Template Aktivitas - Shifton Help

Mengelola konfigurasi aktivitas yang dapat digunakan berulang untuk mempercepat pembuatan tugas dan memastikan keseragaman di seluruh organisasi.

Apa Ini?

Template aktivitas adalah konfigurasi yang telah ditetapkan sebelumnya yang dapat digunakan berulang saat membuat aktivitas baru. Alih-alih mengisi kolom yang sama setiap kali — nama, durasi, proyek, catatan — Anda menyimpannya sebagai template dan menerapkannya dalam beberapa klik.

Template dikelola di tab Templat aktivitas halaman Activity (di samping tab Calendar). Setelah dibuat, template tersedia saat membuat aktivitas baru — baik satu per satu maupun secara massal.

Prasyarat

#	Persyaratan	Detail
1	Akses ke halaman Activity	Diperlukan akses ke fungsionalitas aktivitas.
2	Peran Manager, Administrator, atau Owner	Untuk mengelola template diperlukan hak yang lebih tinggi.
3	Proyek telah dikonfigurasi	Template dapat merujuk ke proyek tertentu.

Petunjuk Langkah demi Langkah

Membuka template aktivitas

Langkah	Tindakan	Hasil yang Diharapkan
1	Buka halaman Aktivitas melalui panel samping kiri.	Halaman Activity terbuka dengan tab Calendar aktif.
2	Klik tab Templat aktivitas (di samping tab Calendar).	Bagian template terbuka dengan daftar template yang ada (jika ada).

Membuat template baru

Langkah	Tindakan	Hasil yang Diharapkan
1	Di tab Templat aktivitas, klik Buat Templat (atau tombol +).	Formulir pembuatan template terbuka.
2	Masukkan nama Templat — deskripsi yang jelas tentang tipe aktivitas.	Kolom nama terisi.
3	Tentukan durasi Bawaan untuk aktivitas yang dibuat dari template ini.	Durasi ditetapkan.
4	Pilih proyek yang terkait dengan template (jika perlu).	Proyek terkait.
5	Tambahkan catatan atau instruksi Bawaan yang akan ditampilkan di aktivitas yang dibuat dari template ini.	Catatan tersimpan sebagai bagian dari template.
6	Konfigurasikan kolom tambahan sesuai kebutuhan (lokasi, persyaratan jabatan, dll.).	Semua nilai default yang diperlukan ditetapkan.
7	Klik Simpan.	Template dibuat dan muncul di daftar.

Mengedit template

Langkah	Tindakan	Hasil yang Diharapkan
1	Di tab Templat aktivitas, temukan template yang diperlukan.	Baris template terlihat di daftar.
2	Klik tombol Mingguting (ikon pensil) di samping template.	Formulir pengeditan terbuka dengan nilai saat ini.
3	Lakukan perubahan pada kolom yang diperlukan.	Kolom diperbarui.
4	Klik Simpan.	Template diperbarui. Aktivitas yang dibuat sebelumnya dari template ini tidak terpengaruh.

Menghapus template

Langkah	Tindakan	Hasil yang Diharapkan
1	Di tab Templat aktivitas, temukan template untuk dihapus.	Baris template terlihat di daftar.
2	Klik tombol Hapus (ikon tempat sampah) di samping template.	Dialog konfirmasi muncul.
3	Konfirmasi penghapusan.	Template dihapus dari daftar. Aktivitas yang dibuat sebelumnya dari template ini tetap tanpa perubahan.

Menggunakan template saat membuat aktivitas

Langkah	Tindakan	Hasil yang Diharapkan
1	Di kalender aktivitas, klik Buat aktivitas.	Formulir pembuatan aktivitas terbuka.
2	Pilih Templat dari daftar dropdown.	Formulir secara otomatis terisi dengan nilai template (nama, durasi, proyek, catatan).
3	Jika perlu, sesuaikan kolom (misalnya, tanggal atau karyawan tertentu).	Kolom dikonfigurasi untuk contoh ini.
4	Klik Simpan.	Aktivitas baru dibuat berdasarkan template.

Referensi kolom template

Kolom	Wajib	Keterangan
Nama template	Ya	Nama yang jelas untuk template.
Durasi default	Ya	Durasi yang telah ditetapkan untuk aktivitas yang dibuat dari template ini.
Proyek	Tidak	Proyek default untuk dikaitkan dengan aktivitas.
Catatan / Instruksi	Tidak	Teks default yang muncul di kolom catatan aktivitas.
Lokasi	Tidak	Lokasi kerja default.
Jabatan	Tidak	Jabatan yang diperlukan untuk aktivitas (digunakan saat distribusi).

Hak Akses

Peran	Melihat template	Membuat template	Mengedit template	Menghapus template
Karyawan	Tidak	Tidak	Tidak	Tidak
Manajer shift	Ya	Tidak	Tidak	Tidak
Manajer	Ya	Ya	Ya	Ya
Administrator	Ya	Ya	Ya	Ya
Owner	Ya	Ya	Ya	Ya

Pertanyaan yang Sering Diajukan

T1: Jika saya memperbarui Templat, apakah aktivitas yang sudah ada berubah?
Tidak. Aktivitas yang dibuat sebelumnya dari template tetap tanpa perubahan. Pembaruan template hanya memengaruhi aktivitas baru yang dibuat darinya.

T2: Bisakah membuat beberapa Templat untuk Sabu proyek?
Ya. Anda dapat membuat template sebanyak yang diperlukan, termasuk dalam satu proyek. Misalnya, template terpisah untuk «Inspeksi Pagi», «Pengiriman Siang», dan «Laporan Sore» — semuanya dalam satu proyek.

T3: Bisakah mAkhiruplikasi Templat?
Jika fitur duplikasi tersedia, Anda dapat menyalin template yang ada dan mengubahnya. Jika tidak, buat template baru dan isi nilai serupa secara manual.

T4: Apakah Templat tersedia di semua proyek?
Template tersedia di tingkat perusahaan. Jika template terkait dengan proyek tertentu, proyek tersebut akan diisi secara default, tetapi saat membuat aktivitas, proyek dapat diubah.

Masalah yang Mungkin Terjadi dan Solusi

Masalah	Kemungkinan Penyebab	Solusi
Tombol «Create template» tidak terlihat	Hak akses tidak mencukupi.	Hanya Manager, Administrator, atau Owner yang dapat membuat template. Hubungi Administrator.
Kolom di formulir template tidak lengkap	Beberapa kolom mungkin tersembunyi di balik sakelar «Advanced».	Cari bagian pengaturan lanjutan di formulir template.
Template yang dihapus masih ditampilkan	Masalah cache browser.	Muat ulang halaman — template seharusnya hilang.
Daftar template kosong saat membuat aktivitas	Belum ada template yang dibuat.	Buka tab Templat aktivitas dan buat setidaknya satu template.
Dari template terisi nilai yang salah	Template mungkin berisi data yang sudah usang.	Edit template dan perbarui nilai default.