Il programma già creato si modifica direttamente nell’applicazione: nome, permessi di autogestione, composizione del team, periodo, tariffe, previsione del carico. C’è anche ciò che nella versione web non esiste — ricostruire il programma da capo secondo le regole aggiornate.
Possono modificare i programmi il responsabile, l’amministratore e il proprietario dell’azienda.
Istruzioni passo dopo passo
Come aprire
☰ → Programmi (Schedules) → Programmi → premete nell’elenco il programma che vi serve. Si aprirà una schermata con sei sezioni.
| Sezione | Che cosa modifica |
|---|---|
| Informazioni principali (Main information) | Nome, colore, controllo della settimana e permessi di autogestione |
| Dipendenti (Employees) | Composizione: chi aggiungere al programma, chi togliere |
| Ridurre/estendere il programma (Reduce/extend schedule) | Periodo: prolungare o accorciare |
| Richiesta di carico (Load demand) | Previsione del carico — quanti turni servono in ogni slot |
| Membri del team programmati (Scheduled team members) | Tariffa base per tutti quelli che sono in questo programma |
| Riconfigurazione del programma (Rebuild schedule) | Rigenerazione del programma secondo le regole aggiornate |
Informazioni principali: che cosa può fare il dipendente da solo
Oltre al nome, al colore e al tipo di controllo della settimana, qui sono raccolti tutti gli interruttori di autogestione — ciò che il dipendente può fare da solo con i propri turni. Sono dieci, in cinque gruppi.
Non è il livello di diritti nell’azienda: dipendente, amministratore o proprietario si diventa nel proprio profilo, e questo vale ovunque. Gli interruttori qui sotto agiscono solo all’interno di questo programma, perciò in un programma lo scambio dei turni può essere consentito e in quello accanto no.
| Gruppo | Interruttore | Che cosa consente |
|---|---|---|
| Visibilità (Visibility) | Permetti ai dipendenti di vedere tutti i turni | Vedere i turni di tutto il team, non solo i propri |
| Scambio di turni (Shift exchange) | Consenti lo scambio di turni (Allow shift swapping) | Scambiare i turni con i colleghi |
| Con conferma del manager (With manager confirmation) | Lo scambio avviene solo dopo l’approvazione del responsabile | |
| Scambia i turni con la stessa posizione (Swap shifts with the same position) | Scambiare solo con la stessa posizione | |
| Turni liberi (Free shifts) | Permetti ai dipendenti di inviare i turni all’elenco dei turni liberi (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Cedere il proprio turno all’elenco dei turni liberi |
| Permetti ai dipendenti di prendere i turni dall’elenco dei turni liberi (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Prendere i turni dall’elenco dei turni liberi | |
| Richieste dei dipendenti (Employee requests) | Permetti ai dipendenti di creare i propri turni (Allow employees to create their own shifts) | Crearsi dei turni |
| Permetti ai dipendenti di creare pause (Allow employees to create breaks) | Creare pause | |
| Permetti ai dipendenti di cedere i turni (Allow employees to drop shifts) | Rinunciare a un turno | |
| Altro | Permetti ai dipendenti di scambiare le pause tra modelli di turno diversi (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Scambiare le pause tra modelli di turno diversi |
| Permetti ai dipendenti di dividere i turni (Allow employees to split shifts) | Dividere il turno in parti |
Le modifiche entrano in vigore dopo il pulsante Salva (Save).
Dipendenti: chi aggiungere e chi togliere
La sezione è composta da tre campi.
| Campo | Che cosa fa |
|---|---|
| Aggiungi i dipendenti al programma (Add employees to schedule) | Scelta delle persone da inserire in questo programma |
| Aggiungi dipendente a partire da (Add employee starting from) | Data dalla quale la persona entra nel programma. Non dall’inizio del periodo, ma dal giorno scelto |
| Rimuovere i dipendenti (Remove employees) | Togliere la persona dal programma senza eliminarla dall’azienda |
Il campo con la data è ciò per cui si entra qui più spesso: una persona nuova è entrata a metà mese e i turni non le servono dal primo giorno.
Accorciare o prolungare il periodo
La schermata si chiama Ridimensionamento del programma (Schedule resizing), in alto è mostrato il periodo attuale.
| Campo | Opzioni |
|---|---|
| Azione (Action) | Estendi programma (Extend schedule) oppure Accorcia pianificazione (Shorten schedule) |
| Cambia tipo (Change type) | Per esempio Estendi senza turni (Extend without shifts) — il periodo diventerà più lungo, ma i turni al suo interno non compariranno |
| Estendi programma a (Extend schedule to) | Data fino alla quale allunghiamo il periodo |
| Cosa fare con i turni esistenti nel nuovo periodo? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ignora (Ignore) oppure Elimina (Delete) |
L’ultima domanda è più importante di quanto sembri: se nel nuovo periodo ci sono già dei turni — per esempio di un altro programma — l’applicazione chiederà se lasciarli o cancellarli.
Il prolungamento senza turni va bene quando il periodo va allungato e i turni li inserirete più tardi a mano oppure ricostruirete il programma.
