Portal Pelanggan adalah modul yang membuat pelanggan Anda selalu tahu perkembangan kunjungan tanpa satu pun telepon dari dispatcher. Pelanggan menerima notifikasi tentang pekerjaan yang akan datang, tautan yang menunjukkan di peta di mana pelaksana berada sekarang dan kapan ia tiba, dapat menulis di obrolan, dan setelah pekerjaan selesai dapat meninggalkan ulasan.
Untuk itu pelanggan tidak memerlukan akun di Shifton — semuanya terbuka lewat tautan dari SMS atau surat.
Penting: Portal pelanggan adalah modul berbayar. Aktifkan modul itu di bagian Pengaturan perusahaan → Modul. Setelah diaktifkan, di menu kiri muncul grup yang dapat dibentangkan Portal Pelanggan berisi empat halaman.
Apa yang diterima pelanggan
- Notifikasi tentang kunjungan. Pelanggan mengetahui bahwa permintaannya diterima, bahwa pelaksana sudah berangkat, bahwa pekerjaan sudah selesai. Peristiwa mana yang dikabarkan dan lewat saluran apa — SMS, email, atau keduanya — Anda sendiri yang memutuskan.
- Halaman pelacakan. Tautan itu menuju alamat tersendiri — my.shifton.com, bukan ke aplikasi. Di halaman itu ada: peta dengan dua titik — alamat pelanggan dan pelaksana — beserta rute yang dibangun di antara keduanya, perkiraan waktu perjalanan, dan di sebelahnya kartu pelaksana dengan foto dan nama serta dua tombol — “Panggilan” dan “Pesan”. Di bawahnya — waktu kunjungan yang dijadwalkan, alamat layanan, dan status penyelesaian.
- Obrolan untuk tugas. Tombol “Pesan” membuka percakapan tepat di halaman yang sama: kolom masukan dan tombol “Kirim”. Tim Anda menjawab di halaman Obrolan di dalam aplikasi. Percakapan terikat pada tugas, sehingga dapat dilihat oleh siapa pun yang menangani tugas itu. Setelah tugas diselesaikan, obrolan ditutup dan berpindah ke arsip.
- Ulasan setelah pekerjaan. Formulir penilaian mutu layanan terbuka lewat tautannya sendiri: foto dan nama pelaksana, peringkat dengan lima bintang, komentar yang bersifat opsional, dan berkas lampiran. Pelanggan menekan “Kirim”, dan ulasan itu masuk ke halaman Ulasan. Ulasan hanya ditinggalkan satu kali — setelah dikirim, tautannya menjadi tidak aktif.
Tautan ke ulasan hanya bekerja setelah tugas diselesaikan. Selama tugas belum berada di status akhir, tautan itu membuka halaman “Tautan sudah tidak berlaku”.
Halaman dalam bahasa pelanggan. Di sudut kanan atas halaman pelanggan ada pilihan bahasa — tersedia semua 41 bahasa Shifton — dan pengalih tema gelap. Semua label diterjemahkan, sehingga pelanggan dari negara mana pun melihat halaman itu dalam bahasanya sendiri. Pada ilustrasi di bawah, halaman dibuka dalam bahasa Inggris.
Nomor telepon pelaksana pun dapat tidak diungkapkan: di pengaturan modul ada penggantian nomor, sehingga pelanggan tidak menelepon nomor pribadi karyawan.
Berapa lama tautan bertahan
Kedua tautan itu bersifat sekali pakai dengan caranya masing-masing, dan hal ini perlu diketahui lebih dahulu:
- Tautan pelacakan bekerja selama tugas masih dikerjakan. Begitu Anda memindahkan tugas ke status akhir, pelacakan ditutup — pelanggan akan melihat “Tautan sudah tidak berlaku”.
- Tautan ke ulasan, sebaliknya, baru mulai bekerja setelah tugas diselesaikan. Dan berlaku sampai ulasan pertama: pelanggan mengirim penilaian — tautan menjadi tidak aktif, ulasan kedua tidak dapat ditinggalkan.
