Jadwal yang sudah dibuat diubah langsung di aplikasi: nama, izin tindakan mandiri, susunan tim, periode, tarif, prakiraan beban. Ada juga yang tidak dimiliki versi web — membangun ulang jadwal sesuai aturan yang diperbarui.
Jadwal dapat diedit oleh pemimpin, administrator, dan pemilik perusahaan.
Petunjuk langkah demi langkah
Cara membuka
☰ → Jadwal (Schedules) → Jadwal → tekan jadwal yang diperlukan di daftar. Akan terbuka layar dengan enam bagian.
| Bagian | Apa yang diubah |
|---|---|
| Informasi utama (Main information) | Nama, warna, kontrol minggu, dan izin tindakan mandiri |
| Karyawan (Employees) | Susunan: siapa yang ditambahkan ke jadwal, siapa yang dikeluarkan |
| Kurangi/perpanjang jadwal (Reduce/extend schedule) | Periode: memperpanjang atau mempersingkat |
| Permintaan beban (Load demand) | Prakiraan beban — berapa shift yang dibutuhkan di setiap slot |
| Anggota tim terjadwal (Scheduled team members) | Tarif dasar untuk semua yang ada di jadwal ini |
| Konfigurasi ulang jadwal (Rebuild schedule) | Pembuatan ulang jadwal sesuai aturan yang diperbarui |
Informasi utama: apa yang bisa dilakukan karyawan sendiri
Selain nama, warna, dan jenis kontrol minggu, di sini terkumpul semua sakelar tindakan mandiri — apa yang bisa dilakukan karyawan sendiri terhadap shift miliknya. Jumlahnya sepuluh, dalam lima grup.
Ini bukan tingkat hak akses di perusahaan: seseorang dijadikan karyawan, administrator, atau pemilik di kartunya, dan itu berlaku di mana-mana. Sakelar di bawah ini hanya berlaku di dalam jadwal ini, karena itu di satu jadwal pertukaran shift bisa diizinkan, sedangkan di jadwal sebelahnya tidak.
| Grup | Sakelar | Apa yang diizinkan |
|---|---|---|
| Visibilitas (Visibility) | Izinkan karyawan untuk melihat semua shift | Melihat shift seluruh tim, bukan hanya miliknya |
| Pertukaran shift (Shift exchange) | Izinkan pertukaran shift (Allow shift swapping) | Bertukar shift dengan rekan kerja |
| Dengan konfirmasi manajer (With manager confirmation) | Pertukaran berlangsung hanya setelah persetujuan pemimpin | |
| Tukar shift dengan posisi yang sama (Swap shifts with the same position) | Bertukar hanya dengan posisi yang sama | |
| Shift kosong (Free shifts) | Izinkan karyawan mengirim shift ke daftar shift kosong (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Menyerahkan shift miliknya ke daftar shift kosong |
| Izinkan karyawan mengambil shift dari daftar shift kosong (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Mengambil shift dari daftar shift kosong | |
| Permintaan karyawan (Employee requests) | Izinkan karyawan membuat shift mereka sendiri (Allow employees to create their own shifts) | Membuat shift untuk dirinya |
| Izinkan karyawan membuat istirahat (Allow employees to create breaks) | Membuat istirahat | |
| Izinkan karyawan melepaskan shift (Allow employees to drop shifts) | Melepaskan shift | |
| Lainnya | Izinkan karyawan menukar istirahat antara templat shift yang berbeda (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Bertukar istirahat antara templat shift yang berbeda |
| Izinkan karyawan membagi shift (Allow employees to split shifts) | Membagi shift menjadi beberapa bagian |
Perubahan berlaku setelah tombol Simpan (Save).