Richiesta di carico
Previsione: quanti turni servono in ogni slot. In base a questi dati il sistema dispone i turni nella distribuzione automatica.
Finché la previsione non è impostata, sulla schermata compare Nessun dato (No data) — sarà così in un programma nuovo.
Membri del team programmati: la tariffa
La schermata Modifica della tariffa di base nel piano (Basic pay rate editing in the schedule). In alto la valuta e l’unità — per esempio USD · All’ora (USD · Per hour) — e il valore stesso della tariffa.
Due indicazioni sulla schermata spiegano la differenza tra la tariffa comune e quella personale:
- Impostate la tariffa base per i dipendenti nel programma — cioè la tariffa comune per tutti i partecipanti;
- Impostate una tariffa base individuale per il dipendente. Sarà valida dalla data scelta fino alla fine del programma — cioè a una singola persona si può assegnare la propria, e solo all’interno di questo programma.
Più sotto il pulsante Dipendenti (Employees) — passaggio all’elenco in cui la tariffa si imposta nominativamente.
Riconfigurazione del programma: ricostruire da capo
La sezione apre la stessa procedura guidata della creazione, ma già compilata con i dati di questo programma — nome, colore, progetto, periodo, tariffa. Correggete ciò che serve modificare e riavviate la generazione.
Serve quando le regole sono aumentate o sono cambiate: avete aggiunto un modello di turno, modificato i giorni della settimana, corretto il carico. Invece di eliminare il programma e ricomporlo da zero, ricostruite quello esistente.
Possibili problemi e soluzioni
| Problema | Causa | Soluzione |
|---|---|---|
| Il dipendente non vede i turni altrui | È disattivato Permetti ai dipendenti di vedere tutti i turni (Allow employees to see all shifts) | Attivate l’interruttore in Informazioni principali e salvate |
| I dipendenti si scambiano i turni senza chiedere | È disattivato Con conferma del manager (With manager confirmation) | Attivatelo — lo scambio passerà dalla vostra approvazione |
| Le modifiche non sono state salvate | Non è stato premuto il pulsante Salva | Tornate nella sezione e salvate |
| Serve un programma più lungo di quello creato | Il periodo è stato impostato alla creazione | Ridurre/estendere il programma — prolunga senza ricreare |
| Dopo la correzione delle regole i turni sono rimasti quelli vecchi | Le regole cambiano, i turni già creati no | Avviate la Riconfigurazione del programma |
Domande frequenti (FAQ)
Domanda: In che cosa la «Riconfigurazione del programma» differisce dalla creazione di un nuovo programma? Risposta: La procedura guidata è la stessa, ma i campi sono già compilati con i dati del programma esistente, e il risultato lo sostituisce, non ne aggiunge un secondo.
Domanda: Si può prolungare il programma senza ricrearlo? Risposta: Sì, la sezione Ridurre/estendere il programma — la stessa che accorcia anche il periodo.
Domanda: Dove si cambia la tariffa a tutti insieme nel programma? Risposta: Nella sezione Membri del team programmati — lì c’è la tariffa base per tutti i partecipanti di questo programma.
Domanda: Quali diritti si impostano qui e quali nel profilo del dipendente? Risposta: Qui — solo questi dieci interruttori di autogestione: che cosa può fare la persona con i propri turni (scambiarli, cederli all’elenco dei turni liberi, prenderli da lì, creare turni e pause, dividere un turno). Agiscono all’interno di un solo programma e in programmi diversi possono differire. Il livello di diritti nell’azienda invece — dipendente, amministratore, proprietario — si imposta nel profilo del dipendente e vale per tutta l’azienda; il programma non lo influenza.
Domanda: Il dipendente può cedere un turno, ma non può prenderlo — perché? Risposta: Sono due interruttori diversi nel gruppo Turni liberi: cedere all’elenco dei turni liberi e prendere da lì si consentono separatamente.
Domanda: Che cos’è la «Richiesta di carico»? Risposta: La previsione del carico: quanti turni servono in ogni slot. In base a questi dati il sistema dispone i turni nella distribuzione automatica.
Domanda: Si può togliere un dipendente dal programma senza eliminarlo dall’azienda? Risposta: Sì, nella sezione Dipendenti di questo programma.
Domanda: Un nuovo dipendente è entrato a metà mese — come inserirlo non dall’inizio? Risposta: Nella sezione Dipendenti c’è il campo Aggiungi dipendente a partire da: indicate la data di entrata.
Domanda: Che cosa succederà ai turni già presenti nel nuovo periodo in caso di prolungamento? Risposta: L’applicazione chiederà: Ignora — lasciare com’è, Elimina — cancellare e ricostruire da capo.
Domanda: Dove si imposta in generale la tariffa del dipendente? Risposta: Nel profilo del dipendente la tariffa non c’è. La tariffa si imposta su quattro livelli: nelle impostazioni dell’azienda, nel progetto, nella posizione e qui, nel programma. Il sistema la cerca lungo la catena azienda → programma → posizione → sede. La tariffa del programma vale solo al suo interno e solo dalla data scelta fino alla fine del periodo, perciò a una stessa persona si può pagare in modo diverso in programmi diversi.