Az első számla kiállítása előtt a modult be kell állítani: meg kell adni, mi kerüljön a dokumentumokra, és melyik számtól induljon a számozás. A beállításokat egyszer kell megnyitni, és a vállalat minden dokumentumára érvényesek.
Útvonal: Shifton menü (a vállalat neve a fejlécben) → Modulok → Beállítások fül → Számlázás a bal oldali listában.
Alapbeállítások
Ezek a mezők minden dokumentum fejlécébe bekerülnek — számla, munkamegrendelés, nyugta, okirat.
| Mező | Mit tesz |
|---|---|
| Cég embléma | Embléma a dokumentumokon. A Válassz logót gomb — feltöltés vagy csere |
| Cégnév | A szervezet neve, kötelező mező |
| Alapértelmezett adó (százalék) | Alapértelmezett adó, amely bekerül az új dokumentumba. Hagyhatja 0-n, és az adót minden dokumentumban kézzel is megadhatja |
| Címblokk | A szervezet címe. Szabad szöveg: a dokumentumon úgy jelenik meg, ahogy beírta, a sortörések megmaradnak |
| Számlázási blokk | Fizetési adatok — kedvezményezett, bank, BIC, számlaszám. Szintén szabad szöveg több sorban |
A cím és a fizetési adatok egyszerű szöveges mezők, formátumellenőrzés nélkül. Ez szándékos: a fizetési adatokra vonatkozó követelmények országonként különböznek, a kötött formátum pedig gátat jelentene.
Dokumentumszámlálók
Minden dokumentumtípusnak saját számozása van, és külön kell beállítani. Két mező típusonként: Előtag — a szám elé kerülő rész, Számláló — melyik számtól folytatódjon.
| Számláló | Alapértelmezett előtag | Melyik dokumentumhoz |
|---|---|---|
| Becslés számláló | EST- | Becslés |
| Munkamegrendelés számláló | WO- | Munkamegrendelés |
| Számlaszámláló | INV- | Számla |
| Nyugtaszámláló | REC- | Nyugta |
| Szolgáltatási számláló igazolása | POW- | Teljesítési okirat |
A dokumentum száma az előtagból és a számláló aktuális értékéből áll össze: INV- előtag és 5-ös számláló esetén a következő számla az INV-5 számot kapja, a számláló pedig 6 lesz.
Miért érdemes módosítani a számlálót. Ha másik rendszerből tért át a Shiftonra, és ott a számlák a 340-ig jutottak, állítsa a számlálót 341-re — a számozás megszakítás nélkül folytatódik, és a kimutatásokban nem lesz két azonos számú dokumentum.
Az előtag üresen is hagyható — ilyenkor a szám csupán egy sorszám lesz.
Bármelyik mező módosítása után kattintson az oldal alján a Mentés gombra. A beállítások az új dokumentumokra érvényesek; a már kiállítottak nem változnak.
Engedélyek
| Szerepkör | Mit tehet |
|---|---|
| Munkavállaló | Nem látja a modulok beállításait |
| Adminisztrátor | Megnyitja és módosítja a beállításokat |
| Tulajdonos | Teljes hozzáférés |
Lehetséges problémák és megoldások
| Probléma | Ok | Megoldás |
|---|---|---|
| A bal oldali listában nincs Számlázás pont | A „Pénzügyi dokumentumok” modul nincs bekapcsolva | Kapcsolja be a Modulok fülön, és kattintson a Mentés gombra |
| A Mentés gomb nem működik | Egy kötelező mező nincs kitöltve — a vállalat neve vagy a számláló értéke | Ellenőrizze a csillaggal jelölt mezőket |
| A dokumentumon nincs embléma | Az embléma nincs feltöltve, vagy a dokumentum a feltöltés előtt készült | Töltse fel az emblémát, és hozza létre újra a dokumentumot |
| Két dokumentum azonos számmal | A számlálót visszaállították egy kisebb értékre | Állítsa a számlálót a legnagyobb már kiadott számnál nagyobbra |
| Az adó nem került be a számlába | A beállításokban 0 szerepel | Adja meg az alapértelmezett adót, vagy állítsa be magában a dokumentumban |
| A fizetési adatok egyetlen sorba kerülnek | A sortörések nem maradtak meg más alkalmazásból való beillesztéskor | Írja be újra a sortöréseket a Számlázási blokk mezőben |
Gyakran ismételt kérdések (FAQ)
Kérdés: Kötelező beállítani a modult az első számla előtt? Válasz: Technikailag nem, de a dokumentumon nem lesz sem embléma, sem fizetési adat. Célszerűbb a beállításokat egyszer, előre kitölteni.
Kérdés: Megadhatók különböző fizetési adatok különböző ügyfelekhez? Válasz: Nem, a fizetési adatok blokkja vállalatonként egy, és minden dokumentumra rákerül.
Kérdés: Mi történik a már kiállított dokumentumokkal, ha lecserélem az emblémát? Válasz: Semmi. A beállítások az új dokumentumokra érvényesek, a régiek maradnak, ahogy voltak.
Kérdés: Bármelyik számtól indítható a számozás? Válasz: Igen, írja be a kívánt értéket a Számláló mezőbe. A fő szempont, hogy nagyobb legyen a már kiadott számoknál, különben duplikátumok keletkeznek.
Kérdés: Kötelező az előtag? Válasz: Nem. Ha a mezőt üresen hagyja, a szám csupán egy sorszám lesz.
Kérdés: Hat-e az alapértelmezett adó a már létrehozott dokumentumokra? Válasz: Nem, csak az újakba kerül be.
Kérdés: Hol látható, milyen számot kap a következő dokumentum? Válasz: Az előtag és a számláló aktuális értéke ugyanezekben a beállításokban van: a kettő együtt adja a következő számot.
Kérdés: Miért egyszerű szöveges mező a cím és a fizetési adatok? Válasz: A fizetési adatokra vonatkozó követelmények országonként különböznek, ezért a formátum nincs előírva: az kerül a dokumentumra, amit beírt.
Kérdés: Nullázódnak-e a számlálók az év elején? Válasz: Nem, automatikus nullázás nincs. Ha az év elejétől induló számozásra van szüksége, állítsa a számlálót kézzel 1-re.
Kérdés: Ki módosíthatja ezeket a beállításokat? Válasz: A vállalat adminisztrátora és tulajdonosa. A munkavállalók nem látják a modulok beállításainak szakaszát.