La seconda icona della barra in basso è il calendario dei turni. Non va confuso con la sezione Programmi (Schedules) del menu: là i programmi vengono creati e configurati, qui invece si guarda chi lavora e quando, e si modificano i singoli turni.
L'insieme dei pulsanti di questa schermata dipende dal ruolo: il proprietario e l'amministratore vedono quattro pulsanti nell'intestazione, il dipendente due. Più avanti questo è segnalato di volta in volta.
Istruzioni passo passo
Com'è fatta la schermata
In alto ci sono tre modalità di visualizzazione. Cambiano non solo l'elenco, ma anche i contatori accanto ai giorni:
| Modalità | Che cosa mostra |
|---|---|
| I miei turni (My shifts) | Solo i vostri turni |
| Turni aperti (Open Shifts) | I turni aperti che si possono prendere |
| Tutti i turni (All shifts) | I turni di tutto il team |
Più sotto ci sono il mese e la striscia della settimana con i numeri dei giorni. Sotto i numeri ci sono dei puntini colorati — uno per ogni evento di quel giorno — e il colore è quello del programma. Per spostarsi ci sono Settimana precedente (Previous week) e La prossima settimana (Next week).
La striscia della settimana si apre nel calendario del mese con il pulsante Espandi il calendario (Expand calendar) che sta sotto di essa. Nella vista espansa lo scorrimento avviene per mesi: i pulsanti diventano Mese precedente (Previous month) e Il prossimo mese (Next month). Per richiudere c'è Comprimi il calendario (Collapse calendar).
I contatori accanto a ogni giorno
A destra, nell'intestazione del giorno, ci sono tre icone con dei numeri. Non hanno etichette, quindi vanno ricordate dalle icone:
| Icona | Che cosa conta |
|---|---|
| Due persone | Quanti dipendenti sono in servizio quel giorno |
| Calendario | Quanti turni |
| Tazza | Quante pause |
Contano in base alla modalità scelta: in I miei turni un giorno con un solo vostro turno mostra 1 1 0, mentre in Tutti i turni lo stesso giorno mostra tutto il team — per esempio 27 27 0.
Il contatore delle pause riguarda le pause come voci separate, non la durata già prevista dal turno. Per questo un turno può riportare 30 min mentre il contatore resta a zero: significa che nessuno ha aggiunto pause a quel turno.
Se quel giorno non c'è nulla, al posto delle schede compare Nessun evento pianificato oggi (No Events Planned Today).
La scheda del turno nell'elenco
Nella scheda ci sono: il nome del dipendente, l'ora, la durata della pausa, il nome del modello e i contrassegni di stato — Assenza (Absence), Avviato (Started), Finito (Finished). A sinistra c'è una barra colorata, ed è il colore del programma.
Come schede separate sono mostrate le assenze — per esempio Giorno di malattia (Sick day) con il suo periodo — e le pause: nella scheda di una pausa ci sono solo il nome del dipendente e l'ora, per esempio 19:00 — 19:30.
Che cosa si apre toccando un turno
Toccando la scheda si aprono i Dettagli del turno (Shift details) con due schede: Informazioni (Info) e Bonus/Sanzioni/Anticipi (Bonuses/Penalties/Advances).
Se nella settimana risulta del lavoro straordinario, in alto compare il blocco arancione Straordinari (Overtime) con la scritta Attenzione, straordinario! (Attention, overtime!), la riga Totale (Ore) (Total (Hrs)) e Straordinario (ore) (Overtime (hrs)) con il segno più.
Più sotto ci sono la data e l'ora del turno, poi il blocco Informazioni: azienda, progetto, programma e dipendente — accanto al dipendente, tra parentesi, il suo numero.
Il blocco Dettagli (Details) è quello che si può cambiare su un proprio turno futuro: Posizione (Location) e Segni (Marks), e sotto di essi Salva (Save).
In fondo c'è il blocco Pause (Breaks). Finché non ce ne sono, compare Nessuna pausa (No breaks), e a destra il pulsante Aggiungi pausa (Add break).
