A Vállalati beállítások szakasz lehetővé teszi a vállalatra vonatkozó általános információk, a számlázási adatok, a fizetési módok, a számlák, a tranzakciók és az aktív modulok kezelését.
A vállalati beállítások oldalának megnyitásához kattintson a vállalat nevére a képernyő felső részén, majd válassza a „Vállalati beállítások” pontot.
Általános információk
Ebben a szakaszban kitöltheti vállalata alapvető adatait:
- a vállalat neve;
- munkavégzési mód (irodai mód vagy Field Service — helyszíni feladatok);
- a munkatársak száma;
- ország / régió;
- állam / tartomány / régió;
- város;
- további adatok a vállalatról.
Feltöltheti a vállalat logóját is. Az itt feltöltött logó automatikusan átkerül a Pénzügyi dokumentumok (Számlázás) modul beállításaiba, és rákerül azokra a dokumentumokra, amelyeket Ön készít az ügyfelei számára (számlák, árajánlatok stb.), továbbá felhasználásra kerül a „Feladatok” szakaszból származó feladatról szóló PDF-jelentésben is (részletek a „Jelentések” című cikkben).
Ha a dokumentumokhoz más logóra van szükség, azt a Modulok → Beállítások → Pénzügyi dokumentumok → Vállalat logója menüpontban cserélheti le.
Fontos: a logó nem érinti azokat a számlákat, amelyeket a Shifton állít ki az Ön vállalatának a modulok használatáért (ezek az alábbi „Számlák” szakaszban találhatók) — kizárólag azokon a dokumentumokon jelenik meg, amelyeket az Ön vállalata készít az ügyfelei számára.
A módosítások elvégzése után kattintson a „Mentés” gombra.
Cég tevékenységek
Vállalat tulajdonosának megváltoztatása
A tulajdonjogot átadhatja egy másik felhasználónak. Az átadás után az Ön hozzáférési szintje automatikusan Tulajdonosról Munkavállalóra változik.
- Kattintson a „Tulajdonos módosítása” pontra.
- Az oldalpanelen válassza ki azt a munkatársat, aki az új tulajdonos lesz.
- Hagyja jóvá a műveletet a „Megerősítés” gombra kattintva.
- A megszakításhoz kattintson a „Mégse” gombra.
> Ez a művelet visszafordíthatatlan. A tulajdonjogot csak az új tulajdonos adhatja vissza Önnek.
Vállalat felfüggesztése
A vállalat felfüggesztése ideiglenesen leállítja annak működését.
A felfüggesztés után:
- minden fizetési mód leválasztásra kerül;
- minden modul kikapcsol;
- az új időszakra vonatkozó számlázás felfüggesztésre kerül;
- a művelet bármikor visszavonható.
A vállalat felfüggesztéséhez:
- Kattintson a „Vállalat felfüggesztése” pontra.
- Az oldalpanelen kötelezően írja be az angol nyelvű megerősítő szöveget — pontosan úgy adja meg, ahogyan a képernyőn látható (be lehet másolni és beilleszteni a mezőbe). E szöveg nélkül a megerősítő gomb inaktív marad.
- Válassza ki a felfüggesztés okát.
- Adjon hozzá megjegyzést (nem kötelező).
- Hagyja jóvá a műveletet a „Megerősítés” gombra kattintva.
- A megszakításhoz kattintson a „Mégse” gombra.
Cég törlése
A vállalatot csak akkor lehet törölni, ha nincs kifizetetlen számla. Ha van fennálló tartozás, a törlés csak annak kiegyenlítése után lesz lehetséges.
A vállalat törlésekor:
- a vállalat fiókja törlésre kerül (azonnal, ha nincs tartozás a jövőbeli időszakra; ellenkező esetben a törlés a számla kiállításáig és kifizetéséig elhalasztódik);
- minden fizetési mód leválasztásra kerül;
- a számlázás felfüggesztésre kerül, ha nincs tartozás az új időszakra;
- ezt a műveletet nem lehet visszavonni.
A vállalat törléséhez:
- Kattintson a „Cég törlése” pontra.
- Az oldalpanelen kötelezően írja be az angol nyelvű megerősítő szöveget — pontosan úgy adja meg, ahogyan a képernyőn látható (be lehet másolni és beilleszteni a mezőbe). E szöveg nélkül a megerősítő gomb inaktív marad.
- Válassza ki az okot.
- Adjon hozzá megjegyzést (nem kötelező).
- Hagyja jóvá a műveletet a „Megerősítés” gombra kattintva.
- A megszakításhoz kattintson a „Mégse” gombra.
Számlázási cím
Ebben a szakaszban tárolódnak azok az adatok, amelyeket a rendszer a számlák kiállításához használ.
Fontos: a módosítások nem érvényesek a már kiállított számlákra. Frissítse a számlázási adatokat azelőtt, hogy a számla létrejön, ha azt szeretné, hogy megjelenjenek a számlán.
A következő mezőket töltheti ki:
- Vállalat neve *
- ÁFA-szám
- Keresztnév *
- Vezetéknév *
- Telefonszám
- Ország / régió *
- Állam / tartomány / régió *
- Város *
- Postai irányítószám *
- Cím *
Az adatok kitöltése után kattintson a „Mentés” gombra.
Fizetési módok
Ebben a szakaszban fizetési kártyát adhat hozzá, szerkeszthet vagy törölhet.
Adjon hozzá egy kártyát
- Kattintson az „Adjon hozzá egy kártyát” pontra.
- Adja meg a kártya adatait.
- Kattintson a „Mentés” gombra.
