Mengelola konfigurasi aktivitas yang dapat digunakan berulang untuk mempercepat pembuatan tugas dan memastikan keseragaman di seluruh organisasi.
Apa Ini?
Template aktivitas adalah konfigurasi yang telah ditetapkan sebelumnya yang dapat digunakan berulang saat membuat aktivitas baru. Alih-alih mengisi kolom yang sama setiap kali — nama, durasi, proyek, catatan — Anda menyimpannya sebagai template dan menerapkannya dalam beberapa klik.
Template dikelola di tab Templat aktivitas halaman Activity (di samping tab Calendar). Setelah dibuat, template tersedia saat membuat aktivitas baru — baik satu per satu maupun secara massal.
Prasyarat
| # | Persyaratan | Detail |
|---|---|---|
| 1 | Akses ke halaman Activity | Diperlukan akses ke fungsionalitas aktivitas. |
| 2 | Peran Manager, Administrator, atau Owner | Untuk mengelola template diperlukan hak yang lebih tinggi. |
| 3 | Proyek telah dikonfigurasi | Template dapat merujuk ke proyek tertentu. |
Petunjuk Langkah demi Langkah
Membuka template aktivitas
| Langkah | Tindakan | Hasil yang Diharapkan |
|---|---|---|
| 1 | Buka halaman Aktivitas melalui panel samping kiri. | Halaman Activity terbuka dengan tab Calendar aktif. |
| 2 | Klik tab Templat aktivitas (di samping tab Calendar). | Bagian template terbuka dengan daftar template yang ada (jika ada). |
Membuat template baru
| Langkah | Tindakan | Hasil yang Diharapkan |
|---|---|---|
| 1 | Di tab Templat aktivitas, klik Buat Templat (atau tombol +). | Formulir pembuatan template terbuka. |
| 2 | Masukkan nama Templat — deskripsi yang jelas tentang tipe aktivitas. | Kolom nama terisi. |
| 3 | Tentukan durasi Bawaan untuk aktivitas yang dibuat dari template ini. | Durasi ditetapkan. |
| 4 | Pilih proyek yang terkait dengan template (jika perlu). | Proyek terkait. |
| 5 | Tambahkan catatan atau instruksi Bawaan yang akan ditampilkan di aktivitas yang dibuat dari template ini. | Catatan tersimpan sebagai bagian dari template. |
| 6 | Konfigurasikan kolom tambahan sesuai kebutuhan (lokasi, persyaratan jabatan, dll.). | Semua nilai default yang diperlukan ditetapkan. |
| 7 | Klik Simpan. | Template dibuat dan muncul di daftar. |
Mengedit template
| Langkah | Tindakan | Hasil yang Diharapkan |
|---|---|---|
| 1 | Di tab Templat aktivitas, temukan template yang diperlukan. | Baris template terlihat di daftar. |
| 2 | Klik tombol Mingguting (ikon pensil) di samping template. | Formulir pengeditan terbuka dengan nilai saat ini. |
| 3 | Lakukan perubahan pada kolom yang diperlukan. | Kolom diperbarui. |
| 4 | Klik Simpan. | Template diperbarui. Aktivitas yang dibuat sebelumnya dari template ini tidak terpengaruh. |
Menghapus template
| Langkah | Tindakan | Hasil yang Diharapkan |
|---|---|---|
| 1 | Di tab Templat aktivitas, temukan template untuk dihapus. | Baris template terlihat di daftar. |
| 2 | Klik tombol Hapus (ikon tempat sampah) di samping template. | Dialog konfirmasi muncul. |
| 3 | Konfirmasi penghapusan. | Template dihapus dari daftar. Aktivitas yang dibuat sebelumnya dari template ini tetap tanpa perubahan. |
Menggunakan template saat membuat aktivitas
| Langkah | Tindakan | Hasil yang Diharapkan |
|---|---|---|
| 1 | Di kalender aktivitas, klik Buat aktivitas. | Formulir pembuatan aktivitas terbuka. |
| 2 | Pilih Templat dari daftar dropdown. | Formulir secara otomatis terisi dengan nilai template (nama, durasi, proyek, catatan). |
| 3 | Jika perlu, sesuaikan kolom (misalnya, tanggal atau karyawan tertentu). | Kolom dikonfigurasi untuk contoh ini. |
| 4 | Klik Simpan. | Aktivitas baru dibuat berdasarkan template. |
Referensi kolom template
| Kolom | Wajib | Keterangan |
|---|---|---|
| Nama template | Ya | Nama yang jelas untuk template. |
| Durasi default | Ya | Durasi yang telah ditetapkan untuk aktivitas yang dibuat dari template ini. |
| Proyek | Tidak | Proyek default untuk dikaitkan dengan aktivitas. |
| Catatan / Instruksi | Tidak | Teks default yang muncul di kolom catatan aktivitas. |
| Lokasi | Tidak | Lokasi kerja default. |
| Jabatan | Tidak | Jabatan yang diperlukan untuk aktivitas (digunakan saat distribusi). |
Hak Akses
| Peran | Melihat template | Membuat template | Mengedit template | Menghapus template |
|---|---|---|---|---|
| Karyawan | Tidak | Tidak | Tidak | Tidak |
| Manajer shift | Ya | Tidak | Tidak | Tidak |
| Manajer | Ya | Ya | Ya | Ya |
| Administrator | Ya | Ya | Ya | Ya |
| Owner | Ya | Ya | Ya | Ya |
Pertanyaan yang Sering Diajukan
T1: Jika saya memperbarui Templat, apakah aktivitas yang sudah ada berubah?
Tidak. Aktivitas yang dibuat sebelumnya dari template tetap tanpa perubahan. Pembaruan template hanya memengaruhi aktivitas baru yang dibuat darinya.
T2: Bisakah membuat beberapa Templat untuk Sabu proyek?
Ya. Anda dapat membuat template sebanyak yang diperlukan, termasuk dalam satu proyek. Misalnya, template terpisah untuk «Inspeksi Pagi», «Pengiriman Siang», dan «Laporan Sore» — semuanya dalam satu proyek.
T3: Bisakah mAkhiruplikasi Templat?
Jika fitur duplikasi tersedia, Anda dapat menyalin template yang ada dan mengubahnya. Jika tidak, buat template baru dan isi nilai serupa secara manual.
T4: Apakah Templat tersedia di semua proyek?
Template tersedia di tingkat perusahaan. Jika template terkait dengan proyek tertentu, proyek tersebut akan diisi secara default, tetapi saat membuat aktivitas, proyek dapat diubah.
Masalah yang Mungkin Terjadi dan Solusi
| Masalah | Kemungkinan Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Tombol «Create template» tidak terlihat | Hak akses tidak mencukupi. | Hanya Manager, Administrator, atau Owner yang dapat membuat template. Hubungi Administrator. |
| Kolom di formulir template tidak lengkap | Beberapa kolom mungkin tersembunyi di balik sakelar «Advanced». | Cari bagian pengaturan lanjutan di formulir template. |
| Template yang dihapus masih ditampilkan | Masalah cache browser. | Muat ulang halaman — template seharusnya hilang. |
| Daftar template kosong saat membuat aktivitas | Belum ada template yang dibuat. | Buka tab Templat aktivitas dan buat setidaknya satu template. |
| Dari template terisi nilai yang salah | Template mungkin berisi data yang sudah usang. | Edit template dan perbarui nilai default. |