- Obrolan hidup bersama tugasnya: selama tugas masih dikerjakan, pelanggan dan tim Anda saling berkirim pesan, dan setelah dipindahkan ke status akhir percakapan ditutup dan berpindah ke arsip — percakapan itu tetap dapat Anda baca di tab Arsip halaman Obrolan.
Lebih mudah mengingatnya begini: pekerjaan sedang berjalan — peta dan obrolan terbuka; pekerjaan selesai — hanya ulasan yang terbuka, dan hanya terbuka satu kali.
Cara mengatur semuanya: lima langkah
1. Aktifkan modul
Pengaturan perusahaan → Modul → centang Portal Pelanggan → Simpan. Selengkapnya — di artikel “Modul dan pengaturan modul”.
2. Hubungkan kolom pelanggan dengan saluran komunikasi
Modul → Pengaturan → Portal Pelanggan. Di sini ditentukan dari kolom kartu pelanggan mana nama depan, nama belakang, telepon, dan email diambil — tepat ke telepon itulah SMS terkirim, dan ke alamat itulah surat terkirim. Di sana juga dipilih bagaimana nama pelaksana ditampilkan kepada pelanggan, dan penggantian nomor telepon diaktifkan.
3. Atur notifikasi berdasarkan status tugas
Halaman Pengaturan pengingat (“Pengaturan pengingat”), blok Pengaturan notifikasi berdasarkan status. Inilah tabel utama modul ini: di dalamnya terdaftar status tugas perusahaan Anda, dan di seberang masing-masing status diaktifkan saluran yang akan dipakai untuk mengirim pesan kepada pelanggan saat tugas berpindah ke status itu.
Status setiap perusahaan berbeda-beda. Ini bukan daftar sistem yang sudah jadi: Anda membuat dan menamai status sendiri di bagian Pengaturan Tugas → Daftar status, dan tabel notifikasi hanya menampilkan apa yang sudah Anda atur. Karena itu, di tabel Anda akan muncul nama-nama milik Anda, bukan yang ada pada ilustrasi di bawah (di sana, sebagai contoh, ada status “TO DO”, “Started”, “Doing”, “Pause”, “Decline”, “On my way”, “Accepted”, “Finished”).
Dari sini muncul pula urutan kerjanya: status dulu, baru notifikasi. Jika status baru ditambahkan setelah notifikasi dikonfigurasi, status itu akan muncul di tabel sebagai baris tersendiri tanpa saluran — dan untuk status itu pelanggan tidak akan menerima apa pun sampai Anda mengaktifkannya.
Status tanpa saluran ditandai kelabu — untuk status itu pelanggan tidak menerima apa pun. Untuk mengaktifkan sebuah status, klik + pada barisnya — akan terbuka jendela “Add rule for statuses”, tempat seluruh pesan ditentukan secara utuh:
- Status — status yang, saat tercapai, akan memicu aturan ini (misalnya, On my way).
- Saluran — salurannya: SMS, E-mail, atau keduanya.
- Teks SMS — teks SMS.
- Subjek email — subjek surat.
- Teks email — teks surat.
- Diaktifkan — apakah aturan ini aktif.
Substitusi di dalam teks pesan
Teksnya tidak statis: data tugas disisipkan ke dalamnya. Substitusi yang tersedia:
{executor_name} · {company_name} · {client_first_name} · {client_last_name} · {scheduled_time} · {task_id} · {company_id} · {client_id} · {link_feedback} · {link_map}
Hal yang paling penting: tautan masuk ke dalam pesan hanya melalui substitusi. {link_map} — tautan ke halaman pelacakan dengan peta, {link_feedback} — tautan ke formulir ulasan. Jika keduanya tidak disisipkan ke dalam teks, pesan akan terkirim tanpa tautan, dan pelanggan tidak dapat melacak pelaksana maupun meninggalkan ulasan.
