Embert felvenni a céghez, jogokat kiosztani, meghívót küldeni, pozíciót és óranormát módosítani — mindez elvégezhető telefonról. Korábban a csapat kezelése csak böngészőben ment.
A rovat a vezető, az adminisztrátor és a tulajdonos számára érhető el.
Lépésről lépésre útmutató
Hogyan nyissa meg
☰ → Csapat (TEAM) csoport → A vállalat alkalmazottai (Company employees).
Minden munkatárs kártyáján: fénykép vagy monogram, név, jogosultsági szint, telefon, e-mail és a meghívás állapota — Meghívás függőben (Invite pending) narancssárgával vagy Meghívás elfogadva (Invite accepted) zölddel. A meg nem erősítetteknél mellette a Meghívó újraküldése (Resend invite) gomb.
A fejlécben három gomb: keresés név szerint, Szűrés projekt szerint (Filter by project) és Alkalmazottak importálása (Import Employees). Jobbra lent a kék, plusz jelű gomb — a hozzáadás.
Munkatárs hozzáadása
Nyomja meg a + gombot. Megnyílik az Adja hozzá a munkavállalót (Add employee) űrlap három blokkból.
Személyes adatok (Personal information)
| Mező | Leírás |
|---|---|
| Keresztnév (First name) | A munkatárs keresztneve |
| Vezetéknév (Last name) | A vezetéknév |
| Telefonszám (Phone number) | Telefon országhívószámmal |
| e-mail (E-mail) | Az e-mail-cím |
Az űrlap alatt a Telefon vagy e-mail szükséges (Phone or email required) figyelmeztetés — elég az egyik is, de e-mailes meghívó nélkül a munkatárs nem tud magának jelszót létrehozni.
Munkabeállítások (Work settings)
| Mező | Leírás |
|---|---|
| Személyzeti szám (Personnel Number) | A munkatárs belső azonosítója, jól lehet szerinte rendezni és más rendszerekbe exportálni |
| Havi óraszám, % (Monthly rate of hours, %) | A teljes munkaidő hányada. Alapértelmezés szerint 100 |
| Válasszon egy pozíciót (Select a position) | Pozíció a cégstruktúrából. Eszerint veszi a rendszer a díjat, ha a díjak pozíciónként vannak megadva |
Ütemezés (Scheduling)
| Mező | Leírás |
|---|---|
| Projekt (Project) | Melyik projektbe kerüljön |
| Ütemezés (Schedule) | Melyik ütemtervbe kerüljön |
| Adjon hozzá munkavállalót a következő időponttól (Add employee starting from) | Mely dátumtól számít az illető dolgozónak |
A Meghívó küldése (Send invite) kapcsoló dönti el, azonnal elmegy-e a levél. Mindezt a Mentés (Save) gomb zárja.
Itt a lényeg: az űrlap mindhárom kötelező lépést egyszerre elintézi — felveszi az embert, hozzáadja a projekthez és beteszi az ütemtervbe. Ha kihagyja a projektet vagy az ütemtervet, a munkatárs létrejön, de a rácsban nem jelenik meg.
A jogok módosítása
A jogosultsági szint közvetlenül a munkatársak listájában módosítható: mellette lefelé mutató nyíl áll, nyomja meg és válasszon másik szintet. Ehhez nem kell megnyitni a munkatárs kártyáját.
| Szint | Mit ad |
|---|---|
| Munkavállaló (Employee) | A saját ütemterve, a saját kérelmei, a saját elérhetősége |
| Rendszergazda (Administrator) | Az egész cég munkatársainak, moduljainak és ütemterveinek kezelése |
Ezek a jogok a cégben érvényesek, és itt, a munkatársak listájában adhatók meg. Ezektől külön az embernek szerepköre is van a projektben: Munkatársak (Employees), Vezetők (Managers) vagy Nézők (Viewers) — ezt magának a projektnek a beállításaiban osztják ki, nem itt. A vezető projektszerepkör, nem jogosultsági szint; adminisztrátort a projektben nem neveznek ki.
Teljes hozzáférése, beleértve a cég beállításait és a pénzügyeket, csak a tulajdonosnak van.
A munkatárs kártyája: hat fül
A kártyára koppintva megnyílik az Alkalmazott szerkesztése (Edit employee), és ez nem egyetlen űrlap, hanem hat fül. A fülek sávja oldalra görgethető, ezért az utolsókat nem látni azonnal.
| Fül | Mi van benne |
|---|---|
| Általános információk (General info) | Személyes adatok, munkabeállítások, készségek, szín, saját munkanapok és jogok |
| Elérhetőség (Availability) | Mikor áll készen a munkatárs a munkára, napokra bontva |
| Projektek (Projects) | Mely projektekben szerepel és milyen szerepkörrel |
| Megjegyzések (Notes) | A munkatársról szóló bejegyzések időszakkal és láthatósággal |
| Fájlok (Files) | Az emberhez kötött dokumentumok |
| Szabadságok (Vacations) | Szabadságkeretek időszakonként és az egyenleg mozgása |
Általános információk — a leghosszabb fül, görgetni kell. Sorrendben: Személyes adatok (Personal information) keresztnévvel, vezetéknévvel, telefonnal és e-maillel; Munkabeállítások (Work settings) személyzeti számmal, pozícióval és havi óraszámmal; Készségek (Skills); Munkavállalói szín (Employee color) — ezzel jelölik az embert a geolokációs térképen és az ütemtervben; A munkavállaló munkanapjainak személyes beállításai H–V pipákkal és a Személyes beállítások figyelembevétele kapcsolóval; alul pedig az Engedélyek (Permissions) — Munkavállalói jogok (Employee rights) és Hozzáférés a tevékenységi naplókhoz (Access to activity logs).
