リマインダー設定

このページには、クライアントが自社から受け取るものがすべてまとまっています。決められた時刻に送られるリマインダーと、タスクのステータスが変わったときに自動で送られるメッセージです。メッセージの本文も、ここで指定します。

ページのある場所

左メニューで カスタマーポータル のグループを開き、リマインダー設定 を選びます。このグループは、モジュールが有効になっている場合にだけ表示されます。「カスタマーポータル — 概要」 の記事をご覧ください。

ページの 2 つのブロック

ページは 2 つのブロックに分かれています。動作するきっかけが違うので、混同しないようにしてください。

一方が他方の代わりになるわけではありません。リマインダーはステータスが変わらなくても送られ、ステータスの通知は訪問まであと 1 日あっても送られます。

予定されたリマインダー

作り方

• 「リマインダーを作成」 をクリックします。
• タイトル — 一覧でのリマインダーの名前です。これが見えるのは自分だけです。
• リマインダーオプション — 「前」 または 「後」 です。
• 前/後に送信 — 分単位の間隔です。値が 0 の場合は「基準の時点そのもの」を意味します。
• チャンネル — SMS、e-mail、またはその両方です。
• メッセージの本文：SMSテキスト、メールの件名、メールテキスト。
• 有効 — リマインダーを有効にします。

一覧では、リマインダーが タイトル、前/後に送信、リマインダーオプション、チャンネル、有効 の列と操作（編集の鉛筆と削除のごみ箱）で表示されます。

ステータスごとの通知

ステータスは自社のもので、システムのものではありません

このブロックのステータスの一覧は、Shifton が用意した既成の一覧ではありません。タスクのステータスは タスク設定 → ステータス のセクションで 自分で 作成し名前を付けるもので、通知の表は自分の組み合わせをそのまま表示します。この記事の図はある 1 社のステータスで、自分の画面には自分のステータスが並びます。

ここから作業の順序が決まります。まずステータス、そのあとにその通知です。 あとから追加した新しいステータスは、表に空の行として現れます。チャネルがないので、指定するまではそのステータスでクライアントに何も送られません。

ステータスの通知を指定する方法

ステータスの行の + をクリックすると、「ステータスのルールを追加」 のウィンドウが開きます。

• ステータス — このステータスに移ったときにルールが動作します。
• チャンネル — SMS、e-mail、またはその両方です。
• SMSテキスト — SMS の本文です。
• メールの件名 — メールの件名です。
• メールテキスト — メールの本文です。
• 有効 — ルールが有効かどうかです。

「保存」 をクリックします。表のそのステータスの横に選んだチャネルが表示され、灰色の印が緑に変わります。

チャネルが 1 つも指定されていないステータスは灰色で示され、そのステータスではクライアントに何も届きません。

メッセージ本文の置換タグ

本文は固定ではなく、そのタスクのデータが差し込まれます。各項目の下には、使える置換タグの一覧がヒントとして表示されます。

{executor_name} — 担当者の名前 · {company_name} — 会社名 · {client_first_name} — クライアントの名 · {client_last_name} — クライアントの姓 · {scheduled_time} — 訪問の予定時刻 · {task_id} — タスクの番号 · {company_id} — 会社の番号 · {client_id} — クライアントの番号 · {link_map} — 追跡ページへのリンク · {link_feedback} — レビューのフォームへのリンク

リンクについての要点。 地図とレビューへのリンクは 自動では追加されません。メッセージに入るのは {link_map} と {link_feedback} を使った場合だけです。置換タグを入れなければ、メッセージはリンクなしで送られます。クライアントは担当者を追跡することもレビューを残すこともできず、しかも画面上ではそれがまったくわかりません。ルールは設定済みに見えてしまいます。

「担当者が出発した」のステータス用の SMS 本文の例です。

Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}

それに対応するメールの件名です。

Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}

クライアントへのメールは Shifton Robot（[email protected]）の名前で、自分が指定した件名で届きます。

メッセージが届くために必要なこと

• SMS には残高が必要です。 SMS は 1 通ごとに SMS の残高から引かれます。残高は SMS請求 のページにあります。残高がゼロだと SMS は送られません。メールは無料で、残高には左右されません。
• クライアントに電話または email が入力されている必要があります。 そして、それらの項目が モジュール → 設定 → カスタマーポータル でチャネルに結び付けられている必要があります。
• ルールが有効になっている必要があります。 有効 のスイッチです。

起こりうる問題と対処

よくある質問

質問：予定されたリマインダーとステータスの通知は何が違うのですか？ 回答： リマインダーは訪問の 時刻 に紐付き、N 分前または N 分後に送られます。ステータスの通知は 出来事 に紐付き、タスクがそのステータスに移ったときに送られます。どちらか一方で足りるというものではありません。

質問：リマインダーの間隔はどの単位で指定しますか？ 回答： 分です。値が 0 の場合は、基準の時点そのものに送られます。

質問：リマインダーはいくつ作れますか？ 回答： 上限はありません。ふつうは 2 〜 3 個作ります。たとえば、1 日前にメールで、30 分前に SMS で、といった具合です。

質問：自分の表のステータスが図と違います。これは正常ですか？ 回答： はい。ステータスは タスク設定 → ステータス で自分で作成するもので、表は自分の組み合わせをそのまま表示します。

質問：新しいステータスを追加したのに、そのステータスで通知が来ないのはなぜですか？ 回答： 新しいステータスは、チャネルのない空の行として表に現れます。+ から開いて、チャネルと本文を指定してください。

質問：SMS を使わず、メールだけを送れますか？ 回答： はい。ルールに e-mail のチャネルだけを残してください。

質問：クライアントにメッセージは届いたのに、地図のリンクが入っていません。なぜですか？ 回答： 本文に置換タグ {link_map} がありません。リンクは自動では追加されないので、本文に書き込む必要があります。

質問：メッセージの本文を自分の言語で書けますか？ 回答： はい。本文は完全に自分のものです。ただし、その本文はすべてのクライアントにそのまま送られ、クライアントの言語には翻訳されないことにご注意ください。

質問：データがない場合、置換タグの代わりにクライアントには何が見えますか？ 回答： 置換タグは、タスクにある内容に置き換えられます。クライアントの項目が入力されていない場合、その場所は空白になります。そのため、名前はあらかじめクライアントのカードで確認しておくとよいでしょう。

質問：すべてのステータスの通知を一度に無効にできますか？ 回答： 一括のスイッチはありません。チャネルはステータスごとに個別に外します。会社設定 → モジュール でモジュール全体を無効にするほうが早いです。

質問：この設定を変更できるのは誰ですか？ 回答： 会社のオーナーと管理者です。

質問：通知はクライアントと従業員の両方に送られますか？ 回答： いいえ。このページの設定はクライアントに関するものだけです。従業員への通知は別に設定します。従業員のプロフィールと、タスクモジュールの設定で行います。