Contoh teks SMS untuk status On my way:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}Sedangkan subjek suratnya dapat berbentuk seperti ini: Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}.
4. Tambahkan pengingat berdasarkan waktu
Di tempat yang sama, blok Pengaturan notifikasi terjadwal — tombol Buat pengingat. Berbeda dengan notifikasi berdasarkan status, pengingat terikat bukan pada peristiwa, melainkan pada waktu: berapa menit ke kunjungan atau setelah kunjungan pesan itu dikirim. Pengingat memiliki judul, interval (Kirim sebelum/sesudah), pilihan “ke/setelah” (Opsi pengingat), saluran, dan pengalih pengaktifan.
Misalnya, pengingat “30 menit sebelum kunjungan” lewat SMS — pelanggan sempat bersiap, dan Anda mengurangi jumlah kunjungan yang gagal.
5. Isi saldo SMS
SMS memotong saldo, dan saat saldo nol pesan tidak akan terkirim. Saldo, pemakaian, dan pengisian otomatis ada di halaman Penagihan SMS. Email terkirim gratis, jadi Anda bahkan dapat mulai hanya dengan satu saluran email.
Halaman-halaman modul
| Halaman | Untuk apa | Selengkapnya |
|---|---|---|
| Obrolan (“Obrolan”) | Membaca pesan pelanggan untuk setiap tugas dan menjawabnya. Tab Arsip menyimpan percakapan yang sudah ditutup | Obrolan |
| Ulasan (“Ulasan”) | Melihat penilaian dan komentar pelanggan, dengan filter menurut karyawan dan pelanggan | Ulasan |
| Pengaturan pengingat (“Pengaturan pengingat”) | Notifikasi berdasarkan status dan pengingat berdasarkan waktu | Pengaturan pengingat |
| Penagihan SMS (“Penagihan SMS”) | Saldo SMS, pemakaian menurut negara dan jenis, pengisian dan pengisian otomatis | Penagihan SMS |
Apa yang diperlukan agar notifikasi sampai
| # | Syarat | Di mana diperiksa |
|---|---|---|
| 1 | Modul Portal Pelanggan aktif | Pengaturan perusahaan → Modul |
| 2 | Perusahaan bekerja dalam mode Tugas (Field Service) | menu perusahaan → penggantian mode kerja |
| 3 | Telepon dan/atau email pelanggan sudah terisi | kartu pelanggan di bagian Klien |
| 4 | Kolom pelanggan terhubung dengan saluran | Modul → Pengaturan → Portal Pelanggan |
| 5 | Saluran diaktifkan untuk status yang diperlukan | Reminder settings → Notification settings by statuses |
| 6 | Saldo SMS ada isinya (untuk SMS) | SMS Billing |
Kemungkinan masalah dan solusinya
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Di menu tidak ada grup Portal Pelanggan | Modul dinonaktifkan atau perusahaan tidak berada di mode Tugas | Aktifkan modul di Pengaturan perusahaan → Modul; beralihlah ke mode Tugas (Field Service) |
| Grupnya ada, tetapi butirnya tidak terlihat | Grup dalam keadaan terlipat | Klik nama Portal Pelanggan — daftarnya akan terbentang |
| Pelanggan tidak menerima SMS maupun surat | Untuk status itu tidak ada satu pun saluran yang aktif | Reminder settings → Notification settings by statuses → aktifkan saluran pada status yang diperlukan |
| Surat sampai, SMS tidak | Saldo SMS nol atau nomornya salah | Isi saldo di Penagihan SMS; periksa telepon di kartu pelanggan |
| Notifikasi terkirim ke telepon yang salah | Kolom pelanggan terhubung dengan keliru | Modul → Pengaturan → Portal Pelanggan → Mapping: customer's phone number |
| Tautan pelacakan kosong | Pelaksana belum berangkat atau geolokasinya dimatikan | Periksa status tugas dan izin geolokasi di aplikasi seluler karyawan |
| Pelanggan membuka tautan dan melihat “Tautan sudah tidak berlaku” | Tugas sudah diselesaikan — pelacakan untuknya sudah berakhir | Ini normal: tautan ke peta hidup selama tugas masih dikerjakan |
| Pelanggan ingin membuka ulang formulir ulasan | Ulasan sudah dikirim, tautannya menjadi tidak aktif | Ulasan kedua tidak dapat ditinggalkan — terimalah tambahannya lewat obrolan tugas |
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Pertanyaan: Apakah pelanggan memerlukan akun di Shifton? Jawaban: Tidak. Semuanya terbuka lewat tautan dari SMS atau surat — tidak perlu registrasi maupun kata sandi.
