Az Ügyfélportál olyan modul, amely a diszpécser egyetlen hívása nélkül tartja tájékozottan az ügyfelét a látogatásról. Az ügyfél értesítést kap a közelgő munkáról, kap egy hivatkozást, amelyen a térképen látja, hol van most a végrehajtó és mikor érkezik, tud írni a csevegésbe, és a munka után véleményt hagyhat.
Az ügyfélnek ehhez nincs szüksége Shifton-fiókra — minden az SMS-ből vagy a levélből származó hivatkozáson keresztül nyílik meg.
Fontos: az Ügyfélportál fizetős modul. Kapcsolja be a Vállalati beállítások → Modulok szakaszban. A bekapcsolás után a bal oldali menüben megjelenik a lenyitható Ügyfélportál csoport négy oldallal.
Mit kap az ügyfél
- Értesítések a látogatásról. Az ügyfél megtudja, hogy a kérést befogadták, hogy a végrehajtó elindult, hogy a munka elkészült. Hogy pontosan mely eseményeket jelzi és melyik csatornán — SMS, e-mail vagy mindkettő —, azt Ön dönti el.
- Követési oldal. A hivatkozás egy önálló címre vezet — a my.shifton.com oldalra, nem az alkalmazásba. Az oldalon: térkép két ponttal — az ügyfél címe és a végrehajtó —, valamint a köztük megrajzolt útvonal, a becsült menetidő, mellette pedig a végrehajtó kártyája fotóval és névvel és két gomb — „Hívás” és „Üzenet”. Alatta a látogatás tervezett ideje, a szolgáltatás címe és a teljesítés állapota.
- Feladathoz tartozó csevegés. Az „Üzenet” gomb közvetlenül ugyanazon az oldalon nyitja meg a levelezést: beviteli mező és „Küldés” gomb. Az Ön csapata az alkalmazás Csevegések oldalán válaszol. A levelezés a feladathoz kötődik, ezért látja mindenki, aki ezzel a feladattal foglalkozik. A feladat befejezése után a csevegés bezárul, és az Archívum rovatba kerül.
- Vélemény a munka után. A szolgáltatás minőségét értékelő űrlap a saját hivatkozásán nyílik meg: a végrehajtó fotója és neve, öt csillagos osztályzat, opcionális megjegyzés és csatolt fájl. Az ügyfél a „Küldés” gombra kattint, és a vélemény a Vélemények oldalra kerül. Véleményt egyszer lehet hagyni — az elküldés után a hivatkozás inaktívvá válik.
A véleményre vezető hivatkozás csak a feladat befejezése után működik. Amíg a feladat nem véglegesített állapotban van, addig a „A hivatkozás már nem érvényes” oldal nyílik meg rajta.
Az oldal az ügyfél nyelvén. Az ügyféloldalak jobb felső sarkában van nyelvválasztó — mind a 41 Shifton-nyelv elérhető —, valamint sötét téma átváltó. Minden felirat lefordításra kerül, ezért a bármely országból származó ügyfél a saját nyelvén látja az oldalt. Az alábbi illusztrációkon az oldal angolul van megnyitva.
A végrehajtó telefonszámát ugyanakkor lehet nem felfedni: a modul beállításaiban van számhelyettesítés, és az ügyfél nem a munkatárs személyes számát hívja.
Meddig élnek a hivatkozások
Mindkét hivatkozás a maga módján egyszeri, és ezt érdemes előre tudni:
- A követési hivatkozás addig működik, amíg a feladat folyamatban van. Amint a feladatot véglegesített állapotba helyezi, a követés bezárul — az ügyfél a „A hivatkozás már nem érvényes” szöveget látja.
- A véleményre vezető hivatkozás ezzel szemben csak a feladat befejezése után kezd működni. És az első véleményig érvényes: az ügyfél elküldte az osztályzatot — a hivatkozás inaktívvá vált, másodszor nem lehet véleményt hagyni.
