I Progetti raggruppano dipendenti e pianificazioni (come reparti, sedi o team). Le Pianificazioni definiscono le regole dell’orario di lavoro e contengono i turni effettivi. È necessario almeno un progetto e una pianificazione prima di poter assegnare i turni.
Parte 1: Progetto
Il primo progetto viene creato automaticamente subito farepo la registrazione dell’azienda. Potete rinominarlo o modificarne le impostazioni.
Come modificare il progetto
Fate clic sull’icona Progetti nella barra laterale sinistra (icona cartella) → selezionate il progetto → modificate i dati:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nome del progetto * | Nome del team, reparto o sede (obbligatorio) |
| coloreee | Codice colore per l’identificazione visiva nelle pianificazioni e nei report |
| Fuso orario | Fuso orario del progetto. Considerato durante la generazione delle pianificazioni. Selezionabile o modificabile solo se il progetto non contiene ancora pianificazioni |
| Sede predefinita | Sede che verrà automaticamente assegnata ai turni durante la generazione della pianificazione |
| Responsabili | Dipendenti designati come responsabili del progetto. Possono creare e modificare le pianificazioni e supervisionare il lavoro dei dipendenti |
| Dipendenti | Dipendenti che fanno parte del progetto. È possibile aggiungerne diversi contemporaneamente tramite la selezione multipla |
| Osservatori | Osservatori — possono solo visualizzare le pianificazioni dei turni nell’ambito del progetto. Non hanno accesso alla modifica. Le loro richieste non vengono inviate ai responsabili di questo progetto |
| Tariffa retributiva base | Tariffa retributiva base (opzionale). Il sistema la utilizza per il calcolo automatico dello stipendio dei dipendenti e per la conservazione nei report aziendali. La tariffa individuale per ogni dipendente può essere impostata dopo la creazione della pianificazione |
Permessi dei dipendenti nel progetto
| Impostazione | Descrizione |
|---|---|
| Consentire ai dipendenti di vedere tutti le pianificazioni del progetto | I dipendenti possono visualizzare le pianificazioni di tutti i colleghi del progetto |
| Consentire lo scambio di turni tra tutti i dipendenti del progetto | Consente lo scambio di turni tra i dipendenti del progetto. Sotto-opzione Con conferma del responsabile — lo scambio è possibile solo dopo l’approvazione del responsabile |
| Consentire ai dipendenti di prendere qualsiasi turno dall’elenco dei Turni aperti del progetto | I dipendenti possono prendere turni liberi dall’elenco dei turni aperti. Sotto-opzione Con conferma del responsabile — richiede l’approvazione del responsabile |
| Impedire al responsabile di modificare turni passati | Il responsabile non potrà modificare, spostare o eliminare turni relativi a date passate |
Etichette del progetto (Etichette)
Ogni progetto può avere il proprio insieme di etichette — contrassegni colorati per la categorizzazione. Le etichette possono essere associate ai turni e ai dipendenti nella pianificazione (scheda Programmato Team Membri).
Per gestire le etichette: aprite la modifica del progetto → Etichette → + Aggiungi Marca → inserite il nome e selezionate il coloreee → Salva.
Fate clic su Salva.
Creazione di progetti aggiuntivi
Fate clic su + Crea un progetto nella pagina Progetti.
D: Il primo progetto è gratuito. Per creare un secondo progetto o successivi, accedete alla sezione Moduli, aumentate il numero di progetti nel modulo Reparti e Progetti e salvate le modifiche.
Parte 2: Creazione della pianificazione
Passo 1: Aprite la pagina Pianificazioni
Fate clic sull’icona Pianificazioni nella barra laterale sinistra (icona elenco).
Passo 2: Avviate la procedura guidata
Fate clic su + Aggiungi pianificazione.
