A már létrehozott ütemterv közvetlenül az alkalmazásban módosítható: név, önkiszolgáló engedélyek, a csapat összetétele, időszak, díjak, terhelési előrejelzés. Van olyan is, ami a webes verzióban nincs — újraépíteni az ütemtervet a frissített szabályok szerint.
Ütemterveket a vezető, az adminisztrátor és a cég tulajdonosa szerkeszthet.
Lépésről lépésre útmutató
Hogyan nyissa meg
☰ → Ütemtervek (Schedules) → Ütemtervek → nyomjon rá a listában a kívánt ütemtervre. Megnyílik egy képernyő hat résszel.
| Rész | Mit módosít |
|---|---|
| Fő információk (Main information) | Nevet, színt, hétvezérlést és az önkiszolgáló engedélyeket |
| Munkatársak (Employees) | Összetételt: kit adjunk hozzá az ütemtervhez, kit vegyünk ki |
| Menetrend csökkentése/bővítése (Reduce/extend schedule) | Időszakot: meghosszabbítás vagy rövidítés |
| Betöltési igény (Load demand) | Terhelési előrejelzést — hány műszak kell minden idősávban |
| Ütemezett csapattagok (Scheduled team members) | Alapbért mindenkinek, aki ebben az ütemtervben van |
| Az ütemezés újrakonfigurálása (Rebuild schedule) | Az ütemterv újragenerálását a frissített szabályok szerint |
Fő információk: mit tehet a munkatárs önállóan
A néven, a színen és a hétvezérlés típusán kívül itt gyűlik össze az összes önkiszolgáló kapcsoló — az, amit a munkatárs a saját műszakjaival maga tehet meg. Tíz van belőlük, öt csoportban.
Ez nem a cégben érvényes jogosultsági szint: munkavállalóvá, adminisztrátorrá vagy tulajdonossá az embert a kártyáján teszik, és az mindenütt érvényes. Az alábbi kapcsolók csak ezen az ütemterven belül hatnak, ezért az egyik ütemtervben a műszakcsere engedélyezett lehet, a szomszédosban pedig nem.
| Csoport | Kapcsoló | Mit engedélyez |
|---|---|---|
| Láthatóság (Visibility) | Engedélyezze az alkalmazottaknak az összes műszak megtekintését | Az egész csapat műszakjait látni, nemcsak a sajátjait |
| Műszakcsere (Shift exchange) | Engedélyezze a műszakok cseréjét (Allow shift swapping) | Műszakot cserélni a kollégákkal |
| Menedzser jóváhagyásával (With manager confirmation) | A csere csak a vezető jóváhagyása után megy végbe | |
| Cserélje fel a műszakokat azonos pozícióval (Swap shifts with the same position) | Csak azonos pozícióval cserélni | |
| Szabad műszakok (Free shifts) | Engedélyezze az alkalmazottaknak a műszakok elküldését a szabad műszakok listájára (Allow employees to send shifts to the open shift list) | A saját műszakot átadni a szabadok listájára |
| Engedélyezze az alkalmazottaknak a műszakok felvételét a szabad műszakok listájáról (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Műszakot venni a szabadok listájáról | |
| Alkalmazotti kérelmek (Employee requests) | Engedélyezze az alkalmazottaknak saját műszakok létrehozását (Allow employees to create their own shifts) | Magának műszakot létrehozni |
| Engedélyezze az alkalmazottaknak szünetek létrehozását (Allow employees to create breaks) | Szüneteket létrehozni | |
| Engedélyezze az alkalmazottaknak a műszakok átadását (Allow employees to drop shifts) | Lemondani a műszakról | |
| Másik | Engedélyezze az alkalmazottaknak a szünetek cseréjét különböző műszaksablonok között (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Szünetet cserélni különböző műszaksablonok között |
| Engedélyezze az alkalmazottaknak a műszakok felosztását (Allow employees to split shifts) | Részekre osztani a műszakot |
A módosítások a Mentés (Save) gomb után lépnek életbe.