- Csevegés — a feladattal együtt él: amíg a feladat folyamatban van, az ügyfél és az Ön csapata levelezik, a véglegesített állapotba helyezés után pedig a levelezés bezárul, és az Archívum rovatba kerül — Ön számára olvasásra továbbra is elérhető marad a Csevegések oldal Archívum fülén.
Egyszerűbb így megjegyezni: a munka folyik — nyitva van a térkép és a csevegés; a munka befejeződött — csak a vélemény nyitott, és az egyszer nyitott.
Hogyan állítson be mindent: öt lépés
1. Kapcsolja be a modult
Vállalati beállítások → Modulok → jelölje be az Ügyfélportál modult → Mentés. Részletek a „Modulok és modulbeállítások” című cikkben.
2. Kapcsolja össze az ügyfél mezőit a kommunikációs csatornákkal
Modulok → Beállítások → Ügyfélportál. Itt adható meg, hogy az ügyfélkarton mely mezőiből származzon a keresztnév, a vezetéknév, a telefonszám és az e-mail — pontosan erre a telefonszámra megy az SMS, és erre a címre a levél. Ugyanitt választható ki, hogyan jelenjen meg az ügyfélnek a végrehajtó neve, és itt kapcsolható be a telefonszám helyettesítése.
3. Állítsa be a feladat állapotai szerinti értesítéseket
Az Emlékeztető beállítások oldal („Emlékeztető beállítások”), a Státuszértesítések beállításai blokk. Ez a modul legfontosabb táblázata: felsorolja a vállalata feladatállapotait, és mindegyikkel szemben bekapcsolhatók azok a csatornák, amelyeken az ügyfél üzenetet kap, amikor a feladat ebbe az állapotba kerül.
Az állapotok minden vállalatnál sajátok. Ez nem egy kész rendszerlista: az állapotokat Ön hozza létre és nevezi el a Feladatbeállítások → Állapotok szakaszban, az értesítési táblázat pedig egyszerűen azt jeleníti meg, amit Ön beállított. Ezért az Ön táblázatában az Ön nevei fognak szerepelni, nem azok, amelyek az alábbi illusztráción vannak (ott példaként a „TO DO”, „Started”, „Doing”, „Pause”, „Decline”, „On my way”, „Accepted”, „Finished” állapotok szerepelnek).
Ebből következik a műveletek sorrendje is: először az állapotok, azután az értesítések. Ha az értesítések beállítása után új állapotot ad hozzá, az külön sorként, csatornák nélkül jelenik meg a táblázatban — és rajta keresztül semmi nem megy el az ügyfélnek, amíg be nem kapcsolja azokat.
A csatornák nélküli állapotok szürkével vannak megjelölve — rajtuk keresztül semmi nem megy el az ügyfélnek. Egy állapot bekapcsolásához kattintson a + jelre a sorában — megnyílik az „Add rule for statuses” ablak, ahol a teljes üzenet megadható:
- Állapot — az az állapot, amelynél a szabály életbe lép (például On my way).
- Csatornák — a csatornák: SMS, E-mail vagy mindkettő.
- SMS szöveg — az SMS szövege.
- Az e-mail tárgya — a levél tárgya.
- E-mail szöveg — a levél szövege.
- Engedélyezve — be van-e kapcsolva a szabály.
Behelyettesítések az üzenet szövegében
A szövegek nem statikusak: a feladat adatai kerülnek beléjük. Az alábbi behelyettesítések érhetők el:
{executor_name} · {company_name} · {client_first_name} · {client_last_name} · {scheduled_time} · {task_id} · {company_id} · {client_id} · {link_feedback} · {link_map}
A legfontosabb: a hivatkozások kizárólag behelyettesítések útján kerülnek be az üzenetbe. A {link_map} a térképet tartalmazó követési oldalra vezető hivatkozás, a {link_feedback} a véleményűrlapra vezető hivatkozás. Ha ezeket nem szúrja be a szövegbe, az üzenet hivatkozás nélkül megy el, és az ügyfél nem tudja sem követni a végrehajtót, sem véleményt hagyni.
Példa az SMS szövegére az On my way állapothoz:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}A levél tárgya pedig így néz ki: Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}.
