Shifton タスクでは、会社のニーズに合わせて個々のモジュールを有効・無効にできます。ほとんどのモジュールは互いに独立して動作しますが、タスクモジュールは必須 です。ほかのモジュールがその上に成り立っているため、無効にはできません。
タスクモジュール
タスクモジュールは、システムの基本機能へのアクセスを提供します。主な内容は次のとおりです。
- タスクとタスク設定 — タスクの種類：単発、グループ、繰り返し
- タスクのカスタムフィールド
- チェックリスト
- クライアント
- スキル
- サービスエリア
- 地図
- ラベル
- ステータス
- 従業員
- レポート
- タスクへのファイル添付
- To Do（やることリスト）
勤務場所の管理
勤務場所の管理 モジュールでは、次のことができます。
- 従業員をリアルタイムで地図上に表示する
- ルートや移動を追跡する
- 最後に確認された位置を表示する
- 任意の日の移動履歴データにアクセスする
在庫
在庫モジュールでは、次のことができます。
モジュールの有効化と無効化
モジュールを管理するには、次の手順で行います。
- ページ上部の 会社名 をクリックします。
- モジュール のセクションを開きます。
このページには、次の内容が表示されます。
- 有効になっているモジュール
- モジュールの説明
- モジュールの料金
モジュールを有効にする
- モジュールの横のチェックボックスをオンにします。
- 保存 をクリックします。
モジュールを無効にする
- モジュールのチェックボックスをオフにする または
- その横にある赤い十字をクリックします。
- 保存 をクリックします。
モジュールの設定
設定 のセクションでは、モジュールの動作を調整できます。
基本設定
- 会社の従業員名を使用する 初期設定では、プロフィールの名前が表示されます。従業員を追加したときに入力した名前を表示するには、このオプションを有効にします。
企業の通知設定
- Telegram の通知を許可する 有効にすると、従業員は自分のプロフィール設定に従って Telegram で通知を受け取れます。
- SMS 通知を許可する 有効にすると、従業員は自分のプロフィール設定に従って SMS 通知を受け取れます。
タスクモジュールの設定
- 位置情報データの収集を許可する モバイルアプリの利用中に従業員の位置を追跡します。
- タスクに紐付かない位置情報の追跡を許可する タスクに割り当てられていなくても、従業員が位置情報の追跡を許可できます。
- タスク開始前に位置情報を確認する 従業員は、クライアントの住所から指定した距離の範囲内にいるときだけタスクを開始できます。
- シフトなしでのタスク作成 シフトなしでタスクを作成できるようにします（オフィス勤務の従業員に便利です）。
- タスクの再オープンを禁止する 最終ステータスに達したタスクは変更できなくなります。
- お客様の住所までの最大距離 (m) タスクを開始できる距離の許容範囲を設定します。
- 位置情報の感度 記録される地点の間の最小距離を設定します。
- 50〜100 m — 同じ場所
- 200〜1000 m — 交通機関での移動
- 従業員が自由にタスクを引き受けることを許可する 従業員が、担当者の決まっていないタスクを自分で引き受けられます。
- 初期設定の市区町村 新しいクライアントを作成するときに自動的に入ります。
- タスクの重複防止 同じ従業員に、時間が重なるタスクを割り当てられないようにします。
- 自由なタスクの日付の自動変更 割り当てられていないタスクは、予定された完了時刻を過ぎると翌日に移されます。
- ファイル用途リストの設定 ファイルの用途の種類を追加できます。
勤務場所の管理の設定
- 位置情報の感度 新しい移動地点を記録するために必要な距離を設定します。
重要: 設定を変更したあとは、変更を反映させるために 保存 をクリックしてください。
カスタマーポータルの設定
ここでは、メッセージに差し込まれるクライアントのデータと、担当者名の表示方法を指定します。
- Mapping: client name 名前を取得するクライアントの項目です（初期設定は First name）。
- Mapping: Client's Last Name クライアントの姓を取得する項目です（初期設定は Last name）。
- Mapping: customer's phone number クライアントの電話番号の項目です。SMS はここに送信されます（初期設定は Phone）。
- Mapping: client email クライアントのメールアドレスの項目です。メールはここに送信されます（初期設定は e-mail）。
- 技術者名の形式 担当者の名前をクライアントにどう表示するかです（例：名だけ）。
- 電話番号による保護 従業員の実際の電話番号をクライアントから隠します。
SMS の支払い設定
