人を会社に追加し、権限を割り当て、招待を送り、ポジションや勤務時間の基準を変更する — これらはすべてスマートフォンからできます。以前はチームの管理はブラウザだけで行うものでした。
このセクションはマネージャー、管理者、オーナーが利用できます。
ステップバイステップの手順
開き方
☰ → チーム (TEAM) グループ → 会社の従業員 (Company employees)。
各従業員のカードには、写真またはイニシャル、氏名、権限レベル、電話番号、メールアドレス、招待の状態が表示されます — オレンジ色の 招待保留中 (Invite pending) または緑色の 招待が承諾されました (Invite accepted)。未確認の人の横には 招待を再送信 (Resend invite) ボタンがあります。
上部には3つのボタンがあります: 氏名での検索、プロジェクトでフィルタリング (Filter by project)、従業員のインポート (Import Employees)。右下の青いプラスボタンが追加です。
従業員の追加
+ をタップします。3つのブロックからなる 従業員を追加 (Add employee) フォームが開きます。
個人情報 (Personal information)
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 名 (First name) | 従業員の名 |
| 姓 (Last name) | 姓 |
| 電話番号 (Phone number) | 国番号付きの電話番号 |
| Eメール (E-mail) | メールアドレス |
フォームの下には 電話またはメールが必要です (Phone or email required) というヒントがあります — どちらか一方があれば足りますが、メールでの招待がないと従業員は自分のパスワードを作成できません。
作業設定 (Work settings)
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 従業員番号 (Personnel Number) | 従業員の社内番号。これで並べ替えたり、他のシステムに書き出したりするのに便利です |
| 月間勤務率、% (Monthly rate of hours, %) | フルタイムに対する割合。既定は100です |
| ポジションを選択 (Select a position) | 会社の構造にあるポジション。料金がポジションごとに設定されていれば、これに基づいて料金が決まります |
スケジューリング (Scheduling)
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| プロジェクト (Project) | どのプロジェクトに追加するか |
| スケジュール (Schedule) | どのスケジュールに入れるか |
| 従業員を次から追加 (Add employee starting from) | どの日付からその人が勤務しているとみなすか |
招待を送信 (Send invite) のスイッチは、招待メールをすぐに送るかどうかを決めます。最後は 保存 (Save) ボタンです。
ここが重要です: このフォームは必須の3つのステップをまとめて片付けます — 人を登録し、プロジェクトに追加し、スケジュールに入れる。プロジェクトかスケジュールを飛ばすと、従業員は登録されますが、スケジュール表には現れません。
権限の変更
権限レベルは従業員一覧の中で直接変更できます: 名前の横に下向き矢印があるので、それをタップして別のレベルを選びます。そのために従業員カードを開く必要はありません。
| レベル | できること |
|---|---|
| 従業員 (Employee) | 自分のスケジュール、自分の申請、自分の利用可能性 |
| 管理者 (Administrator) | 会社全体の従業員、モジュール、スケジュールの管理 |
これは 会社内 の権限で、ここ、従業員一覧で設定します。それとは別に、その人には プロジェクト内 の役割があります: 従業員 (Employees)、マネージャー (Managers)、ビューアー (Viewers) — こちらはプロジェクト自体の設定で割り当てるもので、ここではありません。マネージャーはプロジェクトの役割であって権限レベルではありません。プロジェクトに管理者を割り当てることはできません。
会社の設定や財務を含む完全なアクセス権を持つのはオーナーだけです。
従業員カード: 6つのタブ
カードをタップすると 従業員を編集 (Edit employee) が開きます。これは1つのフォームではなく、6つのタブです。タブの帯は横にスクロールするため、最後のほうはすぐには見えません。
| タブ | 内容 |
|---|---|
| 一般情報 (General info) | 個人データ、作業設定、スキル、色、自分の勤務日、権限 |
| 利用可能性 (Availability) | 従業員が働ける時間帯、曜日ごと |
| プロジェクト (Projects) | どのプロジェクトにどの役割で所属しているか |
| メモ (Notes) | 期間と公開範囲を持つ、その従業員についての記録 |
| ファイル (Files) | その人に紐付いた書類 |
| 休暇 (Vacations) | 期間ごとの休暇の上限と残高の増減 |
