Modul dan pengaturan modul - Shifton Service Help

Shifton Tugas memungkinkan Anda mengaktifkan dan menonaktifkan masing-masing modul sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Sebagian besar modul bekerja secara independen satu sama lain, namun modul Tugas bersifat wajib — modul itu tidak dapat dinonaktifkan, karena modul-modul lain dibangun di atasnya.

Modul Tugas

Modul Tugas membuka akses ke kemampuan utama sistem, di antaranya:

Tugas dan pengaturan tugas — jenis tugas: tunggal, kelompok, berulang
Kolom tugas khusus
Daftar periksa
Klien
Keahlian
Zona layanan
Peta
Penanda
Status
Karyawan
Laporan
Melampirkan file ke tugas
To Do (daftar hal yang harus dilakukan)

Kontrol lokasi kerja

Modul Kontrol lokasi kerja memungkinkan Anda:

melihat karyawan di peta secara waktu nyata
melacak rute dan pergerakan
melihat lokasi terakhir yang diketahui
mengakses data historis pergerakan untuk hari mana pun

Inventaris

Modul Inventaris memungkinkan Anda:

Mengaktifkan dan menonaktifkan modul

Untuk mengelola modul:

Klik nama perusahaan di bagian atas halaman.
Buka bagian Modul.

Di halaman ini Anda akan melihat:

modul yang aktif
deskripsi modul
harga modul

Aktifkan modul

Centang kotak di samping modul.
Klik Simpan.

Nonaktifkan modul

Hapus centang pada modul atau
klik tanda silang merah di sampingnya.
Klik Simpan.

Pengaturan modul

Di bagian Pengaturan Anda dapat mengatur perilaku modul.

Pengaturan dasar

Gunakan nama karyawan dari perusahaan Secara bawaan ditampilkan nama dari profil. Aktifkan opsi ini untuk menampilkan nama yang dicantumkan saat karyawan ditambahkan.

Pengaturan pemberitahuan perusahaan

Izinkan notifikasi Telegram Bila diaktifkan, karyawan dapat menerima notifikasi di Telegram sesuai pengaturan profil mereka.
Izinkan notifikasi SMS Bila diaktifkan, karyawan dapat menerima notifikasi SMS sesuai pengaturan profil mereka.

Pengaturan modul Tugas

Izinkan pengumpulan data geolokasi Melacak lokasi karyawan saat aplikasi seluler digunakan.
Izinkan pelacakan geolokasi tanpa keterkaitan dengan tugas Karyawan dapat mengizinkan pelacakan lokasi tanpa harus ditugaskan pada suatu tugas.
Periksa geolokasi sebelum memulai tugas Karyawan hanya dapat memulai tugas jika berada dalam jarak yang ditentukan dari alamat pelanggan.
Pembuatan tugas tanpa sif Memungkinkan pembuatan tugas tanpa sif (praktis untuk karyawan kantor).
Larang pembukaan ulang tugas Tugas tidak dapat diubah setelah mencapai status final.
Jarak maksimum ke alamat pelanggan (m) Menentukan jarak yang diperbolehkan untuk memulai tugas.
Sensitivitas geolokasi Menentukan jarak minimum antara titik-titik yang direkam:
50–100 m — tempat yang sama
200–1000 m — perpindahan dengan kendaraan
Izinkan karyawan mengambil tugas gratis Karyawan dapat sendiri mengambil tugas yang belum ditetapkan kepada siapa pun.
Kota bawaan Terisi otomatis saat pelanggan baru dibuat.
Pencegahan tumpang tindih tugas Mencegah penugasan tugas yang waktunya bersinggungan kepada satu karyawan.
Perubahan tanggal otomatis untuk tugas bebas Tugas yang belum ditetapkan dipindahkan ke hari berikutnya setelah waktu penyelesaian yang direncanakan.
Pengaturan daftar peruntukan file Memungkinkan penambahan jenis peruntukan file.

Pengaturan kontrol lokasi kerja

Sensitivitas geolokasi Menentukan jarak yang diperlukan untuk merekam titik pergerakan baru.

Penting: setelah mengubah pengaturan apa pun, klik Simpan agar perubahan diterapkan.

Pengaturan Portal Pelanggan

Di sini ditentukan data pelanggan mana yang disisipkan ke dalam pesan dan bagaimana nama pelaksana ditampilkan.

Mapping: client name Kolom pelanggan yang menjadi sumber nama depan (bawaannya — First name).
Mapping: Client's Last Name Kolom yang menjadi sumber nama belakang pelanggan (bawaannya — Last name).
Mapping: customer's phone number Kolom berisi nomor telepon pelanggan — SMS dikirim ke nomor itu (bawaannya — Phone).
Mapping: client email Kolom berisi alamat surel pelanggan — surat dikirim ke alamat itu (bawaannya — e-mail).
Format nama teknisi Bagaimana nama pelaksana ditampilkan kepada pelanggan (misalnya, hanya nama depan).
Perlindungan melalui nomor telepon Menyembunyikan nomor telepon asli karyawan dari pelanggan.

Pengaturan penagihan SMS

Aturan pengisian saldo SMS secara otomatis. Untuk pengisian sekali pakai, gunakan tab Isi saldo di bagian Penagihan SMS.

Mode isi ulang otomatis Mode pengisian saldo otomatis. Nilai Mati — pengisian otomatis dinonaktifkan.

Setelah melakukan perubahan, klik “Simpan”.

Pengaturan “Dokumen keuangan”

Di sini diatur tampilan dokumen dan penomoran untuk setiap jenis dokumen.

