従業員がアプリで見る画面は、管理者の画面とは異なります。従業員に会社の設定やチーム管理は必要ありません。必要なのは、自分のシフトを確認し、作業を開始し、休暇を申請し、同僚とシフトを交換することです。この記事では、まさに従業員が利用できる機能について説明します。
ステップバイステップの手順
メニュー
下部パネルの ☰ をタップすると ワークスペース (Workspace) が開きます。従業員のメニューは短いです。
| グループ | 項目 |
|---|---|
| 上部のカード | プロフィール (Profile) と 会社 (Company) |
| スケジューリング (SCHEDULING) | アクティビティ (Activity) |
| 個人 (PERSONAL) | 私の利用可能時間 (When I am available)、私の給与 (My salary)、私のファイル (My files) |
| サポート (SUPPORT) | ヘルプセンター (Help center) |
スケジュール、ジオロケーションマップ、レポート、プロジェクト、会社の従業員、会社の構造 のセクションは従業員にはありません。これらは管理用のセクションです。その代わり、オーナーにはない 私の給与 があります。自分の支給額は、従業員はここで確認します。
私の給与
私の給与 (My salary) はオーナーにはないセクションです。従業員個人の支給額です。上部に期間、その下に集計が表示されます。
| 表示内容 | 説明 |
|---|---|
| 合計収入 (Total earned) | 期間中の収入の合計 |
| ボーナス (Bonus) | 支給されたボーナス |
| 保持 (Retention) | 控除額 |
| 合計作業時間 (Total worked) | 勤務した時間数 |
| 日勤を含む (Includes day shifts) / 夜勤を含む (Includes night shifts) | 日勤と夜勤の時間数と金額の内訳 |
ダッシュボード
ログイン後の最初の画面です。現在または直近のシフト、その開始ボタン、日ごとの直近シフトの一覧が表示されます。構成は管理者と同じですが、表示されるのは自分のシフトだけです。
シフトの開始と終了の方法は、記事「モバイルアプリでのシフトの開始と終了」をご覧ください。
スケジュール
下部パネルの2番目のアイコンです。表示モードは3つあります。
| モード | 表示内容 |
|---|---|
| 私のシフト (My shifts) | 自分のシフトのみ |
| 空いているシフト (Open Shifts) | 共通リストに出されたシフト。取ることができます |
| すべてのシフト (All shifts) | チーム全体のシフト |
管理者にある エクスポート (Export) と もっと (More) のボタンは、ここにはありません。
自分のシフトでできること
シフトをタップすると シフトの詳細 (Shift details) が開きます。自分の今後のシフトでは、ロケーションとタグを選んで 保存 をタップできます。過去のシフトにはこれはありません。
カードの2番目のタブは ボーナス/罰則/前払い (Bonuses/Penalties/Advances) です。まさにこのシフトについて支給・控除された内容が表示されます。何もない場合は、そのように表示されます。
主要な操作は右上の三点メニューに隠れています。タップすると 操作を選択してください (Select action) が開きます。
| 操作 | 内容 |
|---|---|
| オープンシフトに移動 (Move to Open Shifts) | 他の誰かが取れるように、シフトを共通リストに出します |
| シフト交換リクエスト (Shift Swap Request) | 同僚とシフトを交換します |
| シフト編集リクエスト (Shift edit request) | 自分のシフトの時間をずらすよう依頼します |
| シフト取り消しリクエスト (Shift drop request) | 特定の人にシフトを渡します |
| シフト分割のリクエスト (Request to split a shift) | シフトの一部を勤務し、残りを渡します |
オープンシフトに移動 は確認を求めます。本当によろしいですか？ (Are you sure?) と表示され、シフトは共通リストに移ります。
シフト交換リクエスト は シフトを交換する (Swap shift) 画面を開きます。他の人のシフトの一覧が表示され、日付、時間、同僚の名前、テンプレート名がわかります。誰と交換するかを選びます。
シフト編集リクエスト は 時間の変更 (Change of time) を開きます。日付、開始時刻と終了時刻、そして メッセージ (Message) 欄があり、そこに理由を書きます。
シフト取り消しリクエスト は シフトを移動 (Transfer shift) を開きます。従業員を選択 (Select employees) と リクエストを送信 (Send request) があります。オープンシフトとの違いは、ここでは全員に渡すのではなく、特定の人を指名する点です。
シフト分割のリクエスト は スプリットシフト (Split shift) を開きます。画面には、勤務する時間を選ぶためにシフトを分割し、残りをオープンシフトに送るという案内が表示されます。スライダーで分割点を指定し、2つのうちどちらを渡すかを選びます。
リクエスト
下部パネルの3番目のアイコンです。タブは2つ、新規 (New) と アーカイブ (Archive) です。右下に作成ボタンがあります。
従業員の リクエストを作成 (Create request) フォームは、管理者のものより短いです。
| ブロック | 項目 |
|---|---|
| リクエストタイプ (Request type) | 不在の種類と有給かどうか |
| 休暇の期間 (Time off duration) — 終日または一部 | |
| 日付と時刻 | |
| ファイルを添付 (Attach file) — 証明書または書類 |
最後は 送信 (Submit) ボタンです。
管理者が誰のためにリクエストを作成するか、シフトをオープンシフトに移すかを選ぶ オプション (Options) ブロックは、従業員にはありません。従業員は自分のためだけにリクエストを作成します。
通知
