Az alsó sáv két szakasza, amelyek miatt az alkalmazást a leggyakrabban megnyitják: Kérések (Requests) — mit kérnek a munkatársak, Értesítések (Notifications) — mi történt.
Lépésről lépésre útmutató
Kérések listája
Az alsó sáv harmadik ikonja. A képernyő két fülre oszlik: Új (New) — amelyek döntésre várnak, és Archívum (Archive) — a már feldolgozottak. Felül a Szűrők (Filters), lent jobbra a létrehozás gombja.
A kártyán látható a kérelem típusa, a munkatárs neve, a projekt, az időszak és az utolsó módosítás dátuma.
Kérelem kártyája
Megnyomásra a kérelem két füllel nyílik meg.
Részletek (Details) — állapot, munkatárs, kérelem típusa, -tól (From) — -ig (To) időszak, mikor jött létre és mikor módosult. Lent két gomb: Megerősítés (Confirm) — jóváhagyás, Törlés (Cancel) — elutasítás.
Megbeszélés (Discussion) — levelezés a kérelemről. Itt látható az előzmény (Kérelem létrehozva (Request created) dátummal) és az Írja ide az üzenetet (Enter message here) mező a küldés gombjával. Megkérdezheti a munkatárstól a részleteket anélkül, hogy kilépne a kérelemből vagy átváltana e-mailre.
Kérelem létrehozása
A hozzáadás gombja megnyitja a Kérelem létrehozása (Create request) képernyőt:
| Blokk | Mező | Leírás |
|---|---|---|
| Kérelem típusa (Request type) | Típus (Type) | Típus: betegszabadság, szabadság, ünnepnap vagy saját típus |
| Fizetettség | Fizetettként van-e megjelölve a távollét | |
| Szabadság időtartama (Time off duration) | Egész nap vagy a nap egy része | |
| Dátum (Date) | Dátum | |
| Idő (Time) | Idő, ha a nap egy része van kiválasztva | |
| Beállítások (Options) | Munkavállaló (Employee) | Kinek a nevére készül. A vezető létrehozhat kérelmet a munkatárs helyett |
| Helyezz át műszakokat a Nyitott műszakok közé (Move shifts to Open Shifts) | Az adott időszak műszakjainak áthelyezése a szabad műszakok közé, hogy más elvállalhassa őket |
Lent a Fájl csatolása (Attach file) — a kérelemhez dokumentum csatolható, például orvosi igazolás. A Beküldés (Submit) gombbal küldhető el.
Értesítések
A negyedik ikon, a csengő. A piros körben az olvasatlanok száma látszik, a kilencvenkilencnél több 99+ jelöléssel szerepel.
A hírfolyamban dátummal és idővel jelennek meg az események: a munkatárs nem jelent meg a Shifton, kérelem érkezett, megváltozott az ütemterv. Az értesítés a tényről tájékoztat; a döntés a kérések szakaszban születik.
Hogy milyen értesítések érkeznek és hová, azt a Profilom → Értesítések menüpontban lehet beállítani. Ugyanott, a TELEGRAM csoportban található a bot tokenje — a Telegram-értesítések közvetlenül az alkalmazásból kapcsolhatók be.
Lehetséges problémák és megoldások
| Probléma | Ok | Megoldás |
|---|---|---|
| A munkatárs nem tud kérelmet küldeni | A szükséges típus tiltva van az ütemterv beállításaiban | Kapcsolja be az engedélyt itt: Ütemtervek → ütemterv → Alapvető információk |
| Nincs, aki lefedje a hiányzó munkatárs műszakjait | A kérelem létrehozásakor nem kapcsolták be a műszakok áthelyezését | Kapcsolja be a Helyezz át műszakokat a Nyitott műszakok közé beállítást — a műszakok a szabad műszakok közé kerülnek |
| A kérelem eltűnt a listáról | Feldolgozták | Keresse az Archívum fülön |
| Nem világos, miért kér a munkatárs szabadnapot | Hiányoznak a részletek | Kérdezze meg közvetlenül a kérelemben, a Megbeszélés fülön |
| Igazolás kell a betegszabadsághoz | Nincs csatolva fájl | A munkatárs a Fájl csatolása gombbal csatol dokumentumot a kérelem létrehozásakor |
| Nem érkeznek értesítések | Ki vannak kapcsolva a szükséges típusok | Profilom → Értesítések |
| Nem érkeznek SMS-ek | Nem elég csak a modult bekapcsolni | Négy feltétel kell egyszerre: a modul be van kapcsolva, az SMS engedélyezett a cégbeállításokban, a munkatársnál szerepel telefonszám, a cég egyenlege fel van töltve |
| Visszamenőleges kérelem nem hozható létre | Ez így van kitalálva | Nyitott műszakot, cserét és átadást visszamenőleg nem lehet kérni |
Gyakran ismételt kérdések (FAQ)
Kérdés: Miben különbözik az értesítés a kérelemtől? Válasz: Az értesítés eseményről tájékoztat, a kérelem döntést igényel. A jóváhagyás és az elutasítás a kérelem kártyáján történik a Megerősítés és a Törlés gombbal.
Kérdés: Lehet a munkatárssal levelezni a kérelemről? Válasz: Igen, a kérelmen belüli Megbeszélés fülön. Ott látható a módosítások előzménye is.
Kérdés: Lehet igazolást csatolni? Válasz: Igen, a Fájl csatolása gombbal a kérelem létrehozásakor.
Kérdés: Mit csinál a Helyezz át műszakokat a Nyitott műszakok közé (Move shifts to Open Shifts)? Válasz: Az adott időszakra eső műszakokat a szabad műszakok közé helyezi, hogy a kollégák elvállalhassák őket.
Kérdés: Létrehozhat a vezető kérelmet a munkatárs helyett? Válasz: Igen, a Beállítások blokkban választható ki, kinek a nevére készül a kérelem.
Kérdés: Ki hagyja jóvá a kérelmeket? Válasz: A projektmenedzser, az adminisztrátor vagy a tulajdonos.
Kérdés: Hol nézhetők meg a feldolgozott kérelmek? Válasz: Az Archívum fülön.