Prima il programma si creava solo dal browser, mentre dal telefono lo si poteva soltanto consultare. Nella versione 2.1.0 nell’applicazione è comparsa la procedura guidata completa — gli stessi quattro passaggi e gli stessi cinque tipi di programma della versione web.
Possono creare i programmi il responsabile, l’amministratore e il proprietario dell’azienda.
Istruzioni passo dopo passo
Come aprire
Premete ☰ nella barra inferiore → Programmi (Schedules) → Programmi. Si aprirà l’elenco dei programmi dell’azienda: per ciascuno si vedono nome, progetto, periodo e numero di turni. In basso a destra c’è il pulsante Crea programma (Create schedule).
Passaggio 1. Informazioni principali (Main information)
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Inserisci il nome del programma (Enter schedule name) | Nome del programma |
| Scegli un colore (Choose a color) | Il colore con cui il programma è contrassegnato nell’elenco e nella griglia |
| Seleziona un progetto (Select a project) | Il progetto a cui si riferisce il programma |
| Seleziona le date (Select dates) | Inizio e fine del periodo |
| Tariffa base del dipendente nel programma (Basic employee pay rate) | Tariffa base per questo programma, facoltativa |
| Seleziona tipo di controllo settimanale (Select week control type) | Come il sistema tratta gli straordinari: Consenti, Consenti con conferma, Blocco |
Il periodo è limitato: il programma si crea al massimo per tre mesi. Lo si legge direttamente sotto le date.
Passaggio 2. Tipo di programma (Schedule type)
Cinque tipi, gli stessi della versione web:
| Tipo | Come si compila |
|---|---|
| Di base (distribuzione automatica) (Basic (automatic distribution)) | Numero fisso di ore lavorative, il sistema distribuisce i turni da solo |
| Per disponibilità (distribuzione automatica) (By availability (automatic distribution)) | Secondo la disponibilità che i dipendenti hanno indicato su di sé |
| Avanzato (distribuzione automatica) (Advanced (automatic distribution)) | Numero diverso di posti di lavoro per turni diversi |
| Preimpostato (distribuzione automatica) (Preset (automatic distribution)) | Per rotazione: 2/2, 5/2 e simili |
| Vuoto (distribuzione manuale) (Empty (manual distribution)) | Programma vuoto, i turni li distribuite a mano |
Passaggio 3. Dati per i turni (Shift data)
Per prima cosa contrassegnate i Giorni della settimana in cui i turni possono essere assegnati. Per impostazione predefinita sono contrassegnati Mo–Fr.
Sotto ci sono i modelli di turno. Per ciascuno si impostano:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Titolo (Name) | Nome del modello. Richiesto — senza di esso la procedura guidata non prosegue e mostra «Nome is required» |
| colore | Colore del turno nella griglia |
| Ora da (Time from) / Tempo per (Time to) | Inizio e fine del turno |
| Posizione (Location) | Sede di lavoro, facoltativa |
| Marchi (Marks) | Contrassegni del turno, facoltativi |
| Pausa (Break) | Pausa all’interno del turno |
Si possono aggiungere più modelli — per esempio uno diurno e uno notturno.
Passaggio 4. Dipendenti (Employees)
L’ultimo passaggio: chi inserire nel programma. In alto ci sono il contatore dei selezionati sul totale dei dipendenti e il pulsante Seleziona tutto (Select all). Ci sono un filtro per mansione e la ricerca per nome.
Il pulsante in basso a destra si chiama Aggiungi (Add) — è proprio questa la creazione del programma.
Riepilogo prima della creazione
In qualsiasi passaggio si può premere Panoramica (Overview) nell’angolo in alto a destra e vedere tutto ciò che è già stato impostato: nome, progetto, periodo, tipo di controllo settimanale, tipo di programma, giorni contrassegnati, numero di modelli e di posti di lavoro. Da qui il programma si può anche duplicare (Copia (Duplicate)) o condividere (Condividi (Share)).
Possibili problemi e soluzioni
| Problema | Causa | Soluzione |
|---|---|---|
| Il pulsante Successivo (Next) non funziona al terzo passaggio | Il modello di turno non ha il nome compilato | Compilate Titolo — sotto il campo comparirà il suggerimento «Nome is required» |
| Non si riesce a impostare un periodo superiore a tre mesi | Limite del sistema | Create il programma successivo separatamente oppure prolungate questo tramite Ridurre/estendere il programma (Reduce/extend schedule) |
| Il dipendente non è nell’elenco al quarto passaggio | Non è stato aggiunto al progetto selezionato | Aggiungete prima il dipendente al progetto, poi tornate al programma |
| Il pulsante Crea programma non si vede | Siete entrati come dipendente | La creazione dei programmi è disponibile per il responsabile, l’amministratore e il proprietario |
Domande frequenti (FAQ)
Domanda: La procedura guidata nell’applicazione è uguale a quella del browser? Risposta: Sì — gli stessi quattro passaggi e gli stessi cinque tipi di programma.
Domanda: Si possono aggiungere più modelli di turno insieme? Risposta: Sì, al terzo passaggio si aggiungono tutti i modelli necessari.
Domanda: Che cosa fare se serve un programma più lungo di tre mesi? Risposta: Createlo per tre mesi e poi prolungatelo tramite Ridurre/estendere il programma nella modifica del programma.
Domanda: È obbligatorio indicare la tariffa? Risposta: No, il campo è facoltativo. Se lo lasciate vuoto, valgono le tariffe delle impostazioni dell’azienda e delle mansioni.
Domanda: Che cosa significa «Seleziona tipo di controllo settimanale»? Risposta: Come si comporta il sistema in caso di straordinari. Consenti (Allow) — consente senza avvisi, Consenti con conferma (Allow with confirmation) — contrassegna i turni da confermare, Blocco (Block) — segnala il superamento come problema, ma non vieta la creazione del turno.
Domanda: Si possono selezionare tutti i dipendenti in una volta? Risposta: Sì, con il pulsante Seleziona tutto al quarto passaggio.
Domanda: Il programma viene creato subito dopo aver premuto «Aggiungi»? Risposta: Sì, è l’azione finale della procedura guidata.