Karyawan: siapa yang ditambahkan dan dikeluarkan
Bagian ini terdiri dari tiga kolom.
| Kolom | Apa fungsinya |
|---|---|
| Tambahkan karyawan ke jadwal (Add employees to schedule) | Pemilihan orang yang perlu ditempatkan di jadwal ini |
| Tambahkan karyawan mulai dari (Add employee starting from) | Tanggal saat orang itu masuk ke jadwal. Bukan dari awal periode, melainkan dari hari yang dipilih |
| Hapus karyawan (Remove employees) | Mengeluarkan orang dari jadwal tanpa menghapusnya dari perusahaan |
Kolom dengan tanggal itulah alasan orang paling sering masuk ke sini: orang baru mulai bekerja di pertengahan bulan, dan shift untuknya tidak diperlukan sejak tanggal satu.
Mempersingkat atau memperpanjang periode
Layar ini bernama Perubahan ukuran jadwal (Schedule resizing), di atas ditampilkan periode saat ini.
| Kolom | Pilihan |
|---|---|
| Tindakan (Action) | Perpanjang jadwal (Extend schedule) atau Persingkat jadwal (Shorten schedule) |
| Ubah jenis (Change type) | Misalnya Perpanjang tanpa shift (Extend without shifts) — periode menjadi lebih panjang, tetapi shift di dalamnya tidak muncul |
| Perpanjang jadwal ke (Extend schedule to) | Tanggal sampai mana periode ditarik |
| Apa yang harus dilakukan dengan shift yang ada di periode baru? (What to do with existing shifts in the new period?) | Abaikan (Ignore) atau Hapus (Delete) |
Pertanyaan terakhir lebih penting daripada kelihatannya: jika di periode baru sudah ada shift — misalnya dari jadwal lain — aplikasi akan bertanya, membiarkannya atau menghapusnya.
Perpanjangan tanpa shift cocok ketika periode perlu direntangkan, sedangkan shift akan Anda tempatkan kemudian secara manual atau Anda bangun ulang jadwalnya.
Permintaan beban
Prakiraan: berapa shift yang dibutuhkan di setiap slot. Berdasarkan data ini sistem menempatkan shift saat pembagian otomatis.
Selama prakiraan belum ditetapkan, di layar tertulis Tidak ada data (No data) — begitulah pada jadwal baru.
Anggota tim terjadwal: tarif
Layar Mengedit tarif pembayaran dasar dalam jadwal (Basic pay rate editing in the schedule). Di atas ada mata uang dan satuan — misalnya USD · Per jam (USD · Per hour) — serta nilai tarifnya sendiri.
Dua petunjuk di layar menjelaskan perbedaan antara tarif bersama dan tarif pribadi:
- Tetapkan tarif dasar untuk karyawan dalam jadwal — yaitu tarif bersama untuk semua peserta;
- Tetapkan tarif dasar individual untuk karyawan. Tarif itu akan berlaku sejak tanggal yang dipilih sampai akhir jadwal — yaitu kepada orang tertentu bisa ditetapkan tarifnya sendiri, dan hanya di dalam jadwal ini.
Di bawahnya ada tombol Karyawan (Employees) — peralihan ke daftar tempat tarif ditetapkan per nama.
Konfigurasi ulang jadwal: membangun kembali
Bagian ini membuka wizard yang sama seperti saat pembuatan, tetapi sudah terisi data jadwal ini — nama, warna, proyek, periode, tarif. Anda memperbaiki apa yang perlu diubah, lalu menjalankan pembuatan lagi.
Ini diperlukan ketika aturan bertambah atau berubah: menambahkan templat shift, mengubah hari dalam minggu, memperbaiki beban. Alih-alih menghapus jadwal dan menyusunnya dari nol, Anda membangun ulang jadwal yang sudah ada.
