Bagian Pengaturan perusahaan memungkinkan Anda mengelola informasi umum tentang perusahaan, data untuk penagihan, metode pembayaran, faktur, transaksi, dan modul aktif.
Untuk membuka halaman pengaturan perusahaan, klik nama perusahaan di bagian atas layar lalu pilih “Pengaturan perusahaan”.
Informasi umum
Di bagian ini Anda dapat mengisi data utama perusahaan Anda:
- nama perusahaan;
- mode kerja (mode kantor atau Field Service — tugas lapangan);
- jumlah karyawan;
- negara / wilayah;
- negara bagian / provinsi / wilayah;
- kota;
- informasi tambahan tentang perusahaan.
Anda juga dapat mengunggah logo perusahaan. Logo yang diunggah di sini ditarik secara otomatis ke pengaturan modul Dokumen keuangan (Penagihan) dan dicetak pada dokumen yang Anda buat untuk pelanggan Anda (faktur, estimasi, dan lain-lain), serta digunakan pada laporan PDF untuk tugas dari bagian “Tugas” (selengkapnya lihat artikel “Laporan”).
Jika untuk dokumen diperlukan logo yang berbeda, logo tersebut dapat diganti di Modul → Pengaturan → Dokumen keuangan → Logo perusahaan.
Penting: logo ini tidak berlaku untuk faktur yang Shifton terbitkan untuk perusahaan Anda atas penggunaan modul (faktur tersebut ada di bagian “Faktur” di bawah) — logo hanya digunakan pada dokumen yang dibuat perusahaan Anda untuk pelanggannya.
Setelah melakukan perubahan, klik “Simpan”.
Tindakan perusahaan
Perubahan pemilik perusahaan
Anda dapat mengalihkan hak kepemilikan kepada pengguna lain. Setelah pengalihan, tingkat akses Anda otomatis berubah dari Pemilik menjadi Karyawan.
- Klik “Ganti pemilik”.
- Di panel samping, pilih karyawan yang akan menjadi pemilik baru.
- Konfirmasikan tindakan dengan menekan “Konfirmasi”.
- Untuk membatalkan, tekan “Batal”.
> Tindakan ini tidak dapat dibatalkan. Hanya pemilik baru yang dapat mengembalikan hak kepemilikan kepada Anda.
Menangguhkan perusahaan
Penangguhan perusahaan menghentikan operasinya untuk sementara.
Setelah penangguhan:
- semua metode pembayaran akan dilepas;
- semua modul akan dinonaktifkan;
- penagihan untuk periode baru akan dihentikan;
- tindakan ini dapat dibatalkan kapan saja.
Untuk menangguhkan perusahaan:
- Klik “Tangguhkan perusahaan”.
- Di panel samping, Anda wajib memasukkan teks konfirmasi dalam bahasa Inggris — ketikkan persis seperti yang ditampilkan di layar (teks itu boleh disalin dan ditempelkan ke kolomnya). Tanpa teks tersebut, tombol konfirmasi tetap nonaktif.
- Pilih alasan penangguhan.
- Tambahkan komentar (opsional).
- Konfirmasikan tindakan dengan menekan “Konfirmasi”.
- Untuk membatalkan, tekan “Batal”.
Hapus perusahaan
Perusahaan hanya dapat dihapus jika tidak ada faktur yang belum dibayar. Jika masih ada tunggakan, penghapusan baru dapat dilakukan setelah tunggakan itu dilunasi.
Saat perusahaan dihapus:
- akun perusahaan akan dihapus (segera, jika tidak ada tunggakan untuk periode mendatang; jika ada, penghapusan ditunda sampai faktur diterbitkan dan dibayar);
- semua metode pembayaran akan dilepas;
- penagihan akan dihentikan jika tidak ada tunggakan untuk periode baru;
- tindakan ini tidak dapat dibatalkan.
Untuk menghapus perusahaan:
- Klik “Hapus perusahaan”.
- Di panel samping, Anda wajib memasukkan teks konfirmasi dalam bahasa Inggris — ketikkan persis seperti yang ditampilkan di layar (teks itu boleh disalin dan ditempelkan ke kolomnya). Tanpa teks tersebut, tombol konfirmasi tetap nonaktif.
- Pilih alasannya.
- Tambahkan komentar (opsional).
- Konfirmasikan tindakan dengan menekan “Konfirmasi”.
- Untuk membatalkan, tekan “Batal”.
Alamat penagihan
Bagian ini menyimpan informasi yang digunakan untuk menerbitkan faktur.
Penting: perubahan tidak berlaku untuk faktur yang sudah diterbitkan. Perbarui data penagihan sebelum faktur dibuat jika Anda ingin data itu muncul di faktur.
Anda dapat mengisi kolom-kolom berikut:
- Nama perusahaan *
- Nomor PPN
- Nama depan *
- Nama belakang *
- Nomor telepon
- Negara / Wilayah *
- Negara bagian / Provinsi / Wilayah *
- Kota *
- Kode pos *
- Alamat *
Setelah informasi terisi, klik “Simpan”.
Metode pembayaran
Di bagian ini Anda dapat menambahkan, menyunting, atau menghapus kartu pembayaran.
Menambahkan kartu
- Klik “Tambahkan kartu”.
- Masukkan data kartu.
- Klik “Simpan”.
Menyunting kartu
- Klik “Sunting” di samping kartu.