Come aggiungere una pausa a un turno
Aggiungi pausa apre un modulo di cinque campi:
| Campo | Che cosa imposta |
|---|---|
| Nome (Name) | Il nome della pausa, per esempio «Pranzo» |
| Ora da (Time from) | L'inizio. Viene proposta un'ora interna al turno |
| Tempo per (Time to) | La fine |
| Pagato (Paid) | Considerare la pausa retribuita |
| Commento (Comment) | Una spiegazione, facoltativa |
In basso c'è Aggiungi (Add). Dopo di che la pausa entra nel blocco Pause della scheda, compare come scheda separata nell'elenco del giorno e aggiunge uno al contatore con la tazza.
Le azioni sul turno
I tre puntini nell'angolo in alto a destra della scheda sono Altre azioni (More actions). Aprono il pannello Seleziona un'azione (Select action) con cinque voci:
| Azione | Che cosa fa |
|---|---|
| Sposta su Turni Aperti (Move to Open Shifts) | Cedere il turno all'elenco comune |
| Richiesta di scambio turno (Shift Swap Request) | Scambiare il turno con un collega |
| Richiesta di modifica turno (Shift edit request) | Chiedere un altro orario |
| Richiesta di rilascio turno (Shift drop request) | Passare il turno a un'altra persona |
| Richiesta di suddivisione di un turno (Request to split a shift) | Dividere il turno in parti |
Che cosa fa esattamente ciascuna di esse e come passa l'approvazione è spiegato nell'articolo «Applicazione mobile per il dipendente».
Il pannello non si apre sempre: se per quel turno non ci sono azioni, il tocco non mostra nulla e non compare nessun messaggio. Le cause sono nella tabella più sotto.
I pulsanti nell'intestazione
| Pulsante | Chi lo vede | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Aggiorna (Update) | Tutti | Aggiornare i dati senza attendere il caricamento automatico |
| Filtri (Filters) | Tutti | La selezione dei turni. Il numero sull'icona indica quanti valori sono selezionati; più di nove viene indicato come 9+ |
| Esporta (Export) | Proprietario, amministratore | Lo scarico del programma in un file |
| Altro (More) | Proprietario, amministratore | Azioni aggiuntive sul programma |
In basso a destra c'è il pulsante con il segno più — Aggiungi Turno (Add Shift) direttamente dal calendario.
Che cosa c'è dentro il pulsante «Altro»
I tre puntini nell'intestazione aprono il pannello Programma (Schedule) — undici voci. È il menu di lavoro principale del responsabile: da qui si modificano molti turni in una volta, si copia il programma, si aggiungono modelli, festività e persone.
| Voce | Che cosa fa |
|---|---|
| Azioni di turno collettive (Bulk Shift Actions) | Una sola azione per tutti i turni rientrati nella selezione |
| Turni duplicati (Duplicate Shifts) | Copiare in avanti un periodo del programma |
| Aggiungi un nuovo dipendente (Add a new employee) | Il modulo di un nuovo dipendente |
| Aggiungi un nuovo modello (Add a new template) | Un nuovo modello di turno nel programma |
| Aggiungi turni da modello (Add shifts by template) | Distribuire i turni su un periodo secondo un modello già pronto |
| Aggiungi una festività (Add a holiday) | Una festività con le sue regole e la maggiorazione |
| Mostra / Nascondi (Show / Hide) | L'ordinamento, il formato del nome e il fuso orario nella griglia |
| Notifiche di emergenza (Emergency notifications) | Chiamare a coprire i turni aperti chi in quel periodo non ha turni |
| Distribuire i turni dall'elenco dei disponibili (Distribute shifts from Free Board) | Assegnare i turni aperti ai dipendenti |
| Pubblica e notifica i dipendenti (Publish & notify employees) | Pubblicare i turni non pubblicati e avvisare le persone |
| Cancella l'elenco dei disponibili (Clear the list of available) | Togliere tutti i turni aperti |
Azioni di turno collettive
La schermata è composta da tre blocchi: prima si stabilisce quali turni prendere, poi che cosa farne.