Pertanyaan: Apa persisnya yang memicu notifikasi ke pelanggan? Jawaban: Dua mekanisme berbeda. Pertama — perubahan status tugas: diatur di Reminder settings → Notification settings by statuses. Kedua — pengingat berdasarkan waktu: dibuat dengan tombol Buat pengingat dan terpicu N menit sebelum atau sesudah kunjungan.
Pertanyaan: Apa beda pengingat dengan notifikasi berdasarkan status? Jawaban: Notifikasi status terikat pada peristiwa — tugas berpindah ke suatu status, pelanggan menerima pesan. Pengingat terikat pada waktu kunjungan dan terkirim terlepas dari apakah statusnya berubah atau tidak.
Pertanyaan: Bisakah bekerja tanpa SMS? Jawaban: Ya. Sisakan hanya saluran email dalam keadaan aktif — saluran itu tidak memotong saldo SMS.
Pertanyaan: Apakah pelanggan melihat telepon pribadi karyawan? Jawaban: Tidak harus. Di pengaturan modul ada penggantian nomor — dengan begitu telepon dari pelanggan tidak masuk ke nomor pribadi pelaksana.
Pertanyaan: Bagaimana pelanggan melihat nama pelaksana? Jawaban: Sebagaimana ditentukan di pengaturan modul — misalnya, hanya nama depan tanpa nama belakang.
Pertanyaan: Siapa di perusahaan yang melihat obrolan dengan pelanggan? Jawaban: Percakapan terikat pada tugas, sehingga dapat dilihat oleh siapa pun yang punya akses ke tugas itu. Semua obrolan terkumpul di halaman Obrolan.
Pertanyaan: Ke mana percakapan pergi setelah tugas ditutup? Jawaban: Ke arsip — tab Arsip di halaman Obrolan.
Pertanyaan: Apakah wajib meminta ulasan dari setiap pelanggan? Jawaban: Tidak, ulasan adalah pesan tersendiri, dan Anda sendiri yang memutuskan mengirimkannya atau tidak.
Pertanyaan: Mengapa status di tabel ditandai kelabu? Jawaban: Artinya, untuk status itu tidak ada satu pun saluran yang aktif dan pelanggan tidak menerima apa pun untuk status itu. Klik + pada baris status untuk mengaktifkan saluran.
Pertanyaan: Berapa banyak pengingat yang dapat dibuat? Jawaban: Tidak ada batasan — Anda dapat membuat beberapa: misalnya, sehari sebelum kunjungan lewat surat dan 30 menit sebelumnya lewat SMS.
Pertanyaan: Dalam bahasa apa notifikasi datang? Jawaban: Teks pesan ditentukan di pengaturan, jadi teksnya akan persis seperti yang Anda tulis.
Pertanyaan: Apakah modul ini berbayar? Jawaban: Ya. Ditambah lagi, saldo SMS terpotong tersendiri untuk setiap SMS yang terkirim; email gratis.
Pertanyaan: Pelanggan menerima pesan, tetapi tanpa tautan peta. Mengapa? Jawaban: Di dalam teks aturan tidak disisipkan substitusi {link_map}. Tautan tidak ditambahkan secara otomatis — tautan itu harus dituliskan ke dalam teks SMS atau surat.
