Shift di aplikasi bukanlah keputusan akhir. Jika Anda tidak bisa masuk kerja, shift bisa diserahkan ke daftar umum, ditukar dengan rekan kerja, dilepas kepada orang tertentu, diminta pada waktu lain, atau dikerjakan sebagiannya saja. Semua itu dilakukan dari ponsel, di balik satu ikon tiga titik.
Hak atas tindakan-tindakan ini diberikan oleh atasan di pengaturan jadwal, karena itu daftar pilihannya berbeda pada setiap karyawan. Jika pilihan Anda lebih sedikit, lihat bagian “Mengapa tidak ada tindakan” di akhir artikel.
Petunjuk langkah demi langkah
Di mana mencari tindakan
Buka Jadwal (ikon kedua pada panel bawah) dan ketuk shift Anda — akan terbuka Detail Shift (Shift details). Di sudut kanan atas ada ikon tiga titik: ikon itu membuka panel Pilih tindakan (Select action).
| Tindakan | Kapan berguna |
|---|---|
| Pindahkan ke Shift Terbuka (Move to Open Shifts) | Anda tidak bisa masuk kerja, dan siapa yang menggantikan tidak penting |
| Permintaan Tukar Shift (Shift Swap Request) | Anda ingin bertukar shift dengan rekan kerja |
| Permintaan edit shift (Shift edit request) | Anda akan masuk, tetapi pada waktu lain |
| Permintaan penurunan Shift (Shift drop request) | Anda tahu siapa tepatnya yang akan menggantikan Anda |
| Permintaan untuk membagi shift (Request to split a shift) | Anda akan mengerjakan sebagian shift, sisanya diserahkan |
Empat pilihan pertama adalah Permintaan, dan jalurnya berbeda-beda.
Pertukaran dan pelepasan berjalan melalui rekan kerja: pertama dibutuhkan persetujuan orang yang Anda tawari shift, dan hanya setelah itu, jika di jadwal konfirmasi oleh manajer diaktifkan, keputusan atasan. Selama rekan kerja belum menyetujui, permintaan tidak berjalan lebih jauh dan tidak ada yang berubah.
Perubahan waktu dan pemisahan hanya ditujukan kepada atasan. Pemindahan ke shift terbuka, saat konfirmasi dimatikan, langsung berlaku.
Pindahkan ke Shift Terbuka
Shift masuk ke daftar umum, dan siapa pun yang diizinkan oleh pengaturan dapat mengambilnya.
1. Ikon tiga titik → Pindahkan ke Shift Terbuka.
2. Aplikasi bertanya Apakah Anda yakin? (Are you sure?) — konfirmasikan.
3. Shift hilang dari milik Anda dan muncul pada mode Buka Shift (Open Shifts) di layar jadwal.
Selama shift belum diambil siapa pun, shift itu tidak bertuan: pada penghitung hari shift itu tetap dihitung sebagai shift, tetapi tidak ada karyawan di belakangnya.
Tukar shift
1. Ikon tiga titik → Permintaan Tukar Shift.
2. Terbuka layar Tukar shift (Swap shift) dengan daftar shift rekan kerja: tanggal, waktu, nama, dan nama templat.
3. Pilih shift yang ingin Anda tukar, lalu kirim permintaan.
4. Tunggu jawaban rekan kerja: permintaan datang kepadanya, dan tanpa persetujuannya pertukaran tidak terjadi.
5. Jika di jadwal konfirmasi oleh manajer diaktifkan, setelah rekan kerja setuju permintaan diteruskan ke atasan.
Di daftar hanya akan ada shift yang memang memungkinkan untuk ditukar: shift karyawan lain pada jadwal yang sama. Jika atasan mengaktifkan pertukaran hanya di dalam jabatan yang sama, yang tersisa adalah rekan kerja dengan jabatan Anda.
Perubahan waktu shift
1. Ikon tiga titik → Permintaan edit shift.
2. Terbuka Perubahan waktu (Change of time): tanggal, waktu mulai, waktu selesai.
3. Di kolom Pesan (Message) jelaskan alasannya — atasan akan melihatnya bersama permintaan.
4. Kirim.
Shift tetap milik Anda: hanya jamnya yang berubah, dan hanya setelah disetujui.