4. Adjon hozzá időalapú emlékeztetőket
Ugyanitt, az Ütemezett értesítések beállításai blokkban — az Emlékeztető létrehozása gomb. Az állapotok szerinti értesítésekkel szemben az emlékeztető nem egy eseményhez, hanem az időhöz kötődik: hány perccel a látogatás előtt vagy utána kell elküldeni az üzenetet. Az emlékeztetőnek van neve, intervalluma (Küldés előtt/után), az „előtte/utána” választása (Emlékeztető opció), csatornái és bekapcsoló kapcsolója.
Például a „30 perccel a látogatás előtt” emlékeztető SMS-ben — az ügyfél fel tud készülni, Ön pedig csökkenti a sikertelen kiszállások számát.
5. Töltse fel az SMS-egyenleget
Az SMS-ek fogyasztják az egyenleget, és nulla egyenlegnél az üzenetek egyszerűen nem mennek el. Az egyenleg, a felhasználás és az automatikus feltöltés az SMS számlázás oldalon található. Az e-mail küldése ingyenes, ezért akár egyetlen e-mail-csatornával is el lehet kezdeni.
A modul oldalai
| Oldal | Mire szolgál | Részletek |
|---|---|---|
| Csevegések („Csevegések”) | Az ügyfelek feladatokhoz tartozó üzeneteinek olvasása és megválaszolása. Az Archívum fül a bezárt levelezéseket tárolja | Csevegések |
| Vélemények („Vélemények”) | Az ügyfelek osztályzatainak és megjegyzéseinek megtekintése, munkatárs és ügyfél szerinti szűrőkkel | Vélemények |
| Emlékeztető beállítások („Emlékeztető beállítások”) | Az állapotok szerinti értesítések és az időalapú emlékeztetők | Emlékeztető beállítások |
| SMS számlázás („SMS számlázás”) | Az SMS-egyenleg, a felhasználás országok és típusok szerint, a feltöltés és az automatikus feltöltés | SMS számlázás |
Mi kell ahhoz, hogy az értesítések megérkezzenek
| # | Feltétel | Hol ellenőrizze |
|---|---|---|
| 1 | Az Ügyfélportál modul be van kapcsolva | Vállalati beállítások → Modulok |
| 2 | A vállalat Feladatok (Field Service) módban működik | vállalati menü → a munkavégzési mód váltása |
| 3 | Az ügyfélnél ki van töltve a telefonszám és/vagy az e-mail | az ügyfél kartonja az Ügyfelek szakaszban |
| 4 | Az ügyfél mezői össze vannak kapcsolva a csatornákkal | Modulok → Beállítások → Ügyfélportál |
| 5 | A szükséges állapotokhoz be vannak kapcsolva a csatornák | Reminder settings → Notification settings by statuses |
| 6 | Az SMS-egyenlegen van pénz (SMS esetén) | SMS Billing |
Lehetséges problémák és megoldások
| Probléma | Ok | Megoldás |
|---|---|---|
| A menüben nincs Ügyfélportál csoport | A modul ki van kapcsolva, vagy a vállalat nem Feladatok módban van | Kapcsolja be a modult a Vállalati beállítások → Modulok szakaszban; váltson át Feladatok (Field Service) módba |
| A csoport megvan, de a pontjai nem látszanak | A csoport össze van csukva | Kattintson az Ügyfélportál névre — a lista lenyílik |
| Az ügyfél nem kapott sem SMS-t, sem levelet | Ehhez az állapothoz egyetlen csatorna sincs bekapcsolva | Reminder settings → Notification settings by statuses → kapcsolja be a csatornát a szükséges állapotnál |
| A levelek megérkeznek, az SMS-ek nem | Nulla SMS-egyenleg vagy hibás telefonszám | Töltse fel az egyenleget az SMS számlázás oldalon; ellenőrizze a telefonszámot az ügyfélkartonban |
| Az értesítések nem a megfelelő telefonszámra mennek | Az ügyfél mezője hibásan van összekapcsolva | Modulok → Beállítások → Ügyfélportál → Mapping: customer's phone number |
| A követési hivatkozás üres | A végrehajtó még nem indult el, vagy ki van kapcsolva a geolokációja | Ellenőrizze a feladat állapotát és a geolokációs engedélyeket a munkatárs mobilalkalmazásában |
| Az ügyfél megnyitotta a hivatkozást, és a „A hivatkozás már nem érvényes” szöveget látja | A feladat már befejeződött — a követés véget ért hozzá | Ez normális: a térképre vezető hivatkozás addig él, amíg a feladat folyamatban van |
| Az ügyfél újra meg szeretné nyitni a véleményűrlapot | A vélemény már el van küldve, a hivatkozás inaktívvá vált | Ismételten nem lehet véleményt hagyni — a kiegészítést a feladathoz tartozó csevegésen fogadja |
Gyakran ismételt kérdések
Kérdés: Szükség van az ügyfélnek Shifton-fiókra? Válasz: Nem. Minden az SMS-ből vagy a levélből származó hivatkozáson keresztül nyílik meg — sem regisztráció, sem jelszó nem kell.
