Menambahkan orang ke perusahaan, memberikan hak akses, mengirim undangan, mengubah posisi dan norma jam — semua itu dilakukan dari telepon. Sebelumnya pengelolaan tim hanya ada di peramban.
Bagian ini terbuka untuk pemimpin, administrator, dan pemilik.
Petunjuk langkah demi langkah
Cara membuka
☰ → grup Tim (TEAM) → Karyawan perusahaan (Company employees).
Pada kartu setiap karyawan: foto atau inisial, nama, tingkat hak akses, telepon, email, dan status undangan — Undangan tertunda (Invite pending) berwarna jingga atau Undangan diterima (Invite accepted) berwarna hijau. Pada yang belum dikonfirmasi, di sebelahnya ada tombol Kirim ulang undangan (Resend invite).
Di bagian atas ada tiga tombol: pencarian berdasarkan nama, Filter berdasarkan proyek (Filter by project), dan Impor Karyawan (Import Employees). Di kanan bawah ada tombol biru bertanda plus — penambahan.
Penambahan karyawan
Tekan +. Akan terbuka formulir Tambahkan karyawan (Add employee) yang terdiri dari tiga blok.
Informasi pribadi (Personal information)
| Kolom | Deskripsi |
|---|---|
| Nama depan (First name) | Nama karyawan |
| Nama belakang (Last name) | Nama keluarga |
| Nomor Telepon (Phone number) | Telepon dengan kode negara |
| e-mail (E-mail) | Alamat email |
Di bawah formulir ada petunjuk Diperlukan telepon atau email (Phone or email required) — cukup salah satu saja, tetapi tanpa undangan lewat email karyawan tidak akan bisa membuat kata sandinya sendiri.
Pengaturan kerja (Work settings)
| Kolom | Deskripsi |
|---|---|
| Nomor Personel (Personnel Number) | Nomor internal karyawan, dengan nomor ini mudah menyortir dan mengekspor ke sistem lain |
| Tingkat jam bulanan, % (Monthly rate of hours, %) | Bagian dari waktu kerja penuh. Bawaannya 100 |
| Pilih posisi (Select a position) | Posisi dari struktur perusahaan. Berdasarkan posisi inilah tarif diambil, jika tarif ditetapkan per posisi |
Penjadwalan (Scheduling)
| Kolom | Deskripsi |
|---|---|
| Proyek (Project) | Ke proyek mana ditambahkan |
| Jadwal (Schedule) | Ke jadwal mana ditempatkan |
| Tambahkan karyawan mulai dari (Add employee starting from) | Sejak tanggal berapa orang itu dianggap bekerja |
Sakelar Kirim undangan (Send invite) menentukan apakah surel langsung terkirim. Semuanya diakhiri dengan tombol Simpan (Save).
Ini yang penting: formulir menutup ketiga langkah wajib sekaligus — mendaftarkan orang, menambahkannya ke proyek, dan menempatkannya di jadwal. Jika proyek atau jadwal dilewati, karyawan akan terdaftar, tetapi tidak muncul di kisi.
Perubahan hak akses
Tingkat hak akses diubah langsung di daftar karyawan: di sebelahnya ada tanda panah ke bawah, tekan panah itu dan pilih tingkat lain. Untuk itu tidak perlu membuka kartu karyawan.
| Tingkat | Apa yang diberikan |
|---|---|
| Karyawan (Employee) | Jadwalnya sendiri, permintaannya sendiri, ketersediaannya sendiri |
| Administrator (Administrator) | Pengelolaan karyawan, modul, dan jadwal seluruh perusahaan |
Ini adalah hak akses di perusahaan, dan ditetapkan di sini, di daftar karyawan. Terpisah dari itu, orang punya peran dalam proyek: Karyawan (Employees), Manajer (Managers), atau Pemirsa (Viewers) — peran itu ditetapkan di pengaturan proyek itu sendiri, bukan di sini. Manajer adalah peran dalam proyek, bukan tingkat hak akses; administrator tidak ditetapkan di dalam proyek.
Akses penuh, termasuk pengaturan perusahaan dan keuangan, hanya dimiliki pemilik.
Kartu karyawan: enam tab
Menekan kartu akan membuka Edit karyawan (Edit employee), dan ini bukan satu formulir, melainkan enam tab. Deretan tab digulirkan ke samping, jadi tab terakhir tidak langsung terlihat.
| Tab | Isinya |
|---|---|
| Informasi umum (General info) | Data pribadi, pengaturan kerja, keterampilan, warna, hari kerja sendiri, dan hak akses |
| Ketersediaan (Availability) | Kapan karyawan siap bekerja, per hari |
| Proyek (Projects) | Di proyek mana saja dia berada dan dengan peran apa |
| Catatan (Notes) | Catatan tentang karyawan dengan periode dan visibilitasnya |
| Berkas (Files) | Dokumen yang terkait dengan orang itu |
| Liburan (Vacations) | Batas liburan per periode dan pergerakan saldo |
Informasi umum — tab terpanjang, perlu digulirkan. Berurutan: Informasi pribadi (Personal information) dengan nama depan, nama belakang, telepon, dan email; Pengaturan kerja (Work settings) dengan nomor personel, posisi, dan tingkat jam bulanan; Keterampilan (Skills); Warna karyawan (Employee color) — dengan warna itu orang ditandai di peta geolokasi dan di jadwal; Pengaturan pribadi hari kerja karyawan dengan tanda centang Sen–Min dan sakelar Pertimbangkan pengaturan pribadi; dan di bagian bawah Izin (Permissions) — Hak-hak Karyawan (Employee rights) dan Akses ke log aktivitas (Access to activity logs).
