Szabadnap, betegszabadság, éves szabadság — mindezt a munkavállaló a telefonjáról kéri, a vezető pedig ugyanott válaszol. A kérelem nem veszik el a levelezésben: van állapota, előzménye és megbeszélése.
A szünetet nem itt kérik, hanem a műszak kártyáján — erről a „Szünet és tevékenység a műszakban” cikk szól.
Lépésenkénti útmutató
Hol találhatók a kérelmek
Az alsó sáv harmadik ikonja a Kérések (Requests). A képernyő két fülre oszlik:
| Fül | Mit jelenít meg |
|---|---|
| Új (New) | Azok a kérelmek, amelyek még döntésre várnak |
| Archívum (Archive) | A feldolgozottak — a jóváhagyottak és az elutasítottak |
A kártyán látható a kérelem típusa, az időszak és a legutóbbi módosítás dátuma. Jobbra alul található a létrehozás gomb.
Hogyan kérjen szabadnapot
1. Nyissa meg a Kérések menüt, és nyomja meg a jobbra alul lévő létrehozás gombot.
2. Megnyílik a Kérelem létrehozása (Create request).
3. Töltse ki a Kérelem típusa (Request type) blokkot.
4. Szükség esetén csatoljon dokumentumot.
5. Nyomja meg a Beküldés (Submit) gombot.
Mit kell kitölteni:
| Mező | Mit határoz meg |
|---|---|
| Típus (Type) | Betegszabadság, éves szabadság, ünnepnap vagy más, a vállalatában létrehozott típus |
| Fizetettség | Fizetettként van-e megjelölve a távollét — a típustól függ |
| Szabadság időtartama (Time off duration) | Egész nap vagy a nap egy része |
| Dátum (Date) | A távollét napja |
| Idő (Time) | Akkor jelenik meg, ha a nap egy részét választotta |
| Csatolmány fájl (Attach file) | Igazolás, szkennelt kép, a dokumentum fényképe |
A munkavállaló űrlapja rövidebb, mint a vezetőé: nincs benne a Beállítások (Options) blokk, ahol azt választják ki, kinek szól a kérelem, és hogy a műszakok átkerüljenek-e a szabad műszakok listájára. A munkavállaló csak magának adhat be kérelmet — a munkavállaló kiválasztására szolgáló mező nincs az űrlapon.
Mi történik a műszakokkal a szabadnap idején
Maga a szabadnap nem törli a műszakot. Ha ezekre a napokra műszakja van beütemezve, a vezető a jóváhagyáskor dönt arról, mi legyen velük: törli őket, vagy átteszi a szabad műszakok listájára. Ha biztosra szeretne menni, adja át a műszakot előre — ezt a műszak kártyáján, a három ponttal lehet megtenni.
Hogyan tudja meg a döntést
A válasz két úton érkezik: az Események (Events) menübe — ez az alsó sáv negyedik ikonja — és a kérelmek képernyőjén az Archívum fülre. A kérelem állapota megváltozik, és megtekintheti a hozzá tartozó levelezést.
A kérelmen belül található egy megbeszélés fül: ott látható az előzmény — Kérelem létrehozva (Request created) a dátummal — és egy üzenetmező. Ezen keresztül a kérelem elhagyása nélkül válaszolhat a vezetőnek, ha részleteket kérdez.
Hogyan vonja vissza a saját kérelmét
Nyissa meg a kérelmet az Új fülön, és nyomja meg a Kérelem visszavonása (Cancel request) gombot. Az alkalmazás megkéri, hogy adja meg A visszautasítás oka (Reason of decline) mezőt, és küldje be — ezután a kérelem az archívumba kerül.
Lehetséges problémák és megoldások
| Probléma | Ok | Megoldás |
|---|---|---|
| A kérelem űrlapján nincs meg a szükséges távolléttípus | A típus nincs létrehozva a vállalatban | A távolléttípusokat a vezető hozza létre a beállításokban |
| Nem sikerül szabadnapot beadni egy kollégának | Ez így van kitalálva | A munkavállaló csak magának adhat be kérelmet |
| A kérelmet elküldte, de semmi nem változik | A vezető döntésére vár | Nézze meg a kérelem állapotát és a benne lévő megbeszélést |
| Nem érkeznek válaszok a kérelmekre | Ki vannak kapcsolva az értesítések | Profilom → Értesítések, Kommunikáció csoport |
| A fájl nem csatolódik | Túl nagy | Csökkentse a fájl méretét, vagy fényképezze le a dokumentumot közvetlenül az alkalmazásban |
Gyakran ismételt kérdések (FAQ)
Kérdés: Jóváhagyták a szabadnapot — a műszak magától eltűnik? Válasz: Nem. Hogy mi legyen az ezekre a napokra beütemezett műszakokkal, azt a vezető dönti el: törli őket, vagy átteszi a szabad műszakok listájára.
Kérdés: Lehet-e néhány órára szabadságot kérni, nem pedig egész napra? Válasz: Igen, a Szabadság időtartama mezőben válassza a nap egy részét, és adja meg az időt.
Kérdés: Hová kell csatolni a betegszabadságról szóló igazolást? Válasz: A kérelem űrlapján ott van a Csatolmány fájl. Kiválaszthat egy fájlt, vagy lefényképezheti a dokumentumot.
Kérdés: Vissza lehet-e vonni egy már beküldött kérelmet? Válasz: Igen, nyissa meg, és az ok megadásával nyomja meg a Kérelem visszavonása gombot.
Kérdés: Hol lehet megtekinteni az elutasított kérelmeket? Válasz: Az Archívum fülön. Az elutasítás oka a döntéssel együtt érkezik, a részletek pedig a megbeszélésben láthatók.
Kérdés: A vezető írt nekem a kérelemben — hol válaszolhatok? Válasz: A kérelmen belül, a megbeszélés fülön, az üzenetmezőben.