Kérdés: Mi indítja el pontosan az ügyfélnek szóló értesítést? Válasz: Két különböző mechanizmus. Az első a feladat állapotának változása: ez a Reminder settings → Notification settings by statuses részben állítható be. A második az időalapú emlékeztető: az Emlékeztető létrehozása gombbal jön létre, és a látogatás előtt vagy után N perccel lép működésbe.
Kérdés: Miben különbözik az emlékeztető az állapot szerinti értesítéstől? Válasz: Az állapot szerinti értesítés egy eseményhez kötődik — a feladat átkerült egy állapotba, az ügyfél üzenetet kapott. Az emlékeztető a látogatás idejéhez kötődik, és attól függetlenül megy el, hogy változott-e az állapot vagy nem.
Kérdés: Meg lehet lenni SMS nélkül? Válasz: Igen. Hagyja bekapcsolva csak az e-mail-csatornát — az nem fogyasztja az SMS-egyenleget.
Kérdés: Látja az ügyfél a munkatárs személyes telefonszámát? Válasz: Nem feltétlenül. A modul beállításaiban van számhelyettesítés — ilyenkor az ügyfél hívása nem a végrehajtó személyes számára megy.
Kérdés: Hogyan látja az ügyfél a végrehajtó nevét? Válasz: Úgy, ahogyan a modul beállításaiban meg van adva — például csak a keresztneve, vezetéknév nélkül.
Kérdés: A vállalatban ki látja az ügyféllel folytatott csevegést? Válasz: A levelezés a feladathoz kötődik, ezért látja mindenki, akinek hozzáférése van ehhez a feladathoz. Az összes csevegés a Csevegések oldalon van összegyűjtve.
Kérdés: Hová kerül a levelezés a feladat bezárása után? Válasz: Az archívumba — a Csevegések oldal Archívum fülére.
Kérdés: Kötelező minden ügyféltől véleményt kérni? Válasz: Nem, a vélemény külön üzenet, és Ön dönti el, hogy elküldi-e vagy nem.
Kérdés: Miért van szürkével megjelölve egy állapot a táblázatban? Válasz: Azt jelenti, hogy hozzá egyetlen csatorna sincs bekapcsolva, és ezen az állapoton keresztül semmi nem megy el az ügyfélnek. Kattintson a + jelre az állapot sorában a csatorna bekapcsolásához.
Kérdés: Hány emlékeztetőt lehet létrehozni? Válasz: Nincs korlátozás — többet is létre lehet hozni: például egy nappal a látogatás előtt levélben, és 30 perccel előtte SMS-ben.
Kérdés: Milyen nyelven érkeznek az értesítések? Válasz: Az üzenetek szövege a beállításokban van megadva, ezért olyan lesz, amilyennek Ön megírta.
Kérdés: Fizetős a modul? Válasz: Igen. Ezen kívül külön fogy az SMS-egyenleg minden elküldött SMS-re; az e-mailek ingyenesek.
