Membuat Jadwal berdasarkan Ketersediaan (Berdasa

Hasilkan shift secara otomatis berdasarkan ketersediaan yang ditentukan karyawan. Tipe jadwal ini memastikan bahwa hanya karyawan yang tersedia yang ditugaskan pada shift.

Apa Ini?

Tipe jadwal Berdasarkan ketersediaan menggunakan distribusi otomatis untuk membentuk shift, memeriksa pengaturan ketersediaan setiap karyawan. Alih-alih menugaskan jam tetap untuk semua, tipe ini memperhitungkan hari dan waktu yang ditandai setiap anggota tim sebagai tersedia di profilnya.

Ini sangat berguna untuk tim paruh waktu, toko ritel, dan organisasi mana pun di mana karyawan memiliki jadwal dan preferensi yang berbeda.

Penting: Karyawan wajib mengatur ketersediaan mereka terlebih dahulu. Jika karyawan tidak menentukan ketersediaan, ia tidak akan mendapat shift apa pun saat menggunakan tipe jadwal ini.

Persyaratan Awal

#	Persyaratan	Detail
1	Akun Shifton aktif	Anda harus memiliki akun perusahaan yang terdaftar
2	Peran Administrator, Owner, atau Manager	Anda memerlukan hak untuk membuat jadwal
3	Proyek dengan karyawan yang ditugaskan	Jadwal harus terikat pada proyek yang memiliki karyawan
4	Ketersediaan karyawan yang dikonfigurasi	Setiap karyawan harus menentukan ketersediaannya di profil sebelum membuat jadwal

Instruksi Langkah demi Langkah

Sebelum memulai: periksa ketersediaan karyawan

Buka profil setiap karyawan.

Pastikan bagian Ketersediaan terisi — hari dan jam kerja yang disukai telah ditentukan.

Jika ketersediaan belum dikonfigurasi, minta karyawan memperbarui profil mereka atau atur sendiri (jika Anda memiliki hak edit).

Langkah 1: Informasi dasar

Buka bagian Jadwal di menu samping dan klik + Tambahkan jadwal.

Isi kolom informasi dasar:

Kolom	Wajib	Deskripsi
Masukkan nama jadwal	Ya	Nama deskriptif (misalnya, «Tim ritel — April, berdasarkan ketersediaan»)
warna	Tidak	Pilih warna untuk identifikasi jadwal
Pilih proyek	Ya	Pilih proyek yang terkait dengan jadwal
Pilih tanggal	Ya	Tentukan tanggal mulai dan selesai — maksimum 3 bulan
Dasar Karyawan Tarif pembayaran	Tidak	Tarif pembayaran dasar per jam untuk shift di jadwal ini
Pilih jenis kontrol minggu	Ya	Bagaimana lembur diproses: Izinkan dengan konfirmasi (default) / Allow / Disallow

Di bawah kolom-kolom ini terdapat bagian izin tindakan karyawan (checkbox). Selengkapnya — di artikel Pengaturan dan izin jadwal.

Klik Berikutnya untuk melanjutkan.

Langkah 2: Memilih tipe jadwal

Di layar pemilihan tipe jadwal, pilih Berdasarkan ketersediaan (distribusi otomatis).

«Menghasilkan jadwal, memeriksa pengaturan ketersediaan karyawan. Shift ditugaskan kepada karyawan dengan mempertimbangkan jam kerja yang disukai, memungkinkan pembuatan jadwal yang lebih akurat dan menghindari downtime.»

Catatan: karyawan harus mengatur ketersediaan.

Klik Berikutnya. Jadwal telah dibuat.

Setelah pembuatan: menambahkan karyawan

Klik nama jadwal untuk membukanya.

Buka tab Tambahkan karyawan.

Pilih karyawan dan klik Add. Sistem akan memperhitungkan ketersediaan setiap karyawan saat menghasilkan shift.

Setelah pembuatan: menambahkan shift dan publikasi

Tambahkan shift melalui Perusahaan Jadwal menggunakan penambahan massal atau input manual.

Klik Publikasikan & beri tahu karyawan agar karyawan dapat melihat shift mereka.

Hak Akses

Peran	Melihat jadwal	Membuat jadwal	Mengedit shift	Mengatur ketersediaan karyawan
Pemilik	Ya	Ya	Ya	Ya (semua karyawan)
Administrator	Ya	Ya	Ya	Ya (semua karyawan)
Manajer	Ya (proyek yang ditugaskan)	Ya (proyek yang ditugaskan)	Ya (proyek yang ditugaskan)	Ya (karyawan yang ditugaskan)
Karyawan	Ya (hanya shift sendiri)	Tidak	Tidak	Ya (hanya ketersediaan sendiri)

Pertanyaan yang Sering Diajukan

T: Apa yang terjadi jika karyawan tidak menentukan ketersediaannya?
J: Sistem tidak akan menerapkan batasan ketersediaan untuk karyawan tersebut — ia dapat ditugaskan ke shift mana pun. Pastikan semua karyawan memperbarui ketersediaan mereka sebelum membuat jadwal.

T: Apakah karyawan bisa memperbarui ketersediaan setelah jadwal dibuat?
J: Ya, karyawan dapat memperbarui ketersediaan kapan saja. Namun, perubahan tidak memperbarui jadwal yang sudah ada secara otomatis. Anda perlu menyesuaikan shift secara manual atau membuat ulang jadwal.

T: Bagaimana sistem mAkhiristribusikan pergeseran jika beberapa karyawan tersedia pada waktu yang sama?
J: Saat beberapa karyawan tersedia pada slot waktu yang sama, Shifton mendistribusikan shift untuk pemerataan beban di antara semua anggota tim yang tersedia.

T: Bagaimana jika tidak ada karyawan yang tersedia pada hari tertentu?
J: Pada hari itu tidak akan ada shift yang ditugaskan. Anda perlu menambahkan shift secara manual atau meminta karyawan memperbarui ketersediaan untuk mencakup hari tersebut.

T: pergeseran tidak terlihat oleh karyawan — mengapa?
J: Shift perlu dipublikasikan. Klik Publikasikan & beri tahu karyawan di halaman jadwal. Sebelum publikasi, shift hanya terlihat oleh manajer.

Masalah yang Mungkin Terjadi dan Solusi

Masalah	Kemungkinan penyebab	Solusi
Shift tidak dihasilkan untuk karyawan mana pun	Tidak ada karyawan yang mengatur ketersediaan	Pastikan karyawan menentukan ketersediaan di profil mereka
Beberapa karyawan tidak mendapat shift	Karyawan tersebut tidak menentukan ketersediaan atau menentukan terlalu sedikit jam	Minta mereka memperbarui pengaturan ketersediaan
Terlalu banyak shift ditugaskan ke satu karyawan	Karyawan lain memiliki ketersediaan terbatas, menyebabkan distribusi tidak merata	Periksa dan seimbangkan ketersediaan dalam tim atau tetapkan batas jumlah shift
Jadwal tidak mencerminkan perubahan ketersediaan terbaru	Jadwal dibuat sebelum ketersediaan diperbarui	Buat ulang jadwal atau tambahkan shift yang hilang secara manual
Shift berbenturan dengan permintaan cuti karyawan	Ketersediaan dan permintaan cuti dikelola secara terpisah	Periksa permintaan cuti dan sesuaikan shift setelah pembuatan jadwal