| Blocco | Campo | Che cosa imposta |
|---|---|---|
| Periodo (Period) | Periodo / Giorni specifici (Period / Specific days) | Un intervallo continuo oppure singole date |
| Da e A (From, To) | I limiti dell'intervallo | |
| Le caselle Lun–Dom | Quali giorni della settimana considerare all'interno dell'intervallo | |
| Filtro (Filter) | Seleziona modelli di turno (Select shift templates) | Solo i turni di questi modelli |
| Seleziona dipendenti (Select employees) | Solo i turni di queste persone | |
| Nessun turno aperto / Con turni aperti / Solo turni aperti (No open shifts / With open shifts / Only open shifts) | Come comportarsi con i turni aperti | |
| Azione (Action) | Nove azioni, vedi sotto | Che cosa fare con i turni selezionati |
Le nove azioni:
| Azione | Che cosa fa |
|---|---|
| Aggiungi un segno (Add a mark) | Mettere un segno su tutti i turni selezionati |
| Rimuovi un segno (Remove a mark) | Togliere un segno |
| Imposta posizione (Set location) | Assegnare una posizione |
| Elimina sede (Delete location) | Togliere la posizione |
| Aggiungi bonus (Add bonus) | Accreditare un bonus su questi turni |
| Ricalcolare lo stipendio (Recalculate salary) | Ricalcolare la retribuzione |
| Aggiungi/elimina note (Add/delete notes) | Mettere o togliere le note |
| Sposta su Apri (Move to Open) | Portare i turni nell'elenco dei disponibili |
| Elimina (Delete) | Eliminare i turni |
Nulla succede subito: l'applicazione mostra prima che cosa è rientrato nella selezione. Dopo aver scelto l'azione compare una finestra con il suggerimento Fai clic su «Applica» per visualizzare i turni interessati (Click Apply to view the affected shifts), e dopo Applica viene indicato quanti turni sono coinvolti, per esempio Verrà eliminato 2 (Will be deleted 2). Solo il tocco successivo esegue l'azione, e arriva Salvato, Azione completata (Saved, Action completed).
Controllate questo numero prima di toccare: è proprio la garanzia contro il rischio che la selezione abbia preso per sbaglio dei turni di troppo.
Turni duplicati
La copia sposta in avanti un periodo già compilato — di solito è così che una settimana viene estesa a un mese.
| Blocco | Che cosa imposta |
|---|---|
| Seleziona il periodo che deve essere duplicato (Select the period that needs to be duplicated) | Che cosa copiamo: Data da e Data fino a |
| Aggiungi turni duplicati a partire da (Add duplicated shifts starting from) | Dove incolliamo: la data e il Numero di ripetizioni (Number of repetitions) |
| Dipendenti (Employees) | Di chi copiare i turni |
| Seleziona un'opzione di incolla turni (Select a paste shifts option) | Rientrato (Indented) oppure In una riga (In a row) — funziona se le ripetizioni sono più di una |
| Opzioni aggiuntive (Additional options) | Copia segni, Duplica le pause, Duplica località, Note duplicate, Turni aperti duplicati |
| Cosa fare con i conflitti di turno? (What to do with shift conflicts?) | Consenti conflitti (Allow conflicts), Evita conflitti (Avoid conflicts) oppure Sovrascrivi conflitti (Overwrite conflicts) |
In basso c'è il pulsante verde Duplicare (Duplicate).
Il blocco sui conflitti è il più importante: decide che cosa accade se in quei giorni ci sono già dei turni. «Consenti» lascia entrambi, «Evita» salta i giorni occupati, «Sovrascrivi» sostituisce quelli esistenti.