Kérdés: Az ügyfél megkapta az üzenetet, de a térképre vezető hivatkozás nélkül. Miért? Válasz: A szabály szövegébe nincs beszúrva a {link_map} behelyettesítés. A hivatkozás nem kerül be automatikusan — bele kell írni az SMS vagy a levél szövegébe.
Kérdés: Hogyan jut be az ügyfél a csevegésbe? Válasz: A követési oldalról — ott van a MESSAGE gomb. Külön hivatkozást nem kell küldeni a csevegéshez.
Kérdés: Fel tudja hívni az ügyfél a végrehajtót a követési oldalról? Válasz: Igen, a CALL gombbal. Ha a modul beállításaiban be van kapcsolva a számhelyettesítés, a hívás nem a munkatárs személyes telefonjára megy.
Kérdés: Csatolhat az ügyfél fotót a véleményhez? Válasz: Igen, a véleményűrlapon van csatolási mező — az ügyfél kiválasztja a fájlt, és az osztályzattal, valamint a megjegyzéssel együtt elküldi.
Kérdés: Milyen nyelven látja az ügyfél a követési oldalt? Válasz: Az oldalon van nyelvváltó, az ügyfél maga választhatja ki a számára megfelelőt. Ugyanitt váltható át a sötét téma.
Kérdés: Meg lehet írni a saját üzenetszöveget? Válasz: Nem csak lehet — kell. Az SMS szövege, a levél tárgya és szövege a szabályban, minden állapothoz külön adható meg, {client_first_name} vagy {scheduled_time} alakú behelyettesítésekkel.
Kérdés: Milyen címen nyílik meg az oldal az ügyfél számára? Válasz: Önálló címen — a my.shifton.com oldalon, nem az alkalmazásban. Az ügyfél nem jut be a vállalat felületére, és semmit nem lát benne.
Kérdés: Meddig él a követési hivatkozás? Válasz: Amíg a feladat folyamatban van. Amint a feladat véglegesített állapotba kerül, a követés bezárul: a hivatkozás a „A hivatkozás már nem érvényes” szöveget jeleníti meg.
Kérdés: Mikor kezd működni a véleményre vezető hivatkozás? Válasz: A feladat befejezése után. Azt megelőzően rajta is a „The link is no longer valid” oldal nyílik meg.
Kérdés: Látja az ügyfél a feladat számát? Válasz: Igen, ha beszúrta a {task_id} behelyettesítést az üzenet szövegébe — például a levél tárgyába: „Your Specialist Is On the Way — Request #401428”.
Kérdés: Kitől érkezik a levél az ügyfélhez? Válasz: A Shifton Robot nevében ([email protected]), azzal a tárggyal, amelyet Ön a szabályban megadott.
Kérdés: Nálam a táblázatban más állapotok vannak, mint a képen. Ez normális? Válasz: Igen. A feladatállapotokat Ön hozza létre a Feladatbeállítások → Állapotok szakaszban, és az értesítési táblázat pontosan az Ön készletét jeleníti meg. Az illusztrációkon szereplő nevek egyetlen vállalat példája.
Kérdés: Új állapotot adtam hozzá — miért nincsenek hozzá értesítések? Válasz: Az új állapot üres sorként, csatornák nélkül jelenik meg a táblázatban. Nyissa meg a + jellel, és adja meg a csatornákat és az üzenet szövegét.
Kérdés: Beállítható értesítés bármelyik saját állapotra? Válasz: Igen, a vállalata bármelyik állapotára — sem a névre, sem a számra nincs korlátozás.
Kérdés: Meddig él a követési hivatkozás? Válasz: Amíg a feladat folyamatban van. Amint a feladat véglegesített állapotba kerül, a követés bezárul.
Kérdés: Hányszor hagyhat véleményt az ügyfél? Válasz: Egyszer. Az elküldés után a hivatkozás inaktívvá válik, és az űrlapot nem lehet újra megnyitni.
Kérdés: Lehet levelezni az ügyféllel a feladat befejezése után? Válasz: Nem. A véglegesített állapottal a csevegés bezárul, és az archívumba kerül. A levelezés a Csevegések oldal Archívum fülén olvasható el.