Pertanyaan: Bagaimana pelanggan masuk ke obrolan? Jawaban: Dari halaman pelacakan — di sana ada tombol MESSAGE. Tautan tersendiri menuju obrolan tidak perlu dikirim.
Pertanyaan: Bisakah pelanggan menelepon pelaksana dari halaman pelacakan? Jawaban: Ya, dengan tombol CALL. Jika penggantian nomor diaktifkan di pengaturan modul, telepon itu tidak akan masuk ke nomor pribadi karyawan.
Pertanyaan: Bisakah pelanggan melampirkan foto pada ulasan? Jawaban: Ya, di formulir ulasan ada kolom lampiran — pelanggan memilih berkas lalu mengirimkannya bersama penilaian dan komentar.
Pertanyaan: Dalam bahasa apa pelanggan melihat halaman pelacakan? Jawaban: Di halaman itu ada pengalih bahasa, pelanggan dapat memilih sendiri yang nyaman. Di sana juga tema gelap dialihkan.
Pertanyaan: Bisakah teks pesan saya tulis sendiri? Jawaban: Bukan hanya bisa — memang harus. Teks SMS, subjek, dan teks surat ditentukan di dalam aturan untuk setiap status secara terpisah, dengan substitusi berbentuk {client_first_name} atau {scheduled_time}.
Pertanyaan: Di alamat mana halaman untuk pelanggan terbuka? Jawaban: Di alamat tersendiri — my.shifton.com, bukan di aplikasi. Pelanggan tidak masuk ke antarmuka perusahaan dan tidak melihat apa pun di dalamnya.
Pertanyaan: Berapa lama tautan pelacakan bertahan? Jawaban: Selama tugas masih dikerjakan. Begitu tugas dipindahkan ke status akhir, pelacakan ditutup: tautan menampilkan “Tautan sudah tidak berlaku”.
Pertanyaan: Kapan tautan ke ulasan mulai bekerja? Jawaban: Setelah tugas diselesaikan. Sebelum itu, tautan tersebut juga menampilkan “The link is no longer valid”.
Pertanyaan: Apakah nomor tugas terlihat oleh pelanggan? Jawaban: Ya, jika Anda menyisipkan {task_id} ke dalam teks pesan — misalnya, pada subjek surat “Your Specialist Is On the Way — Request #401428”.
Pertanyaan: Dari siapa surat itu datang kepada pelanggan? Jawaban: Atas nama Shifton Robot ([email protected]) dengan subjek yang Anda tentukan di dalam aturan.
Pertanyaan: Status di tabel saya berbeda dengan gambar. Apakah itu normal? Jawaban: Ya. Status tugas Anda buat sendiri di Pengaturan Tugas → Daftar status, dan tabel notifikasi menampilkan tepat rangkaian milik Anda. Nama-nama pada ilustrasi hanyalah contoh dari satu perusahaan.
Pertanyaan: Saya menambahkan status baru — mengapa tidak ada notifikasinya? Jawaban: Status baru muncul di tabel sebagai baris kosong, tanpa saluran. Buka status itu melalui + lalu tentukan saluran dan teks pesannya.
Pertanyaan: Bisakah notifikasi diatur untuk status milik saya sendiri? Jawaban: Ya, untuk status mana pun milik perusahaan Anda — tidak ada batasan nama maupun jumlah.
Pertanyaan: Berapa lama tautan pelacakan hidup? Jawaban: Selama tugas masih dikerjakan. Begitu tugas dipindahkan ke status akhir, pelacakan ditutup.
Pertanyaan: Berapa kali pelanggan dapat meninggalkan ulasan? Jawaban: Satu kali. Setelah dikirim, tautannya menjadi tidak aktif, dan formulirnya tidak dapat dibuka lagi.
Pertanyaan: Bisakah berkirim pesan dengan pelanggan setelah tugas selesai? Jawaban: Tidak. Dengan status akhir, obrolan ditutup dan berpindah ke arsip. Percakapan dapat dibaca di tab Arsip halaman Obrolan.