Aggiungi un nuovo modello
Il modello è una bozza di turno, dalla quale poi si riempiono i giorni.
| Blocco | Campo |
|---|---|
| Programma (Schedule) | In quale programma lo creiamo |
| Informazioni di base (Basic information) | Nome del turno (Shift name) e il colore |
| Periodo di turno (Shift period) | L'ora di inizio e di fine. Sotto i campi l'applicazione calcola da sé la durata e indica secondo quale fuso orario del progetto |
| Pausa (Break) | La durata della pausa e l'interruttore Imposta pause (Set up breaks) per una regolazione più fine |
| Posizione (Location) | Dove si svolge il turno |
| Segni (Marks) | I segni che riceveranno i turni di questo modello |
| Numero di personale richiesto (Number of staff required) | Quante persone servono per il turno, e l'interruttore Imposta i luoghi di lavoro per giorno (Set workplaces by day) — impostare un numero diverso per ogni giorno |
In basso c'è Salva (Save).
Aggiungi turni da modello
Il rovescio del modello: distribuirlo sul calendario.
| Blocco | Che cosa imposta |
|---|---|
| Programma e modello (Schedule and template) | Il programma e il modello con cui mettiamo i turni |
| Dipendenti (Employees) | A chi li mettiamo |
| Periodo (Period) | Periodo oppure Giorni specifici, i limiti e le caselle dei giorni della settimana |
| Impostazioni (Settings) | Posizione e Segni per i turni creati |
| Nota (Note) | Una nota comune |
In basso c'è il pulsante verde Applica (Apply).
Aggiungi una festività
| Blocco | Che cosa imposta |
|---|---|
| Dettagli (Details) | Titolo della festività (Holiday title), la descrizione e il colore |
| Scegli il periodo (Choose period) | La data e l'ora di inizio, la data e l'ora di fine — per impostazione predefinita dalle 00:00 alle 23:59 |
| Impostazioni (Settings) | Quattro interruttori e la percentuale di retribuzione |
I quattro interruttori della festività:
| Interruttore | Che cosa fa |
|---|---|
| Consenti l'aggiunta di turni in questo periodo (Allow shift addition on this period) | Attivo per impostazione predefinita: nella festività si possono mettere turni |
| Blocca le richieste di ferie (Block time-off requests) | Vietare di chiedere permessi per quei giorni |
| Prendi in considerazione la giornata lavorativa quando richiedi le vacanze (Consider working day when requesting vacation) | La festività rientrerà nel conteggio dei giorni di ferie |
| Notifica a tutti i dipendenti (Notify all employees) | Inviare l'avviso della festività |
Più sotto c'è il campo % dalla retribuzione di base per una giornata festiva (% from the basic pay rate for work on a holiday) — per impostazione predefinita 100. È qui che si imposta la maggiorazione.
Mostra / Nascondi
Nonostante il nome, sono le impostazioni della vista della griglia — tre blocchi e Salva:
| Blocco | Opzioni |
|---|---|
| Ordina per (Sort by) | Tempo (Time), Ordina per nome (Sort by name), Ordina per posizione (Sort by position) |
| Formato visualizzazione nome (Name display format) | Formato cognome-nome oppure Formato nome-cognome (Last name-first name format / First name-last name format) |
| Fuso orario (Time zone) | Fuso orario del dipendente (Employee time zone) oppure Fuso orario del progetto (Project time zone) |
Il fuso orario qui decide in quale ora vedete i turni — è importante se il team si trova in Paesi diversi.
Notifiche di emergenza
È il modo per chiudere in fretta un buco nel programma. L'invio va ai dipendenti che nel periodo scelto non hanno turni — cioè a chi può presentarsi. Il senso è chiamarli a prendere i turni aperti, non avvisare chi è già occupato.
Il modulo è breve: Periodo (Period) con le date da e fino a, il campo Testo del messaggio (Message text) e il pulsante Invia notifica (Send notification). Nel testo di solito si scrive quali turni sono rimasti scoperti.
Distribuire i turni dall'elenco dei disponibili
La schermata si chiama Distribuisci i turni liberi (Distribute free shifts): scegliete i programmi e il periodo — Seleziona programmi (Select schedules), Da e A — e toccate Distribuire (Distribute). Il sistema assegna da sé i turni aperti ai dipendenti. Accanto c'è Annulla (Cancel).
