Mengundang Karyawan

Setelah menambahkan karyawan ke Shifton, Anda perlu mengirimkan undangan agar mereka dapat masuk ke sistem. Shifton menggunakan sistem dengan tiga status undangan.

Petunjuk Langkah demi Langkah

Status undangan

Setiap karyawan dalam daftar memiliki salah satu dari tiga status:

Status	Warna	Arti
Tidak diundang	Merah	Undangan belum pernah dikirim
Undangan tertunda	Biru	Undangan telah dikirim, tetapi belum diterima
Undangan diterima	Hijau	Karyawan telah menerima undangan dan dapat masuk ke sistem

Mengirim undangan saat membuat karyawan

Saat menambahkan karyawan baru, centang opsi Kirim undangan sebelum menyimpan.

Mengundang karyawan yang sudah ada (status «Tidak diundang»)

Temukan karyawan dalam daftar.

Klik tautan Undang sekarang di samping statusnya.

Mengirim ulang undangan (status «Undangan tertunda»)

Temukan karyawan dalam daftar.

Klik tautan Kirim ulang undangan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa isi email undangan?
Tautan untuk membuat kata sandi dan login pertama ke sistem.

Dalam bahasa apa undangan dikirim?
Dalam bahasa sistem pengirim. Jika antarmuka administrator dalam bahasa Inggris — karyawan akan menerima undangan dalam bahasa Inggris.

Apa yang harus dilakukan jika karyawan tidak menerima undangan?
Minta karyawan memeriksa folder spam. Pastikan email diisi dengan benar, dan gunakan Kirim ulang undangan.

Bisakah karyawan menggunakan sistem tanpa menerima undangan?
Tidak. Karyawan harus menerima undangan dan membuat kata sandi.

Apakah undangan memiliki batas waktu?
Jika lama tidak diterima, gunakan Kirim ulang undangan untuk membuat tautan baru.

Apa status karyawan setelah menerima undangan?
Status berubah menjadi Aktif — karyawan telah membuat kata sandi dan dapat masuk ke sistem.

Bagaimana cara mengirim undangan ke karyawan tanpa email?
Cantumkan nomor ponsel — undangan akan dikirim melalui SMS.

Karyawan membuat akun, tetapi melihat layar putih.
Email tersebut sudah terhubung ke akun Shifton lain. Hubungi dukungan untuk menyelesaikan konflik.

Bagaimana cara mengirim undangan ke semua karyawan berstatus «Tidak diundang» sekaligus?
Tidak ada fungsi pengiriman massal. Undangan dikirim satu per satu melalui tombol Undang sekarang di baris karyawan.

Apa yang terjadi jika karyawan tidak sengaja menghapus email undangan?
Klik Kirim ulang undangan di baris karyawan — tautan baru akan dibuat.

Karyawan menerima undangan — apakah masih perlu melakukan sesuatu?
Tidak. Setelah menerima, karyawan dapat langsung masuk dan melihat jadwalnya.

Kapan harus menggunakan «Kirim ulang undangan» vs «Undang sekarang»?
Kirim ulang undangan — untuk karyawan dengan status «Undangan tertunda» (sudah diundang). Undang sekarang — untuk karyawan dengan status «Tidak diundang» (belum diundang).

Bagaimana cara memastikan semua karyawan sudah diundang?
Di halaman Employees, lihat kolom Status akun — karyawan dengan status «Tidak diundang» belum diundang.

Setelah diundang, karyawan tidak bisa masuk.
Minta memeriksa folder Spam. Pastikan karyawan mengklik tautan dari email terbaru — tautan lama tidak berlaku.

Bisakah membatalkan undangan yang sudah dikirim?
Tidak. Membatalkan tidak bisa, tetapi selama karyawan belum menerimanya — ia tidak dapat masuk ke sistem.

T: Undangan dikirim melalui email atau telepon?
J: Secara default — melalui email. Jika modul SMS Notifications diaktifkan, undangan juga dapat dikirim melalui SMS.

T: Apakah diperlukan pembayaran untuk mengirim undangan?
J: Ya. Untuk mengirim undangan diperlukan telepon pemilik yang terverifikasi, kartu pembayaran yang terdaftar, dan langganan aktif.

T: Karyawan mengklik tautan, tetapi tidak bisa membuat kata sandi.
J: Coba kirim ulang undangan melalui Kirim ulang undangan — tautannya mungkin sudah kedaluwarsa. Jika masalah berlanjut, hubungi dukungan.

T: Berapa kali undangan dapat dikirim ulang?
J: Tanpa batas. Setiap kali tautan baru dibuat, tautan sebelumnya menjadi tidak berlaku.

T: Bisakah mengundang semua karyawan berstatus «Tidak diundang» sekaligus?
J: Tidak. Pengiriman undangan massal tidak didukung — undangan dikirim satu per satu.

T: Email apa yang akan diterima karyawan dalam undangan?
J: Email dengan tautan untuk membuat kata sandi dan petunjuk login pertama ke Shifton.