Első projekt és beosztás létrehozása

A Projektek összefogják a munkavállalókat és beosztásokat (mint osztályok, helyszínek vagy csapatok). A Beosztások a munkaidő szabályait határozzák meg, és tartalmazzák a tényleges műszakokat. Legalább egy projekt és egy beosztás szükséges a műszakok kiosztása előtt.

1. rész: Projekt

Az első projekt automatikusan létrejön a cég regisztrációjakor. Átnevezheti vagy módosíthatja a beállításait.

Hogyan szerkeszthet projektet

Kattintson a Projektek ikonra a bal oldalsó panelen (mappa ikon) → válassza ki a projektet → módosítsa az adatokat:

Munkavállalói engedélyek a projektben

Projekt jelölők (Jelölők)

Minden projektnek saját jelölőkészlete lehet — színes címkék a kategorizáláshoz. A jelölők a műszakokhoz, valamint a beosztásban lévő munkavállalókhoz is hozzárendelhetők (a Beosztott csapatCímkeok fülön).

A jelölők kezeléséhez: nyissa meg a projekt szerkesztését → Jelölők → + Jelölő hozzáadása → adja meg a nevet és válasszon színt → Mentés.

Kattintson a Mentés gombra.

Kiegészítő projektek létrehozása

Kattintson a + Projekt létrehozása gombra a Projektek oldalon.

2. rész: Beosztás létrehozása

1. lépés: Nyissa meg a Beosztások oldalt

Kattintson a Beosztások ikonra a bal oldalsó panelen (lista ikon).

2. lépés: Indítsa el a varázslót

Kattintson a + Beosztás hozzáadása gombra.

3. lépés: Alapinformációk (1. lépés)

Munkavállalói engedélyek (mindegyik „Menedzseri jóváhagyással” opcióval):
– Műszakcsere
– Műszak áthelyezése nyitott műszakba
– Saját műszak létrehozása
– Szünet létrehozása
– Műszak visszautasítása
– Nyitott műszak felvétele
– Szünetcsere sablonok között
– Műszak felosztása

Kattintson a Tovább gombra.

4. lépés: Beosztás típusának kiválasztása (2. lépés)

Minden beosztástípusnak saját beállításai vannak a varázsló következő lépéseiben.

Üres — kézi beosztás

Teljes kézi irányítás. A rendszer nem generál műszakokat — Ön adja hozzá manuálisan a Beosztás oldalon.

Példa: Kis iroda 5 fővel, ahol a vezető maga dönti el, ki mikor dolgozik, és kézzel osztja be a műszakokat minden napra.

Nincs további lépés a varázslóban — a beosztás azonnal létrejön.

Alap — szabványos automatikus

Egyszerű, fix időbeosztású grafikonokhoz alkalmas. A 3. lépésben (Műszakadatok) műszaksablonokat kell megadni:

• Hét napjai minden sablonhoz
• Műszak kezdési és befejezési ideje
• Szünet időtartama
• Helyszín

A rendszer automatikusan elosztja a munkavállalókat a megadott sablonok szerint.

Példa: Az iroda H–P 09:00–18:00-ig működik. Létrehoz egy műszaksablont, és a rendszer az összes munkavállalóhoz hozzárendeli a kiválasztott napokra.

Elérhetőség alapján — a munkavállalók elérhetősége szerint

A munkavállalók előzetesen megjelölik az elérhető időpontjaikat (a Mikor vagyok elérhető részben). A rendszer automatikusan generálja a műszakokat az egyes munkavállalók elérhetőségének figyelembevételével. A 3. lépésben (Műszakadatok) a következők adhatók meg:

Példa: Kávézó, ahol a diák baristák megjelölik, mely napokon és órákban tudnak dolgozni. Hétköznapokon 3 fő szükséges, hétvégén — 1. A rendszer maga állítja össze a beosztást az elérhetőség és a szükséglet alapján.

Haladó — haladó automatikus

Összetett beosztásokhoz, ahol naponta több műszaktípus van, eltérő létszámigénnyel. A 3. lépésben (Műszakadatok):

Példa: Ügyfélszolgálat reggeli műszakkal (08:00–16:00, 10 operátor szükséges hétköznapokon, 5 hétvégén), esti műszakkal (16:00–00:00, 8 operátor szükséges) és éjszakai műszakkal (00:00–08:00, 3 operátor szükséges). A rendszer elosztja a munkavállalókat a műszakokba az egyes napok terhelésének figyelembevételével.

Előre megadott — rotációs minták

Ciklikus beosztásokhoz. A 3. lépésben a rotációs mintát kell megadni — a rendszer automatikusan váltogatja a munkanapokat és a szabadnapokat a megadott sablon szerint.

Példa: Biztonsági cég, ahol a munkavállalók 2 nap munkát követően 2 nap szabadot kapnak (2/2), vagy gyár éjjel-nappali grafikonnal. Egyszer megadja a mintát, és a rendszer a teljes időszakra ismétli.