一般情報 は最も長いタブで、スクロールが必要です。順番に: 名、姓、電話番号、メールアドレスを含む 個人情報 (Personal information); 従業員番号、ポジション、月間勤務率を含む 作業設定 (Work settings); スキル (Skills); 従業員の色 (Employee color) — これで位置情報の地図やスケジュール上にその人が示されます; 月〜日のチェックボックスと 個人設定を考慮する スイッチを持つ 従業員の勤務日の個人設定; そして最下部の 権限 (Permissions) — 従業員の権利 (Employee rights) と アクティビティログへのアクセス (Access to activity logs)。
利用可能性 は、従業員自身が「私が働ける時間」のセクションで見るのと同じ内容を表示します: 曜日ごとの1週間、週の切り替え、そして カレンダーを展開。本人が何も指定していないところには 利用可能性が指定されていません (Availability not specified) と表示されます。
プロジェクト は、その従業員が参加しているプロジェクトと各プロジェクトでの役割の一覧で、プロジェクトに追加 (Add to project) と スケジュールに追加 (Add to schedule) のボタンがあります。ここから、カードを離れずにその人を業務に参加させられます。
メモ は メモを作成 (Create a note) ボタンと記録の一覧です。メモには有効期間と公開範囲があります: マネージャーと管理者のみ (Only managers and administrators)。従業員本人には見せない業務用の書き込みのための場所です。
ファイル はこの人の書類で、ファイルをアップロード (Upload) ボタンがあります。まだ何もない間は データがありません (No data) と表示されます。
休暇 は、カードを開く最大の理由になるタブです。3つの部分からなります:
| 部分 | 設定する内容 |
|---|---|
| 許容される休暇超過 (Permissible vacation overrun) | 従業員が何日までマイナスにできるか。保存 ボタンで保存します |
| 休暇設定 (Vacation settings) | 上限付きの期間: 開始日、終了日、年間休暇制限。休暇設定を追加 ボタンで追加します |
| 休暇残高の変更 (Change in vacation balance) | 手動の加算と減算: 日付、符号付きの値、コメント。休暇の操作を追加 ボタン |
期間は続けていくつも設定できます — 例えば上限0、次に24、次に年50日: こうしてその人の条件がどう変わってきたかが分かります。残高の増減では、マイナス記号は減算を意味します。
一覧での一括インポート
上部の 従業員のインポート ボタンは、ファイルで一度に大勢を読み込みます。メールアドレスなしのインポートもできますが、そうした従業員には招待が届きません — 後で追加することになります。
考えられる問題と解決策
| 問題 | 原因 | 解決策 |
|---|---|---|
| 従業員は登録したのにスケジュールにいない | 追加フォームでプロジェクトかスケジュールが抜けている | カードを開いて スケジューリング のブロックを埋めてください |
| 招待が届かない | メールが迷惑メールに入っている、または会社の電話番号が未確認 | 迷惑メールを確認し、招待を再送信 をタップし、プロフィールで番号を確認してください |
| 従業員が有効化のときに白い画面になる | このメールアドレスは別のアカウントで既に使われています | このアドレスの古いアカウントを削除してください |
| メールも電話番号もなしで登録された | フォームは2つのうち少なくとも1つを求めます | 電話番号かメールアドレスを入力してください — そうしないと保存ボタンが働きません |
| 退職した従業員がスケジュールに残っている | 仕様どおりです | 過去のシフトと支払いの記録は残り、氏名の横に削除済みの印が付きます |
| プロジェクトで管理者を割り当てられない | プロジェクトにその役割はありません | 管理者は会社内の権限レベルです。プロジェクトでは従業員、マネージャー、ビューアーを割り当てます |
よくある質問（FAQ）
質問: 従業員を登録して、すぐにスケジュールに入れられますか？ 回答: はい。追加フォームがこれを一度に行います: スケジューリング のブロックでプロジェクト、スケジュール、開始日を指定します。
質問: 従業員番号とは何ですか？ 回答: 従業員の社内番号です。これで一覧を並べ替えたり、データを他のシステムに書き出したりするのに便利です。
質問: 月間勤務率はなぜパーセントなのですか？ 回答: そうすることで短時間勤務を設定できます: 50 % は月間基準の半分を意味します。
質問: メールアドレスなしで従業員を追加できますか？ 回答: 電話番号があれば登録できます。ただし招待はメールにしか届きません。
質問: 従業員の権限をすばやく変更するには？ 回答: 一覧の中で権限レベルの横にある矢印から変更します。カードに入る必要はありません。
質問: マネージャーと管理者はどう違いますか？ 回答: マネージャーはプロジェクト内の役割です: そのプロジェクトのスケジュールと申請を扱います。管理者は会社全体に及ぶ権限レベルです。
質問: 退職した人のデータはどうなりますか？ 回答: シフトと支払いの記録はレポートに残り、その従業員自身は削除済みとして印が付きます。