Creazione della pianificazione per disponibilita

Genera automaticamente i turni in base alla disponibilita indicata dai dipendenti. Questo tipo di pianificazione garantisce che ai turni vengano assegnati solo i dipendenti disponibili.

Cos’e?

Il tipo di pianificazione Per Disponibilità utilizza la distribuzione automatica per comporre i turni, verificando le impostazioni di disponibilita di ciascun dipendente. Anziche assegnare orari fissi a tutti, questo tipo tiene conto dei giorni e degli orari che ogni membro del team ha contrassegnato come disponibili nel proprio profilo.

E particolarmente utile per i team con occupazione parziale, i negozi retail e qualsiasi organizzazione in cui i dipendenti hanno calendari e preferenze diverse.

Importaaante: I dipendenti devono configurare la propria disponibilita in anticipo. Se un dipendente non ha indicato la propria disponibilita, non ricevera alcun turno con questo tipo di pianificazione.

Prerequisiti

#	Requisito	Dettagli
1	Account Shifton attivo	Dovete avere un account aziendale registrato
2	Ruolo di Amministratore, Proprietario o Responsabile	Sono necessari i diritti per la creazione delle pianificazioni
3	Progetto con dipendenti assegnati	La pianificazione deve essere associata a un progetto contenente dipendenti
4	Disponibilita dei dipendenti configurata	Ogni dipFineente deve indicare la propria disponibilita nel profilo prima della creazione della pianificazione

Istruzioni passo passo

Prima di iniziare: verificate la disponibilita dei dipendenti

Accedete al profilo di ciascun dipendente.

Assicuratevi che la sezione Disponibilità sia compilata — siano indicati i giorni e gli orari lavorativi preferiti.

Se la disponibilita non e configurata, chiedete ai dipendenti di aggiornare i propri profili oppure configuratela per loro (se disponete dei diritti di modifica).

Passo 1: Informazioni principali

Accedete alla sezione Pianificazioni nel menu laterale e fate clic su + Aggiungi pianificazione.

Compilate i campi delle informazioni principali:

Campo	Obbligatorio	Descrizione
Inserisci Nome del programma	Si	Nome descrittivo (ad esempio, “Team retail — Aprile, per disponibilita”)
coloreee	No	Selezionate un colore per l’identificazione della pianificazione
Seleziona un progetto	Si	Selezionate il progetto a cui e associata la pianificazione
Seleziona Datis	Si	Impostate le date di inizio e fine — massimo 3 mesi
Base DipFineente Paga tariffa	No	Tariffa retributiva oraria base per i turni in questa pianificazione
Seleziona Settimana control Tipo	Si	Come vengono gestiti gli straordinari: Consenti con conferma (predefinito) / Consentire / Non consentire

Sotto questi campi si trova la sezione con i permessi per le azioni dei dipendenti (caselle di controllo). Per approfondire, consultate l’articolo Impostazioni e permessi della pianificazione.

Fate clic su Successooivo per continuare.

Passo 2: Scelta del tipo di pianificazione

Nella schermata di selezione del tipo, scegliete Per disponibilità (automatic distribution).

“Genera pianificazioni verificando le impostazioni di disponibilita dei dipendenti. I turni vengono assegnati ai dipendenti tenendo conto delle ore lavorative preferite, consentendo di creare pianificazioni piu precise ed evitare i tempi morti.”

Nota: i dipendenti devono avere la disponibilita configurata.

Fate clic su Successooivo. La pianificazione e stata creata.

Dopo la creazione: aggiunta dei dipendenti

Fate clic sul nome della pianificazione per aprirla.

Passate alla scheda Aggiungi dipFineenti.

Selezionate i dipendenti e fate clic su Aggiungi. Il sistema terra conto della disponibilita di ciascun dipendente durante la generazione dei turni.

Dopo la creazione: aggiunta dei turni e pubblicazione

Aggiungete i turni tramite AziFinea Pianificazione con l’aggiunta di massa o l’inserimento manuale.

Fate clic su Pubblica e notifica i dipFineenti affinche i dipendenti possano vedere i propri turni.

Permessi di accesso

Ruolo	Visualizzazione pianificazione	Creazione pianificazione	Modifica turni	Configurazione disponibilita del dipendente
Proprietario	Si	Si	Si	Si (tutti i dipendenti)
Amministratore	Si	Si	Si	Si (tutti i dipendenti)
Responsabile	Si (progetti assegnati)	Si (progetti assegnati)	Si (progetti assegnati)	Si (dipendenti assegnati)
DipFineente	Si (solo i propri turni)	No	No	Si (solo la propria disponibilita)

Domande frequenti

D: Cosa succede se un dipFineente non ha indicato la propria disponibilita?
R: Il sistema non applichera restrizioni di disponibilita per quel dipendente — potrebbe essere assegnato a qualsiasi turno. Assicuratevi che tutti i dipendenti aggiornino la propria disponibilita prima della creazione della pianificazione.

D: I dipFineenti possono aggiornare la propria disponibilita dopo la creazione della pianificazione?
R: Si, i dipendenti possono aggiornare la disponibilita in qualsiasi momento. Tuttavia, le modifiche non aggiornano automaticamente la pianificazione esistente. Sara necessario correggere manualmente i turni o ricreare la pianificazione.

D: Come distribuisce il sistema i turni quando piu dipFineenti sono disponibili nello stesso orario?
R: Quando piu dipendenti sono disponibili per lo stesso slot temporale, Shifton distribuisce i turni per bilanciare il carico tra tutti i membri disponibili del team.

D: Cosa succede se nesDom dipFineente e disponibile in un determinato giorno?
R: In quel giorno non verranno assegnati turni. Sara necessario aggiungere manualmente un turno o chiedere ai dipendenti di aggiornare la disponibilita per coprire quel giorno.

D: I turni non sono visibili ai dipFineenti — perche?
R: I turni devono essere pubblicati. Fate clic su Pubblica e notifica i dipFineenti nella pagina della pianificazione. Prima della pubblicazione, i turni sono visibili solo ai responsabili.

Possibili problemi e soluzioni

Problema	Causa possibile	Soluzione
Nessun turno generato per alcun dipendente	Nessuno dei dipendenti ha configurato la disponibilita	Assicuratevi che i dipendenti indichino la disponibilita nei propri profili
Alcuni dipendenti non hanno ricevuto turni	Questi dipendenti non hanno indicato la disponibilita o hanno indicato poche ore	Chiedete loro di aggiornare le impostazioni di disponibilita
Troppi turni assegnati a un solo dipendente	Gli altri dipendenti hanno una disponibilita limitata, causando una distribuzione non uniforme	Verificate e bilanciate la disponibilita nel team o impostate limiti sul numero di turni
La pianificazione non riflette i recenti aggiornamenti della disponibilita	La pianificazione e stata creata prima dell’aggiornamento della disponibilita	Ricreate la pianificazione o aggiungete manualmente i turni mancanti
I turni si sovrappongono alle richieste di permesso dei dipendenti	La disponibilita e le richieste di permesso vengono gestite separatamente	Verificate le richieste di permesso e correggete i turni dopo la creazione della pianificazione