Di halaman ini terkumpul semua yang diterima pelanggan dari perusahaan Anda: baik pengingat yang dikirim pada waktu yang ditentukan, maupun pesan yang terkirim sendiri saat status tugas berubah. Teks pesannya juga ditentukan di sini.
Di mana halaman ini berada
Di menu kiri, buka grup Portal Pelanggan lalu pilih Pengaturan pengingat. Grup ini hanya muncul jika modulnya diaktifkan — lihat artikel “Portal pelanggan — ikhtisar”.
Dua blok di halaman ini
Halaman ini terbagi menjadi dua blok, dan keduanya sebaiknya tidak dicampur — pemicunya berbeda:
| Blok | Kapan dikirim | Contoh |
|---|---|---|
| Pengaturan notifikasi terjadwal | Berdasarkan waktu: N menit ke kunjungan atau setelah kunjungan | “Kami ingatkan, teknisi akan datang satu jam lagi” |
| Pengaturan notifikasi berdasarkan status | Berdasarkan peristiwa: tugas berpindah ke status tertentu | “Pelaksana sudah berangkat menuju Anda” |
Yang satu tidak menggantikan yang lain: pengingat akan tetap terkirim meskipun status tidak berubah, dan notifikasi status akan terkirim meskipun kunjungan masih sehari lagi.
Pengingat terjadwal
Cara membuatnya
- Klik “Buat pengingat”.
- Judul — bagaimana pengingat ini akan dinamai di dalam daftar. Hanya Anda yang melihatnya.
- Opsi pengingat — “Ke” atau “Setelah”.
- Kirim sebelum/sesudah — interval dalam menit. Nilai
0berarti “pada saat titik acuan itu sendiri”. - Saluran — SMS, e-mail, atau keduanya.
- Teks pesan: Teks SMS, Subjek email, Teks email.
- Diaktifkan — mengaktifkan pengingat.
Di dalam daftar, pengingat ditampilkan dengan kolom Judul, Kirim sebelum/sesudah, Opsi pengingat, Saluran, Diaktifkan, dan tindakan — pensil untuk menyunting dan tempat sampah untuk menghapus.
Notifikasi berdasarkan status
Status itu milik Anda, bukan milik sistem
Daftar status di blok ini bukan daftar bawaan Shifton. Status tugas Anda buat dan namai sendiri di bagian Pengaturan Tugas → Daftar status, dan tabel notifikasi menampilkan tepat rangkaian milik Anda. Pada ilustrasi di artikel ini status milik satu perusahaan tertentu; milik Anda akan berbeda.
Dari sini muncul urutan kerjanya: status dulu, baru notifikasi untuknya. Status baru yang ditambahkan kemudian akan muncul di tabel sebagai baris kosong — tanpa saluran, dan pelanggan tidak akan menerima apa pun untuk status itu sampai Anda menentukannya.
Cara menentukan notifikasi untuk sebuah status
Klik + pada baris status — akan terbuka jendela “Tambahkan aturan untuk status”:
- Status — status yang, saat tugas berpindah ke sana, akan memicu aturan ini.
- Saluran — SMS, e-mail, atau keduanya.
- Teks SMS — teks SMS.
- Subjek email — subjek surat.
- Teks email — teks surat.
- Diaktifkan — apakah aturan ini aktif.
Klik “Simpan”. Di tabel, di seberang status itu akan muncul saluran yang dipilih, dan tanda kelabu berubah menjadi hijau.
Status yang tidak memiliki satu pun saluran ditandai kelabu — untuk status itu pelanggan tidak menerima apa pun.
Substitusi di dalam teks pesan
Teksnya tidak statis: data tugas tertentu disisipkan ke dalamnya. Di bawah setiap kolom ada petunjuk berisi daftar substitusi yang diizinkan:
{executor_name} — nama pelaksana · {company_name} — nama perusahaan · {client_first_name} — nama depan pelanggan · {client_last_name} — nama belakang pelanggan · {scheduled_time} — waktu kunjungan yang dijadwalkan · {task_id} — nomor tugas · {company_id} — nomor perusahaan · {client_id} — nomor pelanggan · {link_map} — tautan ke halaman pelacakan · {link_feedback} — tautan ke formulir ulasan
Hal utama tentang tautan. Tautan ke peta dan ke ulasan tidak ditambahkan secara otomatis — keduanya masuk ke dalam pesan hanya melalui {link_map} dan {link_feedback}. Jika substitusinya tidak disisipkan, pesan akan terkirim tanpa tautan: pelanggan tidak dapat melacak pelaksana maupun meninggalkan ulasan, dan hal ini sama sekali tidak terlihat di antarmuka — aturannya akan tampak sudah dikonfigurasi.
Contoh teks SMS untuk status “pelaksana sudah berangkat”:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}Dan subjek suratnya:
Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}Surat sampai ke pelanggan atas nama Shifton Robot ([email protected]) dengan subjek yang Anda tentukan.