Passo 3: Informazioni principali (Passo 1)
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Pianificazione name | Sì | Nome + colore |
| Seleziona un progetto | Sì | Progetto della pianificazione |
| Seleziona dates | Sì | Intervallo di date (massimo 3 mesi per volta) |
| Base employee pay tariffa | No | Tariffa oraria base |
| Seleziona week control type | Sì | Ad esempio, “Consenti con conferma” |
| Consentire ai dipendenti di vedere tutti i turni | — | Casella di controllo + interruttore di visibilità |
Permessi per i dipendenti (ciascuno con l’opzione “Con conferma del responsabile”):
– Scambio di turni
– Trasferimento del turno ai turni aperti
– Creazione di turni propri
– Creazione di pause
– Rifiuto dei turni
– Assunzione dei turni aperti
– Scambio di pause tra modelli
– Suddivisione dei turni
Fate clic su Successooivo.
Passo 4: Scegliete il tipo di pianificazione (Passo 2)
Ogni tipo di pianificazione ha le proprie impostazioni nei passaggi successivi della procedura guidata.
Vuoto — pianificazione manuale
Controllo completamente manuale. Il sistema non genera turni — li aggiungete manualmente tramite la pagina Pianificazione.
Esempio: Un piccolo ufficio con 5 persone, dove il responsabile decide personalmente chi lavora e quando, e inserisce manualmente i turni per ogni giorno.
Non ci sono passaggi aggiuntivi nella procedura guidata — la pianificazione viene creata immediatamente.
Base — automatica standard
Adatta per calendari semplici con orari fissi. Nel passo 3 (Turno dato) vengono definiti i modelli di turno:
- Giorni della settimana per ogni modello
- Orario di inizio e fine del turno
- Durata della pausa
- Sede
Il sistema distribuisce automaticamente i dipendenti secondo i modelli definiti.
Esempio: L’ufficio lavora Lun-Ven 09:00-18:00. Crea un modello di turno e il sistema lo assegna a tutti i dipendenti nei giorni selezionati.
Per disponibilità — per disponibilità dei dipendenti
I dipendenti indicano preventivamente il proprio tempo disponibile (tramite la sezione Quando I am Disponibile). Il sistema genera automaticamente i turni tenendo conto della disponibilità di ciascun dipendente. Nel passo 3 (Turno dato) vengono definiti:
Esempio: Un bar dove gli studenti baristi indicano in quali giorni e ore possono lavorare. Nei giorni feriali servono 3 persone, nei fine settimana 1. Il sistema crea automaticamente la pianificazione tenendo conto della disponibilità e del fabbisogno.
Avanzato — automatica avanzata
Per calendari complessi con più turni al giorno e diversi fabbisogni di personale. Nel passo 3 (Turno dato):
Esempio: Un Centro di contatto con turno mattutino (08:00-16:00, servono 10 operatori nei feriali, 5 nei festivi), turno serale (16:00-00:00, servono 8 operatori) e turno notturno (00:00-08:00, servono 3 operatori). Il sistema distribuisce i dipendenti tra i turni tenendo conto del carico per ogni giorno.
Preimpostato — schemi di rotazione
Per calendari ciclici. Nel passo 3 viene definito lo schema di rotazione — il sistema alterna automaticamente giorni lavorativi e giorni di riposo secondo il modello impostato.
Esempio: Un’azienda di vigilanza dove i dipendenti lavorano 2 giorni su 2 (2/2), o una fabbrica con turno di 24 ore seguito da tre giorni di riposo. Impostate lo schema una sola volta e il sistema lo ripete per l’intero periodo della pianificazione.
Cos’è un modello di turno (Turno Template)
Il Modalitàllo di turno è un insieme di parametri salvati per la creazione rapida dei turni. Invece di inserire ogni volta manualmente l’orario, la pausa e altri dati, selezionate un modello pronto — e tutti i campi vengono compilati automaticamente.
I modelli vengono creati nel passo 3 (TurNesDom dato) della procedura guidata delle pianificazioni (per i tipi Base, Per disponibilità, Avanzato) oppure successivamente nella pagina Pianificazione.
