Predlošci aktivnosti - Shifton Help

Upravljajte predlošcima aktivnosti za višekratnu upotrebu kako biste ubrzali kreiranje aktivnosti i osigurali dosljednost unutar vaše organizacije.

Što je ovo?

Predlošci aktivnosti su unaprijed konfigurirane definicije aktivnosti koje možete ponovo koristiti svaki put kada kreirate nove aktivnosti. Umjesto da svaki put ispunjavate iste detalje — poput naziva aktivnosti, zadanog trajanja, projekta i bilješki — spremate ih kao predložak i primjenjujete ga s nekoliko klikova.

Predlošci se upravljaju s kartice Predlošci aktivnosti na stranici Aktivnosti (uz karticu Kalendar). Nakon kreiranja, predlošci su dostupni svaki put kada kreirate novu aktivnost, bilo pojedinačno ili masovno.

Preduvjeti

#	Preduvjet	Detalji
1	Dostupna stranica Aktivnosti	Morate imati pristup funkciji Aktivnosti.
2	Uloga Menadžer, Administrator ili Vlasnik	Upravljanje predlošcima zahtijeva povišene dozvole.
3	Konfigurirani projekti	Predlošci mogu referencirati određene projekte.

Upute korak po korak

Navigacija do predložaka aktivnosti

Korak	Radnja	Očekivani rezultat
1	Idite na stranicu Aktivnosti iz lijevog izbornika.	Stranica Aktivnosti se učitava s aktivnom karticom Kalendar.
2	Kliknite karticu Predlošci aktivnosti (pored kartice Kalendar).	Otvara se prikaz Predlošci aktivnosti s popisom postojećih predložaka (ako postoje).

Kreiranje novog predloška

Korak	Radnja	Očekivani rezultat
1	Na kartici Predlošci aktivnosti kliknite Kreiraj predložak (ili gumb +).	Otvara se obrazac za kreiranje predloška.
2	Unesite naziv predloška — opisnu oznaku za ovu vrstu aktivnosti.	Polje naziva je ispunjeno.
3	Postavite zadano traSij.je za aktivnosti kreirane iz ovog predloška.	Trajanje je konfigurirano.
4	Odaberite projekt s kojim je ovaj predložak povezan (ako je primjenjivo).	Projekt je povezan.
5	Dodajte sve zadane bilješke ili upute koje bi se trebale pojavljivati na aktivnostima kreiranim iz ovog predloška.	Bilješke su spremljene kao dio predloška.
6	Konfigurirajte dodatna polja po potrebi (lokacija, zahtjevi za poziciju itd.).	Svi relevantni zadani podaci su postavljeni.
7	Kliknite Spremi.	Predložak je kreiran i pojavljuje se na popisu predložaka.

Uređivanje postojećeg predloška

Korak	Radnja	Očekivani rezultat
1	Na kartici Predlošci aktivnosti pronađite predložak koji želite urediti.	Redak predloška je vidljiv.
2	Kliknite gumb Uredi (ikona olovke) pored predloška.	Obrazac predloška se otvara u načinu uređivanja s trenutnim vrijednostima unaprijed ispunjenim.
3	Napravite izmjene u bilo kojim poljima.	Polja su ažurirana.
4	Kliknite Spremi.	Predložak je ažuriran. Postojeće aktivnosti kreirane iz ovog predloška nisu zahvaćene.

Brisanje predloška

Korak	Radnja	Očekivani rezultat
1	Na kartici Predlošci aktivnosti pronađite predložak za brisanje.	Redak predloška je vidljiv.
2	Kliknite gumb Obriši (ikona koša za smeće) pored predloška.	Pojavljuje se dijaloški okvir za potvrdu.
3	Potvrdite brisanje.	Predložak je uklonjen s popisa. Aktivnosti prethodno kreirane iz ovog predloška ostaju nepromijenjene.