SMS 残高の自動チャージのルールです。1 回だけチャージする場合は、SMS の支払い のセクションにある チャージする のタブを使います。
- 自動チャージモード 自動チャージの動作です。値が オフ の場合、自動チャージは無効です。
変更を加えたら 「保存」 をクリックします。
「財務書類」の設定
ここでは、書類の見た目と、書類の種類ごとの番号付けを設定します。
- 会社のロゴ 書類のヘッダーに印刷されるロゴです。会社設定（会社設定 → 一般情報）から 自動的に 反映されます。書類には別のロゴを使いたい場合は、ここで 「ロゴを選択」 のボタンを使って差し替えます。
- 会社名 書類に表示される会社名です（必須項目）。
- Default tax (percentage) 初期設定の税率（パーセント）です。新しい書類に自動で入ります。
- アドレスブロック 書類のヘッダーに表示される会社の住所です。
- 請求ブロック 支払い用の銀行情報です（受取人、銀行、BIC、口座番号など）。
重要: これらの設定のロゴ、名称、住所、銀行情報は、自社がクライアント向けに作成する書類に反映されます。Shifton が自社の会社に発行する請求書とは関係ありません。
書類のカウンター
書類の種類ごとに、独自の接頭辞と現在の番号を設定します。次に作成される書類には「接頭辞 + カウンター」の番号が付きます（例：EST-6）。
- 見積もりカウンター 見積書 — 接頭辞（例：EST-）とカウンターです。
- 作業指示カウンター 作業指示書 — 接頭辞（例：WO-）とカウンターです。
- 請求書カウンター 請求書 — 接頭辞（例：INV-）とカウンターです。
- レシートカウンター 領収書 — 接頭辞（例：REC-）とカウンターです。
- サービスカウンターの証明 サービス提供の証明書 — 接頭辞（例：POW-）とカウンターです。
変更を加えたら 「保存」 をクリックします。
よくある質問
質問：モジュールを 1 つだけ有効にして、ほかは使わないようにできますか？ 回答： はい。ほとんどのモジュールは独立して動作するので、会社にとって本当に必要なものだけを有効にできます。唯一の例外は、必須であるタスクモジュールです。
質問：タスクモジュールはなぜ必須なのですか？ 回答： タスクはシステムの土台です。ほかのモジュール（在庫、勤務場所の管理、レポート）はタスクの遂行を軸に作られており、タスクモジュールなしでは正しく動作しません。
質問：無効にしたモジュールは従業員に見えますか？ 回答： いいえ。無効にしたモジュールは従業員から完全に隠され、その画面には表示されません。
質問：モジュールの変更は既存のデータに影響しますか？ 回答： いいえ。モジュールを無効にしてもデータは削除されません。あとで再び有効にすれば、それまでに作成したデータはすべてそのまま利用できます。
質問：従業員の位置情報の追跡は必須ですか？ 回答： いいえ。位置情報の追跡は、モジュールの設定と従業員の許可によって決まります。完全に無効にすることも、制限することもできます。
質問：システムは勤務時間外も位置情報を追跡しますか？ 回答： いいえ。位置情報は、有効になっている許可の範囲内でのみ収集されます。
質問：従業員が自分の端末で位置情報へのアクセスを拒否した場合はどうなりますか？ 回答： システムはその従業員の位置を追跡できなくなり、タスクに関連する一部の制限が正しく機能しないことがあります。
質問：従業員を割り当てずにタスクを作成できますか？ 回答： はい。そうしたタスクは自由なタスクと呼ばれ、このオプションが有効であれば、あとから従業員が引き受けられます。
質問：2 つのタスクが時間的に重なった場合はどうなりますか？ 回答： タスクの重複防止が有効になっている場合、同じ従業員に重なるタスクを割り当てることはシステムがブロックします。
質問：完了後にタスクを編集できますか？ 回答： 設定によります。タスクの再オープンが無効になっている場合、完了したタスクは変更できません。
質問：通知を有効にすると自動的に送信されますか？ 回答： 通知が送信されるのは、会社のレベルと従業員のプロフィールの両方で有効になっている場合だけです。
質問：SMS を使わずに Telegram の通知だけを利用できますか？ 回答： はい。通知のチャネルは、それぞれ独立して有効・無効にできます。
質問：モジュールの設定はあとから変更できますか？ 回答： はい。モジュールの設定は、いつでも更新できます。
質問：設定が反映されないのはなぜですか？ 回答： 保存 のボタンが押されていない可能性が高いです。変更は保存したあとに初めて適用されます。
質問：モジュールの設定はすぐに反映されますか？ 回答： はい。保存すると、設定はただちに有効になります。
質問：本格的に使う前にモジュールを試せますか？ 回答： はい。モジュールを有効にして動作を確認し、必要に応じて無効にできます。その際にデータが失われることはありません。