Kemungkinan masalah dan solusinya
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Karyawan tidak melihat shift orang lain | Izinkan karyawan untuk melihat semua shift (Allow employees to see all shifts) dimatikan | Nyalakan sakelar di Informasi utama lalu simpan |
| Karyawan bertukar shift tanpa izin | Dengan konfirmasi manajer (With manager confirmation) dimatikan | Nyalakan — pertukaran akan melewati persetujuan Anda |
| Perubahan tidak tersimpan | Tombol Simpan belum ditekan | Kembali ke bagian itu lalu simpan |
| Perlu jadwal yang lebih panjang daripada yang dibuat | Periode ditetapkan saat pembuatan | Kurangi/perpanjang jadwal — memperpanjang tanpa membuat ulang |
| Setelah aturan diperbaiki, shift tetap yang lama | Aturan berubah, tetapi shift yang sudah dibuat tidak | Jalankan Konfigurasi ulang jadwal |
Pertanyaan yang sering diajukan (FAQ)
Pertanyaan: Apa beda “Konfigurasi ulang jadwal” dengan pembuatan jadwal baru? Jawaban: Wizardnya sama, tetapi kolomnya sudah terisi data jadwal yang ada, dan hasilnya menggantikan jadwal itu, bukan menambah jadwal kedua.
Pertanyaan: Bisakah memperpanjang jadwal tanpa membuatnya ulang? Jawaban: Ya, bagian Kurangi/perpanjang jadwal — bagian yang sama juga mempersingkat periode.
Pertanyaan: Di mana mengubah tarif sekaligus untuk semua orang dalam jadwal? Jawaban: Di bagian Anggota tim terjadwal — di sana ada tarif dasar untuk semua peserta jadwal ini.
Pertanyaan: Hak apa yang ditetapkan di sini, dan mana yang di kartu karyawan? Jawaban: Di sini — hanya sepuluh sakelar tindakan mandiri itu: apa yang bisa dilakukan seseorang terhadap shift miliknya (menukarnya, menyerahkannya ke daftar shift kosong, mengambil dari sana, membuat shift dan istirahat, membagi shift). Sakelar itu berlaku di dalam satu jadwal, dan di jadwal yang berbeda bisa berbeda pula. Sedangkan tingkat hak akses di perusahaan — karyawan, administrator, pemilik — ditetapkan di kartu karyawan dan berlaku untuk seluruh perusahaan; jadwal tidak memengaruhinya.
Pertanyaan: Karyawan bisa menyerahkan shift, tetapi tidak bisa mengambilnya — mengapa? Jawaban: Itu dua sakelar berbeda dalam grup Shift kosong: menyerahkan ke daftar shift kosong dan mengambil dari sana diizinkan secara terpisah.
Pertanyaan: Apa itu “Permintaan beban”? Jawaban: Prakiraan beban: berapa shift yang dibutuhkan di setiap slot. Berdasarkan data ini sistem menempatkan shift saat pembagian otomatis.
Pertanyaan: Bisakah mengeluarkan karyawan dari jadwal tanpa menghapusnya dari perusahaan? Jawaban: Ya, di bagian Karyawan pada jadwal ini.
Pertanyaan: Karyawan baru mulai bekerja di pertengahan bulan — bagaimana menempatkannya bukan dari awal? Jawaban: Di bagian Karyawan ada kolom Tambahkan karyawan mulai dari: cantumkan tanggal mulai bekerja.
Pertanyaan: Apa yang terjadi dengan shift yang sudah ada di periode baru saat perpanjangan? Jawaban: Aplikasi akan bertanya: Abaikan — biarkan apa adanya, Hapus — hapus lalu bangun ulang.
Pertanyaan: Di mana sebenarnya tarif karyawan ditetapkan? Jawaban: Di profil karyawan tidak ada tarif. Tarif ditetapkan di empat tingkat: di pengaturan perusahaan, di proyek, pada posisi, dan di sini, di jadwal. Sistem mencarinya melalui rantai perusahaan → jadwal → posisi → lokasi. Tarif dari jadwal hanya berlaku di dalam jadwal itu dan hanya sejak tanggal yang dipilih sampai akhir periode, karena itu satu orang bisa dibayar berbeda di jadwal yang berbeda.