Korištenje predloška pri kreiranju aktivnosti

Korak	Radnja	Očekivani rezultat
1	Na Kalendaru aktivnosti kliknite Kreiraj aktivnost.	Otvara se obrazac za kreiranje aktivnosti.
2	Odaberite predložak iz padajućeg izbornika predložaka ili polja za odabir.	Obrazac se automatski popunjava zadanim vrijednostima predloška (naziv, trajanje, projekt, bilješke).
3	Prilagodite bilo koja polja po potrebi (npr. promijenite datum, dodijelite određenog zaposlenika).	Polja su prilagođena za ovu instancu.
4	Kliknite Spremi.	Nova aktivnost je kreirana na temelju predloška.

Referentni popis polja predloška

Polje	Obavezno	Opis
Naziv predloška	Da	Opisna oznaka za predložak.
Zadano trajanje	Da	Unaprijed postavljeno trajanje za aktivnosti kreirane iz ovog predloška.
Projekt	Ne	Zadani projekt za povezivanje s aktivnošću.
Bilješke/Upute	Ne	Zadani tekst koji se pojavljuje u polju bilješki aktivnosti.
Lokacija	Ne	Zadana radna lokacija za aktivnost.
Pozicija	Ne	Pozicija potrebna za aktivnost (koristi se pri distribuciji).

Dozvole pristupa

Uloga	Pregled predložaka	Kreiranje predložaka	Uređivanje predložaka	Brisanje predložaka
Zaposlenik	Ne	Ne	Ne	Ne
Voditelj smjene	Da	Ne	Ne	Ne
Menadžer	Da	Da	Da	Da
Administrator	Da	Da	Da	Da
Vlasnik	Da	Da	Da	Da

FAQ

P1: Ako ažuriram predložak, mijenjaju li se postojeće aktivnosti?
O: Ne. Postojeće aktivnosti kreirane iz predloška ostaju nepromijenjene. Ažuriranja predloška utječu samo na nove aktivnosti kreirane iz njega unaprijed.

P2: Mogu li imati više predložaka za isti projekt?
O: Da. Možete kreirati onoliko predložaka koliko vam treba, čak i unutar istog projekta. Na primjer, mogli biste imati zasebne predloške za “Jutarnji pregled,” “Poslijepodnevna dostava” i “Izvješće na kraju dana” — sve u jednom projektu.

P3: Mogu li duplicirati predložak?
O: Ako je dostupna opcija dupliciranja, možete kopirati postojeći predložak i izmijeniti ga. U suprotnom, kreirajte novi predložak i ručno unesite slične vrijednosti.

P4: Jesu li predlošci dijeljeni između svih projekata?
O: Predlošci su dostupni na razini cijele tvrtke. Ako je predložak povezan s određenim projektom, zadano će se odabrati taj projekt pri korištenju, ali možete promijeniti projekt tijekom kreiranja aktivnosti.

Mogući problemi i rješenja

Problem	Mogući uzrok	Rješenje
Gumb “Kreiraj predložak” nije vidljiv	Nedovoljne dozvole.	Samo Menadžer, Administrator ili Vlasnik mogu kreirati predloške. Kontaktirajte svog Administratora.
Polja predloška ne odgovaraju mojim potrebama	Obrazac može imati dodatna polja skrivena iza preklopnika “Napredno”.	Potražite odjeljak za proširenje ili napredne opcije u obrascu predloška.
Obrisani predložak se još uvijek pojavljuje na popisu	Problem s predmemorijom preglednika.	Osvježite stranicu. Predložak se više ne bi trebao pojavljivati.
Padajući izbornik predložaka je prazan pri kreiranju aktivnosti	Nisu kreirani nikakvi predlošci.	Idite na karticu Predlošci aktivnosti i kreirajte barem jedan predložak.
Pogrešni zadani podaci primijenjeni iz predloška	Predložak može imati zastarjele vrijednosti.	Uredite predložak za ažuriranje njegovih zadanih vrijednosti.