Penandaan awal dan akhir shift adalah hal yang paling sering membuat karyawan membuka aplikasi. Mulai dari versi 2.1.0, kedua tindakan tersebut berjalan melalui layar Kehadiran (Attendance) dengan peta, dan di sepanjang jalan ponsel meminta beberapa izin.
Lokasi diawasi oleh dua modul yang berbeda. Kehadiran (Attendance) memeriksa apakah Anda berada di tempat pada awal dan akhir shift — justru karena itu kedua tindakan berjalan melalui peta. Kontrol lokasi kerja (Work location control) mengawasi di mana Anda berada selama shift.
Berikan semua izin di ponsel sekaligus, termasuk akses lokasi dalam mode "sepanjang waktu". Tidak perlu menghitung modul mana memakai apa: pemilik perusahaan menyalakan dan mematikan modul kapan saja, dan jika izin diberikan setengah-setengah, aplikasi akan mulai berperilaku salah — dan itu terjadi tanpa suara, tanpa peringatan. Mengizinkan semuanya sekali lebih murah daripada nanti mencari tahu mengapa shift tidak tercatat.
Petunjuk langkah demi langkah
Awal shift: langkah demi langkah
Memulai shift adalah rangkaian dari beberapa layar. Rangkaian ini tidak boleh dilewati: setiap langkah menyalakan sesuatu.
1. Tekan tombol hijau "Mulai shift" di panel kontrol.
2. Ponsel akan meminta akses lokasi. Berikan izinnya.
3. Kemudian — akses aktivitas fisik. Ini diperlukan untuk membedakan gerakan dari berhenti.
4. Selanjutnya aplikasi menjelaskan sendiri: diperlukan mode "Izinkan sepanjang waktu", dan aplikasi menawarkan untuk mengalihkannya di pengaturan ponsel. Setujui dan alihkan.
5. Akan terbuka layar Kehadiran (Attendance) dengan peta. Di sini terlihat di mana Anda berada, dan ada peringatan: Ketika shift dimulai, pelacakan lokasi latar belakang akan diaktifkan. Shift dimulai dengan tombol Mulai shift kedua, sudah di layar ini.
Jika Anda tidak berada di tempat kerja
Ketika shift memiliki lokasi yang ditetapkan, kehadiran mencocokkan posisi Anda dengan lokasi tersebut. Jika Anda jauh, layar mengatakannya secara langsung.
Di bagian atas muncul bilah merah Kesalahan — Anda berada di luar lokasi (Error — You are outside the location). Di peta digambarkan rute dari titik Anda ke tempat kerja, dan di panel bawah ada tiga nilai: jarak, waktu perjalanan, dan nama lokasi. Misalnya: 3.34 km · 8 min · call center.
Dengan begitu karyawan langsung melihat bukan hanya bahwa dia tidak berada di tempat yang seharusnya, tetapi juga seberapa jauh dan ke mana harus pergi.
Tombol Mulai shift tetap aktif dan dapat ditekan — tetapi shift tidak akan dimulai: di bagian atas kesalahan akan muncul lagi. Penandaan hanya akan berhasil ketika Anda berada di dalam radius yang ditetapkan oleh atasan di pengaturan lokasi.
Jika shift tidak memiliki lokasi yang ditetapkan, tidak ada pemeriksaan — di layar akan tertulis bahwa lokasi tidak ditentukan, dan shift akan dimulai dari mana saja. Sama halnya dengan shift tidak terjadwal: shift tersebut tidak memiliki lokasi, sehingga pemeriksaan tidak dijalankan.
Selama shift berlangsung
Bilah berubah menjadi Sedang dalam shift (On shift) dengan penghitung waktu kerja, tombolnya menjadi Akhiri shift (End shift). Di bawahnya muncul blok istirahat: kapan istirahat akan dimulai, waktunya, dan tombol Mulai istirahat (Start break).
Mengakhiri shift: langkah demi langkah
1. Tekan "Akhiri shift". Aplikasi akan meminta konfirmasi: Apakah Anda benar-benar ingin menyelesaikan? (Do you really want to finish?)
2. Akan terbuka layar "Kehadiran" yang sama dengan peta dan tombol penyelesaian — lokasi juga ditandai saat keluar.
3. Konfirmasi terakhir — Apakah Anda yakin ingin menyelesaikan shift ini? (Are you sure you want to complete the shift?)
Dua konfirmasi berturut-turut dibuat dengan sengaja: shift tidak boleh ditutup karena sentuhan yang tidak disengaja. Setelah diselesaikan, kartu shift di daftar hari itu ditandai sebagai Selesai (Completed), dan di sebelahnya muncul penyimpangan — keterlambatan dan kepergian lebih awal.
