Genera automaticamente i turni in base alla disponibilità indicata dai dipendenti. Questo tipo di pianificazione garantisce che ai turni vengano assegnati solo i dipendenti disponibili.
Cos’e?
Il tipo di pianificazione Per Disponibilità utilizza la distribuzione automatica per comporre i turni, verificando le impostazioni di disponibilità di ciascun dipendente. Anziché assegnare orari fissi a tutti, questo tipo tiene conto dei giorni e degli orari che ogni membro del team ha contrassegnato come disponibili nel proprio profilo.
E particolarmente utile per i team con occupazione parziale, i negozi retail e qualsiasi organizzazione in cui i dipendenti hanno calendari e preferenze diverse.
Nota: I dipendenti devono configurare la propria disponibilità in anticipo. Se un dipendente non ha indicato la propria disponibilità, non riceverà alcun turno con questo tipo di pianificazione.
Prerequisiti
| # | Requisito | Dettagli |
|---|---|---|
| 1 | Account Shifton attivo | Dovete avere un account aziendale registrato |
| 2 | Ruolo di Amministratore, Proprietario o Responsabile | Sono necessari i diritti per la creazione delle pianificazioni |
| 3 | Progetto con dipendenti assegnati | La pianificazione deve essere associata a un progetto contenente dipendenti |
| 4 | Disponibilità dei dipendenti configurata | Ogni dipendente deve indicare la propria disponibilità nel profilo prima della creazione della pianificazione |
Istruzioni passo passo
Prima di iniziare: verificate la disponibilità dei dipendenti
Passo 1: Informazioni principali
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Inserisci Nome del programma | Si | Nome descrittivo (ad esempio, “Team retail — Aprile, per disponibilità”) |
| colore | No | Selezionate un colore per l’identificazione della pianificazione |
| Seleziona un progetto | Si | Selezionate il progetto a cui e associata la pianificazione |
| Seleziona date | Si | Impostate le date di inizio e fine — massimo 3 mesi |
| Base Dipendente Paga tariffa | No | Tariffa retributiva oraria base per i turni in questa pianificazione |
| Seleziona tipo di controllo settimanale | Si | Come vengono gestiti gli straordinari: Consenti con conferma (predefinito) / Consentire / Non consentire |
Sotto questi campi si trova la sezione con i permessi per le azioni dei dipendenti (caselle di controllo). Per approfondire, consultate l’articolo Impostazioni e permessi della pianificazione.
Passo 2: Scelta del tipo di pianificazione
“Genera pianificazioni verificando le impostazioni di disponibilità dei dipendenti. I turni vengono assegnati ai dipendenti tenendo conto delle ore lavorative preferite, consentendo di creare pianificazioni più precise ed evitare i tempi morti.”
Nota: i dipendenti devono avere la disponibilità configurata.
Dopo la creazione: aggiunta dei dipendenti
Dopo la creazione: aggiunta dei turni e pubblicazione
Permessi di accesso
| Ruolo | Visualizzazione pianificazione | Creazione pianificazione | Modifica turni | Configurazione disponibilità del dipendente |
|---|---|---|---|---|
| Proprietario | Si | Si | Si | Si (tutti i dipendenti) |
| Amministratore | Si | Si | Si | Si (tutti i dipendenti) |
| Responsabile | Si (progetti assegnati) | Si (progetti assegnati) | Si (progetti assegnati) | Si (dipendenti assegnati) |
| Dipendente | Si (solo i propri turni) | No | No | Si (solo la propria disponibilità) |
Domande frequenti
D: Cosa succede se un dipendente non ha indicato la propria disponibilità?
R: Il sistema non applicherà restrizioni di disponibilità per quel dipendente — potrebbe essere assegnato a qualsiasi turno. Assicuratevi che tutti i dipendenti aggiornino la propria disponibilità prima della creazione della pianificazione.
D: I dipendenti possono aggiornare la propria disponibilità dopo la creazione della pianificazione?
R: Si, i dipendenti possono aggiornare la disponibilità in qualsiasi momento. Tuttavia, le modifiche non aggiornano automaticamente la pianificazione esistente. Sara necessario correggere manualmente i turni o ricreare la pianificazione.
D: Come distribuisce il sistema i turni quando più dipendenti sono disponibili nello stesso orario?
R: Quando più dipendenti sono disponibili per lo stesso slot temporale, Shifton distribuisce i turni per bilanciare il carico tra tutti i membri disponibili del team.
D: Cosa succede se nessun dipendente e disponibile in un determinato giorno?
R: In quel giorno non verranno assegnati turni. Sara necessario aggiungere manualmente un turno o chiedere ai dipendenti di aggiornare la disponibilità per coprire quel giorno.
D: I turni non sono visibili ai dipendenti — perché?
R: I turni devono essere pubblicati. Fate clic su Pubblica e notifica i dipendenti nella pagina della pianificazione. Prima della pubblicazione, i turni sono visibili solo ai responsabili.
Possibili problemi e soluzioni
| Problema | Causa possibile | Soluzione |
|---|---|---|
| Nessun turno generato per alcun dipendente | Nessuno dei dipendenti ha configurato la disponibilità | Assicuratevi che i dipendenti indichino la disponibilità nei propri profili |
| Alcuni dipendenti non hanno ricevuto turni | Questi dipendenti non hanno indicato la disponibilità o hanno indicato poche ore | Chiedete loro di aggiornare le impostazioni di disponibilità |
| Troppi turni assegnati a un solo dipendente | Gli altri dipendenti hanno una disponibilità limitata, causando una distribuzione non uniforme | Verificate e bilanciate la disponibilità nel team o impostate limiti sul numero di turni |
| La pianificazione non riflette i recenti aggiornamenti della disponibilità | La pianificazione e stata creata prima dell’aggiornamento della disponibilità | Ricreate la pianificazione o aggiungete manualmente i turni mancanti |
| I turni si sovrappongono alle richieste di permesso dei dipendenti | La disponibilità e le richieste di permesso vengono gestite separatamente | Verificate le richieste di permesso e correggete i turni dopo la creazione della pianificazione |