Pubblica e notifica i dipendenti
Nel nome della voce c'è un numero: è la quantità di turni creati ma non ancora pubblicati. Eliminate o pubblicate i turni e il numero cambierà. Il tocco li pubblica e invia gli avvisi, quindi non aprite questa voce «solo per dare un'occhiata».
Cancella l'elenco dei disponibili
È l'unica voce scritta in rosso. Toglie i turni aperti — quelli che stanno nell'elenco comune e che nessuno ha ancora preso. L'azione riguarda i dati di tutta l'azienda, quindi usatela solo quando l'elenco va azzerato per intero.
Aggiungi un nuovo dipendente
È la stessa schermata Aggiungi dipendente (Add employee) della sezione Dipendenti dell'azienda: Informazioni personali (Personal information) — nome, cognome, telefono ed e-mail, Impostazioni del lavoro (Work settings) — Numero del personale (Personnel Number), la quota mensile di ore in percentuale e la posizione. In dettaglio, insieme all'invito e ai diritti, nell'articolo «Dipendenti dell'azienda nell'applicazione mobile».
Filtri
La schermata dei filtri è composta da quattro righe e dal pulsante di applicazione. Le prime due stabiliscono di chi guardare il programma, le due successive aprono le proprie schermate — vi porta il chevron a destra, mentre sulla riga stessa c'è un badge con lo stato attuale.
| Riga | Che cosa configura |
|---|---|
| Progetto (Project) | Il progetto di cui mostrare i turni |
| Programmi (Schedules) | I singoli programmi all'interno del progetto |
| Filtri (Filters) | Sette selezioni per persone e turni |
| Impostazioni (Settings) | Quali eventi mostrare nella griglia |
In basso c'è Applica filtri (Apply filters): finché non lo toccate la selezione non viene applicata.
Programmi non è un semplice elenco, ma un albero: ogni programma si espande e al suo interno si vedono i suoi modelli di turno, compreso Turno personalizzato (Custom shift). Si può selezionare sia tutto il programma sia i singoli modelli. In alto ci sono Cancella tutto (Clear all) e Seleziona tutto (Select all), in basso Applica (Apply).
La riga «Filtri»: sette selezioni
| Selezione | Che cosa imposta |
|---|---|
| Seleziona singoli dipendenti (Select individual employees) | La selezione delle persone — riga Dipendenti (Employees) |
| Seleziona una posizione (Select a position) | La selezione per posizione — riga Posizione (Position) |
| Seleziona i segni del dipendente (Select employee marks) | I segni assegnati alle persone |
| Scegli un programma (Choose a schedule) | La selezione per programma |
| Seleziona località (Select locations) | La selezione per località |
| Seleziona i segni di turno (Select shift marks) | I segni assegnati ai turni |
| Seleziona stato del turno (Select shift status) | Lo stato del turno |
Gli stati sono cinque: In ritardo (Late), Partenza anticipata (Early left), Assenza (Absence), Avviato (Started), Finito (Finished).
Tutte e sette si aprono nello stesso modo: in alto Cerca (Search), sotto Selezionato (Selected) con il numero, accanto Cancella tutto e Seleziona tutto, più sotto l'elenco con le caselle e il pulsante Applica. In fondo alla schermata delle selezioni ci sono Cancella (Clear) e Salva (Save).
La riga «Impostazioni»: che cosa mostrare nella griglia
Qui ci sono sei interruttori — uno per tipo di evento — e un settimo, generale:
| Interruttore | Che cosa mostra |
|---|---|
| Nascondi tutto (Hide all) | Quello generale: spegne e riaccende tutti e sei in una volta |
| Turni (shifts) | I turni stessi |
| Permesso (Time-off) | I permessi e le assenze |
| Vacanze (Holidays) | Le giornate festive |
| Pause (Breaks) | Le pause come schede separate |
| Disponibilità (Availability) | I contrassegni di disponibilità |
| Attività (Activity) | Le attività all'interno dei turni |
Il badge sulla riga Impostazioni è il numero dei tipi attivi: con tutti attivi c'è 6, spegnetene uno e diventa 5. In basso c'è Salva (Save).
