Pelanggan dapat mengajukan pertanyaan tentang kunjungannya tanpa menelepon kantor, dan tim Anda dapat menjawabnya di satu tempat. Seluruh percakapan terikat pada tugas, sehingga dapat dilihat oleh setiap karyawan yang menangani tugas tersebut dan tidak hilang di ponsel pribadi.
Halaman ini dibuka dari menu kiri: Portal Pelanggan → Obrolan.
Bagaimana pelanggan masuk ke obrolan
Tidak ada tautan tersendiri menuju obrolan. Pelanggan membuka percakapan dengan tombol “Pesan” di halaman pelacakan kunjungan — halaman yang sama yang dituju oleh tautan dari notifikasi Anda.
Dari sini muncul konsekuensi penting: tanpa tautan pelacakan, obrolan tidak tersedia. Tautan masuk ke dalam pesan hanya melalui substitusi {link_map} — jika tautan itu tidak disisipkan ke dalam teks aturan, pelanggan tidak punya tempat untuk menulis. Cara mengaturnya — di artikel “Pengaturan pengingat”.
Pelanggan tidak memerlukan registrasi maupun kata sandi — ia menulis langsung dari halaman tersebut. Di samping obrolan terdapat tombol “Panggilan”, jadi pelanggan dapat memilih: menulis atau menelepon.
Daftar obrolan
Pada halaman ini ada dua tab:
| Tab | Apa yang ditampilkan |
|---|---|
| Obrolan | Percakapan aktif — untuk tugas yang masih dikerjakan |
| Arsip | Percakapan untuk tugas yang sudah diselesaikan |
Kedua tab menampilkan tabel yang sama:
| Kolom | Apa yang ditampilkan |
|---|---|
| Tugas | Nomor tugas yang percakapannya terikat padanya |
| Klien | Siapa yang menulis |
| Jumlah pesan | Berapa banyak pesan dalam percakapan |
| Tindakan | Tombol untuk membuka obrolan |
Cara membaca dan menjawab
- Klik tombol di kolom Tindakan pada baris yang diperlukan — percakapan akan terbuka di panel samping.
- Di panel tersebut terlihat seluruh riwayat pesan beserta tanggal dan waktunya.
- Tulis jawaban Anda di kolom “Enter message here…” lalu klik “Kirim”.
- “Batalkan” atau tanda silang akan menutup panel.
Arsip: bisa dibaca, tidak bisa dijawab
Obrolan hidup bersama tugasnya. Selama tugas masih dikerjakan, pelanggan dan tim Anda saling berkirim pesan. Begitu tugas dipindahkan ke status akhir, obrolan ditutup: pelanggan tidak dapat menulis lagi, dan percakapan berpindah ke tab Arsip.
Percakapan yang diarsipkan dapat dibuka dan dibaca secara utuh — riwayatnya tetap tersimpan. Namun tombol kirim pada obrolan yang diarsipkan tidak aktif: menjawab pada tugas yang sudah ditutup tidak lagi memungkinkan.
Dari hal ini muncul aturan praktis: selesaikan semua pertanyaan tentang tugas sebelum memindahkannya ke status akhir. Setelah tugas selesai, percakapan hanya menjadi riwayat.
Kemungkinan masalah dan solusinya
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Tidak ada satu pun obrolan di daftar | Pelanggan belum menulis — atau mereka tidak punya tempat untuk menulis | Periksa bahwa teks aturan memuat substitusi {link_map}: tanpa tautan pelacakan, pelanggan tidak akan masuk ke obrolan |
| Pelanggan mengatakan ia tidak dapat menulis | Tugas sudah berada di status akhir — obrolan ditutup | Percakapan berpindah ke Arsip. Hubungi pelanggan dengan cara biasa |
| Percakapan lama hilang dari daftar | Tugas sudah diselesaikan, obrolan diarsipkan | Buka tab Arsip |
| Tombol kirim tidak bisa diklik pada obrolan yang diarsipkan | Memang begitu rancangannya: tugas yang sudah selesai tidak dapat dijawab | Jika pertanyaannya masih terbuka, jangan pindahkan tugas ke status akhir sebelum pertanyaan itu terselesaikan |
| Pelanggan tidak menerima jawaban | Pesan belum terkirim, atau tugas sudah lebih dulu ditutup | Pastikan obrolan berada di tab Obrolan, bukan di arsip, dan jawaban dikirim dengan tombol “Kirim” |
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Pertanyaan: Bagaimana pelanggan memulai obrolan? Jawaban: Dengan tombol “Pesan” di halaman pelacakan kunjungan. Tidak ada tautan tersendiri menuju obrolan.
Pertanyaan: Apakah pelanggan memerlukan akun? Jawaban: Tidak. Ia menulis dari halaman yang dibuka melalui tautan dari notifikasi Anda.
Pertanyaan: Mengapa kami sama sekali tidak punya obrolan? Jawaban: Kemungkinan besar teks notifikasi tidak memuat substitusi {link_map} — pelanggan tidak punya tempat untuk masuk. Tanpa halaman pelacakan, obrolan tidak tersedia.
Pertanyaan: Karyawan mana yang dapat melihat percakapan? Jawaban: Obrolan terikat pada tugas, bukan pada karyawan: obrolan dapat dilihat siapa pun yang punya akses ke tugas itu. Semua percakapan terkumpul di halaman Obrolan.
Pertanyaan: Apakah ada notifikasi tentang pesan baru dari pelanggan? Jawaban: Tidak ada notifikasi tersendiri di halaman ini — penghitung pesan terlihat di daftar obrolan, jadi halaman ini sebaiknya diperiksa selama bekerja.
Pertanyaan: Bisakah menjawab pada tugas yang sudah diselesaikan? Jawaban: Tidak. Pada obrolan yang diarsipkan, tombol kirim tidak aktif — percakapan hanya bisa dibaca.
Pertanyaan: Ke mana perginya percakapan untuk tugas yang sudah diselesaikan? Jawaban: Ke tab Arsip. Percakapan tersimpan secara utuh.
Pertanyaan: Bisakah percakapan dihapus? Jawaban: Tidak. Obrolan disimpan bersama tugasnya sebagai riwayat permintaan.
Pertanyaan: Bisakah pelanggan melampirkan berkas di obrolan? Jawaban: Di obrolan, pelanggan mengirim teks. Berkas dapat ia lampirkan pada ulasan setelah pekerjaan selesai.
Pertanyaan: Bisakah pelanggan menelepon, bukan menulis? Jawaban: Ya, di halaman pelacakan, di samping tombol pesan, terdapat tombol “Panggilan”. Jika penggantian nomor diaktifkan di pengaturan modul, panggilan tidak akan masuk ke ponsel pribadi pelaksana.
Pertanyaan: Berapa banyak obrolan yang bisa ada untuk satu tugas? Jawaban: Satu — percakapan tentang satu tugas berlangsung dalam satu obrolan, dan penghitung menampilkan jumlah pesan di dalamnya.