- Perbarui bulan dan tahun berakhirnya masa berlaku.
- Klik “Simpan” atau “Batal”.
Anda juga dapat menghapus kartu dengan menekan “Hapus”.
> Untuk mengundang karyawan ke perusahaan, diperlukan kartu yang berlaku dan langganan bulanan yang aktif.
Saldo perusahaan
Di sini Anda dapat melihat saldo saat ini dan mengaktifkan langganan bulanan.
Untuk berlangganan:
- Klik “Pembayaran bulanan”.
- Pilih kartu yang sudah ada atau tambahkan kartu baru.
- Klik “Simpan”.
Faktur
Bagian ini memuat semua faktur yang diterbitkan untuk perusahaan Anda.
Anda dapat:
- mengunduh berkas Excel berisi jumlah pembayaran untuk berbagai periode;
- melihat rincian setiap faktur.
Tabel ini memuat:
- ID faktur
- Periode penagihan
- Jatuh tempo pembayaran
- Tanggal pembuatan
- Harga
- Sudah dibayar
- Harus dibayar
- Status
Mengklik ID faktur akan membuka rincian lengkap faktur, termasuk tagihan untuk modul yang disusun berdasarkan informasi dari alamat penagihan Anda.
Transaksi
Bagian ini memuat semua transaksi yang memengaruhi saldo perusahaan.
Modul aktif
Di sini Anda dapat melihat semua modul aktif beserta tanggal berakhirnya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Pertanyaan: Di mana Pengaturan perusahaan dibuka di Shifton? Jawaban: Klik nama perusahaan di bagian atas layar, lalu pilih “Pengaturan perusahaan”. Halaman konfigurasi umum perusahaan akan terbuka.
Pertanyaan: Informasi apa saja yang dapat disunting di pengaturan perusahaan? Jawaban: Anda dapat memperbarui data umum perusahaan: nama perusahaan, mode kerja, jumlah karyawan, negara/wilayah, negara bagian/provinsi, kota, dan informasi tambahan. Di sini juga Anda dapat mengunggah logo perusahaan.
Pertanyaan: Untuk apa logo perusahaan diunggah? Jawaban: Logo ditarik secara otomatis ke pengaturan modul Dokumen keuangan dan dicetak pada dokumen yang Anda buat untuk pelanggan Anda (faktur, estimasi), serta pada laporan PDF untuk tugas dari bagian “Tugas”. Bila perlu, logo untuk dokumen dapat diganti di Modul → Pengaturan → Dokumen keuangan. Logo ini tidak memengaruhi faktur yang Shifton terbitkan untuk perusahaan Anda.
Pertanyaan: Bagaimana cara menyimpan perubahan pada informasi perusahaan? Jawaban: Setelah melakukan perubahan pada kolom-kolom perusahaan, klik “Simpan”. Tanpa penyimpanan, perubahan tidak akan diterapkan.
Pertanyaan: Bagaimana cara mengalihkan kepemilikan perusahaan ke pengguna lain? Jawaban: Di bagian “Tindakan perusahaan”, klik “Ganti pemilik”, pilih karyawan yang akan menjadi pemilik baru, lalu konfirmasikan tindakan tersebut. Setelah pengalihan, akses Anda berubah dari Pemilik menjadi Karyawan.
Pertanyaan: Bisakah pengalihan hak kepemilikan perusahaan dibatalkan? Jawaban: Tidak — pengalihan hak kepemilikan tidak dapat dibatalkan. Hanya pemilik baru yang dapat mengembalikan hak kepemilikan kepada Anda.
Pertanyaan: Apa fungsi “Tangguhkan perusahaan”? Jawaban: Penangguhan perusahaan menghentikan operasinya untuk sementara:
- semua metode pembayaran dilepas;
- semua modul dinonaktifkan;
- penagihan untuk periode baru dihentikan. Tindakan ini dapat dibatalkan kapan saja.
Pertanyaan: Bagaimana cara menangguhkan perusahaan? Jawaban: Klik “Tangguhkan perusahaan”, masukkan teks konfirmasi yang diminta, lalu pilih alasan penangguhan.
Pertanyaan: Bisakah perusahaan dihapus? Jawaban: Ya — tetapi hanya jika tidak ada faktur yang belum dibayar. Jika masih ada tunggakan, penghapusan baru tersedia setelah tunggakan itu dilunasi.
Pertanyaan: Apa yang terjadi saat perusahaan dihapus? Jawaban: Saat perusahaan dihapus:
- akun perusahaan dihapus (segera, jika tidak ada tunggakan untuk periode mendatang, atau setelah tunggakan itu dilunasi);
- semua metode pembayaran dilepas;
- penagihan dihentikan untuk periode berikutnya. Tindakan ini tidak dapat dibatalkan.
Pertanyaan: Bisakah perusahaan dihapus jika modulnya masih aktif? Jawaban: Ya — tetapi penghapusan perusahaan baru terjadi setelah semua faktur yang belum dibayar dilunasi. Modul tidak menghalangi penghapusan jika syarat pembayaran terpenuhi.
Pertanyaan: Apa itu “Mode kerja” di pengaturan perusahaan? Jawaban: Mode kerja menunjukkan dalam mode apa perusahaan Anda bekerja — kantor atau lapangan (Field Service). Dari sinilah bergantung modul yang tersedia dan struktur alur kerjanya.