Come aggiungere un turno dal calendario
Il pulsante con il segno più apre Aggiungi Turno (Add Shift). Il modulo è composto da due blocchi:
| Blocco | Campo | Che cosa imposta |
|---|---|---|
| Programma e modello (Schedule & Template) | Programma (Schedule) | Nel selettore ci sono solo i programmi validi per la data scelta. Quelli scaduti non compaiono nell'elenco |
| Modello (Template) | Turno personalizzato (Custom shift) oppure un modello già pronto del programma | |
| Periodo di turno (Shift period) | Data (Date) | Il giorno del turno |
| Ora da (Time from) | L'inizio. Si sceglie con il quadrante circolare, e c'è il passaggio all'inserimento con le cifre | |
| Tempo per (Time to) | La fine | |
| Pausa (Break) | La durata della pausa in minuti |
Nel modulo non c'è il campo del dipendente: il turno viene registrato a vostro nome. Che cosa accade poi dipende dal ruolo. Per il proprietario e l'amministratore il turno compare subito nel programma. Per il dipendente parte una richiesta, e l'applicazione risponde: La tua richiesta per creare un turno è stata accettata e verrà elaborata dal responsabile a breve (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly). Fanno eccezione i programmi in cui è attivo il self-service senza conferma del responsabile: là il turno del dipendente si inserisce subito.
Le sovrapposizioni l'applicazione non le ammette. Se a quell'ora avete già un turno, il salvataggio viene annullato con la scritta L'azione è stata annullata a causa di una sovrapposizione con un altro turno (The action was canceled due to an overlap with another shift).
La richiesta inviata all'approvazione si vede nella sezione Richieste (Requests) come Richiesta di creazione di un turno (Request to create a shift). Aprendola si può toccare Annulla richiesta (Cancel request): comparirà il pannello Rifiuta richiesta (Decline request) con il campo obbligatorio Motivo del rifiuto (Reason of decline) e il pulsante Invia (Submit).
Possibili problemi e soluzioni
| Problema | Causa | Soluzione |
|---|---|---|
| Si vedono solo i propri turni | È scelta la modalità I miei turni | Passate a Tutti i turni. Se l'interruttore non c'è, nelle impostazioni del programma è disattivato «Consenti ai dipendenti di vedere tutti i turni» |
| I turni dei colleghi non compaiono nemmeno in Tutti i turni | Un divieto a livello di programma o di progetto | Controllate Consenti ai dipendenti di vedere tutti i turni nel programma e Consenti ai dipendenti di vedere tutti i programmi nel progetto nel progetto |
| La griglia è vuota | È attivo un filtro | Guardate il numero sull'icona dei filtri e azzerate la selezione con il pulsante Cancella |
| Il giorno è vuoto, ma il contatore mostra un turno | I contatori contano in base alla modalità, mentre le schede sono nascoste dalla selezione | Azzerate i filtri e controllate gli interruttori nelle Impostazioni |
| Sono sparite le pause, i permessi o le festività | Sono disattivati nelle Impostazioni | Aprite Filtri → Impostazioni e attivate quello che serve. Il badge sulla riga mostrerà quanti tipi sono attivi |
| Il turno riporta 30 min, ma il contatore delle pause è a zero | Sono due cose diverse: nella scheda c'è la durata prevista dal modello, nel contatore ci sono le pause aggiunte | La pausa si aggiunge nella scheda del turno con il pulsante Aggiungi pausa |
| I tre puntini nella scheda del turno non aprono nulla | Per quel turno non ci sono azioni: il turno è già iniziato o sta per iniziare, oppure il self-service nel programma è disattivato | Controllate le impostazioni del programma e prendete un turno per il quale ci sia ancora margine di tempo |
| Nell'intestazione non ci sono Esporta e Altro | Siete entrati come dipendente | Questi pulsanti li vedono il proprietario e l'amministratore |
| Il turno non si salva | Sovrapposizione di orario con un altro turno | Cambiate l'ora o la data: le sovrapposizioni non sono ammesse |
| Il turno non è comparso dopo il salvataggio | È partito come richiesta da approvare | Attendete la decisione del responsabile. La richiesta si vede nella sezione Richieste |
| Le modifiche fatte nella versione web non si vedono | I dati sono stati caricati prima | Toccate Aggiorna |
| Nel selettore dei programmi non c'è quello che serve | Il programma non è valido per la data scelta | Prolungate prima il programma nella versione web o nella sezione Programmi |
Domande frequenti (FAQ)
Domanda: In che cosa questa schermata è diversa dai «Programmi» del menu? Risposta: Qui si guardano i turni e si modificano i singoli turni, là i programmi vengono creati e configurati.