Apa yang diperlukan agar pesan sampai
- Untuk SMS diperlukan saldo. Setiap SMS dipotong dari saldo SMS — saldo itu ada di halaman Penagihan SMS. Jika saldonya nol, SMS tidak terkirim. Surat bersifat gratis dan tidak bergantung pada saldo.
- Pelanggan harus sudah memiliki nomor telepon dan/atau email yang terisi, dan kolom-kolom itu harus terhubung dengan saluran di Modul → Pengaturan → Portal Pelanggan.
- Aturannya harus aktif — pengalih Diaktifkan.
Kemungkinan masalah dan solusinya
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Pengingat sudah dibuat, tetapi tidak terkirim | Pengalih Diaktifkan dalam keadaan mati | Aktifkan pengingat itu di dalam daftar |
| Saat status berubah, pelanggan tidak menerima apa pun | Status itu tidak memiliki satu pun saluran (tanda kelabu) | Klik + pada baris status lalu tentukan saluran dan teksnya |
| Muncul status baru, tetapi tidak ada notifikasi untuknya | Status ditambahkan setelah notifikasi dikonfigurasi | Tentukan aturan untuknya — status baru dibuat dalam keadaan kosong |
| Pelanggan menerima pesan tanpa tautan | Substitusi {link_map} atau {link_feedback} tidak disisipkan ke dalam teks | Tambahkan substitusi yang diperlukan ke dalam teks aturan |
Substitusinya sendiri terlihat di dalam pesan, misalnya {client_first_name} | Salah tulis pada namanya — substitusi yang tidak dikenal terkirim ke pelanggan sebagai teks biasa | Salin namanya dari petunjuk di bawah kolom |
| Surat sampai, SMS tidak | Saldo SMS nol atau pelanggan tidak memiliki nomor telepon | Isi saldo di halaman Penagihan SMS, periksa kartu pelanggan |
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Pertanyaan: Apa bedanya pengingat terjadwal dengan notifikasi berdasarkan status? Jawaban: Pengingat terikat pada waktu kunjungan — terkirim N menit sebelum atau sesudahnya. Notifikasi status terikat pada peristiwa — tugas berpindah ke suatu status. Yang satu tidak menggantikan yang lain.
Pertanyaan: Dalam satuan apa interval pengingat ditentukan? Jawaban: Dalam menit. Nilai 0 berarti pengiriman tepat pada titik acuannya.
Pertanyaan: Berapa banyak pengingat yang dapat dibuat? Jawaban: Tidak ada batasan. Biasanya dibuat dua atau tiga: misalnya, sehari sebelumnya lewat surat dan 30 menit sebelumnya lewat SMS.
Pertanyaan: Status di tabel saya berbeda dengan yang di gambar. Apakah itu normal? Jawaban: Ya. Status Anda buat sendiri di Pengaturan Tugas → Daftar status, dan tabel menampilkan tepat rangkaian milik Anda.
Pertanyaan: Saya menambahkan status baru — mengapa tidak ada notifikasi untuknya? Jawaban: Status baru muncul di tabel sebagai baris kosong, tanpa saluran. Buka status itu melalui + lalu tentukan saluran dan teksnya.
Pertanyaan: Bisakah hanya mengirim surat dan tidak menghabiskan SMS? Jawaban: Ya, sisakan hanya saluran e-mail di dalam aturan.
Pertanyaan: Pelanggan menerima pesan, tetapi tanpa tautan ke peta. Mengapa? Jawaban: Teksnya tidak memuat substitusi {link_map}. Tautan tidak ditambahkan sendiri — tautan itu harus dituliskan ke dalam teks.
Pertanyaan: Bisakah teks pesan ditulis dalam bahasa saya sendiri? Jawaban: Ya, teksnya sepenuhnya milik Anda. Perlu diingat, teks itu akan terkirim ke semua pelanggan dalam bentuk yang sama — teks tidak diterjemahkan ke bahasa pelanggan.
Pertanyaan: Apa yang dilihat pelanggan sebagai ganti substitusi jika datanya tidak ada? Jawaban: Substitusi diganti dengan apa yang ada di dalam tugas. Jika kolom pada data pelanggan tidak terisi, tempatnya akan kosong — karena itu sebaiknya namanya diperiksa lebih dahulu di kartu pelanggan.
Pertanyaan: Bisakah notifikasi dimatikan sekaligus untuk semua status? Jawaban: Tidak ada pengalih tersendiri — saluran dilepas pada setiap status satu per satu. Lebih cepat mematikan seluruh modulnya di Pengaturan perusahaan → Modul.
Pertanyaan: Siapa yang dapat mengubah pengaturan ini? Jawaban: Pemilik dan administrator perusahaan.
Pertanyaan: Apakah notifikasi terkirim ke pelanggan sekaligus ke karyawan? Jawaban: Tidak. Pengaturan di halaman ini hanya menyangkut pelanggan. Notifikasi untuk karyawan diatur secara terpisah — di profil karyawan dan di pengaturan modul Tugas.