Pelepasan shift
1. Ikon tiga titik → Permintaan penurunan Shift.
2. Terbuka Pindahkan shift (Transfer shift).
3. Di Pilih karyawan (Select employees) tandai kepada siapa Anda menawarkan shift — bisa beberapa orang.
4. Kirim permintaan (Send request).
5. Tunggu sampai salah satu dari mereka setuju: tanpa persetujuan, shift tetap milik Anda.
Bedanya dengan shift terbuka: di sini Anda menyebut orang tertentu, bukan menyerahkan shift kepada semua orang. Permintaan datang tepat kepada mereka, dan hanya setelah ada yang setuju permintaan berjalan lebih jauh — ke atasan, jika ia harus mengonfirmasi.
Pemisahan shift
Diperlukan ketika Anda bisa mengerjakan sebagian shift saja.
1. Ikon tiga titik → Permintaan untuk membagi shift.
2. Terbuka Pemisahan shift (Split shift) dengan petunjuk: bagilah shift untuk memilih jam kerja, dan sisanya kirim ke shift terbuka.
3. Dengan penggeser tentukan titik pembagian.
4. Pilih bagian mana dari keduanya yang tetap milik Anda, dan mana yang masuk ke shift terbuka.
5. Kirim permintaan.
Apa yang bisa diubah di kartu shift itu sendiri
Selain ikon tiga titik, pada shift Anda yang akan datang tersedia dua kolom: Lokasi (Location) dan Tanda (Marks) di blok Rincian (Details), dan di bawahnya Simpan (Save). Pada shift yang sudah berlalu kolom-kolom ini tidak ada.
Tab kedua pada kartu adalah Bonus/Hukuman/Uang Muka (Bonuses/Penalties/Advances): apa yang diberikan dan dipotong tepat pada shift ini.
Ke mana jawaban datang
Jawaban datang ke Acara (Events) — ikon keempat pada panel bawah — dan ke Arsip (Archive) di layar permintaan. Untuk pertukaran dan pelepasan akan ada dua jawaban: pertama dari rekan kerja, lalu dari atasan, jika ia mengonfirmasi. Di dalam permintaan itu sendiri ada tab diskusi: di sana Anda bisa berkirim pesan dengan atasan tanpa keluar dari permintaan.
Mengapa tidak ada tindakan
Ini keluhan yang paling sering, dan penyebabnya hampir selalu salah satu dari dua hal.
Pertama: tindakan dimatikan di pengaturan jadwal. Setiap tindakan diaktifkan oleh sakelar terpisah — atasan melakukannya di bagian Informasi dasar pada jadwal. Jika dimatikan, di balik ikon tiga titik hanya tersisa satu pilihan, bukan lima.
| Apa yang kurang | Sakelar mana yang dibutuhkan |
|---|---|
| Tukar shift | Izinkan pertukaran shift |
| Pelepasan shift | Izinkan karyawan untuk melepaskan shift |
| Pemindahan ke shift terbuka | Izinkan karyawan untuk mengirim shift ke daftar Shift Terbuka |
| Mengambil shift terbuka | Izinkan karyawan untuk mengambil shift dari daftar Shift Terbuka |
| Pemisahan shift | Izinkan karyawan untuk membagi shift |
| Shift sendiri | Izinkan karyawan membuat shift mereka sendiri |
| Shift orang lain di jadwal | Izinkan karyawan untuk melihat semua shift |
Sebagian pengaturan yang sama ada di kartu proyek, di blok pengaturan shift: pengaturan itu berlaku untuk semua jadwal proyek sekaligus.
Kedua: jadwal sudah berakhir. Pada shift di luar masa berlaku jadwal tidak ada tindakan sama sekali — ikon tiga titik tidak terbuka. Atasan perlu memperpanjang jadwal.
Ada juga penyebab ketiga yang lebih jarang: shift sudah dimulai atau akan segera dimulai. Aplikasi tidak mengizinkan penyerahan shift setengah jam sebelum masuk kerja.
