Dahulu jadwal hanya dibuat di peramban, sedangkan dari ponsel jadwal hanya bisa dilihat. Pada versi 2.1.0 aplikasi mendapatkan wizard lengkap — empat langkah yang sama dan lima tipe jadwal yang sama seperti di versi web.
Jadwal dapat dibuat oleh manajer, administrator, dan pemilik perusahaan.
Petunjuk langkah demi langkah
Cara membuka
Tekan ☰ di panel bawah → Jadwal (Schedules) → Jadwal. Akan terbuka daftar jadwal perusahaan: pada setiap jadwal terlihat nama, proyek, periode, dan jumlah shift. Di kanan bawah ada tombol Buat jadwal (Create schedule).
Langkah 1. Informasi utama (Main information)
| Kolom | Deskripsi |
|---|---|
| Masukkan nama jadwal (Enter schedule name) | Nama jadwal |
| Pilih warna (Choose a color) | Warna yang menandai jadwal di daftar dan di kisi |
| Pilih proyek (Select a project) | Proyek tempat jadwal ini berada |
| Pilih tanggal (Select dates) | Awal dan akhir periode |
| Tarif dasar karyawan dalam jadwal (Basic employee pay rate) | Tarif dasar untuk jadwal ini, tidak wajib |
| Pilih jenis kontrol minggu (Select week control type) | Bagaimana sistem memperlakukan jam lembur: Izinkan, Izinkan dengan konfirmasi, Blok |
Periode dibatasi: jadwal dibuat maksimal untuk tiga bulan. Hal ini tertulis langsung di bawah tanggal.
Langkah 2. Tipe jadwal (Schedule type)
Lima tipe, sama seperti di versi web:
| Tipe | Cara pengisiannya |
|---|---|
| Dasar (distribusi otomatis) (Basic (automatic distribution)) | Jumlah jam kerja tetap, sistem menyusun shift sendiri |
| Berdasarkan ketersediaan (distribusi otomatis) (By availability (automatic distribution)) | Berdasarkan ketersediaan yang dicantumkan karyawan tentang dirinya |
| Lanjutan (distribusi otomatis) (Advanced (automatic distribution)) | Jumlah posisi kerja berbeda pada shift yang berbeda |
| Preset (distribusi otomatis) (Preset (automatic distribution)) | Berdasarkan rotasi: 2/2, 5/2, dan sejenisnya |
| Kosong (distribusi manual) (Empty (manual distribution)) | Jadwal kosong, shift Anda susun sendiri secara manual |
Langkah 3. Data untuk shift (Shift data)
Pertama-tama Anda menandai Hari dalam seminggu yang boleh diisi shift sama sekali. Secara bawaan yang ditandai adalah Mo–Fr.
Di bawahnya ada templat shift. Untuk masing-masing ditetapkan:
| Kolom | Deskripsi |
|---|---|
| Judul (Name) | Nama templat. Diperlukan — tanpa itu wizard tidak mengizinkan Anda melanjutkan dan menampilkan “Nama is required” |
| warna | Warna shift di kisi |
| Waktu dari (Time from) / Waktu untuk (Time to) | Awal dan akhir shift |
| Lokasi (Location) | Lokasi kerja, tidak wajib |
| Tanda (Marks) | Penanda shift, tidak wajib |
| Istirahat (Break) | Istirahat di dalam shift |
Templat dapat ditambahkan lebih dari satu — misalnya templat siang dan malam.
Langkah 4. Karyawan (Employees)
Langkah terakhir — siapa yang dimasukkan ke dalam jadwal. Di bagian atas ada penghitung jumlah yang dipilih dari total karyawan dan tombol Pilih semua (Select all). Tersedia filter berdasarkan jabatan dan pencarian berdasarkan nama.
Tombol di kanan bawah bernama Tambahkan (Add) — inilah tindakan pembuatan jadwal.
Ringkasan sebelum pembuatan
Pada langkah mana pun Anda dapat menekan Ikhtisar (Overview) di sudut kanan atas dan melihat semua yang sudah ditetapkan: nama, proyek, periode, jenis kontrol minggu, tipe jadwal, hari-hari yang ditandai, jumlah templat dan posisi kerja. Dari sini pula jadwal dapat digandakan (Salin (Duplicate)) atau dibagikan (Bagikan (Share)).
Kemungkinan masalah dan solusinya
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Tombol Berikutnya (Next) tidak berfungsi di langkah ketiga | Nama templat shift belum diisi | Isi Judul — di bawah kolom akan muncul petunjuk “Nama is required” |
| Tidak bisa menetapkan periode lebih dari tiga bulan | Batasan sistem | Buat jadwal berikutnya secara terpisah atau perpanjang jadwal ini melalui Kurangi/perpanjang jadwal (Reduce/extend schedule) |
| Karyawan tidak ada di daftar pada langkah keempat | Dia belum ditambahkan ke proyek yang dipilih | Tambahkan dulu karyawan ke proyek, baru kembali ke jadwal |
| Tombol Buat jadwal tidak terlihat | Anda masuk sebagai karyawan | Pembuatan jadwal tersedia bagi manajer, administrator, dan pemilik |
Pertanyaan yang sering diajukan (FAQ)
Pertanyaan: Apakah wizard di aplikasi sama seperti di peramban? Jawaban: Ya — empat langkah yang sama dan lima tipe jadwal yang sama.
Pertanyaan: Bisakah menambahkan beberapa templat shift sekaligus? Jawaban: Ya, di langkah ketiga dapat ditambahkan sebanyak templat yang diperlukan.
Pertanyaan: Apa yang harus dilakukan jika perlu jadwal lebih dari tiga bulan? Jawaban: Buat jadwal untuk tiga bulan, lalu perpanjang melalui Kurangi/perpanjang jadwal pada pengeditan jadwal.
Pertanyaan: Apakah wajib mencantumkan tarif? Jawaban: Tidak, kolom ini tidak wajib. Jika dibiarkan kosong, berlaku tarif dari pengaturan perusahaan dan jabatan.
Pertanyaan: Apa arti “Pilih jenis kontrol minggu”? Jawaban: Bagaimana sistem bertindak saat terjadi jam lembur. Izinkan (Allow) — mengizinkan tanpa pemberitahuan, Izinkan dengan konfirmasi (Allow with confirmation) — menandai shift untuk dikonfirmasi, Blok (Block) — menandai kelebihan jam sebagai masalah, tetapi tidak melarang pembuatan shift.
Pertanyaan: Bisakah memilih semua karyawan sekaligus? Jawaban: Ya, dengan tombol Pilih semua di langkah keempat.
Pertanyaan: Apakah jadwal langsung dibuat setelah menekan “Tambahkan”? Jawaban: Ya, ini adalah tindakan akhir wizard.