Mi az a műszaksablon

A műszaksablon — mentett paraméterkészlet a műszakok gyors létrehozásához. Ahelyett, hogy minden alkalommal kézzel adná meg az időt, szünetet és egyéb adatokat, kiválaszt egy kész sablont — és az összes mező automatikusan kitöltődik.

A sablonok a beosztásvarázsló 3. lépésében (Műszakadatok) hozhatók létre (Alap, Elérhetőség alapján, Haladó típusok esetén) vagy később — a Beosztás oldalon.

A műszaksablon összetevői

Szünetek a műszaksablonban

A műszaksablon kétféle szünetmegadást támogat:

1. Egyszerű szünet (Szünet) — csak az időtartam percben. A szünet nincs konkrét időponthoz kötve.

2. Tervezett szünetek (Szünetek beállítása) — pontos szünetek kezdési idővel és paraméterekkel. Aktiválja a Szünetek beállítása jelölőnégyzetet a műszaksablonban:

Kattintson a Szünet hozzáadása gombra további szünetek hozzáadásához a sablonban. Egy műszakban több szünet is megadható (pl. reggeli kávészünet és ebédszünet).

Szükséges létszám a hét napjai szerint

Az Elérhetőség alapján és Haladó beosztástípusoknál minden műszaksablon lehetővé teszi a Szükséges létszám megadását — a szükséges munkavállalók számát külön a hét minden napjára (H–V). A +/− gombokkal állítható be.

Ez lehetővé teszi például 5 fő beosztását hétköznapokon és 2 fő beosztását hétvégéken ugyanahhoz a műszaksablonhoz.

A Munkahelyek beállítása napok szerint jelölőnégyzet bekapcsolja a munkahelyek napok szerinti elkülönített kezelését.

Hol használhatók a sablonok

Példa

Egy étterem három sablont hoz létre: „Reggel” (07:00–15:00, tervezett szünet „Ebédszünet” 30 perc 12:00-tól, fizetett), „Délután” (15:00–23:00, szünet 30 perc), „Éjszaka” (23:00–07:00, szünet 20 perc). Hétköznapokon 5 fő szükséges a reggeli műszakra, hétvégén — 3. A beosztás összeállításakor a menedzser kiválasztja a kész sablont — az idő, szünetek és létszám automatikusan kitöltődik.

5. lépés: Korlátozási beállítások — Beállítások (csak Elérhetőség alapján és Haladó)

Az Elérhetőség alapján és Haladó típusoknál a varázslóban elérhető egy kiegészítő Beállítások lépés, amely az automatikus műszakelosztás korlátozásait határozza meg:

Munkaidő-keretek:

Műszak- és pihenőidő-korlátozások:

Egyéni szabályok — a + Hozzáadás gombbal további szabályok adhatók hozzá az automatikus generáláshoz.

Ezek a beállítások biztosítják, hogy az automatikusan létrehozott beosztás betartsa a munkaügyi jogszabályokat és a cég belső szabályzatát.

Terheléstervező (csak Elérhetőség alapján és Haladó, az Előrejelzés modul szükséges)

Az Elérhetőség alapján és Haladó típusú beosztásvarázslókban a bekapcsolt Előrejelzés modul esetén elérhető a Terheléstervező fül. Lehetővé teszi annak megadását, hány munkavállaló szükséges az egyes napok minden órájában.

Óránkénti terheléstervező

Vizuális terhelésszerkesztő közvetlenül a felületen:

Példa: Az iroda H–P 09:00–18:00-ig működik. Hétköznapokon minden órában 1 munkavállaló szükséges, Szo és V — 0. Kitölti a rácsot, és a rendszer automatikusan kiszámítja az optimális műszakszámot.

6. lépés: Munkavállalók hozzáadása a beosztáshoz

Nyissa meg a Beosztás oldalt (naptár ikon) → válassza ki a projektet és beosztást → adja hozzá a munkavállalókat a Műveletek menün keresztül.

3. rész: Első műszak hozzáadása

A hozzáadás után kattintson a Közzététel és munkavállalók értesítése gombra — a munkavállalók megkapják az értesítést a beosztásról.

Kapcsolódó cikkek

• Lépésről lépésre beállítási útmutató
• Első munkavállalók hozzáadása
• Bérbeállítások
• Osztályok és projektek
• Szünetek
• Előrejelzés
• Projektek kezelése
• Helyszínek kezelése

Gyakran ismételt kérdések

K: Hány beosztás lehet egy projektben?
V: Korlátlan számú.

K: Mekkora a beosztás maximális időtartama?
V: Létrehozáskor és meghosszabbításkor — legfeljebb három hónap egy lépésben. A beosztás korlátlan számú alkalommal meghosszabbítható.

K: Módosítható a beosztás típusa a létrehozás után?
V: Nem. Más típushoz hozzon létre új beosztást.

