Subi, %	Da	100% = puno radno vrijeme, 50% = pola radnog vremena
Odaberite projekt	Ne	Dodijeliti projektu odmah
Odaberite raspored	Ne	Dodijeliti rasporedu odmah
Pozicija	Ne	Radno mjesto
Pošalji pozivnicu	Ne	Poslati pozivnicu e-poštom

Kliknite Dodaj i zatvori ili Add (za dodavanje sljedećeg zaposlenika).

Alternativa: uvezite zaposlenike iz Excel/CSV datoteke putem gumba Uvoz — preuzmite predložak, ispunite ga i učitajte.

Više informacija: Dodavanje zaposlenika

Korak 7. Kreiranje projekta

Projekt — spremnik za povezivanje zaposlenika i rasporeda (odjel, tim, poslovnica).

Prvi projekt kreira se automatski pri registraciji. Možete ga preimenovati i konfigurirati.

Konfiguracija projekta

Otvorite Projekti u bočnoj traci.

Kliknite Uredi kod željenog projekta.

Ispunite polja:

Polje	Opis
Naziv projekta *	Naziv projekta (obavezno)
boja	Boja za vizualnu identifikaciju u rasporedima i izvješćima
Vremenska zona	Vremenska zona projekta. Može se promijeniti samo ako projekt još nema rasporeda
Zadana lokacija	Lokacija koja se automatski postavlja na smjene pri generiranju rasporeda
Menadžeri	Voditelji projekta — mogu kreirati i uređivati rasporede
Zaposlenici	Zaposlenici projekta (višestruki odabir)
Promatrači	Promatrači — samo pregled rasporeda, bez uređivanja
OsStuna stopa plaće	Osnovna stopa plaćanja za obračun plaća

Konfigurirajte dozvole: vidljivost rasporeda, zamjena smjena, otvorene smjene, zabrana promjene prošlih smjena.

Po potrebi dodajte oznake (Ocjene) — obojene oznake za kategorizaciju smjena.

Kliknite Spremi.

Važno: Za kreiranje dodatnih projekata aktivirajte modul Odjeli i projekti ($1/mj. za svaki dodatni projekt).

Više informacija: Upravljanje projektima. O modulu za više projekata — Odjeli i projekti.

Korak 8. Kreiranje rasporeda

Raspored definira pravila radnog vremena i sadrži smjene zaposlenika.

Kliknite Rasporedi u bočnoj traci → + Dodaj raspored.

Ispunite osnovne informacije: naziv, projekt, datume (do 3 mjeseca u jednom koraku), osnovnu stopu.

Odaberite vrstu rasporeda:

Vrsta	Opis	Primjer
Prazno	Potpuno ručno — smjene se dodaju ručno	Mali ured, voditelj sam raspoređuje smjene
OsStuno	Fiksni predlošci smjena	Ured pon.–pet. 09:00–18:00
Po dostupnosti	Na temelju dostupnosti zaposlenika	Kafić sa studentima-baristima
Ntra.edno	Više vrsta smjena s različitim potrebama	Pozivni centar s jutarnjom, večernjom i noćnom smjenom
Predložak	Rotacijski obrasci (2/2, 5/2 itd.)	Zaštita, tvornica, cjelodnevni režim

Konfigurirajte predloške smjena (vrijeme, pauze, dani u tjednu).

Za vrste Po dostupnosti i Ntra.edno — konfigurirajte ograničenja (kvote sati, minimalni odmor).

Dodajte zaposlenike u raspored.

Ne zaboravite objaviti raspored (Objavite i obavijestite zaposlenike) — bez objave zaposlenici neće vidjeti svoje smjene.

Više informacija: Kreiranje rasporeda

Korak 9. Rad sa stranicom rasporeda (Stranica rasporeda)

Nakon kreiranja rasporeda idite na stranicu rasporeda za upravljanje smjenama.

Načini prikaza

Dan / Tjedan / Mjesek

mdash; prebacivanje razdoblja

Od zaposlenika / By Predlošci smjena

mdash; grupiranje

Osnovne radnje

Dodavanje smjene:

kliknite ⋮ pored zaposlenika → Dodaj smjenu zaposleniku → zadajte vrijeme, pauzu, lokaciju

Uređivanje smjene:

kliknite na smjenu u mreži → promijenite parametre → spremite

Dupliciranje smjena:

Actions → Duplicirati smjene → navUredie izvorni i ciljni Razdoblje

Masovne radnje:

Actions → Skupne radnje za smjene → odaberite period, zaposlenike → Premjesti na otvoreno / Edit / Delete

Otvorene smjene:

mjene bez dodijeljenog zaposlenika koje se mogu preuzeti samostalno

Filtri i slojevi

Filtri:

po zaposlenicima, radnim mjestima, lokacijama, oznakama, statusu smjena

Slojevi:

prikaži/sakrij smjene, slobodne dane, dostupnost, pauze, aktivnosti

Izvoz

Excel

(više formata), PDF

Uvoz bonusa/odbitaka

mdash; uvoz dodataka i odbitaka

Više informacija: članci u odjeljku Stranica rasporeda i smjene

Korak 10. Dodatne funkcije

Nakon osnovnog postavljanja aktivirajte dodatne mogućnosti prema potrebi:

Aktivnosti (modul Activity)

Planiranje dodatnih zadataka povrh smjena — obuke, sastanci, inventure. Kreirajte predloške aktivnosti i dodijelite ih zaposlenicima.