Kártya szerkesztése
- Kattintson a kártya melletti „Szerkesztés” pontra.
- Frissítse a lejárat hónapját és évét.
- Kattintson a „Mentés” vagy a „Mégse” gombra.
A kártyát törölheti is, ha a „Törlés” gombra kattint.
> A munkatársak vállalatba történő meghívásához érvényes kártya és aktív havi előfizetés szükséges.
Cég egyenlege
Itt megtekintheti az aktuális egyenleget, és aktiválhatja a havi előfizetést.
Az előfizetés megrendeléséhez:
- Kattintson a „Havi fizetés” pontra.
- Válasszon meglévő kártyát, vagy adjon hozzá újat.
- Kattintson a „Mentés” gombra.
Számlák
Ez a szakasz az Ön vállalatának kiállított összes számlát tartalmazza.
Lehetősége van:
- letölteni egy Excel-fájlt a különböző időszakokra vonatkozó fizetési összegekkel;
- megtekinteni az egyes számlák részleteit.
A táblázat a következőket tartalmazza:
- Számla azonosítója
- Elszámolási időszak
- Fizetési határidő
- Létrehozás dátuma
- Ár
- Már kifizetve
- Fizetendő
- Állapot
A számla azonosítójára kattintva megnyílnak a számla teljes részletei, beleértve a modulokért felszámított összegeket is, amelyek az Ön számlázási címében megadott adatok alapján készülnek.
Tranzakciók
Ez a szakasz a vállalat egyenlegét érintő összes tranzakciót tartalmazza.
Aktív modulok
Itt láthatja az összes aktív modult és azok lejárati dátumát.
Gyakran ismételt kérdések
Kérdés: Hol nyithatja meg a Vállalati beállításokat a Shiftonban? Válasz: Kattintson a vállalat nevére a képernyő felső részén, majd válassza a „Vállalati beállítások” pontot. Megnyílik a vállalat általános konfigurációjának oldala.
Kérdés: Milyen információk szerkeszthetők a vállalati beállításokban? Válasz: Frissítheti a vállalat általános adatait: a vállalat nevét, a munkavégzési módot, a munkatársak számát, az országot/régiót, az államot/tartományt, a várost és a további információkat. Itt tölthető fel a vállalat logója is.
Kérdés: Miért érdemes feltölteni a vállalat logóját? Válasz: A logó automatikusan átkerül a Pénzügyi dokumentumok modul beállításaiba, és rákerül azokra a dokumentumokra, amelyeket az ügyfelei számára készít (számlák, árajánlatok), valamint a „Feladatok” szakaszból származó feladatról szóló PDF-jelentésre is. Szükség esetén a dokumentumokhoz tartozó logó a Modulok → Beállítások → Pénzügyi dokumentumok menüpontban cserélhető. Azokra a számlákra, amelyeket a Shifton állít ki az Ön vállalatának, a logó nincs hatással.
Kérdés: Hogyan menthetők a módosítások a vállalati adatok szerkesztése után? Válasz: A vállalat mezőinek módosítása után kattintson a „Mentés” gombra. Mentés nélkül a módosítások nem lépnek érvénybe.
Kérdés: Hogyan adhatja át a vállalat tulajdonjogát másik felhasználónak? Válasz: A „Cég tevékenységek” szakaszban kattintson a „Tulajdonos módosítása” pontra, válassza ki azt a munkatársat, aki az új tulajdonos lesz, majd hagyja jóvá a műveletet. Az átadás után az Ön hozzáférése Tulajdonosról Munkavállalóra változik.
Kérdés: Visszavonható a vállalat tulajdonjogának átadása? Válasz: Nem — a tulajdonjog átadása visszafordíthatatlan. Csak az új tulajdonos adhatja vissza Önnek a tulajdonjogot.
Kérdés: Mit tesz a „Vállalat felfüggesztése” funkció? Válasz: A vállalat felfüggesztése ideiglenesen leállítja annak működését:
- minden fizetési mód leválasztásra kerül;
- minden modul kikapcsol;
- az új időszakra vonatkozó számlázás felfüggesztésre kerül. Ez a művelet bármikor visszavonható.
Kérdés: Hogyan függesztheti fel a vállalatot? Válasz: Kattintson a „Vállalat felfüggesztése” pontra, írja be a szükséges megerősítő szöveget, és válassza ki a felfüggesztés okát.
Kérdés: Törölhető a vállalat? Válasz: Igen — de csak kifizetetlen számlák hiányában. Ha van fennálló tartozás, a törlés csak annak kiegyenlítése után lesz elérhető.
Kérdés: Mi történik a vállalat törlésekor? Válasz: A vállalat törlésekor:
- a vállalat fiókja törlődik (azonnal, ha nincs tartozás a jövőbeli időszakra, vagy annak kiegyenlítése után);
- minden fizetési mód leválasztásra kerül;
- a számlázás a következő időszakra felfüggesztésre kerül. Ezt a műveletet nem lehet visszavonni.
Kérdés: Törölhető a vállalat, ha modulok vannak bekapcsolva? Válasz: Igen — de a vállalat törlése csak az összes kifizetetlen számla kiegyenlítése után történik meg. A modulok nem blokkolják a törlést, ha a fizetési feltételek teljesülnek.
Kérdés: Mi az a „Munkavégzési mód” a vállalati beállításokban? Válasz: A munkavégzési mód azt jelzi, milyen módban működik a vállalata — irodai vagy helyszíni (Field Service) módban. Ettől függenek az elérhető modulok és a munkafolyamatok szerkezete.