Munkatársak: kit adjunk hozzá és kit vegyünk ki
A rész három mezőből áll.
| Mező | Mit csinál |
|---|---|
| Adjon hozzá alkalmazottakat az ütemtervhez (Add employees to schedule) | Azoknak a kiválasztása, akiket ebbe az ütemtervbe kell tenni |
| Adjon hozzá munkavállalót a következő időponttól (Add employee starting from) | Az a dátum, amelytől az illető bekerül az ütemtervbe. Nem az időszak elejétől, hanem a kiválasztott naptól |
| Távolítsa el az alkalmazottakat (Remove employees) | Kivenni az embert az ütemtervből anélkül, hogy törölné a cégből |
A dátummező az, amiért ide a leggyakrabban belépnek: az új ember a hónap közepén állt munkába, és nem elsejétől kellenek neki műszakok.
Az időszak rövidítése vagy meghosszabbítása
A képernyő neve Ütemezés átméretezése (Schedule resizing), felül a jelenlegi időszak látszik.
| Mező | Lehetőségek |
|---|---|
| Művelet (Action) | Ütemezés kiterjesztése (Extend schedule) vagy Rövidítse az ütemtervet (Shorten schedule) |
| Típus módosítása (Change type) | Például Kiterjeszteni műszakok nélkül (Extend without shifts) — az időszak hosszabb lesz, de műszakok nem jelennek meg benne |
| Ütemezés kiterjesztése erre (Extend schedule to) | Az a dátum, ameddig az időszakot húzzuk |
| Mit tegyünk a meglévő műszakokkal az új időszakban? (What to do with existing shifts in the new period?) | Figyelmen kívül hagyja (Ignore) vagy Törlés (Delete) |
Az utolsó kérdés fontosabb, mint amilyennek látszik: ha az új időszakban már állnak műszakok — például egy másik ütemtervből —, az alkalmazás megkérdezi, meghagyja-e őket vagy törölje.
A műszakok nélküli meghosszabbítás akkor jó, ha az időszakot ki kell nyújtani, a műszakokat pedig később teszi be kézzel, vagy újraépíti az ütemtervet.
Betöltési igény
Előrejelzés: hány műszak kell minden idősávban. Ezek alapján osztja el a rendszer a műszakokat az automatikus elosztásnál.
Amíg az előrejelzés nincs megadva, a képernyőn a Nincsenek adatok (No data) felirat áll — új ütemtervnél ez a helyzet.
Ütemezett csapattagok: a díj
Az Alapbér szerkesztése az ütemtervben (Basic pay rate editing in the schedule) képernyő. Felül a pénznem és az egység — például USD · Óránként (USD · Per hour) — és maga a díj értéke.
A képernyőn két magyarázat különbözteti meg a közös és a személyes díjat:
- Adja meg az alapbért az ütemtervben szereplő munkatársaknak — vagyis a közös díj minden résztvevőnek;
- Adjon meg egyéni alapbért a munkatársnak. Ez a kiválasztott dátumtól az ütemterv végéig lesz érvényes — vagyis egy-egy embernek adható saját díj, és csak ezen az ütemterven belül.
Lejjebb a Munkatársak (Employees) gomb — átlépés arra a listára, ahol a díj név szerint adható meg.
Az ütemezés újrakonfigurálása: építse fel újra
A rész ugyanazt a varázslót nyitja meg, mint a létrehozáskor, de már kitöltve ennek az ütemtervnek az adataival — név, szín, projekt, időszak, díj. Kijavítja, amin változtatni kell, és újraindítja a generálást.
Erre akkor van szükség, ha a szabályokból több lett vagy megváltoztak: hozzáadott egy műszaksablont, módosította a hét napjait, kiigazította a terhelést. Ahelyett, hogy törölné az ütemtervet és a nulláról építené össze, a meglévőt építi újra.