Ketersediaan menampilkan gambaran yang sama seperti yang dilihat karyawan sendiri di bagian “Ketika saya tersedia”: satu minggu per hari, perpindahan antarminggu, dan Bentangkan kalender. Di tempat orang itu tidak mencantumkan apa pun, tertulis Ketersediaan tidak ditentukan (Availability not specified).
Proyek — daftar proyek karyawan beserta perannya di masing-masing, tombol Tambahkan ke proyek (Add to project) dan Tambahkan ke jadwal (Add to schedule). Dari sini orang dihubungkan ke pekerjaan tanpa keluar dari kartu.
Catatan — tombol Buat catatan (Create a note) dan daftar catatan. Catatan punya periode berlaku dan visibilitas: Hanya manajer dan administrator (Only managers and administrators). Ini tempat untuk catatan internal yang tidak boleh dilihat karyawan itu sendiri.
Berkas — dokumen orang ini, tombol Unggah file (Upload). Selama belum ada, tertulis Tidak ada data (No data).
Liburan — tab yang paling sering menjadi alasan kartu dibuka. Tab ini terdiri dari tiga bagian:
| Bagian | Apa yang ditetapkan |
|---|---|
| Melebihi batas liburan yang diizinkan (Permissible vacation overrun) | Berapa hari karyawan boleh minus. Disimpan dengan tombol Simpan |
| Pengaturan liburan (Vacation settings) | Periode dengan batas: awal, akhir, dan Batas liburan per tahun. Ditambahkan dengan tombol Tambahkan pengaturan liburan |
| Perubahan dalam saldo cuti (Change in vacation balance) | Penambahan dan pengurangan manual: tanggal, nilai bertanda, dan komentar. Tombol Tambahkan operasi liburan |
Periode bisa ada beberapa berturut-turut — misalnya dengan batas 0, lalu 24, lalu 50 hari per tahun: dengan begitu terlihat bagaimana ketentuan orang itu berubah. Dalam pergerakan saldo, tanda minus berarti pengurangan.
Impor dengan daftar
Tombol Impor Karyawan di bagian atas memuat banyak orang sekaligus dari file. Impor tanpa alamat email dimungkinkan, tetapi undangan tidak akan terkirim kepada karyawan seperti itu — alamatnya harus ditambahkan kemudian.
Kemungkinan masalah dan solusinya
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Karyawan sudah terdaftar, tetapi tidak ada di jadwal | Proyek atau jadwal terlewat di formulir penambahan | Buka kartu dan isi blok Penjadwalan |
| Undangan tidak sampai | Surel masuk ke spam atau nomor telepon perusahaan belum dikonfirmasi | Periksa spam, tekan Kirim ulang undangan, konfirmasi nomor di profil |
| Layar putih pada karyawan saat aktivasi | Alamat email itu sudah dipakai akun lain | Hapus akun lama dengan alamat itu |
| Terdaftar tanpa email dan telepon | Formulir menuntut setidaknya salah satu dari keduanya | Isi telepon atau email — jika tidak, tombol penyimpanan tidak akan bekerja |
| Karyawan yang diberhentikan tetap ada di jadwal | Memang begitu rancangannya | Shift sebelumnya dan catatan pembayaran tetap tersimpan, di samping nama ada tanda penghapusan |
| Tidak berhasil menetapkan administrator di dalam proyek | Peran seperti itu tidak ada dalam proyek | Administrator adalah tingkat hak akses di perusahaan; dalam proyek yang ditetapkan adalah karyawan, manajer, dan pemirsa |
Pertanyaan yang sering diajukan (FAQ)
Pertanyaan: Bisakah mendaftarkan karyawan dan langsung menempatkannya di jadwal? Jawaban: Ya, formulir penambahan melakukannya dalam satu kali jalan: blok Penjadwalan menetapkan proyek, jadwal, dan tanggal mulai.
Pertanyaan: Apa itu nomor personel? Jawaban: Nomor internal karyawan. Dengan nomor ini mudah menyortir daftar dan mengekspor data ke sistem lain.
Pertanyaan: Untuk apa tingkat jam bulanan dalam persen? Jawaban: Dengan begitu ditetapkan pekerjaan paruh waktu: 50% berarti setengah dari norma bulanan.
Pertanyaan: Bisakah menambahkan karyawan tanpa alamat email? Jawaban: Mendaftarkannya bisa, jika telepon dicantumkan. Tetapi undangan hanya terkirim ke email.
Pertanyaan: Bagaimana cara cepat mengubah hak akses karyawan? Jawaban: Dengan tanda panah di samping tingkat hak akses langsung di daftar, tidak perlu masuk ke kartu.
Pertanyaan: Apa beda manajer dengan administrator? Jawaban: Manajer adalah peran di dalam proyek: jadwal dan permintaan proyek itu. Administrator adalah tingkat hak akses untuk seluruh perusahaan.
Pertanyaan: Apa yang terjadi dengan data karyawan yang diberhentikan? Jawaban: Shift dan catatan pembayaran tetap ada di laporan, sedangkan karyawannya sendiri ditandai sebagai dihapus.