K: A munkavállalók nem jelennek meg a beosztási rácsban.
V: Győződjön meg arról, hogy a munkavállalók hozzá vannak adva mind a projekthez, mind a beosztáshoz.

K: Figyelmeztető jel a beosztásnál.
V: A dátumtartomány lejárt. Hozzon létre új beosztást vagy hosszabbítsa meg a meglévőt.

K: Hogyan adhatok hozzá munkavállalókat a beosztáshoz a létrehozás után?
V: Nyissa meg a Beosztások → ceruza ikon a beosztásnál → Munkavállalók hozzáadása fül → válassza ki a munkavállalókat → mentse.

K: Hogyan hosszabbítható meg a lejárt beosztás?
V: Beosztások → ceruza → Beosztás rövidítése/meghosszabbítása fül → válassza a Beosztás meghosszabbítása lehetőséget → adja meg az új dátumot → mentse.

K: Mire való a „Hét control Típus” a beosztásban?
V: Meghatározza, hogyan reagál a rendszer a túlórákra. Engedélyezés — korlátozás nélkül, Engedélyezés megerősítéssel — a menedzser jóváhagyja a túlórákat, Blokk — a túllépéssel rendelkező műszakokat piros ponttal jelöli.

K: Hogyan hozhatok létre második projektet?
V: Lépjen a Modulok menübe → növelje a projektek számát az Osztályok és Projektek modulban → mentse. Ezután a + Projekt létrehozása gomb aktívvá válik.

K: Átnevezhető a műszaksablon a beosztás létrehozása után?
V: Igen. Kattintson a műszaksablonra a beosztási rácsban → szerkesztés gomb — módosítsa a nevet és mentse.

K: Hogyan válasszam ki az „Előre megadott” beosztástípust 2/2 rotációhoz?
V: A beosztásvarázsló 2. lépésében válassza az Előre megadott lehetőséget, majd adja meg a mintát: 2 munkanap, 2 szabadnap.

K: Mi történik, ha nem teszem közzé a beosztást?
V: A munkavállalók nem kapnak értesítést és nem látják a műszakjaikat a mobilalkalmazásban. A közzététel kötelező a csapat tájékoztatásához.

K: Kijelölhető menedzser a projekt létrehozásakor?
V: Igen. A projektbeállításokban van Menedzserek mező — adja hozzá a kívánt felhasználókat Menedzser szerepkörrel.

K: Hogyan törölhető beosztás?
V: Nyissa meg a beosztás beállításait és kattintson a Törlés gombra. A beosztáson belüli összes műszak automatikusan törlődik.

K: Hogyan adhatok hozzá tervezett szüneteket a műszaksablonhoz?
V: A műszaksablonban kapcsolja be a Szünetek beállítása jelölőnégyzetet → adja meg a Megnevezést, Időtartamot, Kezdést és Fizetett beállítást → kattintson a Szünet hozzáadása gombra további szünetek hozzáadásához. Minden szünet konkrét időponthoz kötött.

K: Mi a különbség az egyszerű szünet (Szünet) és a tervezett szünet (Szünetek beállítása) között?
V: Az egyszerű Szünet — csak időtartam percben, időponthoz kötés nélkül. A Szünetek beállítása — pontos szünetek névvel, kezdési idővel, időtartammal és fizetett jelölővel.

K: Megadható eltérő létszám hétköznapokra és hétvégékre?
V: Igen. Az Elérhetőség alapján és Haladó beosztástípusoknál minden műszaksablonhoz külön megadható a Szükséges létszám a hét minden napjára (H–V).

K: Mi az az Óránkénti terheléstervező?
V: A Terheléstervező fülön lévő vizuális terheléstervező (az Előrejelzés modul szükséges). Lehetővé teszi annak megadását, hány munkavállaló szükséges az egyes napok minden órájában. Ezen adatok alapján a rendszer kiszámítja az optimális műszakszámot.

K: Hol találom a terheléstervezőt?
V: Kapcsolja be az Előrejelzés modult → az Elérhetőség alapján vagy Haladó típusú beosztásvarázslóban → Terheléstervező fül → Óránkénti terheléstervező.

K: Mit jelent a „Munkahelyek beállítása napok szerint” a műszaksablonban?
V: A jelölőnégyzet lehetővé teszi eltérő számú munkahely megadását a hét minden napjára egyetlen műszaksablonon belül. Az Elérhetőség alapján és Haladó típusokban érhető el.

K: Több szünet is hozzáadható egy műszaksablonhoz?
V: Igen. Kattintson a Szünet hozzáadása gombra minden kiegészítő szünetnél. Például kávészünet 15 perc 10:30-kor és ebéd 30 perc 13:00-kor.

K: Mit jelent a „Egyszerre szünetben 0–1″ a szünetbeállításoknál?
V: Mutatja, hány munkavállaló lehet egyszerre ezen a szüneten. A rendszer gondoskodik arról, hogy ne mindenki menjen szünetre egyszerre.