GPS karta (modul Kontrola lokacije rada)

Kontrola lokacije zaposlenika pri evidenciji dolaska/odlaska. Postavite radijus dopuštene udaljenosti od radne lokacije.

Zahtjevi zaposlenika

Zaposlenici mogu samostalno putem aplikacije ili web verzije:
– Zahtijevati slobodne dane i godišnje odmore (modul Zahtjevi za slobodne dane)
– Zamjenjivati smjene (ako je dopušteno u postavkama projekta)
– Preuzimati otvorene smjene
– Odbijati smjene

Izvješća

11 vrsta izvješća: radni sati, plaće, prisutnost, slobodni dani, prekovremeni rad i druga. Filtrirajte po razdoblju, zaposlenicima, projektima.

Evidencija prisutnosti (modul Attendance)

Evidencija dolazaka/odlazaka zaposlenika — putem gumba u aplikaciji, GPS koordinata ili QR koda.

Pauze (modul Breaks)

Evidencija pauza unutar smjene — plaćene i neplaćene, s ograničenjima po broju i trajanju.

Povezani članci

Često postavljana pitanja

P: Može li se preskočiti neki korak?
O: Koraci 1–2 su obavezni. Koraci 3–5 se snažno preporučuju prije kreiranja rasporeda, jer postavke plaća i modula utječu na obračune. Koraci 6–8 su minimum za početak rada.

P: Koliko vremena traje potpuno postavlSij.je?
O: Osnovno postavljanje (koraci 1–8) traje 15–30 minutautauta za mali tim.

P: Je li obavezno konfigurirati plaće prije kreiranja rasporeda?
O: Snažno se preporučuje. Postavke plaća (valuta, način obračuna, prekovremeni rad) primjenjuju se na sve buduće smjene. Mogu se promijeniti kasnije, ali retroaktivni preračun se ne provodi.

P: Može li se dodati zaposlenika bez pozivnice?
O: Da. Dodajte zaposlenika bez označene kvačice Pošalji pozivnicu — pojavit će se u sustavu sa statusom «Nije pozvan». Pozivnicu možete poslati kasnije.

P: Što ako ne aktiviram nijedan modul?
O: Osnovne funkcije (raspored, popis zaposlenika, nadzorna ploča) rade bez modula. Moduli dodaju dodatne mogućnosti — plaće, slobodne dane, evidenciju prisutnosti itd.

P: Ispravan redoslijed: najprije zaposlenici ili najprije projekt?
O: Prvi projekt kreira se automatski pri registraciji. Preporučuje se najprije konfigurirati projekt, zatim dodati zaposlenike — pri dodavanju ih možete odmah dodijeliti projektu i rasporedu.

P: Zaposlenik je dodan, ali ne vidi smjene — što učiniti?
O: Provjerite tri koraka: 1) zaposlenik je dodan u projekt, 2) zaposlenik je dodan u raspored, 3) raspored je objavljen. Sva tri koraka su obavezna.

P: Može li se vratiti i promijeniti postavke kasnije?
O: Da. Sve postavke (osim vrste rasporeda i vremenske zone projekta s rasporedima) mogu se promijeniti u bilo kojem trenutku.

P: Kako znati koji su mi moduli potrebni?
O: Počnite s osnovnim funkcijama. Aktivirajte module prema potrebi — svaki ima 30-dnevno besplatno probno razdoblje za testiranje.

P: Je li potrebno kreirati radna mjesta (Pozicije) i vještine (Vještine)?
O: Nije obavezno. Radna mjesta su korisna za različite stope plaćanja i filtriranje. Vještine — za automatsko dodjeljivanje zaposlenika određenim zadacima ili aktivnostima.

P: Kako pozvati zaposlenika bez e-pošte?
O: Navedite broj mobitela — pozivnica će stići putem SMS-a.

P: Što je «aktivni zaposlenik» za izračun troškova?
O: Zaposlenik koji je imao barem jednu smjenu u obračunskom mjesecu. Neaktivni zaposlenici se ne naplaćuju.

P: Je li obavezno objaviti raspored?
O: Za rad voditelja — ne, smjene su vidljive u administratorskoj ploči. Ali zaposlenici će vidjeti svoje smjene u aplikaciji tek nakon objave.

P: Može li se sustav konfigurirati za više poslovnica?
O: Da. Kreirajte zaseban projekt za svaku poslovnicu (modul Odjeli i projekti). Svaki projekt ima svoje voditelje, zaposlenike i rasporede.

P: Kako postaviti rotacijski raspored (2/2, danonoćno)?
O: Pri kreiranju rasporeda odaberite vrstu Predložak i zadajte obrazac rotacije — sustav će ga automatski ponoviti za cijelo razdoblje.