Az Elérhetőség ugyanazt a képet mutatja, amit maga a munkatárs lát az „Amikor elérhető vagyok” rovatban: a hét napokra bontva, a hetek közti váltás és a Naptár kibontása. Ahol az illető semmit sem adott meg, ott az Elérhetőség nincs megadva (Availability not specified) felirat áll.
Projektek — a munkatárs projektjeinek listája a bennük betöltött szerepkörrel, az Adja hozzá a projekthez (Add to project) és az Adja hozzá az ütemtervhez (Add to schedule) gomb. Innen kapcsolják be az embert a munkába, a kártya elhagyása nélkül.
Megjegyzések — a Jegyzet létrehozása (Create a note) gomb és a bejegyzések listája. A megjegyzésnek van érvényességi időszaka és láthatósága: Csak menedzserek és adminisztrátorok (Only managers and administrators). Ez a helye azoknak a belső feljegyzéseknek, amelyeket magának a munkatársnak nem szabad látnia.
Fájlok — ennek az embernek a dokumentumai, a Fájlok feltöltése (Upload) gomb. Amíg nincsenek, a Nincsenek adatok (No data) felirat áll.
Szabadságok — az a fül, amiért a kártyát a leggyakrabban megnyitják. Három részből áll:
| Rész | Mit állít be |
|---|---|
| Megengedett szabadság túllépés (Permissible vacation overrun) | Hány nappal mehet mínuszba a munkatárs. A Mentés gombbal mentődik |
| Szabadság beállításai (Vacation settings) | Korlátos időszakok: kezdet, vég és Éves szabadságkorlát. A Szabadságbeállítás hozzáadása gombbal adhatók hozzá |
| Változás a szabadságegyenlegben (Change in vacation balance) | Kézi jóváírások és levonások: dátum, előjeles érték és megjegyzés. A Szabadságművelet hozzáadása gomb |
Egymás után több időszak is lehet — például 0, majd 24, majd 50 nap éves korláttal: így látszik, hogyan változtak az illető feltételei. Az egyenleg mozgásában a mínuszjel levonást jelent.
Importálás listával
A fejlécben lévő Alkalmazottak importálása gomb egyszerre sokakat tölt be fájlból. Az importálás e-mail-címek nélkül is lehetséges, de az ilyen munkatársakhoz nem megy ki meghívó — a címeket később kell pótolni.
Lehetséges problémák és megoldások
| Probléma | Ok | Megoldás |
|---|---|---|
| A munkatárs létrejött, de nincs benne az ütemtervben | A hozzáadó űrlapon kimaradt a projekt vagy az ütemterv | Nyissa meg a kártyát és töltse ki az Ütemezés blokkot |
| Nem érkezik meg a meghívó | A levél a spamben van, vagy a cég telefonszáma nincs megerősítve | Nézze meg a spamet, nyomja meg a Meghívó újraküldése gombot, erősítse meg a számot a profilban |
| Fehér képernyő a munkatársnál aktiváláskor | Ezt az e-mail-címet már egy másik fiók foglalja | Törölje a régi fiókot ezzel a címmel |
| E-mail és telefon nélkül vették fel | Az űrlap a kettő közül legalább egyet megkövetel | Töltse ki a telefont vagy az e-mailt — különben a mentés gombja nem működik |
| Az elbocsátott munkatárs benne maradt az ütemtervben | Ez így van kitalálva | A korábbi műszakok és a fizetési bejegyzések megmaradnak, a név mellett törlésre utaló jelölés áll |
| Nem sikerül adminisztrátort kinevezni a projektben | Ilyen szerepkör a projektben nincs | Az adminisztrátor a cégre vonatkozó jogosultsági szint; a projektben munkatársat, vezetőt és nézőt lehet kinevezni |
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
Kérdés: Fel lehet venni egy munkatársat és rögtön betenni az ütemtervbe? Válasz: Igen, a hozzáadó űrlap ezt egy menetben elvégzi: az Ütemezés blokk adja meg a projektet, az ütemtervet és a kezdő dátumot.
Kérdés: Mi az a személyzeti szám? Válasz: A munkatárs belső azonosítója. Jól lehet szerinte rendezni a listát és adatokat exportálni más rendszerekbe.
Kérdés: Mire jó a havi óraszám százalékban? Válasz: Így adható meg a részmunkaidő: az 50 % a havi norma felét jelenti.
Kérdés: Lehet-e e-mail-cím nélkül munkatársat felvenni? Válasz: Felvenni lehet, ha meg van adva a telefon. De a meghívó csak e-mailben megy ki.
Kérdés: Hogyan lehet gyorsan módosítani a munkatárs jogait? Válasz: A jogosultsági szint melletti nyíllal, közvetlenül a listában; a kártyába nem kell belépni.
Kérdés: Miben különbözik a vezető az adminisztrátortól? Válasz: A vezető projekten belüli szerepkör: az adott projekt ütemtervei és kérelmei. Az adminisztrátor az egész cégre kiterjedő jogosultsági szint.
Kérdés: Mi történik az elbocsátott adataival? Válasz: A műszakok és a fizetési bejegyzések megmaradnak a jelentésekben, magát a munkatársat pedig töröltként jelölik meg.