Composizione del modello di turno
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nome | Nome del modello (ad esempio, “Turno mattutino”, “Turno notturno”) |
| coloreee | Codice colore per la visualizzazione nella griglia della pianificazione |
| Da (Tempo) | Orario di inizio del turno |
| To (Tempo) | Orario di fine del turno |
| Pausa (Minuti) | Durata della pausa (pausa semplice — un singolo valore in minuti) |
| Giorni della settimana | Giorni della settimana in cui si applica il modello (definiti nella procedura guidata) |
| Imposta pause | Pause programmate con orario preciso (vedi sotto) |
| Sede | Sede di lavoro |
| Etichette | Etichette per la categorizzazione dei turni |
| Numero of staff Richiesto | Numero di dipendenti per giorno della settimana (solo per Per disponibilità e Avanzato) |
| Imposta i luoghi di lavoro per giorno | Casella — numero diverso di postazioni per giorno (solo per Per disponibilità e Avanzato) |
Pause nel modello di turno
Il modello di turno supporta due modalità di definizione delle pause:
1. Pausa semplice (Pausa) — viene indicata solo la durata in minuti. La pausa non è legata a un orario preciso.
2. Pause programmate (Imposta pause) — pause precise con orario di inizio e parametri. Attivate la casella Imposta pause nel modello di turno:
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Titolo * | Sì | Nome della pausa (ad esempio, “Pausa pranzo”) |
| Durata * | Sì | Durata: 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40 min e oltre |
| Inizio * | Sì | Orario di inizio della pausa (ad esempio, 09:00, 12:00) |
| Retribuita | No | Casella — pausa retribuita o meno |
| Allo stesso tempo in pausa | — | Indica quanti dipendenti possono essere in pausa contemporaneamente (ad esempio, 0-1) |
Fate clic su Aggiungi Pausa per aggiungere pause aggiuntive al modello. È possibile impostare più pause in un singolo turno (ad esempio, una pausa caffè mattutina e una pausa pranzo).
Le pause programmate vengono visualizzate nella griglia della pianificazione e considerate nel calcolo dell’orario di lavoro.
Numero di dipendenti per giorno della settimana
Per i tipi di pianificazione Per disponibilità e Avanzato, ogni modello di turno consente di impostare il Numero of staff Richiesto — numero di dipendenti necessari separatamente per ogni giorno della settimana (Lun-Dom). Utilizzate i pulsanti +/− per la configurazione.
Questo consente, ad esempio, di assegnare 5 persone nei giorni feriali e 2 nei fine settimana allo stesso modello di turno.
La casella Imposta i luoghi di lavoro per giorno attiva la modalità di gestione separata delle postazioni di lavoro per giorno.
Dove vengono utilizzati i modelli
Esempio
Un ristorante crea tre modelli: “Mattina” (07:00-15:00, pausa programmata “Pausa pranzo” 30 min dalle 12:00, retribuita), “Pomeriggio” (15:00-23:00, pausa 30 min), “Notte” (23:00-07:00, pausa 20 min<<). Nei feriali servono 5 persone per il turno mattutino, nei fine settimana 3. Quando compone la pianificazione, il responsabile seleziona il modello pronto — orario, pause e numero di dipendenti vengono compilati automaticamente.