Domanda: Che cosa sono i turni aperti (Open Shifts)? Risposta: Sono i turni ceduti all'elenco comune. Può prenderli chiunque ne abbia il permesso secondo le impostazioni.
Domanda: Che cosa significano le tre icone con i numeri accanto alla data? Risposta: Quanti dipendenti sono in servizio quel giorno, quanti turni e quante pause. Contano in base alla modalità di visualizzazione scelta.
Domanda: Si può vedere tutto il mese? Risposta: Sì, con il pulsante Espandi il calendario sotto la striscia della settimana. Lo scorrimento allora avviene per mesi.
Domanda: Si può aggiungere un turno direttamente da qui? Risposta: Sì, con il pulsante con il segno più in basso a destra. Il turno viene registrato a vostro nome; per il dipendente parte come richiesta al responsabile, se il programma non prevede diversamente.
Domanda: A chi viene assegnato un turno aggiunto dal telefono? Risposta: A voi — nel modulo non c'è il campo per scegliere il dipendente. Per assegnare un turno a un'altra persona servono la sezione Programmi o la versione web.
Domanda: Come si aggiunge una pausa a un turno? Risposta: Aprite il turno e nel blocco Pause toccate Aggiungi pausa. La pausa comparirà anche nell'elenco del giorno come scheda separata.
Domanda: Perché alcuni turni hanno il contrassegno Assenza (Absence)? Risposta: In quell'orario per il dipendente è registrata un'assenza: un permesso, una malattia o le ferie.
Domanda: Si può scaricare il programma dall'applicazione? Risposta: Sì, con il pulsante Esporta nell'intestazione. Ce l'hanno il proprietario e l'amministratore.
Domanda: Che cosa significa la targhetta arancione «Attenzione, straordinario!»? Risposta: Nella settimana risulta del lavoro straordinario. Accanto è indicato quante ore in totale e quante di queste sono straordinarie.
Domanda: In che cosa le azioni collettive sono diverse dalla copia dei turni? Risposta: Le azioni collettive modificano turni già esistenti: mettono un segno, una posizione, un bonus, li eliminano. La copia crea turni nuovi sul modello di un periodo già compilato.
Domanda: Come assicurarsi che un'azione collettiva riguardi solo i turni giusti? Risposta: L'applicazione mostra il numero prima dell'esecuzione: dopo Applica compare, per esempio, Verrà eliminato 2. Controllate questo numero: è proprio la garanzia contro una selezione troppo ampia.
Domanda: Si può annullare un'eliminazione collettiva? Risposta: No, non c'è modo di annullarla. Proprio per questo, prima di eliminare, restringete la selezione con le date, i modelli e i dipendenti e guardate il numero dei turni coinvolti.
Domanda: Che cosa fare con i conflitti durante la copia? Risposta: Ci sono tre opzioni. Consenti conflitti lascia sia il turno vecchio sia quello nuovo. Evita conflitti salta i giorni occupati. Sovrascrivi conflitti sostituisce i turni esistenti con quelli copiati.
Domanda: In che cosa «Rientrato» è diverso da «In una riga»? Risposta: È il modo di incollare quando le ripetizioni sono più di una: «In una riga» mette le copie una dopo l'altra, «Rientrato» le mette con lo stesso intervallo che c'era nel periodo di partenza.