4番目のアイコンです。従業員の画面は イベント (Events) という名前で、すべて・通知・リクエストのタブに分かれています。赤い丸は未読の件数を示します。
休憩
予定された休憩はダッシュボードから開始します。シフト中、終了ボタンの下に休憩時間と 休憩を開始 ボタンのブロックが表示されます。あとはシフトと同じで、地図の画面、確認があり、終了時には 休憩終了 ボタンと2回の確認があります。
予定外の休憩はシフトカードの 休憩 (Breaks) セクションで、プラス記号のボタンから追加します。これはモジュールの設定で制限されています。1シフトあたりに取れる予定外の休憩の回数と、休憩開始前のどの時間枠でボタンが機能するかです。上限を使い切っている場合や休憩まで時間がありすぎる場合は、ボタンが表示されないか、機能しません。
取得した休憩は、その場で 休憩 という見出しの下のリストに表示されます。
ヘルプセンター
☰ → サポート (SUPPORT) → ヘルプセンター (Help center)。中には、サポートへの問い合わせ、サポートアクセスを有効にする (Enable Support Access) の切り替え、記事、動画レッスン、Shifton のソーシャルネットワークへのリンクがあります。
従業員にこれらのボタンが表示されないことがある理由
これは最も多い不満で、原因はほぼ必ず次の2つのどちらかです。
1つ目：設定で操作が無効になっている。 従業員がシフトに対して行うすべての操作は、スケジュールで管理者が有効にします。基本情報 セクションにある、セルフサービスの10個の切り替えです。これらが無効の場合、三点メニューには5つではなく1つの項目しか残りません。
| 従業員から消えたもの | 有効にする切り替え |
|---|---|
| シフト交換 | シフト交換を許可 |
| シフトの受け渡し | 従業員がシフトを落とすことを許可する |
| オープンシフトへの送信 | 従業員がシフトをオープンシフトリストに送ることを許可する |
| オープンシフトを取ること | 従業員がオープンシフトリストからシフトを取ることを許可する |
| シフトの分割 | 従業員がシフトを分割することを許可する |
| 休憩のリクエスト | 従業員が休憩を作成できるようにする |
| 自分のシフト | 従業員が自分のシフトを作成できるようにする |
| スケジュール内の他の人のシフト | 従業員がすべてのシフトを見ることを許可する |
一部の設定はプロジェクトのレベルにも重複してあります。プロジェクトカードの シフト設定 です。これらはプロジェクトのすべてのスケジュールに一度に適用されます。
2つ目：スケジュールが終了している。 スケジュールの有効期間外のシフトには、操作はまったくありません。三点メニューがそもそも開きません。スケジュールの期間を確認してください。過去になっている場合は、スケジュールを短縮/延長 で延長します。
考えられる問題と解決策
| 問題 | 原因 | 解決策 |
|---|---|---|
| シフトの三点メニューが開かない | スケジュールが終了している | 管理者が スケジュールを短縮/延長 でスケジュールを延長します |
| 操作の一覧に項目が1つしかない | セルフサービスの切り替えが無効になっている | 管理者がスケジュールの 基本情報 で必要なものを有効にします |
| 交換する相手がいない | 一覧に条件に合う同僚のシフトがない | 交換はこのスケジュールの他の従業員のシフトとのみ可能です。「同じ役職内でのみ交換」が有効な場合は、さらに同じ役職に限られます |
| オープンシフトがない | 誰も出していない、または取ることが禁止されている | 管理者にオープンシフトの取得の切り替えを確認してください |
| 操作はあるがリクエストが通らない | マネージャーの承認が有効になっている | リクエストは管理者に送られ、承認を待っています。アーカイブ タブと通知を確認してください |
| メニューに スケジュール のセクションがない | 仕様どおりです | これは管理用のセクションです。自分のシフトは下部パネルの2番目のタブで確認します |
| 私の給与 がない | 給与計算モジュールが接続されていない | モジュールは会社の設定で有効にします |
よくある質問（FAQ）
質問：「オープンシフトに移動」と「シフト取り消しリクエスト」はどう違いますか？ 回答： 前者の場合、シフトは共通リストに移り、許可されている人なら誰でも取ることができます。後者の場合は、特定の人を指名します。
質問：シフトの半分だけ勤務して、残りを渡すことはできますか？ 回答： はい、そのために シフト分割のリクエスト があります。スライダーで分割点を選び、どちらをオープンシフトに送るかを指定します。
質問：なぜ私には交換ボタンがなく、同僚にはあるのですか？ 回答： セルフサービスの設定はスケジュールごとに個別に指定されます。別々のスケジュールに入っている場合、操作の組み合わせが異なることがあります。
質問：私のリクエストへの回答はどこに届きますか？ 回答： イベント と、リクエスト画面の アーカイブ です。リクエスト自体の中には話し合いのタブがあり、管理者とやり取りできます。
質問：病欠に診断書を添付できますか？ 回答： はい、リクエスト作成時に ファイルを添付 ボタンで添付できます。
質問：自分の給与はどこで確認しますか？ 回答： メニュー → 私の給与。管理者にはこの項目はありません。これは従業員個人のセクションです。
質問：同僚のために休暇を申請できますか？ 回答： いいえ。リクエストは自分のためだけに作成します。フォームに従業員を選ぶ項目はありません。
質問：自分にいくら支給されたかはどこで確認しますか？ 回答： メニュー → 私の給与。期間中の収入、ボーナス、控除、勤務時間が、日勤と夜勤に分けて表示されます。
質問：なぜ予定外の休憩が追加できないのですか？ 回答： 理由は2つあります。1シフトあたりの予定外の休憩の上限を使い切っているか、休憩まで時間がありすぎるかです。ボタンはモジュールの設定で決められた時間枠でのみ機能します。
質問：なぜ休憩が開始できないのですか？ 回答： 休憩もシフトと同じく地図を通して記録され、勤怠が場所を確認します。スマートフォンで位置情報が無効になっている場合、ボタンは反応しません。
質問：なぜ過去のシフトでは何も変更できないのですか？ 回答： 操作は有効なスケジュールの今後のシフトでのみ利用できます。