Kemungkinan masalah dan solusinya
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Tombol Mulai shift tidak ada | Shift belum tiba atau sudah selesai | Tombol muncul pada jendela waktu yang ditetapkan oleh pengaturan modul kehadiran |
| Shift tidak dapat dimulai, di bagian atas ada kesalahan Anda berada di luar lokasi | Kehadiran memeriksa tempat, dan Anda berada di luar lokasi kerja | Mendekatlah ke tempat kerja: di layar terlihat jarak, waktu perjalanan, dan nama lokasi. Tombolnya dapat ditekan, tetapi penandaan tidak akan berhasil selama Anda belum berada di dalam radius |
| Lokasi berhenti dikirimkan | Izin diberikan sebagai "hanya saat aplikasi digunakan" | Alihkan ke "Izinkan sepanjang waktu" di pengaturan ponsel |
| Aplikasi bekerja tidak seperti sebelumnya, padahal tidak ada yang diubah | Di perusahaan diaktifkan modul baru, sedangkan izin di ponsel tidak cukup | Periksa izin aplikasi dan berikan semuanya, termasuk mode "Izinkan sepanjang waktu" |
| Shift sudah dimulai, tetapi penandaan tidak dihitung | Permintaan lokasi latar belakang dibatalkan | Berikan izinnya dan mulai shift lagi dari awal |
| Shift ditandai Tidak terjadwal | Dimulai di luar jadwal | Memang begitu rancangannya: shift tidak terjadwal tidak memiliki templat, dan pemeriksaan lokasi untuknya tidak dijalankan |
| Shift tertutup sendiri, padahal saya tidak menekan apa pun | Jendela waktu untuk masih dapat mengakhiri shift secara manual sudah lewat | Jendela waktu ditetapkan oleh pengaturan "Seberapa terlambat seorang karyawan dapat menandai keluar" di modul kehadiran |
| Penyimpangan ditampilkan dengan angka yang aneh | Cacat tampilan yang sudah diketahui | Nilainya benar, tetapi ditampilkan tanpa pembulatan. Berpeganglah pada bilah di bagian atas — di sana formatnya "0h 2m" |
Pertanyaan yang sering diajukan (FAQ)
Pertanyaan: Mengapa saat memulai shift ponsel meminta begitu banyak izin? Jawaban: Ada tiga: lokasi, aktivitas fisik, dan akses lokasi latar belakang. Modul yang berbeda memakai izin yang berbeda: kehadiran — penandaan tempat pada awal dan akhir shift, kontrol lokasi kerja — perpindahan selama shift. Tidak perlu memikirkan siapa membutuhkan apa: berikan ketiganya.
Pertanyaan: Apakah wajib memberikan akses "sepanjang waktu"? Jawaban: Ya. Mode "hanya saat aplikasi digunakan" berhenti bekerja segera setelah aplikasi diperkecil, dan sebagian data tidak akan tercatat.
Pertanyaan: Apakah bisa pergi istirahat dari aplikasi? Jawaban: Ya, selama shift di bawah tombol penyelesaian muncul blok istirahat dengan tombol Mulai istirahat.
Pertanyaan: Mengapa penyelesaian dikonfirmasi dua kali? Jawaban: Pertanyaan pertama bersifat umum, yang kedua muncul sudah di layar dengan peta, setelah penandaan lokasi. Dengan begitu shift tidak akan ditutup karena sentuhan yang tidak disengaja.
Pertanyaan: Apakah bisa memulai shift yang tidak ada di jadwal? Jawaban: Ya, jika shift tidak terjadwal diizinkan. Shift seperti itu ditandai sebagai Tidak terjadwal.
Pertanyaan: Apa yang terjadi jika lupa mengakhiri shift? Jawaban: Shift akan tertutup sendiri, tetapi caranya berbeda tergantung jenisnya. Untuk shift tidak terjadwal, di pengaturan ditetapkan durasi maksimum, setelah itu shift ditutup secara otomatis. Shift terjadwal memiliki jendela waktu: pengaturan Seberapa terlambat seorang karyawan dapat "menandai keluar"? (menit) menetapkan berapa menit setelah shift berakhir shift tersebut masih dapat ditutup secara manual. Jika tidak sempat — sistem akan menutupnya sendiri.
Pertanyaan: Apakah atasan melihat bahwa saya sudah memulai shift? Jawaban: Ya, status shift langsung terlihat di jadwal dan di laporan, dan jika notifikasi diaktifkan, akan datang pesan.