Lehetséges problémák és megoldások
| Probléma | Ok | Megoldás |
|---|---|---|
| A munkatárs nem látja mások műszakjait | Ki van kapcsolva az Engedélyezze az alkalmazottaknak az összes műszak megtekintését (Allow employees to see all shifts) | Kapcsolja be a Fő információk részben és mentsen |
| A munkatársak kérdés nélkül cserélnek műszakot | Ki van kapcsolva a Menedzser jóváhagyásával (With manager confirmation) | Kapcsolja be — a csere az Ön jóváhagyásán megy át |
| A módosítások nem mentődtek | Nem nyomta meg a Mentés gombot | Térjen vissza a részbe és mentsen |
| Hosszabb ütemterv kell, mint amilyet létrehoztak | Az időszakot a létrehozáskor adták meg | Menetrend csökkentése/bővítése — újraépítés nélkül hosszabbít |
| A szabályok javítása után a műszakok régiek maradtak | A szabályok változnak, a már létrehozott műszakok nem | Indítsa el Az ütemezés újrakonfigurálása részt |
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
Kérdés: Miben különbözik „Az ütemezés újrakonfigurálása” az új ütemterv létrehozásától? Válasz: A varázsló ugyanaz, de a mezők már ki vannak töltve a meglévő ütemterv adataival, és az eredmény felváltja azt, nem pedig egy másodikat ad hozzá.
Kérdés: Meghosszabbítható az ütemterv újralétrehozás nélkül? Válasz: Igen, a Menetrend csökkentése/bővítése rész — ugyanez rövidíti is az időszakot.
Kérdés: Hol módosítható a díj egyszerre mindenkinek az ütemtervben? Válasz: Az Ütemezett csapattagok részben — ott van az alapbér ennek az ütemtervnek minden résztvevőjére.
Kérdés: Mely jogok adhatók meg itt, és melyek a munkatárs kártyáján? Válasz: Itt — csak ez a tíz önkiszolgáló kapcsoló: mit tehet az ember a saját műszakjaival (cserélheti, átadhatja a szabadok listájára, elveheti onnan, létrehozhat műszakokat és szüneteket, feloszthatja a műszakot). Ezek egyetlen ütemterven belül hatnak, és különböző ütemtervekben eltérhetnek. A cégben érvényes jogosultsági szintet pedig — munkavállaló, adminisztrátor, tulajdonos — a munkatárs kártyáján adják meg, és az az egész cégre érvényes; az ütemterv nem hat rá.
Kérdés: A munkatárs át tud adni műszakot, de elvenni nem tud — miért? Válasz: Ez két külön kapcsoló a Szabad műszakok csoportban: a szabadok listájára való átadás és az onnan való elvétel külön engedélyezhető.
Kérdés: Mi az a „Betöltési igény”? Válasz: Terhelési előrejelzés: hány műszak kell minden idősávban. Ezek alapján osztja el a rendszer a műszakokat az automatikus elosztásnál.
Kérdés: Kivehető a munkatárs az ütemtervből anélkül, hogy törölnénk a cégből? Válasz: Igen, ennek az ütemtervnek a Munkatársak részében.
Kérdés: Az új munkatárs a hónap közepén állt munkába — hogyan tegyük be nem az elejétől? Válasz: A Munkatársak részben van egy Adjon hozzá munkavállalót a következő időponttól mező: adja meg a munkába állás dátumát.
Kérdés: Mi lesz azokkal a műszakokkal, amelyek meghosszabbításkor már állnak az új időszakban? Válasz: Az alkalmazás megkérdezi: Figyelmen kívül hagyja — hagyja úgy, ahogy van, Törlés — törölje és építse fel újra.
Kérdés: Egyáltalán hol adják meg a munkatárs díját? Válasz: A munkatárs profiljában nincs díj. A díj négy szinten adható meg: a cég beállításaiban, a projektben, a pozíciónál és itt, az ütemtervben. A rendszer a cég → ütemterv → pozíció → helyszín láncban keresi. Az ütemtervből származó díj csak azon belül érvényes, és csak a kiválasztott dátumtól az időszak végéig, ezért egy embernek különböző ütemtervekben különbözőképpen lehet fizetni.