Ikon kedua pada panel bawah adalah kalender shift. Di sini karyawan melihat shift miliknya, shift terbuka yang bisa diambil, dan — jika atasan mengizinkan — shift seluruh tim. Tombol-tombol manajerial di layar ini tidak dimiliki karyawan.
Petunjuk langkah demi langkah
Tiga mode tampilan
Di bagian atas ada tiga tombol, dan tombol-tombol itu mengubah bukan hanya daftarnya, tetapi juga penghitung di setiap hari:
| Mode | Apa yang ditampilkan |
|---|---|
| Shift Saya (My shifts) | Hanya shift Anda |
| Buka Shift (Open Shifts) | Shift yang diserahkan ke daftar umum: shift itu bisa diambil |
| Semua shift (All shifts) | Shift seluruh tim |
Mode Semua shift bisa saja tidak ada atau kosong: tampilan shift orang lain diaktifkan oleh atasan di jadwal dan di proyek.
Apa yang ada di bagian atas
| Tombol | Apa yang dilakukan |
|---|---|
| Perbarui (Update) | Menarik data terbaru tanpa menunggu pemuatan otomatis |
| Filter (Filters) | Penyaringan shift. Angka pada ikon menunjukkan berapa nilai yang disaring |
Tombol Ekspor (Export) dan lebih (More), yang dimiliki atasan, tidak dimiliki karyawan: pengunduhan jadwal dan tindakan massal adalah kemampuan manajerial.
Bagaimana satu hari disusun
Di bawah bilah pekan terdapat hari-hari. Di sebelah kanan setiap hari ada tiga ikon dengan angka: dua orang — berapa karyawan yang bekerja, kalender — berapa shift, cangkir — berapa istirahat. Angka-angka itu dihitung menurut mode yang dipilih: pada Shift Saya angka itu hanya tentang Anda.
Jika pada hari itu tidak ada apa pun, alih-alih kartu akan muncul Tidak Ada Acara yang Direncanakan Hari Ini (No Events Planned Today).
Di kartu shift ada waktu, lama istirahat, nama templat, dan tanda status: Dimulai (Started), Selesai (Finished), Ketidakhadiran (Absence). Di sebelah kiri ada garis berwarna, itu warna jadwal.
Bilah pekan dibentangkan menjadi kalender bulan dengan tombol Bentangkan kalender (Expand calendar) di bawahnya.
Cara mengambil shift terbuka
1. Beralihlah ke mode Buka Shift.
2. Temukan shift pada hari yang dibutuhkan.
3. Buka shift itu dan konfirmasikan pengambilannya.
Jika di jadwal konfirmasi oleh manajer diaktifkan, permintaan akan terkirim dan shift menjadi milik Anda setelah disetujui. Jika tidak — langsung.
Tombolnya bisa saja tidak ada sama sekali: pengambilan shift terbuka diaktifkan oleh sakelar Izinkan karyawan untuk mengambil shift dari daftar Shift Terbuka.
Cara menambahkan shift untuk diri sendiri
Jika atasan mengizinkan, karyawan bisa menetapkan shift untuk dirinya sendiri — dengan tombol bertanda plus di kanan bawah.
1. Tekan plus — akan terbuka Tambahkan Shift (Add Shift).
2. Pilih Jadwal (Schedule). Di daftar hanya ada jadwal yang berlaku pada tanggal yang dipilih.
3. Pilih Templat (Template) — templat shift yang sudah siap atau Shift kustom (Custom shift).
4. Tentukan tanggal, waktu mulai dan selesai, serta lama istirahat.
5. Tekan Simpan (Save).
Kolom pemilihan karyawan tidak ada di formulir: shift dibuat atas nama Anda. Selanjutnya tergantung pengaturan jadwal — shift langsung masuk, atau terkirim sebagai permintaan, dan aplikasi menjawab: Permintaan Anda untuk membuat shift telah diterima dan akan segera diproses oleh manajer. (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly).
Aplikasi tidak mengizinkan tumpang tindih. Jika pada waktu itu Anda sudah punya shift, penyimpanan dibatalkan dengan tulisan Tindakan dibatalkan karena tumpang tindih dengan shift lain (The action was canceled due to an overlap with another shift).