Kemungkinan masalah dan solusi
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Ikon tiga titik tidak terbuka | Jadwal sudah berakhir atau shift sudah dimulai | Minta atasan memperpanjang jadwal; tindakan berlaku pada shift yang akan datang |
| Di daftar hanya ada satu pilihan, bukan lima | Sakelar layanan mandiri dimatikan | Atasan mengaktifkan yang dibutuhkan di Informasi dasar pada jadwal |
| Tidak ada yang bisa diajak bertukar | Di daftar tidak ada shift yang sesuai | Pertukaran hanya mungkin dengan shift rekan kerja pada jadwal ini, dan dengan pengaturan “di dalam jabatan” — dengan jabatan yang sama |
| Pertukaran atau pelepasan sudah dikirim, tetapi tidak ada yang terjadi | Menunggu jawaban rekan kerja — tanpa persetujuannya permintaan tidak berjalan lebih jauh | Ingatkan rekan kerja: permintaan ada di daftar permintaannya |
| Permintaan terkirim, tetapi shift tidak berubah | Konfirmasi oleh manajer diaktifkan | Tunggu keputusan: keputusan datang ke Acara dan ke Arsip |
| Shift dikembalikan lagi | Atasan menolak permintaan | Alasan penolakan datang bersama jawaban — lihat diskusi di dalam permintaan |
| Shift terbuka kosong | Tidak ada yang menyerahkan apa pun atau pengambilan dilarang | Periksa dengan atasan sakelar pengambilan shift terbuka |
| Pemisahan tidak tersedia | Dimatikan di jadwal | Dibutuhkan sakelar Izinkan karyawan untuk membagi shift |
Pertanyaan yang sering diajukan (FAQ)
Pertanyaan: Apa bedanya memindahkan shift ke shift terbuka dengan melepaskan shift? Jawaban: Pada kasus pertama shift masuk ke daftar umum dan diambil oleh siapa saja yang mau. Pada kasus kedua Anda menyebut orang tertentu, dan permintaan datang tepat kepada mereka.
Pertanyaan: Bisakah saya mengerjakan setengah shift dan menyerahkan sisanya? Jawaban: Ya, itu adalah Permintaan untuk membagi shift: dengan penggeser Anda memilih titik pembagian dan menentukan bagian mana yang dikirim ke shift terbuka.
Pertanyaan: Apakah wajib menunggu persetujuan? Jawaban: Untuk pertukaran dan pelepasan — selalu: pertama dibutuhkan persetujuan rekan kerja yang Anda tawari shift. Selanjutnya, jika di jadwal konfirmasi oleh manajer diaktifkan, atasan juga ikut memutuskan. Pemindahan ke shift terbuka, saat konfirmasi dimatikan, langsung berlaku.
Pertanyaan: Rekan kerja tidak menjawab permintaan tukar saya — apa yang harus dilakukan? Jawaban: Selama ia belum setuju, permintaan tidak berjalan ke mana pun dan shift tetap milik Anda. Ingatkan dia: permintaan ada di bagian permintaannya. Atau batalkan permintaan dan tawarkan shift kepada orang lain.
Pertanyaan: Mengapa saya tidak punya tombol tukar, sedangkan rekan kerja punya? Jawaban: Pengaturan ditentukan untuk setiap jadwal secara terpisah. Jika Anda berada di jadwal yang berbeda, kumpulan tindakannya juga berbeda.
Pertanyaan: Bisakah saya membatalkan permintaan saya sendiri? Jawaban: Ya, buka permintaan di layar permintaan — di sana ada Batalkan permintaan (Cancel request).
Pertanyaan: Siapa yang akan melihat pesan saya pada permintaan perubahan waktu? Jawaban: Atasan yang akan memutuskan permintaan itu. Pesan datang bersama permintaan.
Pertanyaan: Apa yang terjadi pada shift jika tidak ada yang mengambilnya dari shift terbuka? Jawaban: Shift tetap ada di daftar shift terbuka. Atasan bisa menugaskannya kepada seseorang secara manual atau mendistribusikannya secara otomatis.
Pertanyaan: Bisakah saya mengubah lokasi shift saya? Jawaban: Ya, pada shift yang akan datang di blok Rincian ada kolom lokasi dan tanda, setelah diubah tekan Simpan.