Sebelum menerbitkan faktur pertama, modul perlu diatur: tentukan apa yang dicetak pada dokumen dan dari nomor berapa penomoran dimulai. Pengaturan dibuka sekali dan berlaku untuk semua dokumen perusahaan.
Jalur: menu Shifton (nama perusahaan di bagian atas) → Modul → tab Pengaturan → Penagihan pada daftar di sebelah kiri.
Pengaturan dasar
Kolom-kolom ini masuk ke bagian kepala setiap dokumen — faktur, perintah kerja, tanda terima, akta.
| Kolom | Fungsinya |
|---|---|
| Logo Perusahaan | Logo pada dokumen. Tombol Pilih logo — mengunggah atau mengganti |
| Nama perusahaan | Nama organisasi, kolom wajib |
| Pajak default (persentase) | Pajak bawaan yang otomatis terisi pada dokumen baru. Anda bisa membiarkannya 0 dan mengisi pajak secara manual di setiap dokumen |
| Blok alamat | Alamat organisasi. Teks bebas: dicetak pada dokumen sebagaimana adanya, ganti baris tetap dipertahankan |
| Pemblokiran penagihan | Rincian pembayaran — penerima, bank, BIC, nomor rekening. Juga teks bebas dalam beberapa baris |
Alamat dan rincian pembayaran adalah kolom teks biasa tanpa pemeriksaan format. Itu dibuat dengan sengaja: persyaratan rincian pembayaran berbeda di setiap negara, dan format yang kaku justru akan mengganggu.
Penghitung dokumen
Setiap jenis dokumen memiliki penomoran sendiri dan diatur secara terpisah. Dua kolom untuk setiap jenis: Prefiks — awalan sebelum nomor, Penghitung — dari angka berapa penomoran dilanjutkan.
| Penghitung | Prefiks bawaan | Untuk dokumen apa |
|---|---|---|
| Penghitung estimasi | EST- | Perkiraan |
| Penghitung pesanan kerja | WO- | Perintah kerja |
| Penghitung faktur | INV- | Faktur |
| Penghitung kwitansi | REC- | Tanda terima |
| Bukti penghitung layanan | POW- | Akta penyelesaian pekerjaan |
Nomor dokumen terbentuk dari prefiks dan nilai penghitung saat ini: dengan prefiks INV- dan penghitung 5, faktur berikutnya akan mendapat nomor INV-5, dan penghitung menjadi 6.
Mengapa penghitung perlu diubah. Jika Anda pindah ke Shifton dari sistem lain dan di sana faktur sudah sampai nomor 340, setel penghitung ke 341 — penomoran berlanjut tanpa celah dan dalam pelaporan tidak akan ada dua dokumen dengan nomor sama.
Prefiks boleh dibiarkan kosong — nomor lalu hanya berupa angka.
Setelah mengubah kolom apa pun, klik Simpan di bagian bawah halaman. Pengaturan berlaku untuk dokumen baru; dokumen yang sudah diterbitkan tidak berubah.
Izin
| Peran | Yang bisa dilakukan |
|---|---|
| Karyawan | Tidak melihat pengaturan modul |
| Administrator | Membuka dan mengubah pengaturan |
| Pemilik | Akses penuh |
Kemungkinan masalah dan solusinya
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Pada daftar di sebelah kiri tidak ada butir Penagihan | Modul “Dokumen keuangan” belum diaktifkan | Aktifkan modul itu di tab Modul lalu klik Simpan |
| Tombol Simpan tidak bekerja | Ada kolom wajib yang belum diisi — nama perusahaan atau nilai penghitung | Periksa kolom bertanda bintang |
| Pada dokumen tidak ada logo | Logo belum diunggah atau dokumen dibuat sebelum pengunggahan | Unggah logo lalu buat dokumen itu kembali |
| Dua dokumen dengan nomor sama | Penghitung dikembalikan ke angka lebih kecil | Setel penghitung lebih besar daripada nomor tertinggi yang sudah diterbitkan |
| Pajak tidak terisi pada faktur | Di pengaturan nilainya 0 | Tetapkan pajak default atau isi pajak di dokumen itu sendiri |
| Rincian pembayaran tercetak dalam satu baris | Ganti baris tidak tersimpan saat menempel dari aplikasi lain | Ketik ulang ganti baris di kolom Pemblokiran penagihan |
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Pertanyaan: Apakah modul wajib diatur sebelum faktur pertama? Jawaban: Secara teknis tidak, tetapi pada dokumen tidak akan ada logo maupun rincian pembayaran. Lebih masuk akal mengisi pengaturan sekali di awal.
Pertanyaan: Bisakah rincian pembayaran berbeda ditetapkan untuk klien yang berbeda? Jawaban: Tidak, blok rincian pembayaran hanya satu untuk seluruh perusahaan dan dicetak pada semua dokumen.
Pertanyaan: Apa yang terjadi pada dokumen yang sudah diterbitkan jika logo diganti? Jawaban: Tidak ada. Pengaturan berlaku untuk dokumen baru, yang lama tetap seperti semula.
Pertanyaan: Bisakah penomoran dimulai dari angka mana pun? Jawaban: Ya, masukkan nilai yang diperlukan di kolom Penghitung. Yang penting nilainya lebih besar daripada nomor yang sudah diterbitkan, kalau tidak akan muncul duplikat.
Pertanyaan: Apakah prefiks wajib? Jawaban: Tidak. Jika kolom itu dibiarkan kosong, nomor hanya berupa angka.
Pertanyaan: Apakah pajak default memengaruhi dokumen yang sudah dibuat? Jawaban: Tidak, pajak itu hanya terisi pada dokumen baru.
Pertanyaan: Di mana bisa dilihat nomor apa yang akan diterima dokumen berikutnya? Jawaban: Prefiks dan nilai penghitung saat ini ada di pengaturan yang sama: gabungan keduanya adalah nomor berikutnya.
Pertanyaan: Mengapa alamat dan rincian pembayaran hanya kolom teks biasa? Jawaban: Persyaratan rincian pembayaran berbeda di setiap negara, karena itu format tidak dipaksakan: yang dicetak adalah apa yang Anda masukkan.
Pertanyaan: Apakah penghitung disetel ulang pada awal tahun? Jawaban: Tidak, tidak ada penyetelan ulang otomatis. Jika Anda perlu penomoran dari awal tahun, setel penghitung ke 1 secara manual.
Pertanyaan: Siapa yang boleh mengubah pengaturan ini? Jawaban: Administrator dan pemilik perusahaan. Karyawan tidak melihat bagian pengaturan modul.