Passo 5: Impostazioni dei vincoli — Impostazioni (solo Per disponibilità e Avanzato)
Per i tipi Per disponibilità e Avanzato, nella procedura guidata è disponibile un passo aggiuntivo Impostazioni, che definisce i vincoli per la distribuzione automatica dei turni:
Quote dell’orario di lavoro:
| Impostazione | Descrizione | Predefinito |
|---|---|---|
| Considerare maximum Ore | Considerare le ore lavorative massime | Attivato |
| Giornaliero work quota | Massimo di ore lavorative al giorno | 5 ore |
| Settimanale work quota | Massimo di ore lavorative alla settimana | 40 ore |
| Mensile work quota | Massimo di ore lavorative al mese | — |
| Prendi from Posizione | Prendere le quote dalle impostazioni della posizione del dipendente | Disattivato |
Vincoli di turni e riposo:
| Impostazione | Descrizione | Predefinito |
|---|---|---|
| Massimo turni In una riga | Massimo di turni consecutivi senza giorno di riposo | 0 (senza limite) |
| Minimo Pause In una riga | Minimo di giorni di riposo consecutivi | 0 |
| Massimo Pause In una riga | Massimo di giorni di riposo consecutivi | 0 |
| Il numero minimo di giorni liberi per ogni dipendente a settimana | Minimo di giorni di riposo settimanali | 2 |
| Minimo Pausa between turni (in Ore) | Riposo minimo tra i turni | 8,00 ore |
| Minimo Pausa after the Turno di notte for women (in Ore) | Riposo minimo dopo il turno notturno per le donne | 0,00 |
| Minimo Pausa In una riga per Settimana (in Ore) | Riposo minimo continuativo settimanale | 0,00 |
Regole personalizzate — il pulsante + Aggiungi consente di aggiungere regole aggiuntive per la generazione automatica.
Queste impostazioni garantiscono che la pianificazione generata automaticamente rispetti la legislazione sul lavoro e le regole interne dell’azienda.
Pianificatore del carico (solo Per disponibilità e Avanzato, richiede il modulo Previsione)
Nella procedura guidata delle pianificazioni di tipo Per disponibilità e Avanzato, con il modulo Previsione attivato, è disponibile la scheda Carico di Domanda. Consente di definire quanti dipendenti sono necessari per ogni ora di ogni giorno.
Orario Programmatore dei carichi di lavoro (Pianificatore del carico orario)
Editor visuale del carico direttamente nell’interfaccia:
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Tempo | Intervallo orario (09:00, 10:00, 11:00, ecc.) |
| Lun-Dom | Numero di dipendenti necessari in quell’ora per ogni giorno della settimana |
Esempio: L’ufficio lavora Lun-Ven 09:00-18:00. Nei giorni feriali serve 1 dipendente per ogni ora, Sab e Dom 0. Compilate la griglia e il sistema calcola automaticamente il numero ottimale di turni.
Passo 6: Aggiungete i dipendenti alla pianificazione
Aprite la Pagina della Pianificazione (icona calendario) → selezionate il progetto e la pianificazione → aggiungete i dipendenti tramite il menu Azioni.
Parte 3: Aggiungete il primo turno
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Data da / Data a | Periodo per i turni |
| Giorni of the week | Giorni della settimana |
| Turno template | Facoltativo |
| Da / To | Orario del turno |
| Pausa | Pausa in minuti |
| Sede | Sede di lavoro |
| Nota | Nota |
Dopo l’aggiunta, fate clic su Pubblica e notifica i dipendenti — i dipendenti riceveranno le notifiche sulla pianificazione.
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Domande frequenti
D: Quante pianificazioni possono esserci in un progetto?
R: Un numero illimitato.
D: Qual è la durata massima di una pianificazione?
R: Durante la creazione e l’estensione — massimo tre mesi per volta. La pianificazione può essere estesa un numero illimitato di volte.
D: È possibile modificare il tipo di pianificazione dopo la creazione?
R: No. Per un tipo diverso, create una nuova pianificazione.
D: I dipendenti non compaiono nella griglia della pianificazione.
R: Assicuratevi che i dipendenti siano stati aggiunti sia al progetto che alla pianificazione.
D: Icona di avviso ⚠️ accanto alla pianificazione.
R: L’intervallo di date è scaduto. Crea una nuova pianificazione o estendete quella esistente.
D: Come aggiungere dipendenti alla pianificazione dopo la sua creazione?
R: Aprite Pianificazioni → icona della matita accanto alla pianificazione → scheda Aggiungi dipendenti → selezionate i dipendenti → salvate.
D: Come estendere la pianificazione alla scadenza?
R: Pianificazioni → matita → scheda Ridurre/Estendi programma → selezionate Estendi pianificazione → indicate la nuova Dati → salvate.