Logo Perusahaan Logo yang dicetak di kepala dokumen. Ditarik secara otomatis dari pengaturan perusahaan (Pengaturan perusahaan → Informasi umum). Jika untuk dokumen diperlukan logo yang berbeda, gantilah di sini dengan tombol “Pilih logo”.
Nama perusahaan Nama perusahaan di dalam dokumen (kolom wajib).
Default tax (percentage) Pajak bawaan dalam persen — disisipkan ke dokumen baru.
Blok alamat Alamat perusahaan di kepala dokumen.
Pemblokiran penagihan Rincian bank untuk pembayaran (penerima, bank, BIC, nomor rekening, dan lain-lain).

Penting: logo, nama, alamat, dan rincian pembayaran dari pengaturan ini masuk ke dokumen yang Anda buat untuk pelanggan Anda — semuanya tidak berkaitan dengan faktur yang Shifton terbitkan untuk perusahaan Anda.

Penghitung dokumen

Untuk setiap jenis dokumen ditentukan prefiks dan nomor saat ini tersendiri. Dokumen berikutnya yang dibuat akan mendapat nomor “prefiks + penghitung” (misalnya, EST-6).

Penghitung estimasi Estimasi — prefiks (misalnya, EST-) dan penghitung.
Penghitung pesanan kerja Pesanan kerja — prefiks (misalnya, WO-) dan penghitung.
Penghitung faktur Faktur — prefiks (misalnya, INV-) dan penghitung.
Penghitung kwitansi Kwitansi — prefiks (misalnya, REC-) dan penghitung.
Bukti penghitung layanan Bukti pemberian layanan — prefiks (misalnya, POW-) dan penghitung.

Setelah melakukan perubahan, klik “Simpan”.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Pertanyaan: Bisakah hanya satu modul diaktifkan tanpa memakai sisanya? Jawaban: Ya. Sebagian besar modul bekerja secara independen, sehingga Anda dapat mengaktifkan hanya modul yang benar-benar diperlukan perusahaan Anda. Satu-satunya pengecualian adalah modul Tugas, yang bersifat wajib.

Pertanyaan: Mengapa modul Tugas bersifat wajib? Jawaban: Tugas adalah fondasi sistem. Modul lainnya (inventaris, kontrol lokasi, laporan) dibangun di sekitar pelaksanaan tugas dan tidak dapat bekerja dengan benar tanpanya.

Pertanyaan: Apakah karyawan melihat modul yang dinonaktifkan? Jawaban: Tidak. Modul yang dinonaktifkan sepenuhnya tersembunyi dari karyawan dan tidak ditampilkan di antarmuka mereka.

Pertanyaan: Apakah perubahan modul memengaruhi data yang ada? Jawaban: Tidak. Menonaktifkan modul tidak menghapus data. Jika nanti Anda mengaktifkannya kembali, semua data yang dibuat sebelumnya tetap tersedia.

Pertanyaan: Apakah pelacakan geolokasi wajib bagi karyawan? Jawaban: Tidak. Pelacakan geolokasi bergantung pada pengaturan modul dan izin dari karyawan. Pelacakan itu dapat dinonaktifkan sepenuhnya atau dibatasi.

Pertanyaan: Apakah sistem melacak lokasi di luar jam kerja? Jawaban: Tidak. Data lokasi dikumpulkan hanya sesuai izin yang aktif.

Pertanyaan: Bagaimana jika karyawan menolak akses lokasi di ponselnya? Jawaban: Sistem tidak akan dapat melacak lokasinya, dan sebagian pembatasan yang berkaitan dengan tugas mungkin bekerja tidak sebagaimana mestinya.

Pertanyaan: Bisakah tugas dibuat tanpa menugaskan karyawan? Jawaban: Ya. Tugas semacam itu disebut tugas bebas dan, jika opsi ini diaktifkan, nanti dapat diambil oleh karyawan.

Pertanyaan: Bagaimana jika dua tugas bertumpang tindih waktunya? Jawaban: Jika pencegahan tumpang tindih tugas diaktifkan, sistem akan memblokir penugasan tugas yang bersinggungan kepada satu karyawan.

Pertanyaan: Bisakah tugas disunting setelah diselesaikan? Jawaban: Itu bergantung pada pengaturan. Jika pembukaan ulang tugas dinonaktifkan, tugas yang sudah selesai tidak dapat diubah.

Pertanyaan: Apakah notifikasi otomatis terkirim setelah diaktifkan? Jawaban: Notifikasi terkirim hanya jika diaktifkan baik di tingkat perusahaan maupun di profil karyawan.

Pertanyaan: Bisakah notifikasi Telegram dipakai tanpa SMS? Jawaban: Ya. Setiap saluran notifikasi dapat diaktifkan dan dinonaktifkan secara terpisah.

Pertanyaan: Bisakah pengaturan modul diubah nanti? Jawaban: Ya. Semua pengaturan modul dapat diperbarui kapan saja.

Pertanyaan: Mengapa pengaturan saya tidak diterapkan? Jawaban: Kemungkinan besar tombol Simpan belum ditekan. Perubahan diterapkan hanya setelah disimpan.

Pertanyaan: Apakah pengaturan modul langsung berlaku? Jawaban: Ya. Setelah disimpan, pengaturan langsung berlaku.

Pertanyaan: Bisakah modul diuji sebelum digunakan sepenuhnya? Jawaban: Ya. Anda dapat mengaktifkan modul, memeriksa cara kerjanya, dan bila perlu menonaktifkannya tanpa kehilangan data.