Zahtjevi za zamjenu smjene

Zamjena smjena omogućuje zaposlenicima razmjenu smjena s kolegama, dajući vašem timu fleksibilnost uz potpunu pokrivenost rasporeda.

Što je ovo?

Zamjena smjena je zahtjev u kojemu jedan zaposlenik predlaže razmjenu svoje smjene sa smjenom drugog zaposlenika. Oba zaposlenika pristaju raditi izvornu smjenu onog drugog. Ovisno o postavkama vaše tvrtke, zamjena se može odvijati automatski ili zahtijevati odobrenje voditelja. Ova funkcija pomaže smanjiti izostanke i probleme s kadrovanjem u posljednjem trenutku tako što zaposlenicima omogućuje da međusobno rješavaju sukobe u rasporedu.

Preduvjeti

Zahtjev	Detalji
Modul	Modul Rasporedi mora biti aktivan
Postavka	“Dozvoli zamjenu smjena” mora biti omogućena u postavkama rasporeda
Zaposlenici	Oba zaposlenika moraju biti dodijeljena istom rasporedu
Smjene	Oba zaposlenika moraju imati objavljene smjene za zamjenu

Upute korak po korak

Omogućavanje zamjene smjena (voditelj/administrator)

Kliknite na Rasporedi u lijevoj traci izbornika.

Otvorite raspored koji želite konfigurirati.

Kliknite na Postavke (ikona zupčanika) za taj raspored.

Pronađite opciju “Dozvoli zamjenu smjena” i omogućite je.

Po želji konfigurirajte sljedeće povezane postavke:

Postavka	Opis
Zahtijevaj potvrdu voditelja	Kada je omogućeno, zahtjevi za zamjenu moraju biti odobreni od strane voditelja prije stupanja na snagu
Ograniči na istu poziciju	Kada je omogućeno, zaposlenici mogu zamjenjivati smjene samo s kolegama koji imaju istu poziciju

Spremite postavke rasporeda.

Podnošenje zahtjeva za zamjenu smjene (zaposlenik)

Otvorite svoj raspored i pronađite smjenu koju želite zamijeniti.

Kliknite na svoju smjenu da biste otvorili detalje smjene.

Odaberite “Zamijeni smjenu” iz dostupnih radnji.

Pregledajte popis dostupnih smjena od drugih zaposlenika.

Odaberite smjenu koju biste htjeli uzeti u zamjenu.

Dodajte neobavezni komentar kojim objašnjavate razlog zamjene.

Kliknite Pošalji da biste poslali zahtjev za zamjenu.

Odgovaranje na zahtjev za zamjenu (zaposlenik)

Kada drugi zaposlenik zatraži zamjenu s vama, primit ćete obavijest.

Kliknite na Zahtjevi ili na obavijest da biste pogledali detalje zamjene.

Pregledajte predloženu zamjenu: vašu izvornu smjenu i smjenu koju biste dobili.

Kliknite Prihvati da biste se složili sa zamjenom ili Odbij da biste je odbili.

Odobravanje zahtjeva za zamjenu (voditelj)

Ako je potrebna potvrda voditelja, zahtjev za zamjenu pojavljuje se u Nadzorna ploča > Zahtjevi zaposlenika > Zamjena smjena.

Pregledajte detalje obje smjene i oba zaposlenika.

Kliknite Odobri da biste finalizirali zamjenu ili Odbij da biste je odbili.

Oba zaposlenika bit će obaviještena o odluci.

Prava pristupa

Uloga	Omogući postavku zamjene	Zatraži zamjenu	Odgovori na zamjenu	Odobri/Odbij zamjenu
Vlasnik	Da	Da	Da	Da
Administrator	Da	Da	Da	Da
Voditelj	Da (dodijeljeni rasporedi)	Da	Da	Da (dodijeljeni rasporedi)
Zaposlenik	Ne	Da	Da	Ne

Česta pitanja

P: Mogu li zaposlenici zamijeniti smjene između različitih projekata?
O: Ne, zamjene smjena ograničene su na smjene unutar istog rasporeda. Zaposlenici ne mogu zamijeniti smjene između različitih rasporeda ili projekata.

P: Što se događa ako je postavka “Ograniči na istu poziciju” omogućena?
O: Zaposlenici će vidjeti samo kandidate za zamjenu koji imaju istu poziciju. Time se sprječavaju situacije u kojima osoba nekvalificirana za određenu ulogu završi pokrivajući tu smjenu.

P: Može li se zahtjev za zamjenu otkazati nakon što je poslan?
O: Da, zaposlenik koji je inicirao zamjenu može otkazati zahtjev prije nego što ga drugi zaposlenik prihvati. Nakon prihvaćanja (i odobravanja, ako se zahtijeva), zamjena je finalizirana.

P: Ažurira li zamjena automatski rasporede oba zaposlenika?
O: Da. Nakon što je zamjena dovršena (i odobrena, ako je potrebna potvrda voditelja), rasporedi oba zaposlenika ažuriraju se automatski.

P: Hoće li zaposlenici biti obaviješteni o zahtjevima za zamjenu?
O: Da. Obavijesti se šalju kada je zamjena zatražena, prihvaćena, odbijena, odobrena ili odbijena, ovisno o postavkama obavijesti konfiguriranim za vašu tvrtku.

Mogući problemi i rješenja

Problem	Mogući uzrok	Rješenje
Opcija “Zamijeni smjenu” nije dostupna	Zamjena smjena je onemogućena u postavkama rasporeda	Omogućite “Dozvoli zamjenu smjena” u postavkama rasporeda
Nema dostupnih smjena za zamjenu	Nijedan drugi zaposlenik nema smjene u istom rasporedu ili poziciji	Provjerite ima li raspored više zaposlenika s dodijeljenim smjenama
Zahtjev za zamjenu zapeo u čekanju	Potrebna je potvrda voditelja, ali još nije dana	Podsjetite svog voditelja da pregleda zahtjev na čekanju
Zaposlenik ne vidi zahtjeve za zamjenu	Obavijesti su isključene	Provjerite postavke obavijesti u profilu zaposlenika
Zamjena odbijena bez razloga	Voditelj je odbio zahtjev	Zamolite voditelja za povratnu informaciju; razmotrite slanje novog zahtjeva s napomenom
Smjene se nisu ažurirale nakon odobravanja	Stranica nije osvježena	Osvježite stranicu rasporeda da biste vidjeli ažurirane dodjele