D: A cosa serve il tipo “Tipo di controllo settimanale” nella pianificazione?
R: Determina come il sistema reagisce agli straordinari. Consentire — senza restrizioni, Consenti con conferma — il responsabile conferma gli straordinari, Blocco — i turni che superano le quote vengono contrassegnati con un punto rosso.
D: Come creare un secondo progetto?
R: Accedete a Moduli → aumentate il numero di progetti nel modulo Reparti e Progetti → salvate. Dopo di che, il pulsante + Crea un progetto diventerà attivo.
D: È possibile rinominare un Modalitàllo di turno dopo la creazione della pianificazione?
R: Sì. Fate clic sul modello di turno nella griglia della pianificazione → pulsante di modifica — modificate il nome e salvate.
D: Come selezionare il tipo di pianificazione “Preimpostato” per la rotazione 2/2?
R: Nella procedura guidata di creazione della pianificazione, al passo 2, selezionate Preimpostato, poi impostate lo schema: 2 giorni lavorativi, 2 giorni di riposo.
D: Cosa succede se non si pubblica la pianificazione?
R: I dipendenti non riceveranno le notifiche e non vedranno i turni nell’applicazione mobile. La pubblicazione è obbligatoria per informare il team.
D: È possibile assegnare un responsabile del progetto durante la sua creazione?
R: Sì. Nelle impostazioni del progetto è presente il campo Responsabili — aggiungete gli utenti desiderati con il ruolo di Responsabile.
D: Come eliminare una pianificazione?
R: Aprite le impostazioni della pianificazione e fate clic su Elimina. Tutti i turni all’interno della pianificazione verranno eliminati automaticamente.
D: Come aggiungere pause programmate a un Modalitàllo di turno?
R: Nel modello di turno, attivate la casella Imposta pause → indicate Titolo, Durata, Inizio e Retribuita → fate clic su Aggiungi Pausa per aggiungere pause aggiuntive. Ogni pausa è legata a un orario preciso.
D: Qual è la differenza tra la pausa semplice (Pausa) e le pause programmate (Imposta pause)?
R: La pausa semplice Pausa indica solo la durata in minuti, senza un orario preciso. Imposta pause sono pause precise con nome, orario di inizio, durata e indicazione se retribuite o meno.
D: È possibile impostare un numero diverso di dipendenti per i feriali e i fine settimana?
R: Sì. Nei tipi di pianificazione Per disponibilità e Avanzato, per ogni modello di turno si imposta il Numero of staff Richiesto separatamente per ogni giorno della settimana (Lun-Dom).
D: Cos’è l’Orario Programmatore dei carichi di lavoro?
R: Il pianificatore visuale del carico nella scheda Carico di Domanda (richiede il modulo Previsione). Consente di definire quanti dipendenti sono necessari per ogni ora di ogni giorno. Sulla base di questi dati, il sistema calcola il numero ottimale di turni.
D: Dove trovo il pianificatore del carico?
R: Attivate il modulo Previsione → nella procedura guidata delle pianificazioni di tipo Per disponibilità o Avanzato → scheda Carico di Domanda → Orario Programmatore dei carichi di lavoro.
D: Cosa significa “Imposta i luoghi di lavoro per giorno” nel Modalitàllo di turno?
R: La casella consente di impostare un numero diverso di postazioni di lavoro per ogni giorno della settimana nell’ambito di un singolo modello di turno. Disponibile nei tipi Per disponibilità e Avanzato.
D: È possibile aggiungere più pause a un singolo Modalitàllo di turno?
R: Sì. Fate clic su Aggiungi Pausa per ogni pausa aggiuntiva. Ad esempio, una pausa caffè di 15 min alle 10:30 e un pranzo di 30 min alle 13:00.
D: Cosa significa “Allo stesso tempo in pausa 0-1” nelle impostazioni della pausa?
R: Indica quanti dipendenti possono essere in questa pausa contemporaneamente. Il sistema controlla che non tutti vadano in pausa nello stesso momento.