Domanda: Le pause e le posizioni vengono copiate insieme ai turni? Risposta: Solo se le selezionate nelle Opzioni aggiuntive: là ci sono caselle separate per i segni, le pause, le località, le note e i turni aperti.
Domanda: In che cosa «Aggiungi un nuovo modello» è diverso da «Aggiungi turni da modello»? Risposta: Il primo crea una bozza di turno: l'orario, la pausa, la posizione, il numero di postazioni. Il secondo distribuisce i turni secondo quella bozza nei giorni scelti.
Domanda: A che serve l'interruttore «Imposta i luoghi di lavoro per giorno»? Risposta: A indicare un numero diverso di persone per ogni giorno della settimana: per esempio il venerdì ne servono quattro e negli altri giorni due.
Domanda: La festività vieta di mettere turni? Risposta: Per impostazione predefinita no: l'interruttore Consenti l'aggiunta di turni in questo periodo è attivo. Disattivatelo se nella festività non si deve lavorare.
Domanda: Dove si imposta la maggiorazione per il lavoro nei giorni festivi? Risposta: Nelle impostazioni della festività, nel campo della percentuale sulla retribuzione di base. Per impostazione predefinita è 100.
Domanda: Perché la sezione si chiama «Mostra / Nascondi» e dentro c'è l'ordinamento? Risposta: Il nome è rimasto dalla versione precedente. Dentro ci sono tre impostazioni della vista della griglia: l'ordinamento, il formato del nome e il fuso orario.
Domanda: In quale ora vengono mostrati i turni? Risposta: Come scelto in Mostra / Nascondi: nel fuso orario del dipendente o in quello del progetto. È importante se il team si trova in Paesi diversi.
Domanda: A chi arrivano le notifiche di emergenza? Risposta: A chi nel periodo scelto non ha turni — ai dipendenti liberi, perché prendano i turni scoperti. Chi è occupato non viene toccato dall'invio.
Domanda: Che cosa significa il numero in «Pubblica e notifica i dipendenti»? Risposta: Quanti turni sono creati ma non ancora pubblicati. Il tocco li pubblica e invia gli avvisi, quindi non aprite la voce solo per dare un'occhiata.
Domanda: Che cosa elimina «Cancella l'elenco dei disponibili»? Risposta: I turni aperti — quelli che stanno nell'elenco comune e che nessuno ha ancora preso. La voce è scritta in rosso perché riguarda i dati di tutta l'azienda.
Domanda: Perché nei filtri i «Segni» compaiono due volte? Risposta: Sono segni diversi: alcuni stanno sui dipendenti, altri sui turni. La prima selezione cerca le persone, la seconda i turni.
Domanda: Che cosa mostra il «9+» sull'icona dei filtri? Risposta: Quanti valori sono selezionati in tutti i filtri insieme. Più di nove viene indicato come 9+.
Domanda: Perché nel filtro dei programmi si vedono i modelli di turno? Risposta: Per selezionare non tutto il programma, ma singoli turni: per esempio solo quelli notturni 23-7.
Domanda: Si può aggiungere un dipendente senza uscire dal programma? Risposta: Sì, nel menu Altro c'è Aggiungi un nuovo dipendente: si apre lo stesso modulo della sezione dei dipendenti.
Domanda: Perché il programma che serve non è nell'elenco quando si aggiunge un turno? Risposta: Il selettore mostra solo i programmi validi per la data scelta. Quello scaduto va prima prolungato.
Domanda: I turni non si vedono dopo un'azione collettiva — non ha funzionato? Risposta: Toccate prima Aggiorna nell'intestazione: la schermata poteva mostrare dati caricati prima della modifica.
Domanda: In che cosa le notifiche di emergenza sono diverse da quelle normali? Risposta: Le notifiche normali informano degli eventi chi ne è interessato. Quelle di emergenza sono una richiesta mirata di presentarsi: vanno ai dipendenti liberi quando nel programma sono rimasti turni scoperti.