Apa yang bisa dilakukan dengan shift yang sudah ada
Ketukan pada kartu membuka Detail Shift (Shift details): perusahaan, proyek, jadwal. Pada shift Anda yang akan datang, Anda bisa mengubah Lokasi (Location) dan Tanda (Marks) lalu menekan Simpan. Ikon tiga titik di sudut kanan atas membuka daftar tindakan — tukar, lepas, pindahkan ke shift terbuka, ubah waktu, dan pisahkan shift.
Selengkapnya tentang tindakan itu ada di artikel “Tindakan pada shift: tukar, lepas, shift terbuka, dan pemisahan”.
Kemungkinan masalah dan solusi
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Saya hanya melihat shift saya sendiri | Mode Shift Saya yang dipilih | Beralihlah ke Semua shift. Jika sakelarnya tidak bekerja, tampilan shift orang lain dimatikan di jadwal |
| Semua shift kosong | Larangan pada tingkat jadwal atau proyek | Atasan mengaktifkan Izinkan karyawan untuk melihat semua shift |
| Tidak ada shift terbuka | Tidak ada yang menyerahkan apa pun atau pengambilan dilarang | Dibutuhkan sakelar Izinkan karyawan untuk mengambil shift dari daftar Shift Terbuka |
| Tidak ada tombol bertanda plus | Pembuatan shift sendiri dimatikan | Dibutuhkan sakelar Izinkan karyawan membuat shift mereka sendiri |
| Kisi kosong padahal shift ada | Ada filter yang aktif | Lihat angka pada ikon filter dan hapus penyaringan |
| Pemilih jadwal kosong | Tidak ada satu pun jadwal yang berlaku pada tanggal yang dipilih | Pilih tanggal lain atau minta atasan memperpanjang jadwal |
| Shift tidak tersimpan | Tumpang tindih waktu dengan shift lain | Ubah waktu atau tanggalnya |
| Shift tidak muncul setelah disimpan | Terkirim sebagai permintaan untuk disetujui | Tunggu keputusan: keputusan datang ke Acara dan ke Arsip permintaan |
| Perubahan yang dibuat atasan tidak terlihat | Data dimuat lebih awal | Tekan Perbarui |
| Tidak ada tombol Ekspor dan lebih | Memang begitu rancangannya | Itu tombol manajerial, karyawan tidak memilikinya |
Pertanyaan yang sering diajukan (FAQ)
Pertanyaan: Apa bedanya layar ini dengan jadwal milik atasan? Jawaban: Pada kumpulan tombolnya. Karyawan tidak punya pengunduhan dan tindakan massal, dan datanya hanya miliknya serta, jika diizinkan, milik tim.
Pertanyaan: Apa itu shift terbuka? Jawaban: Shift yang diserahkan ke daftar umum. Shift itu bisa diambil siapa pun yang diizinkan oleh pengaturan.
Pertanyaan: Bisakah saya menetapkan shift untuk diri sendiri? Jawaban: Ya, jika atasan mengaktifkan kemampuan itu. Shift dibuat atas nama Anda dan bisa terkirim untuk disetujui.
Pertanyaan: Mengapa saya tidak melihat shift rekan kerja? Jawaban: Tampilan shift orang lain diaktifkan secara terpisah — di pengaturan jadwal dan proyek.
Pertanyaan: Apa arti tiga angka di samping tanggal? Jawaban: Berapa karyawan yang bekerja pada hari itu, berapa shift, dan berapa istirahat. Semuanya dihitung menurut mode yang dipilih.
Pertanyaan: Bisakah melihat satu bulan penuh? Jawaban: Ya, dengan tombol Bentangkan kalender di bawah bilah pekan.
Pertanyaan: Mengapa shift tidak bisa ditetapkan pada tanggal yang dibutuhkan? Jawaban: Pada tanggal itu tidak ada satu pun jadwal yang berlaku. Jadwal diperpanjang oleh atasan.
Pertanyaan: Saya mengambil shift terbuka — apakah shift itu langsung milik saya? Jawaban: Jika di jadwal konfirmasi oleh manajer diaktifkan, permintaan akan terkirim lebih dulu. Jika tidak, shift langsung menjadi milik Anda.